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第10章 要成大事先做好小事(1)

1.尊重工作,尊重自己

高尔基曾说过:“工作如果是快乐的,那么人生就是乐园;工作如果是强制的,那么人生就是地狱。”

有这样一则故事:

两匹马各拉一辆大车,前面的一匹马走得很好,可是后面的一匹马常常停下来。于是人们把后面一辆车上的货物搬到前面一辆车上去。等到后面那辆车上的东西全搬完了,后面那匹马便轻快地前进,它追上前面那匹马说:

“你辛苦吧,流汗吧,你越是努力干,人们越是要折磨你。”到达马车店的时候,主人说:

“既然只用一匹马拉车,那我养两匹马干嘛?不如好好地喂一匹马,把另一匹马宰掉,总还能拿张皮吧。”接着主人就这样做了。

测验人的品格有一个标准,即他工作时所具有的精神。假如他对工作是被动的,就像奴隶在主人的皮鞭督促下一样;假如他对工作感觉到厌恶;假如他对工作没有热忱和爱好之心,不能使工作成为一种喜悦,只觉得工作是一种苦役;那他一定不会有所成就。一名员工工作时所具有的精神,与他工作的效率有很大关系,并且对他的品格也有很大的影响。工作就是一个人人格的表现,你的工作就是你的志趣、理想和你的外部写真。看到了一个人所做的工作,就是“如见其人”了。

自尊、自信是成就大事业的必备条件,对工作不能尽心尽力,只想敷衍塞责的人,是不会具备这种品质的。一个人若不能在工作上尽心竭力,那他就不能很好地锻炼自己。工作是一个训练品格的大学校。

在任何情形之下,你都不可以对工作产生厌恶感。若你为环境所迫,只能做些无趣的工作,你也要努力设法从这乏味的工作中找出些乐趣、意义来。要知道只要是应当做而又必须做的工作,不可能是完全无意义的。这由你对待工作的精神状态好坏而定。

良好的精神,会使一切工作都成为有意义、有兴趣的工作。

若你认为你的工作是乏味的,那你厌恶的心理、厌倦的念头,就会导致你的失败。乐观的、积极的、热忱的心理,才是吸引成功与幸福的磁石。

无论什么工作,只要是为社会所尊崇的,都具有无上的神圣性。

只要聚精会神,工作上厌恶、痛苦的感觉,就会消失。不明白这个秘诀的人,也不会懂得获得成功与幸福的方法。

不管做什么事,都要竭尽全力。这种精神的有无,可以左右一个人日后事业上的成功或失败。

应当在心中确立这样的信念和决心:从事工作,要不顾一切,尽自己最大的努力。若对工作不忠实、不尽力,那将贬损自己、糟蹋自己。

2.把工作当成一种享受

你活着就必须工作,工作除了能得到活下去的报酬外,还能带给我们生活的意义,让我们充实,使我们觉得生活有几分价值和温馨。

没有工作的人总是空虚的,即使他们有活下去的财富;失业的人必然是不安的,因为他有生存危机,面临三餐不继的不安,同时会造成一种莫名的恐慌。此外,有工作而不肯敬业的人,也会觉得生活失去意义,打不起精神,最后会破坏精神生活,导致生活的苦恼。

一个人的尊严,并不在于他能赚多少钱,或获得了什么社会地位,而在于能不能发挥他的专长,兢兢业业地安心工作,过有意义的生活。人们各做各的事,各有不同的生活方式。生活虽然不同,可是每个人都能发挥自己的天分与专长,并使自己陶醉在这种喜悦之中,与社会大众共享,在奉献中,领悟自己的人生价值,这是现代人所最期望的。

有人认为事业有“适合时代”与“不适合时代”的区别,说某种事业是“夕阳事业”,某种事业是“朝阳事业”。从某种角度看,也许是正确的。可是,从事于夕阳事业的人,是不是就注定失败了呢?不一定,只要你肯为事业奉献一颗执着的心,就没有失败与成功的区别。

敬业使一个人工作愉快,有活力。它使人乐于工作,尽心把工作做好,从而获得成功和喜悦。敬业的人一定乐业,乐业的人必然成功。在乏味被动的情况下,你不可能提高工作品质,也不可能在工作上发挥创意。敬业的人有一种认真的态度和坚持的习惯。古人坚持“一日不作,一日不食”,勤勤恳恳地把工作做好,把工作当做与生命意义密切相关的问题来看待。也正因如此,敬业的人,一生都绽放着活力和光彩。

工作是历练自己心智、激发精神、提高生活适应力和施展自己才智最好的方法。生活离不开工作,但工作并不是呆板的机械运动,也不是冰冷的责任分工。工作,它充满了人情、热情、欢情。一个没有人情,缺乏温情,极少热情,不知欢情的人,他可能工作,但他没有朋友,性格孤僻,难以聆听到工作中那美妙动人的旋律。一位心理学家说:“对一个喜欢自己工作并认为它很有价值的人来说,工作便成为生活中的一个十分愉快的部分。”

热爱工作的人,工作就是生活的第一需要。工作使人振作、有活力、有朝气,但这必须具备敬业的态度才办得到。敬业的人,经常忘记辛苦,忘记成败,忘记得失,他全神贯注地工作,一心一意把工作做好。套用《中庸》的一句话说:“至诚则灵。”在如此投入的状态下,工作不但有效,而且很容易发挥创意,把事业带到一个超然的境界,使人感到一种精神的享受,感受到一种情操的升华,感受到一种人格的锤炼。

热情是事业成功的老师。你要想大展宏图,应该像热爱恋人一样热爱工作。同时,一经确定目标,就要塌下心来,且学习去热爱那些不喜欢的工作。

热爱工作,是事业成功的基本条件。

如果对工作不感兴趣,就不会产生热情,精神与肉体都容易疲倦。这样的话,不仅不会做出成绩,对身心也都是一种损害。反之,对工作具有兴趣和爱心就不仅会积极热忱地工作,同时也会从工作中享受到很大的乐趣。真正的幸福就是能自动培养工作兴趣而愉快地工作。

3.好的工作习惯提高工作效率

一天的工作什么时候才算完成?对于许多小公司来说,答案是“永远没完”。甚至许多管理人员手头也有一大堆要做的事情。为了在工作和私人生活之间保持一种健康的平衡,员工应学会在工作时保持高效,从而确保在合理的时间离开办公桌。如果做不到这点,就会精力不济、创造力低下,最终危及健康。

用以下十种方法,你可以认清每天必须完成的工作并找到完成任务的策略。

一、每天都从计划开始

在核对电子邮件或传统邮件之前,每个工作日的头15分钟用于写任务清单。写出清单后,你就会清楚,哪些工作是今天必须完成的,哪些工作是今后几天内要完成的,哪些是长远的目标。这样你就会精确地找到需要优先处理的问题,从而避免被那些不重要的事情分散精力。

二、分派任务

写出了任务清单后,认真考虑一下,哪些任务是可以分派给团队中的其他成员的。每天早早找出这些任务,就会使团队成员能够尽早开展工作,从而加快完成任务的速度。

三、控制干扰

不要让料想不到的电子邮件、电话和会议打乱你的工作计划,从而使你不得不加班。为控制干扰,可以这样做:每隔几个小时查阅一次电子邮件;将电话转为语音邮件,只回复那些确有急事的电话。

四、早工作早离开

加班加点工作到很晚可能会引发恶性循环——工作到很晚通常会使你起得晚,然后又导致你要工作到很晚,如此循环。在一个星期内强迫自己早点开始工作,早一点离开。开始这么做很困难,但你会很快发现,早点开始工作能够使你每天有做计划的时间,从而提高了你的工作效率。

五、不要在工作时间干私事

一些员工放任自己,在工作时间为私人事务分心。在工作时完全不考虑私人事务是不现实的,因此要对付账单、写感谢卡和其他影响工作效率的事情进行统筹安排。这些小事情会影响你的工作,如果你将很多时间用于与工作无关的事情,那么晚上要加班就是不可避免的。

六、下班一小时前才将电话铃声调响

在一天的正常工作结束后,将打进来的电话转到你的语音邮件系统中。这样做既可以保证你在正常工作时能够专心致志处理紧急事务,又能够使你不用工作到很晚。

七、依靠和信赖电子邮件

许多日常的交流通过电子邮件就可以完成,不一定非得打电话。使用电子邮件可以使你避免打电话聊天。当然,也有一些公司必须直接与人交谈才能有效运作。但是,绝大多数员工都能够利用电子邮件处理更多的沟通事务。

八、检查你的技术设备

“磨刀不误砍柴工”,对电脑和办公设备进行升级可以使你更为有效地工作,并使你能够按时回家。例如,一台性能强大的电脑可以使你更快地进行网页搜索或是同时运行多个应用程序。

九、利用自动化手段

充分利用办公自动化设备和应用程序来完成工作任务,这样会减少手工操作,使你获得更多的时间。

十、今日事,今日毕

许多员工由于白天完成不了任务,养成了熬夜的习惯。熬夜会使你工作效率降低,直至危害你的健康。因此,员工要想方设法提高工作效率,做到“今日事,今日毕”。

简单工作十法你是不是从早忙到晚,感觉自己一直被工作追着跑?但你的忙乱也许不是因为工作太多,而是因为没有重点,目标不清楚,所以才让工作变得越来越复杂,时间越来越不够用。一天只有1440分钟,在信息庞杂、速度加快的职场环境里,我们必须在越来越少的时间内,完成越来越多的事情。

在如今越来越复杂与紧凑的工作步调中,“保持简单”是最好的应对原则。“简单”来自清楚的目标与方向,你知道自己该做哪些事,不该做哪些事。

现代人工作变得复杂而没有效率的最重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标,总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情;遗漏了关键的信息,却在不重要的信息上浪费了太多的时间;抓不到重点,必须反复沟通同样的一件事情。

以下就是十种最实用的、最简单的工作方法。

一、搞清楚工作的目标与要求,可避免重复作业,减少错误的机会。

你必须理清的问题包括:我现在的工作必须做出哪些改变?要从哪个地方开始?我应该注意哪些事情,避免影响目标的达成?有哪些可用的工具与资源?

二、懂得拒绝别人,不让额外的要求扰乱自己的工作进度。

对于许多人来说,拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。

在决定你该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?什么对我才是最好的?”你必须考虑,如果答应了对方的要求是否会影响即有的工作进度,而且会因为你的拖延而影响到其他人,并且你是否真的可以达到对方要求的目标。

三、主动提醒老板排定优先级,可大幅地减轻工作负担。

“手边的工作都已经做不完了,又丢给我一堆工作,实在是没道理。”但是问题有没有可能是出在你自己身上。你有没有适当地反映真实情况。如果你不说出来,老板就会以为你有时间做这么多的事情。况且,他可能早就不记得之前已经交代给你太多的工作。老板其实是需要被提醒的。

你当然不可能同时完成这么多的工作,为什么不主动地帮助老板排定工作的优先级?你不是不做,但是凡事有先有后。提醒一点,讨论的过程中必须时时站在主管的立场思考,体谅他面临的压力。你该做的是协助主管解决问题,而不是把问题推给主管。

四、报告时要有自己的观点,只需少量的有用信息即可让老板感到满意。

多数人在向主管或是老板报告时,总是担心信息不够多,“万一老板问起来,答不出来,该怎么办?”根据美国商业心理顾问公司的心理学家约翰·维佛所进行的研究,有10%~15%的人在面对老板时会有恐惧的心理,而且如果向老板报告时手中的数据不够多,感到恐惧的人数比例又会更多。

其实,这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点,对老板一点帮助也没有。“内容清简,切中要点,最重要的是能够帮助我快速地做决策。”这是约翰·维佛询问多位资深主管对于报告内容的要求时所得出的普遍性结论。

你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释,一定要有自己的观点,而不是模棱两可的描述。向老板报告时,要能精准地掌控时间。

五、做简报时增加互动的机会,可缩短简报的内容与报告的时间。

真正成功的简报在于清楚而正确地传达信息,创造沟通与对话的机会,进而让对方因为你的简报内容而改变思维、决策或是行动。因此,重点不在于简报,而是沟通的质量。你不只是“报告”,而是要引发双向的对话,试图影响对方。

在做任何的简报之前,你必须思考以下3点原则:希望听众听完简报之后记得哪些重点?听众会有什么样的感受?你希望他们听完简报之后有什么样的决定?

接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式,就是把听众想知道的重点转换为问题,这样不仅可以立即吸引听众的注意力,更可以大幅度地减轻你的工作负担。简报的过程不应只有你一个人在说话,提出问题,可以让你和听众有互动的机会。这样一来,50分钟的议程你只需要准备30分钟的简报内容,其余的时间应该是与听众互动。

六、有效过滤邮件,让自己的注意力集中在最重要的信息上。

正确的过滤流程,第一步是先看信件主题和寄件人,如果没有让你觉得今天非看不可的理由,就可以直接删除。这样至少可以删除50%的邮件。第二步开始迅速浏览其余每一封信件的内容,除非信件内容是有关近期内(例如两星期内)你必须完成的工作,否则就可以直接。这样你又可以再删除25%的信件。

七、邮件内容尽量精简,节省写信的时间并增加对方响应的机会。

“最容易阅读、理解与回复的信件,最吸引我的注意。”这是一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。

你必须利用最小的空间、最少的文字,传递最多、最重要的信息,而且必须更容易阅读,能节省对方的时间。该怎么做呢?你必须:把每一封电子邮件的内容限制在大约8到12句的范围超过20个字就应换行;如果超过3行必须空行。

八、当没有沟通的可能时,不要浪费时间想要改变。

不论你是提出什么样的想法或意见,每一次都吃了闭门羹。如果真的遇到这样的主管,完全没有沟通的可能时,你就不必再浪费时间或精神做无谓的沟通或是尝试改变。

九、只要取得信任,不需要反复的沟通,同样可争取到你要的资源。

老板对你的信任来自你解决问题的能力。所以你必须从不同的角度去思考:什么是让你的老板感到最头痛的问题?是无法依照原定计划完成,还是无法掌控情况,对于未来感到不确定?是希望员工能够做得更多,以降低成本?当你在争取预算时,必须先想清楚老板可能担心的问题,这作为你说服老板的理由,是最有效的。

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