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第15章 马上就办,有序进行(1)

你每一天的目标都要想尽办法去达成。因为所有的大目标是由小目标累计而来,一天一天地,逐步地去完成,你才能够完成你的目标。

有些一件事情,有时候会受到客观因素的不良影响,所以制定时间管理策略时,一定要制定一套辅助方案。当你有A计划以后,还应有一个辅助方案。当A方案不能达成的时候,你立即有一个补充行动方案。

一日之计在于昨天,也就是你每一天的行动都是在前一天晚上就已经计划好了。你要养成一个很好的习惯,每一天晚上睡觉之前,必须要习惯性地安排你第二天的工作。甚至有哪些可能会遇到障碍的也列到你的行程上面。如果你能够养成一个很好的习惯,相信你就能找到成就感。

积极的人,脑袋里面永远是四个字:马上行动。所有有成就的人,他们的思路都非常清晰,永远知道一件事情,把时间用在最有价值的地方,或者是把时间用在高效益活动的事情上面。

公司的效益与你的利益是一致的

齐勃瓦出生于美国一个乡村家庭,小时候家里很穷。15岁那年辍学,在家乡放马。马放闷了,他想到外面看看大千世面,于是,他跟着别人到了钢铁大王卡内基的建筑工地来打工。他一面工作,一面学习各种技术知识和管理知识。后来通过他不懈的努力,他从普通建筑工人一路走向他人生的顶巅:工人→技工→技师→部门主管→建筑公司总经理→布拉得钢铁厂厂长→钢铁公司董事长。

在齐勃瓦任卡内基钢铁公司董事长的第7年,当时控制着美国铁路命脉的大财阀摩根提出了与卡内基联合经营钢铁的要求。

开始时,卡内基没有理会,于是摩根放出风声说,如果卡内基拒绝,他就找贝斯列赫姆联合。贝斯列赫姆钢铁公司是当时美国第二大钢铁公司,如果与摩根财团联合起来,卡内基公司肯定会处于竞争的劣势。这时卡内基慌了手脚,急忙找来齐勃瓦,递给他一份清单,说:“按上面的条件,你尽快去跟摩根谈联合的事宜。”

齐勃瓦接过清单看了看,微微一笑,对卡内基说:“根据我所掌握的情况,摩根没有你想象的那么厉害,贝斯列赫姆与摩根的联合也不会一蹴而就。如果按这些条件去谈,摩根会很乐意接受,不过你会损失很多。”

经过齐勃瓦一说,卡内基承认自己过高估计了对手。最后,卡内基委托齐勃瓦全权代表他跟摩根谈判。

谈判的结果是,卡内基钢铁公司占有绝对优势条件跟摩根财团联合。双方达成基本意向之后,摩根感到自己吃亏了,对齐勃瓦说:“既然这样,那就请卡内基明天到我办公室来签字吧。”

第二天一早,齐勃瓦来到摩根的办公室,向他转达了卡内基的话:“从51号街到华尔街的距离,与从华尔街到第51号街的距离是一样的。”

摩根沉吟了半晌,最后发话:“那我过去好了!”

老摩根从未屈尊过到别人的办公室去,这次他遇到了一个强悍的对手,一个全身心维护自己公司利益的齐勃瓦,他只好俯身屈就了。

齐勃瓦仿如战国时代蔺相如陪同赵王出使秦国谈判那样,始终站在维护国家与国王的尊严一边,并没有让对手占到任何便宜。

这就是忠诚!是对自己所服务的团队的忠诚,也是对自己的忠诚,更是对老板的忠诚。也许你没有齐勃瓦那样的高位,但是,只要你是公司的一员,公司的利益就是你的利益,你个人的利益与公司的利益息息相关。维护公司的利益,实际上就是维护你的利益。

尽管你现在是一名很普通的员工,但你必须有老板那样的心态,站在高处俯视公司的整体利益,为公司着想,维护公司的利益不被损坏,从这个角度来说,你就是一个老板喜欢的优秀员工。

老板当然喜欢对公司忠诚的员工。对于老板来说,都希望自己的员工能够像齐勃瓦那样,把公司的事业当作自己的事业,把公司的利益放在第一位,积极主动地工作。你对公司忠诚,老板才会器重你,你才有可能晋升到高位,发挥出你更大的潜能;你把公司的事业看作是自己的事业,有了这样的心态,你就会心安理得地做你本该做的事情,竭尽全力做好每项工作。面对老板,你可以坦然从容,因为你也是公司的老板,像老板一样付出了自己的心血。如果你具有这样的心态,那么,你离成功不远了。反之,如果你事事处处只为自己着想,以牺牲公司的利益获取自己的小利,那么,你最终的结局就像坎菲尔那样,让5000美元的小利断送了你在公司的前程。

再看下面一个例子,这是一个企业顾问写的回忆录。

我在一个企业做顾问期间。有一次,我看到一个车间里的工人总是面无表情,无精打采,整个车间死气沉沉的。后来经打听才知道,原来这个车间是整个公司活儿最脏、最累的一个车间,每个被安排到这个车间工作的人,都自认倒霉。

过了几天,我重来这家公司。又去那个车间看了一下,我看见一个小伙子特乐,他显得异常活跃、快乐,充满活力。他不时招呼他人,还不时吹起口哨。

我不禁走近他,我对他说:“是什么原因让你这么快乐?”

“因为我热爱这份工作。”小伙子头也不抬地对我说,说完又吹起了口哨。

我当时很感动。我相信,即使这个小伙子没有晋升的机会,也没有比其他人多挣一分钱,他所得到的,肯定远比他的工友多得多。因为他每天拥有好的心情,是其他工友所没有的。简单的道理是,好心情最少有利于健康。

你是否也如这个小伙子一样愉快地工作?像他那样爱自己的职业?如果你有这样的心态,那么,你就会热爱你所服务的公司,你就会做到:

以老板那样的态度对待自己的工作,尽职尽责,精益求精,追求完美;

把自己视为公司的主人,像爱自己的孩子那样爱自己的工作。

卡耐基说得好:“无论在那个地方工作,都不应该把自己看成公司的一名员工,而应该把自己视为公司的主人。”

是的,要把自己看作是公司的主人,像那个吹口哨的小伙子那样,热爱自己的本职工作。

哈西尔舰长是这样要求自己的队友的:“欢迎你来到舰上,这是我们的船。这是我们的船,是团队成员用汗水辛勤打造的船,你是这船上的一员,有着自己的岗位和职责,就像一台机器一样,每个螺丝钉都肩负着神圣的重任,每一个人都是不可缺的。当船没有顺利到达海岸之前,船上的每个成员都必须团结一致,只有这样,才能克服困难,顺利到达目标的彼岸。

俗话说:“大河有水小河满,大河无水小河干。”这个道理人人都懂,对于一个视公司员工为宝的老板来说,公司的收益好了自然会改善员工的福利待遇,也就是说。你的工资收入多少完全取决于公司的效益。因此,公司的效益就是你个人利益的来源。

只要你是公司一员,你就是公司的主人,你就应该以公司的利益为重,时时刻刻为公司的利益着想,在你觉得老板亏待你的时候,多站在老板的角度考虑问题,设身处地理解公司的难处。如果你做到了这一点,老板肯定会重用你。而事实上,当你会这样思考问题时,实际上你已经是一名老板了,因为你已经具备了老板的心态,像老板一样尽心尽力工作,像老板一样爱公司!

时间是世界上最充分的资源,每个人都拥有24小时的一天,然而时间又是世界上最稀缺的资源,每个人只能拥有24小时的一天。高效的职业人士有一个共同特点,他们都是管理时间的高手,而低效率的工作人员则无一例外地都不擅于管理时间。时间就是财富,时间就是生命。管理时间是有技巧的,如何用最少的时间与精力完成更多的事?

时间对每一个人都是平等的,每个人都拥有相同的时间,但是时间在每个人手上的价值却不同。你应该学会管理好自己的时间,同时管理时间还要让自己的时间增值,让自己更有成就感。

不可忽视“工作日志”

不论是普通员工还是经理人,为了提高效率,绝对不可忽视“工作日志”!

比如,一家酒店要求每个工作人员在下班前,都要写工作日志,详细记录当天工作及第二天的工作计划,并交给顶头上司批示。他们把这种管理称做“传承管理”。部下的请示、上级的批示,都以文字形式写在工作日志上。查看任何一个人的日志,就能知道该岗位工作做得好不好,是否按酒店要求在做。

某经销商,虽然手下有100多名业务员,但他可以随时知道每个业务员在干什么。每个业务员当天工作结束后,都要写详细的行销日记,要画路线图。如果哪个业务员没有按公司要求去做,当天就被上司发现了。身为老板,不论下班多晚,都要坚持看完直接下属的工作日志,知道他们在干什么、干得怎么样。

工作中该要求各相关人员将详细的情况比如,工作职位情况、记录的时间等记录下来,其目的就是要明确各岗位的工作状态及现状。通过及时对照工作标准,对表现优秀的员工进行奖励,对表现差的员工进行批评,目的是通过这种活动,更大限度的调整员工的积极性和可塑性。

任务是员工的工作出发点,也是员工工作的主要依据及标准。

企业的最高管理者应该及时的将员工的任务进行下达,当然这种下达方式根据企业的规模来定义,对于企业员工仅仅只有几个人的情况及没有明确分工的情况下,员工的任务可以通过早会的形式进行公布,并要求任务涉及人员将其任务记录下来,作为员工工作的重要依据。但是当企业的规模超过一定程度时,这种全员的思想就可以采取了,取代之的是企业主要任务的任务界定,然后再由这些人员将任务进行细分到各个员工。

员工接受到任务后,应该将接受到的任务进行简单的分析,分解出哪些任务是最重要的,必须马上做的,哪些任务是一般的,可以缓一缓的?等等,千万不要“检了芝麻,丢了西瓜”。

任务分配仅仅是一个员工工作的开始,其实对于任何一名员工,在实际工作中,一般是按下列模型进行工作的。

企业的最高管理者根据市场的变化及时调整当天的工作计划,并在当天早会时进行公布,将任务进行细分到各主要人员,然后再由各主要人员对接受的任务按重要性程度进行分类,再次对下属员工进行细分,这就是所谓的任务来源,也就是员工的输入;员工在企业有限资源的支持下,对给出的任务进行操作,目的是在规定的时间内,包质包量要完成上级主管给出的主要任务,这个过程成为内部实现(也称产品实现);完成后的表现形式通过一定方式表现出来,比如加工半成品,它的表现形式就是半成品本身,比如编写某一个文档,文档就是表现形式,这种表现形式我们称为输出。输出是完成情况的表现。所以在工作日志中应该进行严格申明,对完成的任务进行总结,指导下一步工作;对没有完成的任务,应该描述原因,并在下一次工作过程中,接受教训。

山东胜邦绿野是农药行业的一颗新星,虽然规模不大,却有很好的管理执行力。由于业务特点,绿野公司不得不采取业务员“跑单帮”的销售方式,这是最难管理的销售方式,但绿野公司独特的“汇报制度”解决了这个问题。

绿野公司一线业务员出差实行一周4表制,出差时根据预计出差天数领取相应数量的表格及贴好邮票的信封,信封已印上收信地址、邮编,信封封口贴有双面胶,业务员在外每逢周一早晨做的第一件事是把4张表格寄回公司。4张表格分别为上周工作日志—每天填一栏,把当天的工作像记流水账一样简明扼要记录下来;上周客户寻访表—把每天拜访客户的情况详细记录下来,包括客户建议、当前库存、竞品状况、个人的市场分析等;货款回收表—每天在每个客户处的货款回收情况,是汇票、电汇还是现金,什么时间汇出,金额多少;本周工作计划表—把本周从周一到周日的工作计划认真填入此表。4张表格要求实事求是、当天填写,每逢周一(以邮戳为准)务必寄回公司。公司营销管理部有专人整理表格,每人的表格一个文件夹,表格由营销管理部经理和业务部经理审阅,并及时校正表格填写过程中存在的问题,由营销总监抽查。通过这些表格,管理者能及时了解到公司产品走势、市场变化、回款状况和业务员的工作状态。绿野公司把别的企业坚持不下来的行销日记坚持下来了,无疑是公司迅速发展的重要原因之一。

记工作日志在无形之中将推动企业的发展,它的潜在功能是不可忽视的。

提醒作用

工作日志是记录任务来源及任务输出的过程,因此,对于员工来讲,工作日志的提醒作用就体现的非常明显。员工在实际操作过程中,可能会同时进行多项工作(尤其对企业的最高管理者),在从事实际操作过程中,可以会因注意小的现象而忽略重要的事情,所以及时的查看工作日志,并进行标注,对企业的每一位员工都有重要作用。

跟踪作用

不同的员工从事的业务是不同的,其工作内容就会有本质上的不同。因此企业员工的效率及工作的及时性就非常难进行控制,因此企业的最高管理者就应该把工作日志看成是跟踪的重要手段。企业的最高管理者根据工作日志所记录的内容,对相关员工的重要事件进行跟踪,在跟踪过程中增加资源支持的优势,把风险降低到最低限度。

(业绩)证明作用

企业内部员工之间的合作需要一个公平公开的平台,在这个平台上做事,员工之间就不会有太多的疑义。如果企业内部不建立这样的平台,就会出现工作效率日益低下,这种现象一但发生,企业内部矛盾就会出现,企业的发展就变成了一种奢望,因此建立一种业绩证明的平台是必须的。

如何建立这个平台呢?工作日志可以实现这种功能,企业员工工作量、工作效果等一目了然,不会因为你不讲,你的业绩就得不到体现,也不会因为你能讲,你的业绩就会扩大。工作业绩通过工作日志这种方式进行证明,企业内部员工就会心服口服。

双汇集团驻某地办事处针对很多企业销售分支机构管理松弛的现象,经过摸索,总结出一套“早8点,晚8点”的管理体系:天早晨8点,办事处召开“班前会”,业务员报告本人工作计划,得到办事处主任同意并接受工作指令后开始本日工作;

每天晚上8点,办事处召开“总结会”,业务员汇报当日工作,分析市场,总结经验教训,然后写工作日记、报销凭证等。

这样做的结果是:业务员的所有工作都处于受控状态。即使业务员犯错误,也只犯一天的错误;即使业务员偷懒,也只能偷一天的懒。

那么,作为一个管理者,工作日志如何才能开展的好呢?

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