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第15章 团队理论(2)

第一个新趋势是自1990年之后,由1950年乃至1960年之分权制又回到了集中制。

其原因有三:

一是较高阶层人力缺乏,不得不将权力集中。因分权制所需的人力是集权所需人力的三倍。

二是上层管理统御需要更为严密,管理统御愈严密,则权责愈集中。

三是受到政府的影响,政府为了顾及全球市场以及贸易的加强,公司不得不设立海外事业小组,外销小组等,高阶层人员须分担对政府有所贡献的责任,如设立能源小组等,此均为将权利集中所形成的。

第二个新趋势是集体执行。

指挥监督的责任由数位资深人员共同担任,这一公司称主席办公室或集体执行办公室等,不一而足。

第三个新趋势是董事们参与执行工作,并且在团队规程内明确地规定了他们的职责。

例如.担任国际市场与政府间的协调以及保持适度能源与原料供应等工作。

近年来由于行为科学和系统理论的发展,影响了团队的原理,其21世纪新的改变趋势如下:

团队不再是独立的,它是经济、政治与社会的一部分,团队内部公司的设立,职责划分等,都具有一定弹性,随外部环境的变动而予以调整。

金字塔形的团队形态逐渐趋向于扁平,换句话说,就是管理统御幅度逐渐加大,结构阶层逐渐减少,以期更容易将意见相互沟通。

机构内部临时性的编组,也逐渐广被采用。其组成人员或仅限于作业部门的人员,或再配备人事、总务、会计等人员而构成一个独立部门,如业务拓展小组、建厂专案小组。

偏重于形式的规定逐渐不再受到重视,如明确而具体的办事细则,复杂而明确的团队系统表等,渐失重要性,因其规定过分硬性而无法适应外界变动。

§§§第二节组建团队

□一个建立管理团队的公司

一项工作任务的安排,就应该能显示出你在这里所运用的艺术,并不是越繁重的工作就能让大家有一种紧迫感与危机感。

只有具有挑战性的工作,大家才会更愿意去尝试。你可以让这项工作成为一个攻关的课题,或是作为团队创新的内容,并尽量让他多一份神秘感,让更多的人想参预进去,形成一种竞争、夺标的局面。

投标会其实就是动员会,但这里的新意在于你反“客”为主,你关心的只是任务的高质量,而不再是以前的千叮咛万嘱咐。

中标的团体应该是你在所有团体中精选的有实力完成任务的团体。这不仅是对标主士气的极大鼓励,对于其他团体也是一种积极的激励。

在经过多年的高度成功后,某集团公司属下一家公司的管理统御者,终于被晋升为整个团队的总裁及最高管理统御者。

这个团队当时已经暮气沉沉,在前任总裁及主要股东的严格控制之下,所有的决策几乎全部由最高阶层决定,公司内的裂痕及派系已经形成。

集团内的公司互相挑拨离间,而使得集团的生产力受到不利的影响。相互负责的观念没有人知道,重大的问题不是被人忽视,就是加以粉饰。

现在,这位管理统御者终于处身于最高的职位了,然而这个职位却不是令人艳羡的。

他跟兰德公司接触,并解释说,他希望建立一个管理团队,这个团队则将使用兰德公司的方法。他在五年前曾经参加过兰德公司的训练课程。

从那时开始,他便相信,如果大家共同使用这些构想,有益于在他团队内的管理统御者之间建立团队精神。现在他终于能够试验此一信念。

他希望让各阶层的管理统御者——也就是集团内所有公司的管理统御者——都能学习和使用兰德公司的方法,包括个别和共同使用。

他觉得这种经验能够使手下的管理统御者们,开始把自己视为是一个单一团队的管理统御者,而非一群分封采邑的诸侯。

在这位新总裁的管理统御下,他和手下的25名管理统御者成为第一批学习和使用这一观念的人。

在第一个星期,他们分析了将近30种情况;这些情况中,有许多已经多年被人避免触及。他们解决了某些情况,并做成决策,以便纠正更多的情况。

接下来则由这些管理统御者们的员工,接受同样的训练。员工们学到了使用这一观念的方法,运用它们来找出分析那些具有重大关系的状况,并计划继续他们的分析,直到达成决议为止。

他们又指派下一个层次的管理统御者,来接受同样的训练。用这种方式,在两个月内,共有84名管理统御者,学到了处理及解决管理统御方面事项的共同方法。

该团队也建立了新的制度及程序,来支持这些方法的继续使用。

这位新任总裁透过行动,清楚地宣布了下面这些讯息,而团队内的每一个人也都听到了这些讯息:

·这是一个团队。

·你能够思考,你的知识和经验是重要的,你将会有效的运用你学到的新方法。

·你运用这些方法所做的事,对于将来有很重要的影响。

·通过使用共同的处理及决策方式,身为团队各组成部分的我们,能够亲密无间地在一起工作。

·我们每一个人都要使用这些方法。

·你们都是我们这个管理统御团队的最宝贵的员工。

这个团队的气候,几乎在一夜之间便改变了。人们学到了讨论问题,以前都没有如此的公开讨论。他们学到了如何将自己良好的构想,沟通给他人,以便使他人愿意倾听,并了解这些构想的优点。

由于使用这些系统化而共同的方法,让他们解决了比以前更多的问题,并作出更为良好的决策。

谁能说,这家集团公司往后多年的成功,有多少要归功于使用了这种有系统而共同拥有的方法?有多少可归功于由全面改变所衍生的参与感和自尊心?

这个问题不切实际,因为这两项因素,缺少一项,所产生的结果便会不同。

在这个例子中,那位总裁让他的人知道,他相信他们能够思考,他希望他们能表达他们的构想,他将愿意倾听,而他们也必须互相倾听。

那位总裁提供他们新的观念性工具,以便他们在运用现有可用资料的情况下,能够有较佳的工作成果。

他自己本人也运用这些新的构想,而作为员工的表率。他使这些新的方法,接受真实情况的考验,从而建立其可信度。他让人们自己去了解体会,这些方法能够解决该集团及其组成分子所面临到的问题。

·那位总裁为他的员工引进一个新的观念:我重视你们的思考能力、想出优良构想的能力,以及个别及合作表达这些构想的能力。

·他引进了一种工具,借着这种工具,“思考”可以得到“协调”及“导向”。互助合作及团队精神也将水到渠成,成为这种“干预”的结果。

·他对于团队内部进行了一番有计划的干预。

·他进行了一些重大的变革,他认为这些变革能为团队带来最大利益。

·最后,他修改了团队的制度及程序,以便支持继续使用这些新的构想。

这位新任总裁,并没有刻意去建立团队精神或群体凝聚力,这些被人视为可以改善公司营运的要件。他并没有试图去治疗过去公司内斗及冲突所留下的创伤。他让团队精神、凝聚力、以及相互尊重信念,透过员工在共同准则及程序下,共同工作产生。他让员工相信,精确地找出问题并加以解决,及妥善的构拟决策,并成功地实施,是会受到嘉许及奖励的。

当然每个团队的实际情况与性质,迥然不同;这也就无法要求的十分“苛刻”,但至少你应将团队的整体感形象化具体化。

在团队工作的白领员工,你可以为他们选择领带夹等一些装饰物,通过这些小玩意,人们会在已结成默契上再增添一份紧密感与团结感。

保持适当的工作节奏也能使你的团队产生出积极向上的士气。

这就需要你的信息系统灵敏,任务安排的适时,如果因为工作压力太大,业务负担过于繁重,人们在忙得焦头烂额之际是不会再去体会什么节奏的。

如果团队的工作失去了合理的规划,象原子的运动一样没有规则,那么不久以后,人们就厌烦于自己的工作了,不是抱怨工作多,就是抱怨工作单调,内部的士气在经历几次折腾后肯定会泄掉的。

□团队的组建

庄强、王功民认为,在熟悉了解了公司团队的未来的走向以后,你应该立刻行动起来,投身到组建公司团队的努力中去。

团队的建设是一个长期的过程,你会遇到一系列棘手的问题。

如:

有些员工思想上潜伏着过去体制的遗毒,他们往往在初期表现得不积极。尽管你尽了全力动员大家行动起来,但总有人会有被迫的感觉,在有些时候,一些基层的管理统御者在思想上也会有虚于应付的态度,他们甚至会觉得这样团队的建立,可能会危及自身的利益。

这样的问题是不足为奇的,因为一个新事物产生总会受到不少的非议。

为了能充分发挥个人才能,把工作室变成愉快有效的工作场所,使每位员工充满责任心,你可以委派他们一些相关的任务,提供一些他们所关注的活动内容,让他们以开展活动的形式参与团队的管理统御,这些活动原则上是应该在工作时间内的,并尽可能地与工作结合起来,使活动能持之以恒。

这时它们的规模可以适当扩大,诸如可以作一些“兼差”的工作,当然这种“兼差”也只是同“行业”兼差。

应注意的是适度规模仍然是团队有效性的保证。

有效团队的一个基本特点就是善于创新,你应该把创新视作团队的灵魂。

不断地鼓劲,积极的鼓励与引导是避免大家消极懈怠的最好方法。

此外,一个有着充分自主权的团队,需要有一个与其他团队协作共进的良好意识。

团队的这种意识应该来源于团队价值观的深入人心,与团队目标的共同的分享。而团队所要具备的自身条件就在于“多面手”的存在。

一个有效的团队是有着行动自由权的团队,在为团队共同目标努力的过程中,员工应该有充分的自主决策能力。也许金字塔的倒塌使原有的高度集权在团队中彻底崩溃,团队的建设正是需要分散权力的具体到,曾经担任过美国总统的艾森豪威尔说过一句见解颇深的话:

作为一个行政长官,他必须克服的一大难题就是学会签署水平低劣的信件,这就是说,明知自己可以把信写得更好,但也得在别人代写的水平低劣的信件上签上自己的名字。

这里谈到的就是管理统御者的授权问题,它几乎成了团队建设成功与否的关键,授权不仅仅是一种权力的下放,它是团队自主权的实现及参与团队管理的最直接证明,授权需要管理统御者的勇气与参与团队成功的坚定信心,同时它还很讲求原则与尺度。

一位管理统御者从他的挑选标准中,选了最优秀的几位员工,当所有员工都一致认定某位员工是最优秀的员工,管理统御者就叫这位员工进他的办公室。

这位员工站在管理统御者的办公桌前,管理统御者说道:“你是一位好员工,评估标准证实了这点,你的分数很高,所以我任命你为‘授权员工’。”

这位员工登时情绪激动地喜极而泣,泪流满面。

有一天,管理统御者请多伦到他的办公室来,“多伦,”管理统御者说道,“你是本公司最优秀的员工之一,你的分数很高,你的评比显示你是最优秀的员工之一,因此,我任命你为‘授权员工’。”

多伦开始笑,在他停住笑后,他问道:“谢谢你赐予我的荣誉,但是这代表什么意思?”

“这代表什么意思?”管理统御者重复他的话。“你这话是什么意思?这代表你被授权了。”管理统御者一时乱了方寸,从没有人问过他这问题。

“这个嘛,”多伦继续说,“我真不想忘恩负义,因为我很高兴而且受宠若惊,但是授权是什么意思?事情会如何改变?这也由我来评量吗?除了在授权之前,我已经做的事之外,我现在可以——还有应该——做什么呢?”多伦既尴尬又诚恳,管理统御者可以看得出来。

管理统御者处事很公平,他说:“我以后再回答你好吗?下星期这个时候。”

“谢了。”多伦说道,“我真的无意惹麻烦,但是,如果你要我下星期再来,我会来的,再次谢谢你。”

管理统御者请来开发部的管理统御者,把多伦的问题重复一遍。“我不确定,”管理统御者回答:“虽然我曾在新出版的几本书和几篇文章中,看到过这个问题。”

“我告诉他一个星期后给他答复。”管理统御者说,“何不从观察其他受权员工在干什么开始?”

“好主意!”管理统御者说道,“我叫他们立刻去调查。”

两天后,管理统御者得到的回报说:“所有的‘权工’据报他们的任命都很满意。他们认为:‘被授权的感觉真好’——他们真的很高兴你与他们共度的时间。”

“是的。”管理统御者问道,“但是这代表什么意思?他们做了什么不一样的事?”

“显然没有什么不同,”管理统御者回答:“其中少数几位提到他们想过要做的事,但是他们不确定他们的权限何在,所以他们还没有做。对了,他们说公司其他的员工都嫉妒他们被授权,似乎当了‘权工’是件很有地位的事。”

“但是这究竟是什么意思?我们的评量授权,给了员工什么影响吗?”

“恐怕没有。当初你开始实施这个计划时,我就和镇上另一家公司的一位同行谈过,她说无法将量化管理统御运用在‘授权员工’上,因为事情没这么简单。由于我们当初有很多事要做,所以就没有深究下去。”

“你跟那个人现在还是朋友吗?”管理统御者问道,“你可以请他来我们公司聊聊吗?”

“她是位女性,而且她现在在办公室外面。”管理统御者回答,他很高兴自己料中了管理统御者的要求。

“请她进来吧!”

当天管理统御者和管理统御者的朋友谈了几个小时,第二天也谈了几个小时,管理统御者讶异地发现:牟夫的古代指导原则并不完整,他从未听过克列以及劳伦斯。

一周时间到了,多伦准时来到管理统御者的办公室。

“过去一星期,我想了很多,也跟别人谈了很多,”管理统御者说道,“谢谢你问我那个问题,多伦,但是我还无法给你一个完整的答案,不过我正在努力了解这个答案,我的幕僚也一样。然而,我可以给你部分的答案,给你起个头。”

“我觉得这样很好,”多伦说:“我无意为你添麻烦,我一直觉得工作很愉快。”

“这个答案是这么开始的——‘权力相等的责任’。”管理统御者说道,“我怀疑这答案也就到此为止了,但是在我们完全了解这句话以前,我们还有好多东西要学。我的一位新朋友说:‘与权力相等的责任’就是‘有限度的授权’,界定一个人行动的范围,我认为蛮有道理的,多伦,你觉得呢?”

“我如果没把你的话听错——‘与权力相等的责任’听起来好像是说——我被授权去改变我所负责的事,意思已经很接近了吧?”

“太好了!多伦,我朋友的说法就比较模糊,她说:‘如果这与他们的利害有关,他们就必须加以改变——而且,他们的管理统御者也了解——如果员工只是奉命行事,却没有权力做任何改变,那么责怪他们就显得不太公平了。’在未来几个月里,我们要将这种哲学与我们的公司结合,所以我想,当一位‘授权员工’再也不是什么特别的事了。”

“这可不是吗?!”多伦说道。

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