任务的完成有赖于命令的下达。所谓命令,是指职场管理人员为完成任务而将组织目标交给下属,并且带有违令受罚的强制性。下命令是管理人员在日常管理中的一项经常性工作,它的方式随管理人员和受令者的性格、地位、权限、任务的轻重缓急以及组织环境的不同而变化,各种方式的效果也大相径庭。并且,尤为重要的是,从心理学的角度来讲,没有人愿意接受管理人员居高临下的命令。所以,管理人员掌握命令的口才技巧至关重要。下面几种不同的表达命令的方式,我们可以根据不同的对象和情况,灵活掌握和运用。
(1)要求式
用要求式下达的命令,必须强制执行,没有任何商量的余地。它的开头通常是“我命令……”“我要求你(们)……”“你(们)必须……”这种措辞突出了上下级之间地位的差距。用这种方式下达的命令缺乏亲切感、平等感,很难激发下级的参与意识,使下属从主观上认为这是上级的事、组织的事,与己无关。它适用于紧急情况或针对懒散、自觉性和责任感较差的下属,或在纪律严明、等级森严的组织(如军队)中。
另外,有些管理人员喜欢在命令的最后说一些带威胁性的话语,如“小李,你必须在三天之内把这批货卖掉,否则你就到财务组结清你的薪金,另谋高就。”这容易给下属造成极大的心理压力,是不可取的。同时,如果不考虑现实条件就说这样的话,下属可能会以为上司故意刁难而产生抵触情绪,影响任务的完成。
(2)请求式
用请求式下达命令,语气比较委婉,容易激发员工的参与意识。请求式命令可以体现管理人员对下属的尊重,拉近二者之间的距离,形成和谐友好的上下级关系。请求式命令通常以发问的形式措辞,常用“你(们)能否……”“请你(们)……好不好?”之类的用语。请求式适用范围广泛,一般而言,除紧急情况外,均可采用请求式下命令。
(3)协商式
采用协商式下达命令,通常是管理人员先表明组织目标,然后开展讨论,引起下属从上级或组织的角度来思考问题,找出最佳方案。协商式命令如果运用得当,能极大地调动下属的主观能动性,使他们提出一些新的想法和有价值的建议。并且用这种方式下命令显示出对下属的信任,客观上让下属参与了讨论、决策,他必然会尽心尽力地完成任务。这种方法适用于对熟悉业务且责任心很强的下属,是以问答的形式来进行的,常用“你认为该怎么办?”“你认为有无必要?”“你意下如何?”之类的措辞。
以下是一个协商式命令的实例:
一位新校长到位后,发现师生对食堂的意见很大,意见的核心是吃冷饭冷菜。这位校长来到食堂,一边跟班作业,一边和司务长商量解决办法:“司务长,你看我们有没有办法再缩短开饭时间,让学生尽可能地吃到热饭热菜呢?”
“我想再增加一些饭菜的窗口,或者可以提早一些时间。”
“是个办法。可新增加的窗口开在什么地方的呢?”
“我看食堂西头至少可以开四五个,南面的窗口显得松,如果堵起来重新开窗,还能再增加几个。”
“这办法好。假如我们采用这个办法,你看要多少时间才能把窗口开好?”
“最快也要一天!”
“那这一天学生吃饭就有问题了。有没有两全其美的办法呢?”
“分两批开也可以。先开西边的窗口,此时用南边的窗口开饭;再修南边的窗口,此时用西边的窗口开饭;待两边的窗口都开好了,就两边同时卖饭。”
“这个办法很好。你看总共需要多少时间?”
“大约两天就行了!”
“这事就委托你办吧。有什么困难吗?”
“没有。”
两天后,窗口修好了。
校长用协商式命令,圆满地解决了学生吃冷饭冷菜的问题。在谈话中,校长先摆出组织目标——缩短开饭时间,让学生吃上热饭热菜。然后引导司务长进行思考,找出了解决问题的最佳方案。
一般而言,管理人员用协商式下命令时,应对解决问题的办法有一定程度的思考,这样才能引导讨论进一步深入。
(4)激将式
中国有句俗话,请将不如激将。激将就是先掩盖自己的真实想法,用相反的话去激励下属,使他下决心完成任务。它适用于好胜心强且有一定潜力的下属,如果下属反应迟钝,没有好胜心,激将法就失去作用。
《三国演义》中诸葛亮巧用黄忠智取汉中就用了激将法。诸葛亮的确深谙用人之道,他明知老将军黄盖有实力、不服老,还是再三地假装不让他去,充分地激发了黄忠的好胜心,使他更积极、主动地完成任务。事后诸葛亮也说:“此等老将,若不激便去,未可成功。”
激将法不仅适用于将帅带兵打仗,也是现代经营管理中的常用办法。请看下面的实例:
当史密斯任纽约州长时,鬼岛西面最具恶名的监狱——猩猩监狱,缺少一位强有力的狱长,他觉得劳斯适合。于是召见劳斯。
“去照顾猩猩监狱如何?”他问劳斯,“那里需要一个有经验的人。”
劳斯犹豫着,没有马上回答,他知道猩猩监狱的危险,狱长一换再换——有一位只在职三星期,弄不好会身败名裂。那值得去冒险吗?
史密斯看出了他的犹豫,笑着说:“青年人,我不怪你害怕,那不是一个太平的地方,那需要一个大人物。”
史密斯抛下了一个挑战。他用适当的轻视和艰巨的任务激发了劳斯的好胜心,并且就凭“有经验的人”和“大人物”这两句有技巧的恭维,劳斯也会接受命令,他最终成为猩猩监狱的最成功的狱长。