一、会议管理方法
会议管理方法是管理主体行使管理职能，实现管理目标所采用的各种管理方法、措施、手段的总和。管理方法是非常重要的，能否正确运用适当的管理方法，直接关系着会议管理目标和任务的实现。会议管理主要有以下三种基本方法：
1.行政方法
行政方法是依靠行政权力，运用各种行政手段，按照行政方式管理会议活动的方法。行政方法的形式：
（1）建立必要的会议制度。通过行政管理努力使会议活动规范化，形成比较完善的会议制度。其中包括大型会议的申报制度，会议效益的评价、总结制度，会议总结和反馈制度等。
（2）颁布会议政策。会议政策是指导会议活动进行的基本原则和界限规定。国家通过颁布各项政策要求社会组织在政策规定范围内进行各种会议活动，如有违反予以各种行政惩处。会议政策一般包括会议内容、会议人员及会议经费等方面的内容。
（3）制定会议计划。管理主体依靠行政权威在一定区域内制定大型或中型会议计划，以利于对会议进行跟踪分析和会议间的协调。
（4）会议审计活动。领导者依靠行政权威，直接对会议活动检查审计。
2.法律方法
指依照国家统一制定的法律规范，并运用法律的强制手段进行会议活动管理的方法。法律规范是国家为社会成员规定的有约束力的行为准则，法律手段是通过国家强制力实施法律的工具。法律方法实质是以法的权威性为作用机制。
法律方法的作用形式，包括立法和司法两个方面。会议立法包括法律文件的起草、审议、颁布和修改工作。会议司法则是司法机关运用会议法律审理违法的会议活动。
3.经济方法
指运用经济手段来管理会议活动的方式方法。经济方法的形式：
（1）经济杠杆。会议管理工作中使用经济杠杆主要是借助经济杠杆提高会议的效益。经济杠杆主要包括财政、税收、信贷等。在杠杆的使用中，将会议效益的指标纳入单位考核的指标之中，根据效益指标情况，对会议经费的收支、税率和利率加以考虑，促使社会组织在提高会议效益上多下功夫，从而提高会议效率。
（2）经济处罚。会议管理主体视管理对象的会议效益情况而直接给予物质利益奖罚的行为。经济处罚是会议管理经济方法的重要形式，便于操作，容易被管理对象所接受。
二、会议期间的组织服务工作
秘书应协助领导做好会间的各项组织服务工作，以保证会议的顺利进行。会议进行中间的具体工作主要有以下几个方面：
（1）组织签到。组织与会人员签到是会议进行中的第一件事。其目的是为了及时了解应该到会的人员是否到会，并准确地统计到会人数。签到对于各类有选举、表决内容的法定性会议尤为重要，它关系到是否达到法定人数，选举、表决结果是否有效的问题，所以必须坚持签到制度，认真负责地做好签到工作。有的重要会议采用签到卡签到的办法，与会人员要在卡片上签上自己的名字才能进入会场。
小型会议一般采用签到簿签到的办法。与会人员入场时在会议工作人员预先准备好的签到簿上签名。例会或人数较少的小型会议，也可由会议工作人员按照预先确定的应到会人员名单逐一进行签到，来一人划一人。这样可以随时掌握到会人员情况，且不必打扰与会人员。这是一般例会工作人员常用的办法。但是要采用这种办法，会议工作人员必须认识全部或绝大多数与会人员。
签到工作结束之后，会议工作人员应及时将与会人员到会情况报告会议主持人，发现未到会的要及时催请。
有的会议议题较多，会议工作人员可根据预计的议题讨论时间通知有关单位分别提前到达，并另外安排地方候会。这样既可以保证会场秩序，又尽可能地使某些议题的内容不致扩散。不过，会议工作人员对候会时间的掌握要大体适当，既要让与会人员提前到达，又要避免候会时间过久。
（2）做好会议记录。会议记录是会议情况的真实记载，是会议内容和进程的客观反映，是日后分析研究整理的重要依据。特别是领导集团召开的重要会议属于核心机密，是重要的文书档案。凡属重要会议一般都应做好会议记录。当然，是否要做会议记录须由领导人员决定。
做好会议记录是办公室或会议秘书处的责任。负责会议记录的工作人员事先应熟悉会议议题和与会人员名单，会间要集中精力做好记录。会议记录要求真实、准确、完整，尤其是对议定意见一定要忠实原话。有的重要会议，在记录的同时，还可采用录音的办法，会后根据录音对记录进行核对。
（3）编发会议简报。会议简报是反映会议情况，指导会议正确进行的一种形式。一些重要的大型会议常常需要编发简报，迅速反映会议中间值得注意的动态和问题。编发会议简报应坚持少而精的原则，力求简短、迅速。简报发放范围可视内容确定，有的发到全体与会人员，有的发到各组负责人，有的则只是送会议领导人。只送领导人员的简报也可采用发增刊的形式。一般会议，尤其是小型会议则不宜编发简报。
（4）会议特殊情况的处理。会议进行过程中，随时可能出现临时变动的情况，如变更日程，改变会场，调整议题，增加与会人员，查阅文件材料，以及其他临时动议。因此，要求会议工作人员要始终在场服务，并根据变化情况采用应急措施，做好临时调度工作。
（5）特殊会议的组织工作。召开特殊会议时，除做好上述工作外，还要做好特殊会议必须的一切组织工作。比如，代表大会选举工作的组织，包括组织表决、组织投票、计票工作等；表彰、奖励会颁奖仪式的组织，包括奖品的摆放、领奖人员顺序的排列组织等；大型集会的现场组织工作，包括队伍的排列、调动，以及保持通信联络畅通和突发事件的处理等。有的会议需要安排集体合影，还应做好座椅摆放、座次排列、队伍组织等工作。
