（3）在处理请示性文件时，常常会遇到多头主送、越级上报的问题，此时应根据不同情况分别处理。对多头主送的请示，要看请示的问题是否属于本机关职责范围，如确属本机关职责范围的事，应按来文机关的请示提出拟办意见，对不属本机关职责范围的事，可不写拟办意见，只分送有关领导阅知。对越级上报的请示性文件，一般不予处理。但属重大紧急的，亦应提出拟办意见。对抄送本机关的请示性文件，一般不需提出拟办意见，分送有关领导和部门阅知即可。
（4）对平行机关和不相隶属的机关主送本机关并需答复的商洽性文件，要根据文件所提出的需要办理的事项、商洽的问题，提出应由哪位领导审批或由哪一部门承办和如何办理的拟办意见。
（5）若请示的问题需要几个部门承办的来文，在提出拟办意见时要写明主办部门或主办人，并请主办部门牵头与其他部门商办。
（6）对一些难以提出拟办意见，或认为所提意见没有把握时，应先与来文机关或有关部门联系商洽，确有把握时再提出拟办意见，以免自己的拟办意见不准而造成公文旅行。
（7）对承办部门提出处理意见后转回来的文件，应根据承办部门所提意见和要求再次提出拟办意见。
（8）提拟办意见要注意把好政策关。
（9）拟办意见的表述，文字要准确，观点要鲜明，书写要工整，并且要简明扼要，使人一目了然。拟办意见要写在“文件处理单”上，切不可在文件上随意乱写。
（10）为使领导同志准确地批办，拟办意见要随同有关资料、政策依据和背景材料一并呈送，供领导同志批办时参考。
三、阅文
办公室主任要对来文提出恰当的拟办意见，首先要认真阅读文件，全面了解文件。不能看看文头，瞅瞅文尾，就提拟办意见。一般说，阅文时要弄清下面几点：
（1）看清楚来文的主送和抄送机关，了解该文件的来龙去脉，掌握已发或应发哪些领导和部门。
（2）根据文件标题和内容，确认来文是请示性还是报告性文件，文件中提出了什么问题，是否需要办理。
（3）对请示性文件，要弄清由谁或哪个部门承办，应由哪位领导人批示，需要哪些领导和部门阅知。
（4）弄清文件的密级和急缓程度。对未标明时限要求的，也要根据文件的实际内容，判定时限要求，以便分清急缓，避免误事。对标明绝密的文件，要按绝密文件的处理规定办理。
阅文送呈与请办
一、阅文送呈
办公室收发员收到文件后，需要了解一下文件情况，以便采取不同办理方式。大体上要了解下面几种情况：
第一，了解文件内容，拟出分发意见；
第二，了解紧急程度，如是急件，做急件传阅处理；
第三，了解机密程度，掌握阅读范围；
第四，会议通知，要了解会议的时间地点，视具体情况可采取先批后办、先办后批或复印同时进行的办法处理。总之，办公室收发员要根据不同文件的不同要求处理来文。
1注传法
注传法即注发与传阅有机结合的一种办文方法。此法适宜处理上级来文。上级来文一般有固定份数，要固定发某些单位或个人。这种文件的分发，除固定的范围外，要留一份传阅（传后存档），并根据文件内容在该份文件上签署注发意见。注发意见，一般写批给需要承办或了解该文件精神的有关单位（或人）。办公室收发员要先拿出初步意见，再交办公室主任注发，以减轻办公室主任的工作量。注发表可与传阅单连在一起，即“注发传阅单”，注发人同时签传阅范围（单位或人），一式两用。
2存注法
存注法，是把存档和注发有机结合起来的一种方法。这种方法适宜于处理下级报送的情况、资料。下级报来的情况、资料，一般不予传阅，分发给有关领导和部门，然后，交办公室主任注发，一份自行留存。
3阅注法
这是处理下级请示、报告的一种方法。需要有关领导批示处理请示报告。收发员登记后，填写“阅办单”，请办公室主任拿出拟办意见，然后连同请示、报告一起送有关领导批示。阅办单一定要填写详细，送批要及时，对领导的批示要弄明白，以备答复有关单位的询问。
4拟办批示
将请示、报告送领导批示以前，办公室主任对请示、报告中提出的问题需要拿出初步意见供领导参考。如果情况摸得透看得准，可拿出一个比较肯定的意见，如果看不准，可同时拿出几个意见供领导斟酌。
（1）拟办批示前弄清下列情况：弄清文件讲的是什么事情；文件提出的问题是否需要办理，什么时间完成，有什么要求；文件内容是何人何部门主管；文件的内容与何人何部门有关系；文件的内容需要何人何部门了解；文件的缓急要求；机密程度等。
（2）拟办意见。“拟办意见”应做到简明扼要，阅批对象准确。
（3）送批后处理。文件经办公室负责同志提出拟办意见后，即可进行处理。
5摘要注办
收发员应把收文处理的主要经过和处理结果在文书处理单上作简短的注明，以备日后查考。发复文或电话以及当面答复交代的，应注明复文号或交代的人员、地点、时间、主要精神等。
注办是一项容易被忽视但却十分必要的工作。因为文书处理人员经手处理的事情很多，天长日久，很难件件都记得十分清楚，而且若人员分工调整或变动后，接办这件工作的同志不易弄清过去文书处理的具体情况，遇到需要查考或领导询问时，就会手足无措。
二、请办
1批抄法
批抄是收文处理工作用语之一，包含“请批”和“抄发”两层意见。批抄就是要解决来文请谁批、送谁阅的问题，它包含在拟办中。
批抄工作应注意以下几点：
（1）仔细阅读文件，弄清文件是否需要办理、办理的时限要求及密级，以便按要求及时、准确、保密地办好文件。
（2）对需要办理的文件（包括需批准、批示、转发等），根据内容和领导分工，提请主管领导同志批示；需要职能部门办理的，则根据其职责分工，直接注请有关部门处理。
（3）本着“方便工作、有利保密”的原则，确定抄发（分送）范围。
（4）对须办文适时进行检查和催办，以免误事。
2加抄法
加抄亦称加发，指来文经过批抄分发之后，又要增发某些单位和个人。加抄的原因大体是：
（1）原来批抄时考虑不周，漏抄了某些直接有关的单位或个人。
（2）因为情况发生变化，需要批发给原来没有抄送的某些单位和个人。
（3）领导同志阅后批示要发给某些单位或个人。
加抄是收文处理过程中的补充程序之一。
3请办法
请办是指经授权的文办工作人员将需要办理的文件直接注明送请主管业务部门办理。请办是拟办意见的一种，可在文件上注明“请××办理”、“请××阅处”，并加盖公文处理章。
请办工作的程序是：
第一，仔细阅读原文，确认是否需要办理，主要解决什么问题；
第二，根据职能部门的业务分工，确定由哪个部门办理（拿不准的可先用电话联系）；
第三，涉及几个部门办理的事项，需请一个综合部门牵头，以便协调；
第四，在文件左上角注明“请部门办”或“请××部门商、××部门办”；
第五，注意及时催办和落实。
4请批法
请批是文书部门将收文送请领导同志批办。请领导同志批办文件，一般要附上公文处理单，由领导同志批示具体意见。请批是拟办的重要环节，也可以看做是拟办意见的主要内容。
请领导同志批办文件，要向领导同志提供背景情况，供批示时参考。如果来文同本机关、其他机关以前发的文件有关，应将有关文件一并附上；如果来文机关以前请示过同类问题，应将过去的来文和处理情况找出附上；如果有关领导人对来文所提问题作何种批示，最好仍请原领导人批示，若原领导人不在，必须请另一位领导人批办时，应将原领导人批示意见附上或写上，以免前后不一致。请领导同志批示，一般来说，有三种情形、三种写法：
第一，经过深思熟虑，对上级来文如何贯彻、下级请示问题如何解决有了一个具体处理意见，应该用简单、明确的语言，尽可能将处理方案写明；如果有两种或两种以上的处理方案，可一并提出，同时表明自己的倾向性意见，供领导决策参考。这种情形可以在公文处理单上写上“请××同志批示”，下边写上具体方案。
第二，提不出具体方案，但可以提出由哪个部门去办。这种情形可以在公文处理单上写上，“请××同志批示，拟请××部门办理”，或者“请××同志批示，拟以××部门主办，会同××部门处理”。
第三，对重大问题不便发表意见的或者不能确定应该由哪个部门承办的，则在公文处理单上注明“请××同志批示”即可。
5批办法
批办是收文处理过程中的一个重要环节。批办意见的正确与否，恰当与否，直接影响文件准确、及时的处理。怎样进行批办，要视文件的内容而定。一般来说，需要贯彻落实的文件，通常有两种批办方法，一是先批请单位领导人阅示；二是同时批送有关部门提出具体贯彻落实意见。需要办理和答复的文件，要批明承办部门、承办人、承办期限及处理要求和方法等。需由两个以上部门承办时，要明确指定牵头的部门即主办单位，避免互相推诿，造成拖延和积压。对紧急重大、有疑难问题的文件，应首先请机关领导人阅示，然后再按领导指示办理。阅知性文件，根据文件内容批明需阅知的领导同志、部门和范围即可。
批办意见没有固定不变的格式。一般来说，对必须办理和答复的来文，批办时用比较肯定的语气。如“请××办理”、“请××批示”、“请××审示”等。这类批办意见，承办部门或承办人必须提出答复意见；不能办理的，要说明原因。对有些文件，批办人也可以提出原则性的办理意见。
对于虽提出问题却并非必须予以答复的来文，批办时则不必用肯定语气。如有些来文在结尾写有“如有不妥，请批示”、“不妥之处，请予指示”等，就属于可办可不办的范围。掌握的原则是有问题就答复，无问题就无须答复。批办这类文件可使用“请××审阅”、“请××阅”、“请××阅酌”、“请××研究”等。这类批办意见，常用于阅知性工作。
传阅是指两个以上人员或部门轮流传看一份文件。它是解决文件数量少而应阅人员多矛盾的方法。有时为了使领导同志之间或部门之间相互了解各自对某文件的看法、意见态度，也采用传阅办法，因此传阅也是机关领导处理事务经常采用的一种方式。这项工作在文件处理工作中占有很重要的地位。文件传阅工作一般由办公室负责文件处理的人员承担，在较大机关，由于传阅文件较多，往往确定专人负责。
文件传阅，不仅是为了解决文件数量少、需要看文件的人员多的矛盾而采用的一种方法，事实上它已经成为领导处理事务、互通信息的一种有效方式。
目前，各级机关文件传阅，主要使用以下几种办法：
（1）分送传阅法。分送传阅法是指由办公室负责文件处理的秘书人员和专职负责传阅的人员，将需要传阅的文件直接送给应阅人员的一种方法。其办理流程是：先送第一应阅人，第一应阅人退回后，再送第二应阅人，依次传阅。应阅人相互之间不横传文件，均由秘书人员采用一送一退的办法直接传阅。
（2）集中传阅法。这种传阅办法是利用单位领导集中学习或开会的机会将紧急而又简短的传阅件集中传阅。这项工作常常由负责组织会议的办公室主任来承担。为了不影响领导同志学习和开会，传阅尽量利用会前或会后进行。文字较长的文件，不宜采用这种办法，以免影响领导开会。利用会议传阅文件，可使那些急而短的文件，得到很快处理。
（3）设立阅文室法。有条件的机关，应建立机要阅文室，由办公室秘书（文书）工作人员管理，有关应阅人员应尽量到阅文室阅读文件。阅文后也应在传阅单上签名，便于管理人员掌握谁看了、谁没看，防止漏阅。
（4）横传法。横传法又称“接力式传阅”，即文件从秘书部门送出后，，因此可以加快传阅速度。其缺点是容易失控，因而只有在特殊情况下，比如时间紧迫、两个阅文人办公地点又比较近，由中心点周转不如由两个阅文人之间直接交接来得快时，方可进行横传交接。阅文双方必须在办公室“挂号”和“销号”，让办公室及时掌握文件的去向。
（5）回传法。后边阅批人的批示意见需要向前边已经作过批示的领导同志通报，这个倒流传阅的过程称作回传。回传是文件传阅工作中的一种重要的不可缺少的形式。
（6）专传法。由专人将传阅文件送给有关领导同志审批的过程称为专传。这种传阅方式只有在两种比较特殊的情况下采用：一是特急件；二是绝密件。指定执行专传任务的人应是头脑清楚、办事谨慎的秘书工作人员。他的职责是严格按照限定的知密范围，亲自将特急件或绝密件按指定时间迅速送达有关领导阅处，等领导同志阅完后马上送其他领导，直到传完为止。采用专传方式可以减少中间环节，节省时间，大大加快传阅速度，避免费时误事。同时，又可以缩小知密范围，确保文件的秘密不泄露。
催办、承办与办复
一、催办
这里所说的催办，是指文件处理过程中的催办。催办工作从广义上来说，是对上级领导机关和领导同志的指示，本机关所作的重要决定和领导同志交办的事项以及机关所属部门和下级机关的请示等项在承办落实过程中的查询督促工作。它是避免积压，加速文件运行的手段。通过催办不仅可以提醒承办部门及承办人员在规定的时限内把事情办完，而且可以使单位领导同志及时了解文件承办的进展情况，保证圆满完成领导批办的事项。这项工作虽然重要，但却常常被人们忽略。有些办公室文件送出后就算完事大吉，对文件承办情况不闻不问，结果使有些文件长期积压在公出、请假人员手里，误时误事。这个问题，目前虽已引起各部门的重视，但仍是文件处理工作中的一个薄弱环节。办公室主任应在催办工作上下工夫。
催办工作一般都由负责文件处理的秘书人员承担。在较大机关，由于催办的文件较多，涉及面广，也可以配备专职的催办人员。
1催办范围
文件处理过程中的催办，是指在需要办复文件的承办过程中的督促检查工作。它的具体范围应当包括：
（1）上级机关主送本机关并需要具体实施、贯彻执行的文件。
（2）所属部门及下级机关主送本机关的请示及其他需要办理的文件。
（3）平行或不相隶属机关发来商洽、征询事务需办理或答复的函件。
文件处理工作中的催办工作包括两个方面：一是对内催办，就是对本机关内部承办文件的情况进行督促催办。二是对外催办，就是对本机关发往其他机关并需回复的文件进行催办。办公室催办工作的重点应放在对内催办上，对外催办一般可由机关主管业务部门负责。
2催办方法
目前，机关办公室进行文件处理催办工作主要有电话催办、发函催办、登门催办和请承办部门来人汇报等四种方法。
