【学习目标】
本章学完，你应能够：
1.了解行政公文的概念、特点、种类和格式
2.了解通知、通报、报告、请示、批复的种类和特点。
3.掌握通知、通报、报告、请示、批复的写法。
第一节 行政公文的概述
案例导入
【例文】
国家质量监督检验检疫总局
国质检量函[2007]946号
关于正式启用量子化霍尔电阻基准的值
开展量值传递的通知
中国计量科学研究院：
你院的量子化霍尔电阻基准已被批准为国家计量基准（国质检量函[2006]938号）。经研究，请你院于2008年1月1日正式启用量子化霍尔电阻基准的值开展量值传递。具体实施方案见附件，请组织相关单位做好有关工作。
附件：启用量子化霍尔电阻基准量值的实施方案
二〇〇七年十一月二十二日
主题词：计量 基准 启用 通知
抄送：各省、自治区、直辖市质量技术监督局，中国测试技术
研究院，各有关单位。
本局：计量司，存档
国家质检总局办公厅
2007年11月26日印发
讨论与思考
这是一篇整体格式十分规范的行政公文例文，其书面格式包括哪几部分内容？
《国家行政机关公文格式》将公文的书面格式划分为眉首、主体、版记3部分。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。我们将在后面做详细地讲解。
知识要点
一、行政公文的含义
1.公文的概念
公文是公务文书的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体。它是应用文中最重要且用途最为广泛的一种文体。
公文有狭义和广义之分。广义的公文泛指一切公务文书。狭义的公文是指国务院在2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定的行政公文文种，如命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等公务文书。
本章重点介绍的就是狭义上的公文，即行政公文。
2.行政公文的概念
行政公文是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。是依法行政和进行公务活动的重要工具，是国家行政机关实施行政管理活动的主要手段之一。
行政公文是法定的公文，其种类、格式、行文规则等方面都有严格的规定，即必须遵照《国家行政机关公文处理办法》中的相关规定来办理。它的使用范围非常广泛，不仅在国家各级行政机关内通用，而且还通用于各级各类企事业单位和群众团体。
二、行政公文的特点
行政公文作为依法行政和进行公务活动的重要工具，是国家行政机关实施行政管理活动的主要手段之一，除了“工具”这一特点外，它还具有以下特点：
1.鲜明的政策性
公文既然是国家行政机关在处理行政公务中用到的文书，其内容必然同党和国家的各项应用写作方针、政策密切联系，因此在内容上具有鲜明的政策性。各级机关运用公文，必须贯彻党和国家的路线、方针、政策，有利于坚持社会主义制度，维护人民的利益。
2.作者的法定性
法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织。撰写和制发公文不是个人行为，所代表的是机关或组织，因此它的内容受法律、工作需要和领导人指示的制约，其法定作者制发公文的权利和名义受法律的保护。
需要注意的是，在机关中起草公文的工作人员和签发公文的领导人都不能称为公文的作者。这里需要区别的是公文的撰稿人和作者不是同一个概念。公文的撰写者只是机关里承担写作任务的工作人员，领导人所代表的机关单位才是真正的作者，撰写者撰写完的草稿只有经过领导机关的审批后才可以正式定稿，撰写者不得擅自做主。
3.体式的规范性
公文的规范体式，一是指撰写公文所采用的语体，即现代汉语语体；二是指文体的格式，即公文结构与公文各组成部分的文字符号在载体排列上的规定形式。公文是一种高度程式化的应用文体，在长期实践中形成了一套独特的写作格式和用国家法规予以规定的制发体式，任何机关都不得另搞一套，各行其是。公文的拟制必须遵循规范化的体式，其目的是为了维护公文的法定效力和机关的权威性，也是为了实现公文工作的标准化，提高工作效率。
4.法定的权威性
公文是机关或组织在职能活动中形成的，是这一活动的直接产物。它代表制发机关颁布法律、命令、决定，下发通知或者报送请示、报告，传达制发机关的决策与意图。各级机关所发公文在有效的时限、范围内，具有国家法律所赋予的权威性和约束力，不允许任意违背，做到有令必行，有章必循，违令必究。
公文一经制发，有关的受文机关和人员就必须严肃认真地对待，保证它的执行效能。公文在办理过程中所发挥的法定效力也是现行效用。当公文执行办理完毕，其现行效用消失后，将转化为档案文献，成为历史的凭证。公文法定的权威性取决于两个方面：一是公文制发机关的法定地位和职权；二是公文本身内容的合法性。两者缺一不可。
5.制发的程序性
公文由法定作者制发，在撰写和制发的过程中，它要受公文处理程序的严格制约。比如公文的制发，必须经过拟稿、审核、签发、复核、发文注册、缮印、用印、发文登记、分发等程序；对收文的办理，一般应包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。这一系列过程不是无序的，《国家行政机关公文处理办法》中都有详细的规定。其目的是保证公文制发的质量，以维护公文的法定效力和机关的权威性。
6.文风庄重、文辞严谨
撰写公文是一项严肃的工作。公文要维护其政治性和权威性，就必须保持准确、庄重的文体特点，文风格调要郑重严肃。这就要求反映事物客观实际，表达意见态度明朗，选词用语严谨准确，细致周密、分寸的当，从而形成理正辞严、简练明达、庄重有力的公文风格。切忌模糊含混，语义有歧义。
三、行政公文的种类
1.按基本使用范围分为：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。
2.按行文的方向分为：
（1）上行文：具有隶属关系的下级机关呈报给上级机关的公文，如请示、报告等。上行文一般不得越级请示和报告，下级机关只向直接主管的上级领导机关行文，只有特殊情况下才可以越级行文。
（2）下行文：具有隶属关系的上级机关发给下级机关的公文，如决定、批复等。下行文可以逐级行文，即上级机关只把公文下发到直属的下一级机关；也可多级行文，即上级机关可将公文同时下发到其领导范围内的多层机关；还可直接发送到人民群众，即上级领导机关通过登报、张贴、广播电视等形式直接向广大人民群众行文。
（3）平行文：同系统内平级机关或者是没有隶属关系的机关之间来往的公文，如函、意见、会议纪要等。或者说只要是同级的行政机关、社会团体、企事业单位之间，只要有公务需要联系，都可以根据实际情况，以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项。
3.按紧急程度来划分：特急（1天内办理）、急件（3天内办理）、一般文件。
4.按机密程度分为：绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。
5.按公文的载体分为：传统纸质公文和电子公文。纸质公文是沿用时间最长、使用最普遍的公文；电子公文是在计算机系统中形成、处理、传输、储存的电文文件，现在应用也比较广泛。
四、行政公文的格式
公文的书面格式，是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。《国家行政机关公文格式》将公文的书面格式划分为眉首、主体、版记3部分，并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
1.眉首
眉首一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素组成，实际上就是置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素。
（1）公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文如需标识份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行，采用红色号码机套印，比如同一文稿共印100份，其中第一份的序号可写“001”，最后一份的序号可写成“100”。
使用份数序号主要是有密级的公文。其作用是便于机密文件的分发和回收，有利于提高受文机关和阅读者的保密责任感。一旦出了问题，也便于追查，明确责任归属。如发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和受文机关在收文时，都要登记份数序号。
（2）秘密等级和保密期限
秘密等级和保密期限是对涉及党和国家秘密的公文的保密程度和传递处理的要求，是在一定时间内只限于特定范围的人员知晓的。党和国家机关的公文密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”3个等级，其中“绝密”、“机密”两个密级的公文应当标明份数序号。绝密是最重要的国家秘密，如果泄露出去会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。公文如需标识密级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，并且标识密级的两字之间须空一个字；如需同时标识密级和保密期限，则两项同用3号黑体字，并且密级在前，保密期限置后，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。保密期限一般分一年以内、一年及一年以上，长期的期限不作标注。期限不作标注的一般按保密期20年认定，如：秘密★6个月、机密★3年、绝密★长期。
（3）紧急程度
紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。国家行政机关公文的紧急程度分为“特急”、“急件”、“一般”3种。如需标识紧急程度，常用到的是“特急”、“急件”两种，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，并且标识紧急程度的两字之间须空1个字；如需同时标识密级、保密期限和紧急程度，则密级和保密期限顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。
（4）发文机关标识
发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，不加“文件”字样。《国家行政机关公文格式》规定：发文机关标识原则上应使用小标宋体字，用红色标识，居中印在公文首页上部。字号以醒目美观为原则，由发文机关酌定，但一般应小于22mm×15mm。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。即使是联合行文机关较多，也必须保证公文首页显示正文。
（5）发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空两行处，用3号仿宋体字标注并居中排布。发文字号中的机关代字，要由一定范围内的领导机关对自己直属机关的单位代字统一编定，以免重复、混乱。编好后要保持稳定。机关代字一般由两个层次组成。第一层次是发文机关代字，第二层次是发文机关主办文件的部门的代字，如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办该铁道部文件的铁道部的秘书部门、财务部门。有的机关代字还包含其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多，可能各有其所代表的层次，但尽量以简化为好。联合行文一般只标明主办机关发文字号。
年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，不要把“2006”简化为“06”，用六角括号“〔〕”括入，不要用方括号“［］”或半圆括号“（）”。序号是发文的流水号，一般都按文件的形式统一编号。同一个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。序号不编虚位（即1不编为01或001），不加“第”字。
