与一般文章语言不同，公文的语言因公文的特殊性而有特殊的要求。概括来讲，主要有以下几个方面：
（一）准确
这里所谓准确，主要是指公文中的词、句要明白无误地传情达意。事实上，要做到这一点并不容易。一是因为社会生活、社会实践的无限丰富性本身就是对语言表达的挑战；二是因为我们自身对语言的把握程度也会影响我们对思想观念的表达。就公文写作而言，后者尤其应该引起我们的重视。要做到语言准确，应注意如下三个问题：
1．用词准确妥当
公文写作应注意恰当选用近义词，要仔细辨别词义，以防产生歧义，更不能错用。要使用规范化的词语，切忌使用方言、土语、“黑话”，要慎用外来语言、网络语言，当然更不能生造词语。要恰当使用模糊词语，如“附近”、“一直”、“绝大多数”等。此外，在使用简称时，必须使用被社会广泛接受的规范的简称，而不能自己随意编造。
2．语法规范，逻辑严密
公文写作要注意语句通顺，语法规范，句式适当。公文写作中往往倾向于使用较长的复杂句式，这是因为长句式信息容量大，表述周密。但是句式越长越复杂，就越需要注意符合语法规范，否则不仅不会有好的表达效果，反而会造成语意混乱。同时，句与句之间、层与层之间、段与段之间要有严格的语意上的逻辑关联。
3．运用语气准确
语气对表意起辅助作用，语气不同，所表达的意思也就各异。只有选择恰当语气，才能准确地传情达意。语气准确应做到三点：一是语气与体式相吻合。首先公文多用直陈语气；其次是祈使语气；再次是疑问语气，一般不用感叹语气。
二是语气与对象相吻合，如对上级、外单位、领导人等，语气应当恳切尊重。三是在同一体式中，语气的使用应协调一致，使表意更加鲜明有力。
（二）庄重
公文往往是代表机关发言的，因而远比一般文章严肃，而且许多还具有法定的权威性，与此相适应，公文的语言就要求具有庄重的风格。一般来说，需要注意以下两点：
1．使用规范化的书面语言
规范化的书面语言严谨周密，表意准确，给人以正式、庄重的观感。公文中如果非必要切忌使用口语。例如，公文中要使用“商榷”、“拟”、“妥否”、“不日”等书面语言，而一般不用“商量”d[<；1134>；]TJ1、“打算”、“妥不妥当”、“过些日子”这样的口语表达。此外，公文中除专有名词和专业术语外，尽量不要使用晦涩难懂的词语以及其他不规范的语言。
2．使用专用语言
人们在制作、使用公文的长期过程中，逐渐习惯于使用一些大家普遍接受、认可的公文用语，例如“周知”、“转发”、“特此报告”、“特予公布”等。这些专用语虽非法定，但已约定俗成，用在公文中，不仅可以使行文简练，而且可以很好地体现公文与众不同的庄重风格。
（三）得体
所谓得体，主要包括以下三个方面的意思：
（1）语言要与文种特点相符。不同文种有不同的性质、不同的用途、不同的行文对象，语言上要注意与之相统一。例如，行政公文中的上行文，对象是上级机关，内容多为汇报、请求类的事项，所以就多用一些祈请性的语言，如“恳请”、“敬希”、“敬请”等。
（2）语言要与文书内容相符。不同的内容在运用语言上会表现出不同的特点、风格。如制度、规范类的文书，语言要细致、缜密；汇报、请示类的文书，语言要翔实、委婉；表扬、庆祝类的文书，语言要热情、欢快；批评、教育类的文书，语言要严厉、严肃。
（3）公文语言应该符合时代文明的要求。文明的语言不仅能够起到更好的沟通效果，而且也是公文作者自身素质的体现。具体来讲，就是要根据具体情况恰当地使用敬谦词语，尽可能使用给别人以尊重感的、委婉的语言，有时还可以适当的带有一些感情色彩。
（四）简洁
简洁，就是简明扼要，“文约事丰”，这是公文语言与一般文章语言一个显着的区别。公文语言一般不追求所谓的“文采”，而是追求用很“经济”的文字表达很丰富的内容的效果。这是由公文的性质所决定的，可以便于接受、执行，提高工作效率。要做到简洁应注意以下三点：
（1）可以适当运用缩略语。缩略语是指将字数较多的词、词组、句子，经过高度简化和概括，组合而成的词语，如中共中央、“三个代表”、刑侦、调研等。运用缩略语可以使语言表达更加精练。但是应当注意，使用的缩略语应该是约定俗成，为社会公众广泛接受的，而不能为了简练而自造新词。
（2）可以适当使用文言词语。在公文写作中，一些至今仍有生命力的文言字词、句式仍然被广泛使用，如“迭经”、“敬悉”、“为荷”、“谨致谢忱”等。这些文言词句在公文中大多出现在段落的转折处和结束语中，有着不可替代的作用。
当然，使用文言词语也有一个适度的问题。
（3）力求语言的平易、质朴。也就是说，不能过分渲染，不要使用“曲笔”，不用或少用修辞，不堆砌华丽的辞藻，也尽量少用生僻难懂的字词，使文章直白平易、通俗易懂。不打官腔，少说废话，文章也就自然简洁。
二、表达
写作中的表达，就是指撰写者将构思的内容外化为文本的实践活动。表达方式是指撰写者将构思的内容外化为文本的方式。常见的表达方式有叙述、议论、说明、描写和抒情5种。公文写作主要运用的是叙述、说明和议论。
（一）叙述
1．叙述的含义和适用范围
叙述也称记叙，是按照一定次序叙说、介绍人物经历、环境状况、事物发展变化过程等的表达方式。
在公文中，叙述主要用于交代、介绍背景资料，文中涉及对象的基本情况，事件的发生、发展过程以及因果关系等内容。一些以陈述情况为主的公文，如请示、通报、情况报告、调查报告等，往往是以叙述为主要的表达方式。
2．叙述的种类
叙述的种类或方法很多。按人称的不同，有第一人称、第二人称和第三人称三种，文书写作一般不使用第二人称的写法。按叙述的详略不同，有详述和概述两种。按时间的先后，有顺叙、倒叙、插叙，或顺叙、倒叙、插叙混合在一起。
3．叙述的要素
文书写作的叙述，其基本要素可借用新闻写作中的“五个W”和“一个H”来概括。“五个W”是1851年美国新闻学家查理·戴德针对战地报道而提出的，他要求电讯应回答“五01-42.16个W”，即When（什么时间）、Where（什么地方）、Who（什么人）、What（什么事）、Why（为什么）。后来，有人认为应加“一个H”，即How（怎么样），也就是结果。综合起来，叙述的要素主要有时间、地点、人物、事件、原因和结果6大要素。
４．叙述的要求
（1）准确。即从实际出发，实事求是地介绍人物、事件和环境等，不加主观想象，不夸大或缩小，不以偏概全，不纠缠细末而疏漏本质性的东西。
（2）完整。即把来龙去脉、前因后果介绍清楚，将人物和事件的本质和全貌展示出来。
（3）合目的性。即根据文种的要求，确定叙述的人称、详略等。如报告一般应详述，批复正文的开头就十分简洁，如“某号文请示已收悉，经决定，现批复如下”。
（二）说明
1．说明的含义与作用
说明是以简明扼要的文字，将对象的形态、特征、性质、功能、成因、规律、关系、作用等解说清楚的表达方式。
说明也是公文主要的表达方式之一。条例、规定、办法等文种都经常使用该表达方式。在公文写作中，说明常与另外两种主要表达方式——叙述和议论结合起来使用，介绍背景材料，说明相关情况，为叙述和议论进行铺垫，提供论据。
2．说明的方法
说明的方法也就是说明的种类，在公文写作中主要有以下几种：
（1）定义说明。定义是一种用简洁的语言揭示事物本质属性的方法。定义说明就是给对象下一个定义，从而揭示出它的本质特征或内涵。如《国家行政机关公文处理办法》中对“行政公文”这一概念的说明：“行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”这里就是用定义说明法揭示了“行政公文”的本质属性。
（2）注释说明。即指对概念、术语等进行解释。如《中华人民共和国人民警察法》对人民警察的解释就运用此法：“人民警察包括公安机关、国家安全机关、监狱、劳动教养管理机关的人民警察和人民法院、人民检察院的司法警察。”另外，文书的附注用的也是这种说明方法。
（3）举例说明。即举出具体的例子说明事物特征的方法。它能把比较抽象的事物具体而浅显地表达出来，便于读者理解和接受。举例说明要求事例真实、具体、深刻。
（４）分类说明。即把对象按照统一标准划分成不同的类别，然后逐类加以说明。这种方法不仅可以使读者更好地掌握事物的特征，而且还可以具有头绪清楚、层次分明的表达效果。
除以上几种说明方法外，还有比较说明、数字和图表说明、引用说明等。在具体的写作过程中，要根据具体情况采用适当的说明方法。
（三）议论
1．议论的含义与作用
议论就是运用事实材料和逻辑推理来对某一问题进行分析，表明自己的立场、观点的一种表达方式。
在公文中，议论主要用于对人或者事物作出评价、判断，阐明处理某些公务活动或社会事物的立场、观点、政策原则和决策主张，并说明“为什么”。
2．议论的要素
议论有三个基本要素：论点、论据、论证。
论点是作者对议论的问题所持的看法和主张。论点又分为中心论点和分论点。
论据是证明论点的根据，也就是议论中所使用的材料。论据可分为事实论据和理论论据两类。
论证就是用论据来证明论点的过程和方法。
在一个完整的议论过程中，论点提出“要证明什么”的问题，论据回答“用什么来证明”的问题，论证解决“怎样证明”的问题。
3．议论的方法
议论的方法也就是论证的方法，大体上分为两种类型：树立一个正确观点的议论叫立论；批驳一个错误观点的议论叫驳论。
（1）立论的方法有以下几种：
归纳法：也叫归纳论证，是从若干个别事例中推论出一般规律的方法。
演绎法：也叫演绎论证，是从一般原理推导出个别结论的方法。
例证法：也叫举例论证，是通过列举事实材料来证明论点的方法。
此外，常见的还有引证方法、对比法、因果法等。
（2）驳论的方法。一般来讲，驳论无外乎反驳论点、反驳论据、反驳论证三种方法。
反驳论点：就是用事实和道理证明对方的论点是错误的。可以直接反驳，也可以间接反驳。常用的方法有归谬法、反证法等。
反驳论据：就是通过揭示对方论据的虚假，从而推翻对方的论点。
反驳论证：就是指出对方在论证过程中的逻辑错误，从而推翻对方的论点。
第四节起草与修改
一、起草
（一）起草的含义
起草也叫拟稿，就是打草稿，这是形成公文文本的第一个步骤。
起草存在于头脑中的构思，无论进行了多么长的时间，一是不可能详细到每一个数字、事实；二是不可能具体到每一个词、句表达。因此，可以说起草的过程，不仅仅是简单地把构思外化的过程，而且也是一个再加工、再创造的过程。
（二）起草的基本方法
起草的方法大致上有以下两种方式：
1．一气呵成
一气呵成就是在提纲和腹稿的基础上，一次写完初稿。它主要适用于行政公文、公安司法文书、信函类文书等篇幅较短的公文的写作。对于篇幅较长的文书，其每一相对独立、完整的部分也应尽可能一次完稿，以求得文脉贯通、气势酣畅。
2．化整为零
化整为零就是把文稿分成若干部分，然后一部分一部分精确、严谨地完成。
这种方法大都适用于篇幅较长的文稿。其优点是写作时机动灵活，文字严密，结构紧凑，形成全篇文稿后无需多加修改。
起草方法因人而异，各人有各人的习惯，没有一定之规则，只要适合撰写者自己的特点，有助于文稿主旨的表达，不同的起草方法都可以运用。
二、修改
（一）修改的含义
公文的修改具体是指撰写者对已经起草好的文稿进行进一步的润色、调整，以使词句表达更顺畅，段落布局更合理，主旨表达更充分、更准确。
