一节 宴会销售组各岗位职责与工作流程
一、宴会销售组岗位职责
A宴会销售主管岗位职责
1.根据宴会销售的实际情况，协助营销部经理制定宴会销售策略、宴会销售组的各项制度和工作流程。
2.负责宴会销售市场推销计划的制订，建立并完善宴会销售的工作程序和标准。
3.负责建立并完善宴会每日登记、客户合同存档、宴会订单和预报单的存档记录系。
4.负责就宴会菜单及价格的制订事项，与餐饮部经理和行政总厨进行沟通。
5.协助餐饮部，进行宴会开始前的各项组织与准备工作。
6.负责对重要宴会的销售客户进行回访。
7.制订下属员工的培训计划，组织开展对直接下属的各项培训，以提高员工的综合能力。
8.对下属员工的工作进行监督和考核，制订奖惩方案。
B宴会销售专员岗位职责
1.负责根据销售计划，对潜在客户进行电话访问或拜访，详细填写工作记录。
2.负责接待来访客户的参观、咨询，并为客户介绍酒店宴会服务、设施设备及相应的销售政策。
3.负责联系意向客户，就宴会的各项细节、价格等事宜与客户进行洽谈和确认，直至签订协议。
4.负责对宴会场地布置、菜品设计等前期准备工作进行实地检查，保证所有的事项均符合客户的宴会预订要求，就宴会接待服务事项与相关部门进行协调。
5.负责在客户的宴会进行过程中，协助做好宾客的招待与服务工作，以保证客户对酒店宴会服务质量的满意度。宴会结束后发函向客户表示感谢，礼貌征询客户对宴会服务的改进意见和建议。
二、宴会销售组工作流程
A宴会销售工作流程
1.宴会销售工作流程
2.宴会销售工作要点
a宴会销售人员要定期做好客户拜访，同时将酒店的推广活动告诉客户，并针对拜访情况做好记录。
b销售人员应详细问清客人人数、活动地点、菜点风味、特殊要求等信息并提交预订人员，以便其填写宴会预订日记。
c确保与客户保持密切的联系，如宴会有任何变化，随时进行登记，并将更改日期、更改人及登记人等信息详细注明。
d由预订人员负责向客人发出宴会预订确认书，提前一周通知餐饮部宴会情况，提前3天给餐饮部下宴会通知单。销售人员或预订人员应保持与客人和餐饮部的密切联系，一旦发现有任何变化立刻通知餐饮部和客人。
e宴会销售主管于宴会开始前1小时到达宴会厅，检查宴会的准备情况，发现任何问题立刻处理。
B宴会预订落实工作流程
1.宴会预订落实工作流程
2.宴会预订落实工作要点
a确保宴会预订准备工作顺利、高效地进行并完成。
b确保宴会举办顺利、圆满成功，保证客户对酒店的服务满意度。
c在客户进行电话预订时，应明确告知按酒店规定于客户需要于××天内来确认场地是否合适，如果定期内客户未到则不予保留场地。
d在确定场地的同时，可请客人确定宴会菜单，并提供相应菜单供客户参考，以帮助客户更好地做出决定，同时要跟客户说明菜单确定的时限。
e待场地、菜单确认后，与客人签订宴会合同(协议)，并清晰记录免费项目、非免费项目、是否有订金、订金金额等信息，对客人按酒店规定予以说明。
f协议签订后填写宴会通知，于宴会开始一周前将文件发至相关部门，让其在宴会通知的背面签收作为凭证，宴会结束后由预订处存档。
二节 宴会销售组管理制度与标准
一、宴会销售管理制度
为提高宴会销售收入，保证客户的满意度，指导宴会销售人员按酒店规定做好宴会销售工作，特制订本制度。
1．要求客户在预订场地时，要按照酒店规定的时间提前确认场地，并告知客户，若不按照酒店时间确认，则场地不予保留。如另外有客户在此期间来订场地，须对前一位预订客户以电话通知。
2．客户现场预订场地，宴会销售人员应亲自带领客户查看场地，并根据宴会规模合理安排场地。如果客户同意场地安排，则当日完成预订手续，在每日预订表和场地预订本上详细登记，向客户收取部分押金，押金金额视宴会规模不等。
3．遵循下列标准与客户确定宴会菜单：
a客户确定场地后，要求客户确定菜单，提供相应菜单供客户参考，同时告诉客人菜单应至少在宴会开始前半个月确定下来。
b菜单一式两份，注明宴会日期、地点、餐饮类别及人数，并由客户签字确认。如果客户要求对菜品做一些调整，则第一时间询问厨师长，征得同意后告之客户更换菜品后的差价，说明酒店有权随季节变化将个别时令菜作相应调整等情况。
c将确定的菜单在每日预订一览表与场地预订表上注明。
4．确认场地、菜单后，与客户签订宴会协议，要用酒店专用的协议表格，逐一填写，尤其注意免费项目和非免费项目，要填写清楚，按店规明确说明。
5．待签订协议后，要根据客户的要求填写美工制作单，客户姓名须由客户亲自书写并留为存根，以避免失误。美工制作单在宴会开始前10天送营销部经理签字后转交美工室，为留足更正错误的时间，一般于宴会开始前五小时接收、核对。
6．协议签订后，要根据客户的预订要求，填写宴会预订单，提前10天将宴会预订单打印成文，提前一个星期将打印文件发至各相关部门，让相关部门负责人在宴会预订单的背面签字确认以作为凭证，营销部预订处在宴会结束后进行存档。
7．销售人员应提前3天将客房预订单及宴会菜单送至总经理办公室签字，然后送至客房部，于宴会开始的前一天向客房部确认房间号。
二、宴会咨询服务标准
1.接受电话咨询服务标准
a报出酒店名称，礼貌、主动地向客人做自我介绍。
b为客人详细介绍酒店的宴会标准、场所，尽力推销本酒店的特色菜品。。
c认真倾听客人需求，了解客人宴会预定的标准，据此向客人推荐适合的宴会等级及标准。
d预订单位、联系人姓名、联系电话、宴会日期与时间、参会人数、桌数、每桌消费标准等信息要在接受预订前明确问清，礼貌询问客人有无特殊要求，若有则记录在宴会预订登记本上。最后向客人复述一遍所有信息，问清付款方式。
e若是大型宴会，应告知预订方提前两天交付定金，及时通知相关接待部门做好接待准备。
f第一时间与客人商议、确认、制定宴会菜单。
g如客人的宴会要求达不到酒店可接受预订的标准，则应婉转向客人解释并致歉。
2.现场预订客户的接待标准
a主动与初次上门咨询预订宴会的客人交换名片，主动向客人介绍本店特色，并在客人的要求下陪同参观宴会场地。
b如果是已经在本酒店举办过宴会的客人，则应主动征询客人对上次宴会的意见或建议。
c具体的接待服务标准。
