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第17章 无为的执行过程(1)

管理的效果,表现在有为上面,根本毋庸置疑。但是大家都要求有为,势必讲求个人的表现。争相邀功的结果,产生很多明争暗斗的不良举动,反而增加执行过程中的困难,影响到执行的效果。

无为当然不是不为,却应该是无不为。只有站在无为的立场来无不为,才能够“不求有功,但求无过”地尽力而为。不争功也不诿过,自然一切秉公处理。

执行时固然应该尊重原计划的精神,却也必须顾及定案后的新变数以及执行时的实际状况,居于落实计划的苦心,认清可变与不可变的分野,然后发挥无为的领导精神,以团队的力量来突破难关,务求贯彻实施。

目标实现、渐进试行、水到渠成是执行人员应该掌握的三大原则。站在不可变的立场来寻找可变的部分,以高度的执行热忱,促成同仁的精诚合作,抱定责无旁贷地坚决完成的决心,审慎评估实际和情势,塑造强大的团队力量,自然容易获得良好的执行效果。

执行之后,必须检讨优劣得失,作为下次计划时的重要参考。但是检讨时,最好掌握中国人的特性,以免流于形式而自欺欺人。

全面无形的控制,也是中国式管理的特殊方式,主要是以人为对象,从面的不同,来查核心的差异,进而掌握可能产生的变化。执行过程全面无形地加以控制,不达目的誓不罢休。

第一节〓站在落实计划的立场来执行当计划者和执行者是同一个人的时候,遇到困难时,居于“自作自受”的体认,通常不会张扬出来,却默默地寻求解决的途径。这时候觉得除了增进自己的经验之外,丝毫不敢邀功,当做自己对组织的重大贡献。

然而,当计划者和执行者不是同一个人时,其间所产生的差距,非但必然,而且相当显著。

通常有下述三种现象,导致两者互相指责,影响计划的顺利执行。

第一,计划者缺乏执行的实际经验,常常在时间分配、前后次序以及人员配置上,产生若干误差。若是执行者存心找碴儿,或者耿直地实情实报,就会公开暴露计划者的弱点或缺失,以致计划者颜面无光,反过来指责执行者“不善驶船嫌溪窄”,因而强词夺理,死不承认计划有误。其实是一种恼羞成怒的反应,却导致双方难以协调。

第二,计划者和执行者具有不同的认知和判断标准,特别是条件的配合度、执行的难易度以及细节的通融度方面,有相当大的差距,使得双方面看法不同,而引起争执。

计划者所考虑的配套措施,执行者常常加以低估,因而觉得在现有的情境下,难以推行。

同时在执行过程中,对于细部做法的变更程度,也常常产生不同的反应。类似的情况,往往不断出现,导致双方互相批评,彼此不信任。

第三,执行者不完全了解原计划的主旨,因此在本末、轻重、大小、利害、多寡、缓急等等方面,都掌握得与计划者设想的不同。彼此都没有恶意,结果却十分懊恼。

即使计划者费尽苦心,反复将计划的目标、目的和意义、价值等要旨告知执行者,也未必获得良好的回应。因为执行者常常自以为是,而实际上却不能充分了解计划者的真正用意。沟通不良,甚至沟而不通,形成莫大的障碍。

这些常见的状况,如果不能妥善化解,势必造成“计划良好,而执行不力或不顺”的恶果。

不力指执行者不用心、不愿意全力配合,甚至于故意出纰漏,让计划者难堪。不顺指执行者很用心,也愿意全力配合,却由于认知的差距或者对计划的主旨不完全了解,以致执行过程中,相当不顺利。不论不力或不顺,对计划者和执行者双方面都有害无利,必须预先估量,尽量减少,提高双方面的效益。计划是为了付诸实行而存在,工作做得好包含善于计划也善于执行。惟有两者都好,才能有效达成目标。

因此,执行者的使命,既不在批判计划的好坏,也不在找出计划的缺失,更不是盲目地按照计划去执行。执行者的使命,应该是“站在落实计划的立场来执行”,务求确实达成预期的效果。下述三大要领,必须充分掌握:

第一,稍有工作经验的人,不难发现按照计划去执行,是一件十分困难的事情。

因为计划和实际情况有所出入,几乎很难找到例外。就算计划者具有实际执行的丰富经验,事实上也很不容易掌握每一个细节,以致执行者经常抱怨计划完全是纸上谈兵而毫无价值。但是,站在落实计划的立场,执行者必须调整批判、挑剔的心态,改为“内外环境时刻都在变迁,计划者再怎么用心,也难以完全掌握接踵而来的变数。虽然执行时有些困难,正好发挥自己的实力,”因而坚定决心,想办法使计划落实,而不是愤怒地指责计划的不切实际,或者消极地抵制原有的计划。这时候执行者不但不会存心找碴儿,而且不愿意公开暴露计划的弱点或缺失,反而会欣赏计划的用意,用心思考权宜应变的方法,并且深入分析、比较和调整,使计划更为完善,而有利于执行。相信计划者对执行者采取这样的态度,必然很受欢迎。同时对执行者所做的各种调整,也都很乐于接纳。彼此互信、互谅,自然不生嫌隙。

第二,为了达成这种互信互谅,计划者和执行者应该经常沟通。对于计划的目的,必须透过平日所建立的人际关系,针对适当的对象,利用合适的时机,做比较透彻的解说。在中国社会,如果大家只凭同事的关系,很容易公事公办。彼此就事论理,结果都很没有面子。最好平时多和同事建立一些私交,把某些同事先变成朋友。有了这种朋友的情谊,将来谈起公事时,比较方便,由情入理,彼此都有面子,更能够进一步深入地沟通。同事会斤斤计较,本位主义十分明显;朋友则比较宽容,有事好商量,居于互相照顾的情分,不至于存心找茬、出洋相。透过同事间的朋友关系来谈论公事,由于其中的友谊情分在发生作用,讨论起来,比较容易互动。遇到问题,也比较方便当面请教,或者提出异议,而不至伤害感情,恼羞成怒。对于计划和执行之间的种种落差,比较有调整、补全的可能。

计划者和执行者,才能够持久地互相合作,而不是计划执行完毕之后,彼此心结很重,以后再也无法共处。

第三,计划者和执行者,都应该明白“功没、过存”的道理。一方面知道功劳就算存在,也会很快被遗忘,甚至被翻案;另一方面必须养成“有成果,功劳归于另一方”的习惯。“功劳终究是让出来的,不是争得到的”,计划者和执行者互争功劳,必定双方都得不到认定,变成双方都没有功劳。计划者将功劳推给执行者,而执行者也懂得把功劳归于计划者,结果双方面都获得肯定,大家都有功劳。因此在执行过程当中,对于计划的缺失或弱点,不宜公开宣扬,却应该互相隐瞒,尽量私底下协商,共同谋求解决、补救的办法。

在主管面前,尽量支持对方的见解,将更有助于私下的协商。但是,双方面都必须站在有效落实计划目标、使计划顺利施行的共同理念下进行隐瞒的动作,才不致掉入欺骗的陷阱。在中国社会,对隐瞒和欺骗的差异性,应该用心区别,否则很难分辨清楚。

总之,执行者的基本心态,必须以尊重计划,看得起计划者为出发点,然后站在落实计划的立场,审视内外环境变迁所带来的相关变数,居于“不争功,不诿过”的原则,凡事采取由情入理的方式,和计划者透过私人的朋友情谊,再来谈论公事,往往可以收到良好的沟通效果。执行者如果自己衡量和计划者的情谊不足,最好寻找比较可靠的人士来穿针引线,促使双方心理上的桥梁互通,在“说起来都是自己人”的情况下,再来沟通,必然更有宏效。

认清计划的可变与不可变原则执行者不可以变更计划的主旨和目标,却能够依据实际的需要,改变细节的施行,以利计划的顺利落实。

计划可不可以变更,不适宜用二选一的二分法来决定。认为计划是可以改变的,和主张计划是不可以更改的,都是比较极端的看法,相当不切实际。如果采取二合一的思考方式,把可以改变和不可以变更合起来想,应该能够寻找出一条两全的途径,也就是同时兼顾可变与不可变两个部分,符合“合中有分,分中有合”的法则。

可以变更的部分,请执行者必须特别注意,仅限于下述三大项目。兹分别说明如下,以供参考:

第一,基本条件发生变化,与原先的估计出现重大的差异。这时候若是完全无视于情境的变迁,抱着“死马当做活马医”的蛮干心态,固然有时候决心胜过一切,也有克服难关,把计划付诸实施的可能。但是除非万不得已,最好不要如此。因为这种以精神排除万难的方式,并不适宜常常运用,以免拗不过实际的阻碍,而功败垂成。比较合适的想法,应该是衡量当时的条件,做出合理的调整。

第二,政府的政策发生重大变化,不利于原计划的执行时,不能不加以改变或修正,甚至需要暂时停止执行,等待政策有所变化,再来考虑调整或放弃。因为自古以来,民不与官斗,几乎成为企业界自律的不二法门。特别是政府新政策刚刚宣布,或者雷厉风行的时候,更不必违背政策,以免被当做杀鸡儆猴的标的,蒙受很大的损失。配合政策的需要,一向是企业界奉行的法则。每当重大政策颁布时,设法调整自己的计划,应该是合理的态度。

第三,意外的天灾人祸,导致执行上的重大困难。这时候再有执行的决心,计划也可能被迫停止。因为天灾人祸,往往不是自己的力量所能够预料、控制或补救的。必须众人花费比较长的时间来处理,才能逐步恢复。不幸遇到这样的状况,恐怕只好暂时喊停,等待情况改善之后,再来想办法。不过暂停一段时间,就应该重新用心调整原有计划,使其适合情况的变化,而能顺利继续执行下去。

遭遇上述三种状态,基本条件发生变化、政府的政策发生重大变化、遇到意外的天灾人祸,执行者当然可以考虑将计划加以适当的变更。但是,所有的改变,都应该尊重原先的主旨和目标。不论如何,我们所能够改变的,不过是细节部分,而且以不违背既有的主旨和目标为原则。

执行人员必须掌握下述三大原则,兹分述如下:

第一,目标实现原则。不管在计划拟订的过程中,是否参与,有无不同意见,一旦决定执行,即应坚定信心,非实现计划所订立的目标不可。譬如新进人员的训练,主旨在促使新人早一天进入状况,了解组织内的实际运作,以及工作的分野与性质。所有参与执行的人员,必须牢记在心,从各种层面来完成这些目标。即使从组织的现况来看,根本没有时间来举办集中式的训练,也应该设法化整为零,采取一对一的形式,透过工作的进行,由资深员工来带领新进人员,逐步引导他们进入正轨,达成预期的目标。我们相信,只要有心把它做好,自然会随机应变,就现有的条件,创造出有利于达成目标的途径。

第二,渐进试行原则。不要一开始便想要改变,应该抱着试试看的心态,采取渐进的方式,先将部分计划付诸实施,等待大家接受后,再全盘实现。通常我们会先从比较容易接受的部分开始,或者由比较容易接受的事项着手。譬如营业部门订立销售计划,主旨在说明用什么方法把商品卖给哪一种人?其中牵涉到生产合于市场需要的商品,稳定地供应给客户,分析市场,掌握市场区隔,以寻找潜在的顾客,确定出售的方法,并建立企业忠诚度,做好售后服务,提供商品的附加价值,注意流通的环境变化,设计促销活动,订立营业目标,提供激励措施等等。执行时可以分别从各个项目中,寻找比较容易接受的部门,例如生产部门中的研究发展单位,试图以更为便宜的成本来生产。或者选择比较容易接受的事项,例如调整销售的通路,考虑商品于何时在何处摆出多少数量的相关战术。由抗拒最小,收效最大的点着手,对执行很有利。

第三,水到渠成原则。凡是雷厉风行的结果,大多是五分钟热度,转瞬就会成为幻影。先渐进试行,然后顺水推舟,再趁热打铁,采取及时的行动,这样水到渠成,往往更加持久有效。譬如提高销售能力的计划,主旨在增进销售人员的挑战精神与自信心,可以针对营业人员访问顾客不得要领或对顾客有明显的好恶、安排时间不适当、访谈技巧有问题、自认为工作量太大、性格内向、不够积极、缺少自信心、对商品不了解、惧怕被拒绝等等项目,逐一加以分析,找出真正的原因,以便对症下药。这时候可以由主管陪同销售人员一起访问顾客,或者在工作之余个别面谈,以护士看护病人的心情一直到痊愈为止。

总之,执行人员不可以完全无视计划的主旨和目标,坚持按照自己的意见去调整,而应该以计划的主旨和目标为基础,把它当做不可变的部分,再来审视当前的实际需要,加上自己的创意,使计划执行得更顺利、更有效。

遇到执行人员过分偏离主旨和目标时,主管必须马上指出其行为逾越界限,要求立即改善。

不过这种过分偏离的执行人员,通常都相当能干,对自己的能力很具信心。他们的共同缺点是自作聪明而又自以为是,也就是自我意识十分强烈。若是当面浇冷水,要求马上改正,必然引起抗拒和不满的情绪。最好先给予相当的褒奖,再明确指出偏离的事实和可能的后患,在不伤其自尊心,顾全面子的情况下,用“聪明人共同的通病”来加以劝阻,比较容易被接纳。对于擅自变更计划宗旨及目标的执行者,切勿宽恕,劝导不听时,必须严重处分;如果再不改善,就应该调换或者劝告其自动离职。执行者我行我素,基本上是不可原谅的行为。

但是,一切不用心、盲目全盘执行,同样会带来非常严重的弊害,也是不可宽恕的做法。

明辨可变和不可变,站在“不可变”的立场来找出“可变”的部分,这种以不变应万变的执行精神,才是正当的方式。可惜现在很多人,不能够了解并掌握这个原则。

第三节〓发挥无为的领导精神执行计划时,通常可能遭遇的障碍,除了执行者对计划的主旨和目标不够了解、执行能力不足、工作意愿低落、执行过程紊乱、以及执行者对计划者的心理抗拒之外,最重要的,莫过于执行小组主持人的领导风格。

现代单打独斗的可能性已经大幅度减低,大多采用团体的方式来执行计划。而团体不论大小,总要推定主持人。若是主持人拥有良好的领导风格,能够激起成员的工作意愿、提升成员的执行能力、消减对计划者的心理抗拒,同时加强对计划主旨和目标的深入了解,多多与计划单位取得密切的联系,相信计划的执行,已经成功了一半。

良好的领导风格,就执行计划而言,要点如下:

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