如前所述，会议的各种重要功能使它具有广泛的应用性，但是，召开会议本身不是目的，而是管理过程中为实现一定时期的工作目标而采取的一种手段。当秘书人员协助各级领导者充分运用这一手段进行管理时，还要协助他们积极寻求和采用其他合适手段。这不仅是工作的需要，而且也是节约开支的需要。因为会议是要付出经济代价的，只有开高质量的会议，这种代价才有意义，而那些无效的或效率不高的会议，只能造成程度不同的浪费。
1．会议成本计算
任何的社会劳动，都要讲究经济效益。会议活动作为社会劳动的一种方式，也要讲究经济效益，即要以较少的劳动和物资消耗求得较好的经济效果。但由于会议活动是一种精神活动，其效果以及这种效果转化为物质产品需经过一系列复杂的中介环节，因而难以计量。现只得借用经济学中的“成本”一词，对会议活动的投入方面，作一个简要的说明。
会议成本是指参加会议人员花费在会议期间的时间价值量与会议期间后勤工作等实际经费开支之和。
（1）参加会议人员花费在会议期间的时间价值量
“寸金难买寸光阴”，时间是无价之宝。时间量价值只能以会议人员由于开会而减少的劳动价值来计算。它包括以下3项：
①与会者的工资及其从本单位取得的其他收入。计算方法。是，将某个人的平均小时工资与平均小时其他收入之和乘以其实际参加会议时间（小时），即得出该人此项时间价值。再将所有与会者各个人的此项时间价值相加，即为参加会议人员的工资及其从本单位取得的其他收入值。
②因会议时间而减少的个人工资与其他收入之和以外的劳动产值。在任何一个社会性组织中，个人劳动产值总是大于其工资与其他收入之和，不然，该社会组织就无法维持再生产，哪怕是简单再生产。个人劳动产值一般为其工资与其他收入的3倍以上。我们在这里取3倍。也就是说，因会议时间而减少的个人工资与其他收入之和以外的劳动产值，为上述第①项的两倍。
③因参加会议而引起的经常性领导工作停顿所造成的损失。领导工作千头万绪，盘根错节。由于开会，往往会使相关的管理工作被削弱。譬如，不能接见有关人员（包括本单位和外单位），会耽误这些人的时间和工作；不能及时处理一些重要的、紧急的事情，可能会因错过时机而失去一次重大成功的机会。这种种损失，以上述第①、②项之和的两倍计算。
（2）后勤工作等实际经费开支
后勤工作等实际经费开支甚多，主要有会议室租用费，文件、材料制作费，会议用品费，交通费（乘坐飞机、车、船等费用），会议人员路途、伙食补贴，住宿费，工作人员伙食、住宿、补贴等。
会议成本计算公式是：
会议成本=（2×3）×（G平（平为下标）+S平（平为下标））×T×n+会议后
勤工作等实际经费开支
注：G为参加会议人员各个人的单位工作小时工资数，S为参加会议人员各个人每单位工作小时取得的工资外其他收入值，“平”为平均值，T为参加会议人员各个人的实际到会时间（小时），n为参加会议人员人数。
试用上式计算一次会议的成本。
假定：中央某部在北京召开一次全国下属厅（局）长工作会议，各省厅（局）来两人参加，外地到北京开会有70人，北京部司（局）长有40人参加会议，出席会议人员为110人。会议秘书工作人员为10人。会期10天。
再假定：上述参加会议人员月平均工资为180元，日平均工资为6元；每个人工资外收入日平均为1元；外地到北京开会每人平均路费和路途补助费为150元；会议期间住宿费每人每天8元，伙食补助费每人每天3元；文件制作费平均每人50元；会议租用会议室5个，日平均每个会议室收费100元；其他费用不计。
那么，这次会议的成本为：
会议成本=6×（6+1）×10×120+70×150+120×（8+3）+120×50+100×5×10=73220（元）
这么一次一般的、中型的工作会议的成本竟然达到7．3万余元，平均每个会议代表花费665元，即10天会议的花费，相当于他们工作三个多月的工资。
正因为会议成本高，所以，会议成效成为很多管理者注目的问题。美国和日本都很重视对会议的科学组织和管理。1987年美国报刊列出的最吃香的25个职业中，就有一个是“会议策划专家”。日本的一些工业公司，每次开会时，都要把会议成本分析账挂在醒目处，以提醒会议人员节约时间，提高会议效率。还常邀请会议研究专家作为旁观者参加会议，请他们对会议质量进行评估，提出建议。有人预料，会议学可能成为管理学的一个分支脱颖而出。
2．提高会议质量
会议多是世界各国普遍存在的问题。国外有些会议研究者发现，企业经理在会议上所花费的时间达50％以上。据日本效率协会统计，全日本科长以上管理干部工作时间的40％是在开会。
我国50年代曾反对过的“五多”之一是“会议过多”；80年代依然如故。有人调查后发现，某行政机关科长以上的干部，每月仅开会，就占去整个工作时间的40％以上；一位副市长每月参加各种会议，竟占去整个工作时间的60％～80％，而其中约有1／3的会议，是可参加可不参加的。时至今日，会议成灾仍未得到控制，请看全国人大代表、福建莆田********郑义正含带苦涩给自己写下的这副对联：“这文那文‘文山’高百米何时可越过，会来会去‘会海’深万丈哪日能跳出。”他向记者提供了一张1989年参加会议的统计表：全省性会议11次68天。市直机关各类会议113次64天，市委会议83次58天。平均每星期赴会4次，全年有一半多时间“泡”在会里。真所谓“大会三六九，小会天天有”。
“会海”与“文山”是一对孪生姐妹，会议多文件必然多。因为大多数会议，会中少不了动员报告、典型发言和大会总结。散会时，每个代表免不了带回一大包的会议文件。反过来，文件多会议也必然多。传达文件要层层开会，讨论文件要分片开会。文山与会海这样互相交织，愈演愈烈，必然造成严重的公害。就会海而言，那一个个准备不充分的会，一个个轮流表态的会，一个个只图形式不管实效的会，一个个吃喝游玩之风劲吹的会，不仅耗费了国家大量的人力、财力，而且使一些领导者陷入无效会议的无效劳动之中，影响他们进行有效性管理，进而降低了他们在群众中的威信。
文山会海的产生，既有体制方面的原因，又有思想观念、工作作风方面的原因，需要进行综合治理才能克服。在加快改革开放步伐、集中精力把经济建设搞上去的今天，再不能让文山会海拖我们的后腿了。精简会议，提高会议质量；精减文件，克服文牍主义，已尖锐地提到议事日程上来。比如，****广东省委、省政府为克服会议多、文件多、领导干部事务性活动多的现象，防止和克服形式主义和官僚主义，就作出了《关于改进领导作风的规定》（1992年3月14日），其中的第三条是坚决精简会议，内容如下：“目前会议过多、会期过长、人数过多、规格过高的情况很突出，必须坚决改变。凡不结合实际研究解决问题的会议就不要召开。凡可用其他方式解决问题的就不要召开会议。凡可合并召开的会议就要合并召开。凡可由部门召开的会议，就不要用省委、省政府名义召开。必须召开的会议，要讲求实效，真正解决问题。要严格控制会议规模和会期，少开大会，不开长会，不要照套上级的相应规格。省直部门召开的会议，非经省委、省政府批准，不得要求下级党政领导参加；也不要邀请省委、省政府负责同志参加，如确有需要的，经批准后可请分管的负责同志参加。”
在精简会议的同时，还要着力提高会议质量。提高会议质量的关键是：每次会议的指导思想、目的、任务要明确、集中，不开泛泛而谈、解决不了实际问题的会；会前要围绕会议主题，把有关文件、资料发给与会者，与会者要认真阅读，心中有数，不开无准备的会；领导要加强对会议的指导和控制，秘书人员要做好各项会务工作，不让会议如放羊跑马，离开议题。
