§§§第一节公文处理的程序
“公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。”（《国家行政机关公文处理办法》以下简称《办法》）
公文处理是行政机关的一项经常性的重要工作，是机关实现其管理职能的重要手段。公文处理在行政机关中起承上启下，联系内外的枢纽作用，通过公文的正常运行，贯彻执行党和国家的有关方针、政策，把上级机关的领导意图贯彻下去；将下级机关的丁作情况和问题反映上来。通过公文的周转，同各部门协调配合，互相促进，使机关上下左右连成一个整体，以提高国家行政机关的职能作用。
公文处理具有严格的程序，每一程序由若干密切相关的工作环节构成。形成公文收发运转，上承下联的严密有序的处理流程。
公文处理程序的基本内容是：
一、办理
指公文的形成、传递至执行的各个工作环节。
公文办理包括发文办理和收文办理两大程序。发文办理指以本机关名义制发公文的过程，通过草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程宁而最后形成正式公文；收文办理指收文机关对来自各方面的有关文件的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序，解决文件提出的任务和问题（包括撰制新的公文）。
二、传递
将发文机关的公文根据一定的规则通过多种方式递送给收文机关。
三、整理（立卷）、归档
公文办理完毕后，根据一定标准对公文进行整理，将具有留存价值的文件，根据有关规定进行及时整理（立卷）、归档。
四、管理
由文秘部门或专职人员对公文进行统一分类保管，并对公文进行科学、安全的保管措施加以维护等。
§§§第二节公文处理程序的特点
一、规范性
行政公文具有严格的规范体式，因此公文处理的各个工作环节都须遵循规范，以使公文处理程序化、规范化。
二、连续性
公文处理程序是一个相互联系、紧密衔接、排列有序的系统，其运转、办理顺序不能任意割裂或颠倒，以确保公文处理的效率。
三、确定性
公文处理的各个工作环节具有相对的独立性，不宜随意越过某一环节，以确保公文处理的合法性、可行性。
§§§第三节公文处理的基本要求
《办法》总则第四条规定：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。”
根据《办法》规定的有关精神，公文处理的基本要求是：
一、坚持实事求是的原则
实事求是是公文处理的基本原则，要求公文处理时必须尊重客观事实，一切从实际出发，取得实际效果。因此，要加强调查研究，掌握全面而真实的情况，公文的材料及有关信息要做到确凿可靠，这是处理公文的基础和前提。其次，要有的放矢，切实解决问题。公文处理，要针对实际问题提出大致方针，制定切实可行的意见、措施和办法，以增加公文的指导性和针对性。
二、精简、高效的原则
精简、高效是对公文处理工作最基本最主要的要求，这就要求提高处理效率，用最少的时间有效地解决问题。提高公文处理效率首先要做到精简：
1．在保证质量讲求实效的前提下，努力减少公文处理的公文数量，简化公文处理的程序手续和办法，反对形式主义与文牍主义。
2．缩短公文运转周期，减少公文在各个程序上停留的时间。
3．集中统一、加强管理，建立统一的管理结构，“各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。”“各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。”（《办法》总则第七条、第八条）建立统一的公文管理制度和统一的公文处理渠道，尽量减少参加公文处理的人数，使公文处理的各项工作规范化、制度化、科学化。
三、做到及时、准确、安全
1．公文处理工作必须及时、适时、迅速，维护公文的时效，否则会贻误大事，造成损失。做到及时应当加强现代化管理手段，以提高公文处理的效率。
2．公文处理工作必须准确、周密、保质、保量，避免差错，各个环节都要符合标准，以维护公文的严肃性和确定性。做到准确：一是确保公文处理活动程序的全部过程优化、优质；二是建立统一的规章制度，做到有章可循。
3．公文处理工作必须安全，严防泄密，确立保密原则，“公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。”（《办法》总则第五条）严格遵守保密规定，维护公文的机密性。做到安全：一是正确划分公文的密级，执行保密制度；二是掌握保密方法，加强安全设备。
§§§第四节公文发文办理
公文办理可以分为发文办理和收文办理，两部分既具有独立性又相互联系，构成公文的收发运转、严格有序的处理过程。公文发文办理指“以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序”。（《办法》第五章第二十四条）
一、草拟
1．公文撰写
拟稿人撰写公文是形成公文的第一步，公文内容质量的高低直接关系到公文处理的效率。草拟公文应当做到内容准确无误，符合公文文体要求，格式正确。
2．会签
如果公文事项涉及到其他部门的职权范围，不得擅自按照自己意见行文，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。进行会签有利于维护公文的合法性、可行性，以便发文后各单位相互配合，共同做好有关工作。
会签由发文机关主持，并注意会签的对象是否齐全，可以采取专访、发函以及召集会议等多种方式会签。
如未就有关问题取得一致意见，主办部门的主要负责人应当出面协调，听取各方意见，主动做好工作。
如就有关问题仍存有分歧，不能取得一致意见时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
二、审核
公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核，对文稿的内容、形式进行把关，以提高公文的质量，确保送领导人签发的文件符合规范。
审核的重点是：
1．是否确需行文。如凡属本部门、本单位职权范围内的事情，凡可以与有关单位协商解决的问题，一律自行解决，不另行文；凡内容重复、脱节以至于互相矛盾的公文不另行文。总之，要把不该发的文件坚决卡下来。
2．行文方式是否妥当。如根据文件的主送机关来确定行文采用的是什么方式，是上行文还是下行文、平行文，使用的文种是否正确，是否应联合行文等。
3．是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。如是否准确地体现了发文机关与收文机关的关系，主送、抄送是否准确，需要会签的部门意见是否取得一致，公文的内容是否符合国家的法律、法规及其他有关规定，有关政策、规定是否切实可行，行文是否符合公文的写作要求，文字表达是否准确无误，日期、结构层次序数、公文中的数字是否符合规范等等。
4．公文格式是否符合本办法的规定。如检查公文是否完整，其原密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、标题、正文、附件、主题词、日期、印章等是否符合规定等。
审核中，对不符合要求的文稿，可以提出修改的意见，根据不同情况退回拟稿单位修改处理。
三、签发
本机关领导人存审核过的文稿上签字，签发人只能对自己职权范围的公文签发，不能越权签发，《办法》对签发文件领导人有明确规定：“以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。”
四、复核
公文正式印制前，文秘部门应当对领导人签发后的公文进行最后一次把关检查，复核的重点是：
1．审批、签发手续是否完备；
2．附件材料是否齐全；
3．格式是否统一、规范等。
复核之后文秘部门还要进行发文登记，对印刷要求、分发提出具体意见，填写发文登记簿。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
公文发文办理拟稿、审核、签发、复核这四道程序，是相互联系、缺一不可的，拟稿是公文质量的基础，审核是办公室（厅）对公文内容的严格把关，签发是领导对公文全面把关，复核是文秘部门对公文形式的最后把关，经过这四个规范化程序，才能确保公文的高质量。
§§§第五节公文的制作和发出
文稿经领导签发和文秘部门复核以后即送印制，发文办理进入制发阶段。通过缮印、校对、用印、登记分发儿道程序文件才能正式发出。缮印、校对、用印、登记分发等工作，也是公文处理工作的重要组成部分，这一工作直接关系到发文办理工作的速度和准确性。
一、缮印
缮印即缮写、印刷，是割作公文正本的主要形式。具体分为缮写誊清、打印、铅印、复印、胶印等。
缮印要求做到：
1．要按公文格式进行，文件的字数多少要和A4纸幅大小相适应，在末页尽量避免无正文现象。
2．字迹要清晰整洁，字体大小得当，排列匀称。
3．缮印时要分主次缓急，急件先印，密级较高的文件应专人打印。
二、校对
以签发的定稿为依据，对缮印文件清样进行全面认真地校对检查，校对内容包括：
1．校对错字、缺字和格式方面的差错；
2．校对表格、数字方面的差错；
3．校对页与页的衔接和页码标注位置方面的差错等。
校对要十分仔细认真，逐字逐句，一丝不苟，通过初校、复校和核红程序，以确保公文正确无误。在校对中如发现原稿有疑问和不妥之处，应及时和审核部门联系，印制部门和其他人员不得随意修改。
三、用印
在公文上加盖行政机关或领导人印章。按一定规格铅印的文件，在印刷时即加盖机关印章。
四、登记
文秘部门清点核对文件，进行发文登记，编发文号、记载发文范围、印刷数量、发出方法等。发文登记有卡片式、活页式、账簿式等形式。随后按发文登记的范围将文件分发和装封。
五、分发
将已装封的公文，经过登记后以多种方式传递给受文单位。发出文件采用方法有：
1．普通邮寄。只用于无保密要求的文件。
2．专人送达。机要通信员向对方机关投送文件，也可设文件交换站，定时到交换站交换文件。
3．机要通信。送机要通信部门寄送。用于秘密文件。
4．机要交通。通过专设机要交通系统传递。
传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
文件发出以后要在发文登记簿上注明发文的具体情况。
§§§第六节公文收文办理
一、接收
“收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。”（《办法》）
1．签收
①传递
外机关的公文（包括上级机关来文、下级机关来文、不相隶属机关来文），经过传递到达本机关，进入收文程序。
②签收
收件人在对方文件投递单或送文簿上签字并注明收到时间，时间一般写月、日即可，但急件除注明月、日外，还要注明时和分。如接收邮局或机要通信部门的文件，还要加盖公章，以示收到。收件人一般为文秘部门的专职人员。
在文件拆阅前，文秘人员还要注意清点、检查，避免遗漏。
2．登记
凡收到重要公文和资料都要进行登记，文秘人员将文件清点、分类后，将所收文件记载入册。
公文登记形式分为簿式登记和活页式登记。
簿式登记可以按上级文件、下级文件、不相隶属机关文件等几个类型分类登记，也可以按工作性质进行分类登记，这种分类登记的优点是便于查找、检查。
活页式登记分为卡片式登记和联单式登记两类，卡片式登记指用单张卡片进行登记，其优点是可以根据工作需要灵活进行分类排列，如可按发文机关、文件内容、承办部门等分类排列；联单式登记采取一次复写两联或三联的方式，其中一联或两联随同收文送给承办机关或承办人，签收人直接在联单上签字，可以减少重复登记的手续。
收文登记要注意字迹整洁，收文不要有遗漏。
3．审核
收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当对收文进行认真阅读审核。
审核的重点是：
①是否应由本机关办理，如确定文件内容是否需要办理或采取什么方式办理；
②是否符合行文规则，确定文件内容与哪些部门有联系，应该由哪些部门主办，文种使用、公文格式是否规范；
③内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；
④涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签。
二、分送
文秘人员对文件进行分类筛选后，根据一定的要求分送到各有关部门阅知、承办。
分送的依据是：文件的性质、紧急程度、密秘等级，内容所涉及的职责范围等。
做好分送工作应注意：
1．分送要迅速及时，不要积压，当天接收到的文件，一定要当天分送完，急件要随到随送。
2．履行手续，进行登记，避免分发差错，发送文件可附上“公文处理单”、“公文传阅单”等。
三、拟办和批办
1．拟办
拟办是文秘部门对来文的处理办法提出的初步意见，以供有关单位和领导在批办时斟酌考虑。
“经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。”（《办法》）
需拟办的文件有：
①上级机关主送本机关需贯彻落实的文件。“收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。”（《办法》）
②本机关所属部门或下级机关的请示文件。
③不相隶属机关送本机关需答复的文件。
写拟办意见要注意：
①有针对性，简明扼要，一般应写清由哪个部门主办、哪个部门协办，写清对来文的处理方案和倾向性意见，附上有关资料供领导参考。紧急公文，应当明确办理时限。
②拟办意见写在《文件处理单》上，字迹要工整清楚。
③呈送领导批办时，应按先主办、后协办；先主管领导、后其他领导的次序运行。
④“对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。”（《办法》）
（2）批办
机关领导人或部门负责人对拟办公文作出批示意见。
批办意见主要包括：
①指明承办部门或承办人，如需要两个以上部门办理的。还要指明主办单位和协办单位；
②对来文所述问题的处理意见、办法，以及需要注意的问题；
③对于紧急公文，应当提出承办期限，以免贻误工作；
④签署批办意见后，应注明批办人姓名和日期。
批办公文要注意：
①批办要及时，不要拖延；
②批办意见要明确、具体、鲜明，不能模棱两可；
③批办意见应该用钢笔、毛笔或档案圆珠笔书写在“文件处理单”上。
四、承办
承办单位按领导人的批办意见进行具体的办理，承办是收文办理中的核心部分，程序中的关键性环节，它关系到文件内容的落实和问题的解决。
承办公文要注意：
1．“承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。”（《办法》）
2．承办公文要分清轻重缓急，“紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。”（《办法》）
