3.结构严谨
信息资料的结构安排,应该把最重要、最新的信息以及接受者需要先知道的事实或观点放在最前面,以精炼的文字叙述主要事实,表达主要观点。然后,按事实材料的重要程度、轻重缓急,先后有序地排列:先讲概况,再讲细节;先讲主体,再讲陪衬;先讲结果,再讲过程。内容安排要尽量减少层次和段落,凡能用一个层次、一个段落说明问题的,尽量不要搞多余的层次和段落。一般来说,信息资料的开头要开门见山,落笔入题;上下之间的连接、转换要简洁、精炼,过渡自然;结尾要简短,意尽而言止。整篇资料要做到事实清楚,结构严谨,详略得当,自然和谐。
4.语言凝练
编写信息资料,要尽可能做到删繁就简,凝练明快,语言要简明扼要,文辞精炼不繁,遣词造句要通俗易懂,力求规范化。可以进行必要的概括,但不能过于抽象,言之无物,更不能任意拔高或故弄玄虚,使信息失真。
5.内容准确
信息的事实叙述必须清楚明白,每一细节、数字、时间、地点等应经过核对,准确无误,不能模棱两可,含含糊糊。
知识链接
一、信息工作程序
信息工作就是组织信息有序化交流和利用的活动。信息工作程序包括收集、整理、传递、存储、反馈和利用。
信息收集是信息工作的基础和初级阶段,是秘书根据工作需求,通过不同的渠道和方式搜集和获取信息的过程。
信息整理是信息工作的核心,是秘书对原始信息进行分类、筛选、核实,使其成为有价值的信息。
信息传递是秘书通过传输媒介或载体,把信息从信息发生源传递到信息接收源的活动过程。
信息存储是用科学的管理办法,将有保存价值的信息系统化,以便日后利用。
信息反馈是秘书把输出信息的作用结果返送回来,并对信息的再输出发生影响,起到控制和调节的作用。
信息利用是指将获取、处理的信息应用于实际工作,使信息的价值得以实现的过程。
二、信息分类的含义及步骤
(一)信息分类的含义
信息分类就是根据信息所反映的内容性质和其他特征的异同,分门别类地将它组织起来的一种科学方法。信息分类是为了对大量已掌握的信息进行梳理分析,掌握信息资料的总体情况,为信息鉴别、筛选和处理提供条件。
(二)信息分类的步骤
分类是对各种信息按一定的标准进行类别划分,分类的依据是信息资料的特征。特征相同的信息资料归为一类,称为母类。母类下再划分为不同的类别,叫子类。子类下还可根据具体情况细分,形成有秩序、有层次的分类体系。
1.辨类
辨类是对信息资料进行类别分辨,即对信息资料进行主题分析,分辨其所属类别的过程。
2.归类
归类是对所收集的信息按照特定的原则和方法,根据信息内容的某种特性和管理利用的具体要求,将其分门别类地组织起来。
三、信息校核范围
校核是对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实。由于信息的来源、信息传播渠道中难免有客观的杂质和主观因素的干扰,要求对信息进行校核,对信息是否失真加以认定,分析考证原始信息的可靠性和准确性,从而剔除虚伪和失真的信息。
信息核实的范围包括信息中需用的事实、观点、数据、图表、符号以及时间、地点、人物等。有些信息、数据要核对查证,有些信息要试验、计算,有些信息则要比较,以保证信息的真实、准确。对有关政策、法规、重要计划、主要数据、典型事例的信息,秘书要认真查对出处、核实原件,地名、人名、时间、事实、数据等要准确无误。
注意事项
一、分类要注意的问题
(一)遵循一定原则
1.在分类中注意科学性、系统性、逻辑性和实用性;2.要确定分类体系,确定分类层次和各层次的分类标准;3.要把信息归入最符合其实际内容的类别;4.子类之间界限要清楚,不互相交叉或包容。
(二)利用颜色、标签区分类别
根据分类结果,将每个字母、地区、主题等的文档使用特定颜色文件夹或在文件夹外边加彩色标签;给索引导卡涂上不同颜色,以便于检索。
(三)建立交叉参照卡
有的信息能归类到两个位置,如公司更名信息、多主题信息。为了便于查找,可建立交叉参照卡。填写交叉参照卡片存储在归档系统的相关位置。查找到该位置,查看卡片就知道另一个查找线索。
二、鉴别要注意的问题
对原始信息资料的鉴别是一道复杂而细致的工序。一般要注意以下几点:
1.通过鉴别,确定原始信息资料的性质。这主要是看这个原始信息资料说明了什么问题,有没有典型意义,从中可以提炼或引出什么思想,得出什么新的观点和结论。对一些比较新的或有争议的问题,更应当准确地分析它的性质,以确定对这一原始信息资料是持肯定态度还是持否定态度。
2.通过鉴别,确定原始信息资料的使用价值。在原始信息资料中,哪些是有用的,哪些是没用的;哪些信息含量大,哪些信息含量小;哪些信息价值大,哪些信息价值小,通过仔细分析、考证,做到心中有数。
3.通过鉴别,确定原始信息资料的可靠性、真实性。对获取的信息,要认真审查其来源是否可靠,情况是否真实,对其中列举的事件、数据、时间、地点、人物都要反复核实,以确保绝对准确。
三、筛选要注意的问题
1.剔除虚假、过时、重复雷同、缺少实际内容的信息;2.注意挑选对工作有指导意义、与业务活动密切相关的信息;3.注意挑选带有倾向性、动向性或突发性的重要信息;4.分析信息需求,结合中心工作或解决特定问题的需要筛选信息;5.注意挑选能预见未来发展变化趋势,为决策提供超前服务的信息;6.坚持信息数量和质量的统一。
四、校核要注意的问题
1.各种校核方法可以互相补充,结合使用;2.要综合运用自己的知识和经验能力,提高校核信息的能力,透过现象看本质,保证信息的真实、可靠。
第二节信息传递
学习目标
本节内容实用性较强,应采用讲解、案例分析结合的教学方法,通过实际操作加强对理论知识的理解,使学习者能够迅速、准确地掌握传递信息的方法。
案例分析
有一次,张力接待了一位有业务往来的客户。在交谈中,客人提到:他刚从国外回来,该国的商店里摆放着不少中国丝绸,当地人很喜欢,而且对中国文化非常感兴趣。张力敏锐地感觉到,这是很有用的信息,于是向对方详细了解了有关具体情况。送走客人,张力立即将此信息汇报给上司,并建议企业生产反映中国民俗的丝绸产品,到国外开辟市场。事实证明,张力的建议是正确的。
理论知识
人们要有较强的信息意识,有目的地捕捉各种有价值的信息,并及时准确地传递信息,使信息产生积极的社会效益和经济效益,既要注意接收外界传递的信息,又要将获得的有用信息迅速传递出去。语言传递具有传递直接和及时的特点。秘书每天都进行着成百上千的语言信息交流,从最简单的打招呼到交流,再到各种会议发言,传递着大量的信息。可见,语言信息是信息构成的一个重要方面。秘书应在接待来访、汇报工作、会议讨论、联谊会等社交场合,加强语言交流,从各种交谈、零碎的话语中获得有用的信息,利用各种信息传递方式实现信息的交流和利用。
一、信息传递的基本形式
信息的传递是双向的,有内向传递和外向传递。信息内向传递的形式有信件、备忘录、通知或告示、传阅单、企业内部刊物等。信息外向传递一般通过信件、新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、直接邮件等方式进行。
(一)信件
信件是正式的书面交流信息,可用于外向传递(如给客户、供应商的信件)、内向传递(如晋升或提高工资的信件)。信件的内容通常包括目的、主题、结束语三部分。
1.优点
(1)是书面的,具有凭证作用;
(2)便于阅读和参考;
(3)能发送至相应的地址。
2.缺点
(1)信件邮寄花费时间;
(2)不便于交换看法。
(二)备忘录
备忘录是通信的简化书面表格,通知有关工作事项。它用于内向传递,即企业内部之间进行信息交流。备忘录表格能预先打印或准备好。
1.优点
(1)是书面的,便于查阅和参考;
(2)文字不必像商业信件那样正规;
(3)使用方便。
2.缺点
(1)沟通较慢;
(2)不便于交换看法。
(三)通知或告示
贴在布告栏上,通知公司的内部事项或征求员工对某事项的意见。写通知或告示应尽量避免生硬的语气。通知或告示要醒目,让人们在一定距离能阅读。做到文本信息简单短小,图片和色彩具有吸引力。
(四)传阅单
需要传阅内容多的信息时利用传阅单,上面列出所有应阅读该信息的工作人员的姓名和部门,读完信息后签字。见表3-2所示。
(五)企业内部刊物
企业内部刊物主要介绍公司动态和业务进展情况,是沟通上下、联系员工的桥梁。内部刊物的内容一般有公司内部信息、职务升迁信息、员工信息、员工嘉奖榜、业务往来信息等。
(六)新闻稿
公司公布决定或政策时,可采用发布新闻稿。新闻稿要简明扼要,直入主题,客观反映事实,不作评论说明。
(七)新闻发布会
新闻发布会主要是为了公布重要的信息。公司展示最新产品、演示技术上的最新成果、产品展览会前或展览期间,都可举行新闻发布会。面对面的交流能产生良好的效果。
秘书要落实发布会日期、地点、出席名单;准备展览用品、赠品;制作工作人员及展览会使用标牌;发请柬和资料;拟写及印发有关信息材料;布置会场;等等。
(八)声明
在报刊上宣布新的任命或电话、地址的变更等,声明要简短,引人注目。
(九)直接邮件
直接邮件是将公司的信息材料通过邮局寄出。
1.优点
(1)发送多页文档比电子方式便宜;
(2)收到的纸面信息可归档供参考。
2.缺点
(1)邮件要封装、贴邮票、送到邮局,花费精力大;
(2)比电子邮件发送速度慢;
(3)邮件可能丢失或错投。
二、信息传递的方法
秘书应根据信息的形式、类型、使用目的及信息接收者的不同,选择有效的信息传递方法。
(一)语言传递
人们将信息转化成语言传递给信息接受者,多用于企业内部传递信息。具体形式有对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等。
1.优点
(1)简洁、直接、快速;
(2)较少受场合地点的限制;
(3)信息反馈及时。
2.缺点
(1)获得信息零乱;
(2)对信息接受者来说信息较难储存。
(二)文字传递
人们将信息转换成文字、符号、图像传递给信息接受者。这种方式可以避免信息失真变形,实现远距离多次传递,便于利用和存储。企业文字传递信息的主要表现形式是文本、表格、图表等。秘书可利用这几种形式编发各种信息简报、报告、统计报表及市场信息快报等传递信息。
1.文本
文本是大多数信息的传递形式。为了增强文本的影响力和清晰度,可以运用一些文字处理技巧:
(1)对标题和重点内容加粗字体或画重点线;
(2)对各要点加上序号和符号;
(3)使用艺术字;
(4)使用文本框,突出部分文本;
(5)使用不同字体和字号显示信息。
2.表格
表格是用于对特定的、标准的信息进行展示的。在表格中系统地排列信息,更加直观。运用表格传递信息要做到:有完整的标题;信息简明;标明信息来源。
表格应体现一定的目的,按逻辑顺序布局,易于填写,做到:尽量精简文字,留出足够写空间。
3.图表
统计信息以图表的形式传递,更易表达和理解。基本的图表有柱状图、饼状图、折线图,使用何种图表取决于传递信息的类型。
(1)柱状图
柱状图中的信息用坚实的柱子标示,多用于统计数字的比较,容易理解。如每季度的产品销量、每月的电话费、一年来的销售量比较。
(2)饼状图
饼状图是用圆环的形式来展示信息,其中的圆环被分成几个区域,每个区域信息在整体中占一定百分比。饼状图传递信息应做到:标题完整;每一区域用不同的颜色或阴影表示;按比例划分每一区域;注明信息来源。用于表示整体内各部分之间的比较。
(3)框图
框图是用图解的形式来表示信息。
(4)流程图
流程图以简单直观的图解表示做某项工作的程序,用于分析任务的逻辑进程。
任务用方框表示,用箭头连接,箭头表示信息或任务的流向。
(5)组织图
组织图显示的是一种线性关系。
(三)电讯传递
电讯传递是指利用现代化的通讯手段传递信息的一种方式。传递信息量大、速度快、效果好、抗干扰能力强、不易失真。秘书电讯传递的途径有电话、传真、电子邮件等。
1.电话
电话用来交换口头信息。
(1)优点
①传递信息快捷;
②双方能沟通交换信息;
③从电话中的语调能判断对方的态度和反应。
(2)缺点
①电话传递没有书面证据,信息可能被误解;
②如果是长途电话或打电话时间长,费用高。
2.传真
传真是通过电话线传送书面信息,能用于客户信息、会议信息、紧急信息、订购货物信息等的传递。
(1)优点
①传递信息速度快;
②能接收和发送手写、打字、打印的文本和图形信息;
③传递不受时间的限制。
(2)缺点
①难以保证信息的机密性;
②只能发送给有传真机的单位。