第四，不同指示、复函混用。批复与指示同为下行文，均对有关事项提出原则、要求，但两者的区别还是明显的，不应混用。首先是内容不同，指示是对下级机关布置工作，阐明工作活动的原则。而批复事项较窄，只能针对请示事项作出具体答复，多属个别性问题，不涉及面上的工作。其次是受文对象不同。指示的受文对象一般不是某个机关，而是有关的机关单位，受文对象甚至不确定。而批复有特定的受文单位，只给原请示机关发批复。再次是制发动因不同。指示根据需要而作，属主动行文，批复是针对下级机关请示而发的，属被动行文。
批复与复函由于都是回复来文的公文，有时也会被混用。两者的区别在于：从行文关系看，批复是上级机关向下级机关答复用文，属下行文；复函一般是向不相隶属机关答复用文，属平行文。
从行文内容看，批复多属于对重大原则和政策性问题作出决定、批答，复函多用于一般性事项的回复。
写作范例：
××省教育委员会关于××管理学院开设新闻专业的批复××管理学院：
你院×年×月×日×号请示收悉。关于你院从×年暑假后开设新闻专业的问题，我们已请示省委宣传部。限于校舍、经费开支和师资条件有一定困难，可暂缓进行。待×年×月招生条件基本具备后再写一份请示报来，经研究后，再作答复。
×省教育委员会
×年×月×日
（二）批示
批示是上级领导机关用于转发或批转下级机关的工作报告、建议时所使用的应用文体。批示与批复不能混用。批示虽具批复作用，但其发送对象较广泛，一般要带附件。通常由标题、称呼、正文、署名与日期等部分组成。标题有的带“批示”，有的不带。正文首先引叙来文的请示事项，作为批示的依据。然后针对来文提出下级机关应当如何贯彻执行的方法和措施。
各级党政机关的负责同志对于各种文件、报告、情况反映等提出自己的意见、要求，通常也称为“批示”，也作为要求各有关部门和下级机关贯彻执行的依据。但这类“批示”不是一个文种，也没有格式要求，应用时比较灵活。
写作范例：
中国证券监督管理委员会关于××新华期货经纪有限公司的批示证监期审字[××××]××号
××新华期货经纪有限公司：
经审核，你公司符合期货经纪公司的标准，请持本批示到国家工商局申请注册登记，经管范围为：国内期货经纪业务，期货投资、信息咨询服务业务、期货从业人员培训业务。在完成该注册登记手续后，请持营业执照副本原件及复印件、法人授权委托书和领取人身份证原件及复印件到中国证券监督管理委员会领取《期货经纪业务许可证》。
中国证券监督管理委员会
×年×月×日
四、意见和命令
（一）意见
意见是党政机关常用的公文之一。“意见用于对重要问题提出见解和处理办法。”
按行文方式分，意见有直接发文和随通知转发或批转两类。按性质和内容分，有规划性意见、实施意见和具体工作的意见。
规划性意见是就某一时期或某一方面工作提出大体构想的意见，类似于“计划”中的规划、纲要等。不同之处在于，计划有较强的约束力，一经会议通过或由上级批准，在其所涉及的范围内是开展工作和进行监督、检查的依据；而意见只是参考性意见，具体执行时有较大的灵活性。
实施性意见是指在实施政策、法规性文件时，就如何贯彻会议或上级文件精神提出的原则性要求。
意见通常由首部、正文两部分组成，有的还有附件。
1.首部
首部一般包括标题和成文时间两个项目内容，有时在成文时间前注明发文机关名称，如果以文件形式行文下发，还应有主送机关。
（1）标题：由发文事由和文种构成，如《关于职工医疗保障制度改革扩大试点的意见》。
（2）成文时间：可在标题之下或正文之后注明。
2.正文
正文包括发文原由和具体意见两部分，有时还有贯彻执行的要求。
（二）命令
命令（令）是国家权力机关、行政机关、军事机关及其负责人颁布的，是具有强制执行性质的领导性、指挥性的下行公文。从词义上看，是“使人为事”的意思。“命”还有“严肃”的含义，“令”有“告诫”的含义。命令是我国最古老的公文文种之一。三国时候曹操为了完成其统一中国的大业，千方百计广招人才，先后颁布了《求贤令》、《举士令》和《求逸才令》等。在我国古代，命令有称作“誓”、“诰”、“制”、“政”、“策”等的。
1.含义
命令（令）是“依照有关法律规定发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定”时所使用的公文。
2.特点
命令（令）与别的公文相比较，具有以下几个特点：
（1）内容重要。命令（令）所涉及的事项，有的是发布行政法规和规章，有的是宣布施行重大强制性行政措施，这些都是重要的内容。运用命令来奖惩有关人员，往往也是在全国或某一地区影响较大的。如果是一般性的表彰先进或批评错误，就不用命令而用通报等别的公文文种。
（2）权威性强。根据《中华人民共和国宪法》的规定，只有中华人民共和国主席、国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级地方人民政府才可以依据法律规定的权限发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。在实际工作中，各级地方政府都很少使用命令这一文种，国家高级领导机关和主要领导人才较多使用。因此，命令具有很强的权威性，命令一旦发布，各单位或个人都不得修改或歪曲，如果别的公文的内容与命令的有关精神相抵触的，也一律以命令的内容为准。
（3）强制性大。命令具有明显的强制性，上级机关发布了命令，下级机关不管是否同意，不管有什么困难或问题，都必须坚决地无条件地执行。令出必行，违反命令或抗拒执行命令就要受到惩罚，在所有国家机关行政公文中，命令是最具有强制性的。
3.分类和写法
命令的主要种类有：发布令、行政令、嘉奖令、撤销令、惩戒令等。
（1）发布令。发布令就是用于发布行政法规和规章的文件。由正文及附件组成。附件即应公布的法规或制度、规章。
发布令的写法如下：
①标题。发布令的标题有两种：一是由发令机关领导人职务加上文种（令）；二是发令机关加上文种（令）。常见的如《中华人民共和国主席令》、《中华人民共和国国务院令》。
②发文字号。发布令的发文字号往往采用流水号，即该届政府的主席或总理在任期间所发的命令（令）的顺序号。也有用一般文号的。
③正文。发布令的正文一般包括几个内容：一是发布的对象，即发布的是哪一个行政法规或规章；二是发布的依据，即由哪一级组织或哪一次会议在什么时候通过了本法规或规章；三是执行要求，即由什么时候起施行本法规或规章。
（2）行政令。行政令就是用于宣布施行重大强制性行政措施的命令。
行政令的写法如下：
①标题。行政令的标题由发文机关加上事由（如“关于……”）和文种（命令）组成。
②正文。行政令的正文一般包括三个部分：一是发令原由，即施行重大强制性行政措施的原因、目的或依据；二是命令事项，即施行的行政措施的具体内容；三是施行要求。
（3）嘉奖令、授勋令。嘉奖令、授勋令是用于嘉奖有关人员的命令，一般也称为通令。
嘉奖令、授勋令标题的写法与行政令相同。正文一般包括三大部分：一是嘉奖原由，即简介被嘉奖集体或个人的先进模范事迹和分析其性质；二是嘉奖事项；三是提出希望。
（4）撤销令。撤销令即用于撤销下级机关不适当的决定的命令。
撤销令标题的写法与行政令相同。撤销令的正文一般包括两个部分：一是发令的原因，即说明撤销下级机关不适当的决定的依据；二是发令的事项，即明确指出下级机关有关决定的错误，同时重申必须遵守的有关决定。
（5）惩戒令。惩戒令用于惩戒有关人员与撤销下级机关不适当的决定。它的写法与嘉奖令的写法基本相同。正文也分三部分：第一部分为惩戒的原由、所犯错误的事实及后果；第二部分为惩戒的方式方法；第三部分为教训。惩戒令使用很少，一般不轻易使用。
五、公告、通告和公报
（一）公告
公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。公告主要有两种：一是宣布重要事项，如最近我国将在东海进行地对地导弹发射训练；二是宣布法定事项，如宣布某项法规或规章，宣布国家领导人选举结果。有一类公告是属于专业性的或向特定对象发布的，如经济上的招标公告，按国家专利法规定公布申请专利的公告，属专业性公告；也有按国家民事诉讼法规定，法院递交诉讼文书无法送达本人或代收人时，可以发布公告间接送达，是向特定对象发布的，这些都不属行政机关公文。
1.特点
行政机关公文中的公告，具有如下特点：
（1）内容重要。公告宣布的内容是重要事项或法定事项。如公布宪法，宣布我国将向太平洋发射运载火箭试验。专业性公告不具有这种特点。
（2）对象广泛。一般公文发送对象都是特定的地区、单位或个人，而公告的对象则是国内外，有时甚至通过新华社用登报、广播的形式向全国、全世界发布。
（3）制发机关级别高。公告一般是由较高级别的国家领导机关，或者授权新华社制发的。基层单位不能滥用公告。报纸上常见到单位迁移地址，公司聘请××为法律顾问，也用“公告”，都是滥用“公告”。
2.写法
公告是一种严肃庄重的公文，它内容单一，篇幅较短，或篇段合一，或分条列点，表达直截了当，语言简洁明快。
（1）标题。公告标题有三种：一是完全式标题，包括发文机关、事由和文种；二是省去事由，只写发文机关和文种；有的只有文种，如《公告》。标题之下，有时可依公告单独编号。
（2）正文。公告的正文一般由依据、事项和结语组成。
开头要简明扼要地写出公告的依据，有时也可以不写。
告知性公告，事项简单，用篇段合一写出。规定性公告，事项较多，可分条列点写出。
公告的结尾一般用“现予公告”、“特此公告”作结语，也可以提出要求作结尾。也可不写结语。
（3）落款和日期。公告日期有的注在标题下方，也可注在正文末尾落款处。重要的公告落款处除注明发文机关和日期外，还应标明发布地点。
3.使用要求
目前，公告的使用比较混乱，主要有两种情况：一是把公告当作“启事”、“声明”、“广告”用，望文生义，以为“公告”就是公开告知有关事项，如声明某业务与本单位无关，揭露有人冒充某报记者行骗，也用“公告”；二是“公告”代行“通告”，凡公布性事项，事无巨细都用“公告”，甚至街道告知居民领取物价补贴也用“公告”。使用公告必须以“公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”的有关规定来衡量，避免滥用公告。
（二）通告
通告是属于周知性的文种之一，是在一定的范围内，对人民群众、机关团体公布应当遵守和周知的事项的文件。通告与布告、公告都同属于周知性公文，但它们之间相比还有其不同。通告所宣告的事项多属于专业性或业务性的，多涉及公安、交通、金融方面，而布告内容广泛得多，涉及面较广；公告为重大事项的发布。通告适用的范围，不仅仅限于上级对下级，不相隶属的单位也可使用。
它有具体范围和时限性。通告发布的形式较多，可登报，可广播，可张贴。布告以张贴为主，公告多广播、登报。
通告从内容上分类，一类为全国范围内的重大法规性通告，如《中华人民共和国公安部通告》；一类为针对某一项工作或专门问题发布的通告。从通告的效用上分，又可分为制约性通告和周知性通告。前者属于在一定范围内，为保证某一项工作的开展与某项活动的进行而发布的规定性措施。
写作范例：
×××大桥工程施工招标通告
为加快我省公路工程建设速度，降低工程造价，缩短工期，确保工程质量，提高经济效益，促进公路工程建设管理体制的改革，决定对×××大桥实行施工招标。要求如下：
一、工程地点。本工程位于呼兰─朱家（由坊段拟建的二级公路上，中心里程为5K＋465）。
二、工程规模与工程结构。上部构造为普通钢筋混凝土T型简支梁，跨径20米7计孔，桥面车行道宽9米，两侧各设1米宽的人行道；下部构造为钢筋混凝土钻孔灌注桩基础，双柱式墩，框架式桥台；桥梁全长144米。
此外尚有截水坝等防护工程。
三、工程建设实行五包。包工程数量、包工程造价、包工程质量、包工期、包工程材料。
四、工程开竣工日期。×年×月份开始施工，当年×月末竣工。
五、凡省内交通系统的各国营施工企业及几年来参加交通系统公路桥梁建设的水利工程处或市政公司等单位，均可参加投标。
六、参加投标的单位，请派人持本单位介绍信于×年×月×日×时到省交通厅食宿站报名登记，邻取招标文件及施工图（收取成本费××元）。逾期不予办理。
招标单位：××省交通厅生产综合处（招标办）
地址：××省交通厅办公楼二楼
联系人：×××
电话：×××××××
××省交通厅
×年×月×日
（三）公报
公报也称新闻公报，是党政机关或团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文。它是党和国家经常使用的重要文种。
公报用于发布党和国家重要决定或决议，可以统一人们的思想，统一人们的认识，指导工作。如《中国共产党第十一届中央委员会第三次全体会议公报》。
公报具有以下三个特点：权威性、指导性和新闻性。
公报可以依据发文主体的不同进行分类，一类是党政机关或者团体发布重大事件、重要决定的公报；另一类是联合公报。
党政团体发布的公报，又因其内容的不同而分为事件性公报和会议公报两种。事件性公报，是党政团体发布重大事件的公报，如上述关于我国向太平洋海域发射运载火箭圆满成功的新闻公报，以及《新华社关于西藏叛乱事件的公报》等。会议公报是党政团体发布重要会议决定的公报。这一类公报所发布的重要决定，必须经过会议讨论通过，因此称“会议公报”。
联合公报，用于两个或两个以上国家的政府、政党、团体的代表就会谈、访问等事宜所发表的公报。
公报一般由首部、正文和尾部三部分组成。
1.首部
（1）标题。公报的标题通常有三种形式。一种是公报前面加上修饰语，如“新闻公报”；第二种是由会议名称和文种构成，如《中国共产党第×届中央委员会第×次全体会议公报》；第三种是联合公报，由发表公报的双方名称、事由、文种构成，如《中美联合公报》等。
（2）成文时间。成文时间于标题之下居中位置用括号注明公报发布的年、月、日。
2.正文
要求把公报的内容完整、系统、有序地表述清楚。
六、通知和通报
（一）通知
通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。通知用得最为广泛，因而使用频率很高。通知具有使用范围的广泛性、文种使用的晓谕性和行文方向的不确定性等特点。
通知的作用不同，种类不同，其内容和写作要求也不完全一样。
1.发布性通知
