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第6章 员工应具备的基本素质(5)

一般说来,喝咖啡时只需端起杯子,而不要将碟子一起端起来,或用手托住杯底来喝咖啡。但参加鸡尾酒会,或在宾馆、饭店的大厅里,如果没有餐桌可以依托,则可以用左手端碟子,右手持咖啡杯慢慢品尝。如果人坐在沙发上,也可照此办理。

怎样打电话

在当今社会,电话已日益普及。特别是在城市里,电话已逐渐进入千家万户。打电话已成为最直接、最方便、最省时、最经济,使用最多的通讯手段和交际方式。

打电话应以不影响受话人的休息,不干扰受话人的家庭生活为宜。一般来说最好是在上班时间内打往对方的工作单位。如果是休息时间或节假日电话打往家里,则应在白天9点以后,晚上10点以前(午休时间除外),万一有急需在上述时间以外打电话,则通话后应首先表示歉意,如“×总经理,真对不起,这么晚了打搅您,但事情非常紧急……”

打电话拨号必须准确,弄错了应向对方表示歉意,不能一挂了事。电话拨通后应耐心等候片刻,待铃响六七遍后再挂断。否则如果当时对方离电话较长,匆匆赶来,却挂断了,这是失礼的,会引起对方的不快和不安。

电话接通后,首先要向对方问好。问清对方单位后,再报出受话人姓名,客气地请求代为呼叫寻找。例如说,“麻烦您叫一下××接电话好吗?谢谢您了!”如果对方询问你的尊姓大名时,一般应如实回答。不要不但不答,反而追问对方是谁,这是很不礼貌的。你实在不愿回答,也应说得委婉些。如果受话人不在,你要留话。可以说:“能不能请您转告他一声,让他给443322的×××回个电话。”你不留话,可以说:“给您添麻烦了,等会儿我再打来。”总之,要遵守“‘你好’开头,‘请’字在中,‘谢谢’结尾”的一般礼貌用语。

写文章是“文如其人”,说话是“话如其人”。打电话虽不见面,但你可以通过语言给对方一个美好的印象,让人觉得你是一个讲文明、讲礼貌、有修养的人。因此,当受话人找到后,首先应问好并自我介绍,熟悉的人可只报姓名或“老五”“小李”,不熟悉的人则应报清楚单位与姓名。然后用亲切的带笑的语言(并不是要笑出声来,而是要让对方感觉到你是面带笑容),适中的声音,稍慢的节奏开始交谈。在交谈中语言要精确而又简洁。不精确会造成误会、误听,因而误事;不简洁会因啰嗦而浪费对方的时间,引起对方的不快,这是失礼的。交谈结束别忘了感谢与告别的话。

听到电话铃响应及时去接。一般来说,在办公室里,电话铃响3遍之前就应接听,3遍以后,就应道歉:“对不起,让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事不能及时接听,代接的人应作解释:“对不起,××正在开会,马上就来,请稍候”。在家里,不能及时接电话也应道歉。如果不及时接电话又不道歉,甚至不耐烦,这是不礼貌的行为,会影响工作和业务。如对方因此而生气,就会增添洽谈的困难,甚至改变原来的意向,以致造成损失。

首先应完整的报自己的单位名称,然后再问对方找谁,如果找的不是你,应代为传呼,不要粗暴地说“他不在!”就挂断了电话,也不要一味地追问对方:“你是谁?”“你是什么单位?”“你找他干什么?是公事还是私事?”等等,这都是极不礼貌的。在传呼时,不要大声叫:“×××,你的电话!”让对方听见了会觉得你没有修养。如果要找的人一时不能来接听,你应代做解释,请对方稍候;如果要找的人不在,你要告诉对方,并热情地询问是否可以代为转告。可以转告就详细做好记录;不要转告,就请对方待会再打来。不要让对方久等,更不要不做任何交代就把电话挂断了,这是失礼的,会损害单位的形象,会影响同事间的关系。

打电话看不见对方的表情,只能借助对方的应诺声作出判断,如:“啊”“噢”“嗯”“是”“是吗”等。因此接听电话时应掌握好应诺的语气、音量,态度要热情,语气要柔和。如果语气粗暴或音量过小,对方会认为你不愿意听他的电话,这是有失礼貌的。如因故(如感冒)声音弱,应向对方解释,请对方原谅。另一方面也应从对方的应诺中判断对方是否听清,是否理解,以决定自己是否需重复或进一步解释。不要不管对方是否听清,只一味地讲下去。

接电话一般应由来电话的人先结束谈话,如果对方还没有讲完,你就挂断了电话是很不礼貌的。但接电话有时也可能会遇到一些不愉快的事,那你也应耐心地弄清对方的来意之后,才巧妙而不失礼节地结束谈话。例如来电话的人态度很粗暴专断:“你是谁?快把你们的经理找来!”这时你绝不能用同样的态度去回敬,生气地把电话挂断。你一定要有度量,否则很可能会误事。比如对方因官大、势大、财大而气粗,或因你单位有求于他而气盛,或因你单位的什么事而生气等等,这些人往往是不能得罪的,否则就会影响业务,甚至造成巨大损失。又例如电话来得不是时候,你还有急事要做,而对方谈兴很浓,一时还不想挂断电话,你也应有耐心,在适当的时候打断对方的话头,委婉地告诉对方:“真想和你多谈,可现在有件急事要处理,明天我打电话给你好吗?”不要粗暴地挂断电话。又例如对方对你进行无理纠缠,或向你和你的单位推销你们所不需要的商品,你也要委婉谢绝,不要粗暴地挂断电话。再如对方打错了电话。你也不要冲着话筒喊:“搞什么鬼?你打错了!”然后把听筒一摔,这是不礼貌的。遇到这种情况你应先问清对方找什么单位、什么人,如果你知道,你就把号码告诉他;如果不知道,你就告诉他你是什么单位,请他再查查要找的单位的号码。总之,要理解对方的心情,不要给对方增加不快。

怎样自我介绍

自我介绍的内容很多,一般来说有姓名、籍贯、年龄、职业、工作单位、毕业学校、工作经历、特长爱好等,必要时还要介绍家庭情况、工作能力、成就与贡献等等。总之,要根据需要做或简或繁的介绍。比如到外单位联系工作、演讲或会议发言之前、参加聚会等,自我介绍应简明扼要,只需介绍单位、姓名或者再加上职务和来意即可。但是,如果你是求职、应聘等,那么你就得做详细的自我介绍,使对方对你有个比较全面的了解。

自我介绍要讲究方式方法,粗俗无礼的自我介绍会引起对方的不快,将你拒之于交际的大门之外,你应遵守社交礼节,主动灵活地进行自我介绍。

当你跨进朋友家的门槛时,看到已有几位客人在座,你就应该主动地与他们攀谈,并趁机做自我介绍。

当你在社交场合碰到陌生人时,可以先用眼神示意,友好地看着对方、点头微笑、伸出右手,主动向陌生人走过去,握手并做自我介绍。如果与陌生人坐在一起,则可主动寻找话题,如根据对方的口音攀上老乡的关系等,从而做自我介绍。在一般情况下,当你先做了自我介绍后,对方也会介绍自己。继续交谈双方很快就会融洽了。

当你应邀参加宴会、聚会、舞会等时,经主人或熟人引见以后,你就可以接过话头进一步做自我介绍。如果你迟到了,主人没能把你介绍给其他客人,你就可以在各位来宾面前表示歉意并做自我介绍:“晚上好!各位。很报歉来迟了;我叫×××,是××公司的。”同时向大家点头致意,自行就座。这样就可以免除尴尬的局面,和大家搭上话了。

在非正式场合,当你不知道或不记得某位客人的姓名时,最好不要直通通地去问别人,尊姓大名。这时你可以机智地先做自我介绍并建议大家互做介绍:“先生们,让我们大家互相认识一下。我叫×××,是××公司的。”这样大家就会互做介绍,免除了你忘记了别人名字的尴尬。

自我介绍还可借助名片进行。名片上写本人的姓名、工作单位、职务、地址和电话号码等,对方一看就一目了然。但递交名片应讲究礼节:首先,名片应放在恰当易取的地方,平整干净。不要在需要递交名片时才到处乱找,好不容易找出来却是一张皱皱巴巴的纸片。这既耽误时间,又不雅观,使对方产生很不好的印象。其次,递交名片应选择好时机和对象,在互致问候或交谈结束以后递送较为适宜。在互致问候以后递名片可使对方一开始就了解你的身份,以便深入交谈;谈话结束后递名片可以加深对方的印象,表达今后继续联系的愿望。名片不应逢人就送,那样显得太随便,别人也就会重视;应有目的地送给你最需要交往的人。第三,递名片时应站起身子双手送到对方面前。对方接了名片后没有立即反送名片,你不要急于索取,要等谈话结束后再问对方:“能否给我一张名片?”

自我介绍时口齿要清楚,切忌含混不清。容易弄错的字和不好写的字或生僻的字,都要加以准确说明。如“张”和“章”同音,介绍时就应该说明是“弯弓张”还是“立早章”。又如“张晕”的“翠”不常用,就应作解释:“不是光辉的‘辉’,而是羽毛的‘羽’字下面一个军人的‘军’字。”在自我介绍时还要注意用语文雅有礼,不要粗俗;要能让人理解,不要给人留下疑团。现在有些年轻人不懂得礼貌处事,到别人家去找自己的朋友或同学,往往是一顿重重地敲门把这家里的老人惊动了,跑来开门后,他却劈头就问:“××在家吧?”本来重重的敲门声已使他不快,又听到这样的问话更使他既恼怒又怀疑:“这是个什么人?这么粗鲁,该不是坏人吧?”这时他只会用“不在”两个字把来人赶快打发走。

自我介绍时不要打断别人的谈话,否则是很不礼貌的。应等适当的时机再介绍自己。在社交场合,不要只想结识某一位显赫的或有特殊身份的人,而置其他人于不顾,这对大多数在场的人来说,也是不礼貌的。应该热情地乐于和多数人打交道,扩大自己的社交圈子,这才不失礼,才会受到大家的欢迎,这对自己也是有好处的。

总之,自我介绍的方法是多种多样的,要机智灵活地选用。

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