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第7章 找出问题背后的方法(4)

让我们对自己说:“尽自己的本分吧!”认真、负责、高质量地做好自己的工作,不论老板有没有在看着自己。即便某些人鄙视我们的职业,但只要它是有益的,我们就不必自惭形秽。这样,你迟早会脱离平凡。

不要逃避问题,自己想办法

一个著名的企业家说:“职员必须停止把问题推给别人,应该学会运用自己的意志力和责任感,着手行动以处理这些问题,真正承担起自己的责任来。”

在完成一项任务的过程中,如果遇到问题,千万不要逃避,更不要推给别人,你必须想办法自己解决它。很多人可能会说:“这太难了,我根本没有能力做到这一点。”“我没有这方面的经验。”“我手头的权力和可调用的资源不足以把事情摆平。”但真的是这样吗?

很多时候,问题并没有我们所想的那么严重,只要我们不去寻找做不到的借口,不去想着推给别人,强迫自己去解决,我们通常都能很好地解决它。

一个人问心理咨询师,自己业绩差,处处遭白眼,可就是无法改善。另外,父母年纪大了,可自己工作忙没时间照顾,特别内疚。心理咨询师递给他一张纸,让他在纸上写下自己最想做却由于种种原因做不到的事。他便写下了三条:成为业绩最佳的员工;在五年内买一幢房子;每星期陪父母过周末。写完后,心理咨询师让他大声地读一遍。他站起来读了,读得热血沸腾,心潮澎湃。读完后,心理咨询师让他在每一条愿望前加上“我不能”三个字,再大声读三遍。读第一遍时,他感到心情沮丧,第二遍仍然理直气壮,而第三遍竟有些内疚的感觉。读完后,咨询师让他把每个愿望前的“我不能”改成“我不想”,再读三遍。读第一遍时觉得有些滑稽,第二遍则若有所悟,第三遍时他听见自己的心灵在大声地说:“不是你不能做到这些事,而是你不想!”读完后,咨询师又让他将“我不想”改成“我想”再读三遍,他读了,感觉像自己的心灵在发誓。读完后,咨询师又让他在每个愿望前加上“我能”读三遍。“我能成为业绩最佳的员工!”“我能在五年内买一幢房子!”“我能每星期陪父母过周末!”读完之后,他感到自己真的能够做到这些,所有的问题和阻碍根本就不值一提。

瞧,根本不是我们解决不了,而是我们不想解决。只要我们下定决心去面对它,我们就能轻而易举地把它解决掉。所以,遇到问题先别忙着把它扔出去,只要你冷静下来观察和分析,就能认清问题,并找到解决它的办法。

真的想尽办法了吗

很多人在尝试了一两种办法失败后,便会产生把这烫手的山芋扔给别人的想法,并在心里安慰自己说:“我已经想尽办法了,可解决不了,只能推给别人了!”事实上,仅尝试了一两种根本不是“想尽办法”,即使你已经进行了多次尝试,也并不一定真的“想尽办法”了。

一个孩子放学回家时发现家里没人,而自己又没带钥匙,进不去家门。于是他便尝试用其他的钥匙拨弄门锁,但失败了。后来他又企图从窗户爬进去,但窗子太高而且里面被别住了。种种尝试都失败之后,他开始坐在门前的台阶上哭泣,并委屈地唠叨着:“所有的办法都试过了,但都不行,怎么办呢?”这时,他的邻居走了过来,并拍拍他的后背说:“孩子,你并没有尝试完所有的办法,你还没有向我求助。”说着,从兜里拿出一串钥匙:“你妈妈走之前,把钥匙放在了我家。”

我们总认为已经想破了脑袋,进行了所有的尝试,但事实上并没有,在你进行了多次尝试仍没有任何头绪的时候,你可以向同事或上司求助——请注意,是“求助”,而不是把包袱丢给他们自己走掉。他们可能能够为你提供一个思路更加清晰的解决之道。

请把“问题到此为止”作为自己的座右铭,遇到难题时,就用它来约束自己,防止自己临阵逃脱,把问题在自己手中解决,是一种高度负责的精神,是成就卓越的基础。

8不要满足于自己的工作现状

很多人都满足于自己的工作状况,习惯于按照上司的安排埋首工作,不想学习,也不对自己的工作进行客观的评价和适时的改进。认为自己按照上司的指令,尽职尽责地努力工作了,纵然出现了失误和漏洞,也不关自己的事。其实,这是一种极不负责任的行为,时间长了,这种行为就会使人产生惰性,失去创造的活力和新颖的思想。

质疑工作才能完善工作

质疑自己的工作是完善工作的前提。在通用汽车公司的一次项目会议上,总经理让他的下属们针对自己的工作谈一些看法。有一个部门经理站起来慷慨陈词:“我现在对自己所从事的这项工作产生了一些怀疑。在这两年之中,在首席执行官的指导下,每个部门都接到了上百个项目,有许多项目都投入了大量的人力资源和资金,往往进行到中途便不了了之,这样下去,会毁了公司。我们难道不能抓一些大一点的项目?或者我们能不能为每一个部门分配一些不浪费人力资源和资金,又能迅速见到效益的项目呢?这些项目不必太多,只要能见到效益,又不会浪费我们的时间和精力,这对我们的发展会有莫大的好处。”

这位经理的一番话,震动了总经理和在座的各位部门经理,他们都为这位经理勇于负责的工作精神所感动。整个下午,大家放弃了原先开会的议题,针对这位经理所提出的问题,进行分组讨论,重新制定战略目标。重新调整战略规划后,公司节省了许多开支,公司发展的步伐也加快了许多。

在执行一项任务时,频频出现困难,时时遇到阻碍,你想过这是为什么吗?在达成任务的过程中遇到困难是正常的,也是可以接受的,但如果出现的问题过多,过于复杂,就不正常了。这时就需要你质疑自己的工作,客观地评估这项工作的每一个环节是否科学合理,认真地分析自己的工作方向是否与企业的总目标一致,谨慎地判断自己的工作方法是否科学有效。

对工作的质疑能避免错误的决策

作为一名员工,敢于质疑自己的工作,才能避免错误的决策,创造骄人的业绩。

杰奎琳是一家电子公司研发部的职员。她在工作之中,经常认真寻找一些组织管理中的漏洞和失误,并从中找出一些具有挑战性的问题。尽管她的这种做法,常常令同事头痛,但是她的这种负责精神为公司减免了许多不必要的损失。

有一次,公司高层制定了一个战略规划,准备研发一种新型的胶印机械。这个方案已经全部做好,款项也陆续到位了。但是,杰奎琳在工作刚刚开始时,便对所要开发的这个产品产生了怀疑,她认为,这个项目在操作上有许多仓促之处,而且在制定这个项目计划时,没有对产品进行详细的论证,有可能出现产品刚开发出不久,就被市场淘汰的结局。她详细地把自己对这项决策的怀疑之处写出来,并提出了许多建议,然后交给上司。由于她的见解深刻,公司高层重新召开了研讨会,对市场状况和这个项目重新进行论证,又经过专家的审查鉴定,这个项目最后被放弃了。而杰奎琳也因为这一“勇敢的行动”受到了提拔和重用。

很多人认为,要想保住自己的一切,就要按照熟悉的一切工作,不要打破工作的秩序,也不可轻易尝试新的方法,更不要承接那些自己从来没有做过的事情,否则,就有可能被撞得头破血流。固然,循规蹈矩的人用大家习惯的做法处理工作,一般不会犯大的错误。但仅做到不犯错误,是不能成为一名优秀员工的。

质疑自己的工作体现的是一种高度负责的精神,而这种精神正是支持我们成就卓越的精神动力。质疑自己的工作就是转变一种思路,把工作中所有“当然”、“毫无疑问”、“绝对正确”的东西进行客观的分析和评价。这项任务沿着这个方向努力就一定最有效和最经济吗?用其他的方法是不是可以更快地达成目标呢?用这种思路去解决问题就一定最快捷吗?是不是还有更好的思路和办法呢?多这样问问自己,进行更加深入的思考和探索,也许能找到一条更加有效的业绩提升之路,从而为企业创造更大的效益。

在现今这个竞争激烈的商业社会里,公司和个人都面临着巨大的压力,只有对公司持有认真负责态度的员工,在工作中不断质疑自己的工作,才能够帮助公司完善体系,适应市场变化,增强竞争力,推动公司前进。

9找到浪费时间的原因,提高工作效率

如果你静下心来反思一下,很可能发现自己之所以忙而无功,是因为自己常被一些琐事绊住,而无法做更重要的事,也就是说,把大量时间浪费在了毫无意义的小事上,而失去了做更重要事情的机会。

造成时间浪费的因素,来自环境和个人两方面。来自环境的因素包括:不速之客的拜访、电话太多、不必要的会议、繁文缛节、工作量太大、缺乏沟通的氛围、等待答复,等等。来自个人的因素包括:缺乏自律、拖延、心不在焉、规划不周、应酬太多、不懂得拒绝,等等。

根据专家统计,造成时间浪费的最主要的因素有五个,即外在的干扰、拖延、优先顺序改变、规划不周、等待答复。

外在的干扰——不想接听的电话或不速之客,常把你手边的重要工作切割得七零八落。

拖延——拖延几乎是每个人的通病。当你做一些难做、乏味,却又不得不做的事时,你可能就情不自禁地陷入拖延之中。

优先顺序改变——在你正处理某件事的时候,突然接到指示或发现有更重要的事要办,只好放下手头的事去做别的事。这样做的结果常常让事情半途而废。

规划不周——事前欠缺规划,往往使你工作起来手忙脚乱,从而浪费掉宝贵的时间。

等待答复——当你专心等待别人的答复时,如果稍一拖长,时间就会在你不知不觉或者焦急中浪费掉了。

对于这些浪费时间的因素,如果你从自己身上找出来,那就努力去克服它,不要犹豫不决。一旦克服了这些因素,你就像割除了身上的一个恶性肿瘤一样,以全新的面貌积极高效地投入到工作中去,终会有所成就。

分析自己能够掌控的时间,善加利用要想充分而有效地利用时间,前提就是能够分析出有多少时间是在你的掌控之内,这样你才会善加利用。

时间其实是由一连串事件组成的,因此,要分析自己能够掌控多少时间,就是分析自己能够掌控多少事件。

在一天中,有些事件是我们能掌控的,比如起床、饮食、睡眠等,有些事件是我们不能掌控的,比如交通状况、上司召见、开会时间等。对于无法掌控的事件,不要花时间去掌控,那只会让你徒劳无功的,只有把心思放在能够掌控的事件上,排定工作进行的优先顺序,并努力去做,做事才会有成效。

对于那些外在的干扰,其实也是你不可控制的,但你可以灵活处理,你要分辨这些干扰是有价值的还是没有价值的。没有价值的干扰,应设法避开或立刻中止。比如长话短说或告诉对方你有要事要处理。必要的干扰是属于你的责任范围,或和你有切身关系,应该立即处理,除非时机不对。若时机不对,最好的方式就是另定一个合适的时间。

对于等待答复,虽然不能控制对方,但你可以主动出击,联络对方,请对方给予明确的答复时间和内容。如果你得不到明确答复,那就马上去做下一个重要的任务,切忌不要空等待。

在分析自己能够掌控的时间时,你要注意找出自己的“能量周期”,看看自己在一天内哪段时间精神、精力最好,哪段时间最差,利用自己的巅峰时期处理最重要的事,在此时间段,要尽量避免遭受干扰,以便发挥最佳工作效能。

做好工作规划,工作起来才不忙碌

工作规划可分为长期、短期和每日规划。长期规划是指超过一个星期、三个月内必须完成的事。短期规划以周为单位,列出未来一周要完成的工作,以及如何完成这些工作的行动细节。每日规划是工作规划的最高境界。每天你要花10~15分钟规划每天要做的事,就会发现每天的时间宽裕而且效率高,是一件成本低而获利高的投资。

把每天要做的工作列成一份清单,排定其优先顺序,每完成一样,就把它从工作清单上划掉,如果发生临时状况,要评估其重要性,再依序处理。每一天工作结束,检查一下完成了哪些事,你有哪些事尚待处理,把它依据重要性,排入明天的计划中。

如果你有拖延的毛病,你要明确确定完成工作的期限,甚至把不紧急的事变得紧急,并建立反馈制度,告诉自己必须按时完成工作,按时完成了就给自己奖励。

这样,就会使你清醒而坚定地去做重要的事,并努力完成它,而不再沉溺于毫无意义的琐事之中,工作效率自然大大提高。

只要你按照以上几点去做,你一定会改掉浪费时间的毛病,成为一个善于利用时间的人,你的办事效率将会得到快速提高,业绩也将明显得到改善,同时,内心也充满了轻松和快乐。

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