要整理的单据主要包括以下三方面：第一，已入库的大批货物的单据；需要检查该批货物的入库通知单、交接清单是否完整准确，运单与交接单是否一致；核对订舱单是否与货物实际到达情况一致，如果出现未订舱货物，应该将货物送回原处。第二，现场收运货物的单据；对于这种货物的单据主要根据报关单、货物清单对运单进行审核，查看是否与海关所放行货物的描述保持一致。第三，中转散货的单据；需要整理运单，确认货物到达情况与所在仓库区位，清点货物并确定装运方式。
3．过磅和入库
这个环节要求：检查货物集装板和集装箱的组装情况、高度、收口等是否符合规定；将货物送至电子磅处称重，记录其重量并悬挂吊牌；对装有轻泡货物的板、箱记录其体积；在电脑中输入板、箱号码和航班日期等，同时将货物码放在货架上。
4．出港
货物出港时要制作平衡交接单和舱单。平衡交接单要求标明航班、日期、机型、起飞时间、板箱号、重量、总板箱号、总重量，并对鲜活、快件、邮件及特殊物品做出标记；一般在配载工作完成后制作。平衡交接单一式四份，一份交平衡室，一份交外场，一份交内场出仓，最后一份留底。舱单是每架飞机所装载货物、邮件的清单，是每一航班总申报单的附件，是向出境国、入境国海关申报飞机所运载货物、邮件情况的文件，是承运人之间结算费用的依据之一；一般在对航班所配载货物的运单进行整理核对和将货物和运单的组装情况录入电脑后填制。
二．空运进口货物程序
（一）航空货运进口代理业务操作程序
航空货运进口代理业务是指收货人委托航空货运代理人来完成货物从入境到提取或转运的整个过程。其具体的操作程序包括以下步骤：
1．到货预报
预报是指外方在发货之前，将运单、航班、件数、重量、品名、实际收货人及其地址、联系电话等内容通过传真或电子邮件的方式发给收货人的行为。其主要用途是让收货人做好接货的准备。
2．交接单货
航空货物到港后，与货物相关的单据也随机到达，此时运输工具与货物处于海关的监管之下；航空公司或其地面代理人根据运单上的收货人联系交接；若运单上的收货人为航空集运商时，则与航空集运商进行货物与单据的交接。
当存在分批货物时，航空公司的地面代理人要编制空运进口分批货物登记表。
3．理货与仓储
是指集运商从航空公司处接到货物后，立即短途驳运至自己的监管仓库，组织理货与仓储。理货的内容主要涉及核对每票件数、检查货物破损情况、根据货物的特点分类堆放和进仓、登记每票货物的存储区号并输入电脑留档。在理货的过程中要注意货物是否存在短缺或破损，如果遇到类似特殊情况要及时向航空公司提出交涉。由于航空货运的货物一般价值较高，因此对仓储的要求也比较苛刻。要严格遵循运单或标签的提示，对有特殊要求的货物给予足够关注，保证货物价值在仓储过程中不会受到影响。
4．理单与到货通知
是指集运商整理有关单证和向收货人发出到货通知的过程。集运商将总运单、分运单、随机单证、国外先期寄达的单证（发票装箱单、合同副本、装卸、运送指示等）、国内货主预先送达的各类单证进行编配。只有单证齐全并且符合报关条件的货物才能够转入制单以及后续的报关阶段。货运代理人应当在货物到达目的地空港后，尽快、尽早的向收货人发出到货通知，以减少货主仓储的费用和节省报关的时间。到货通知应当向货主提供有关到达货物的下列情况：运单号、分运单号、货运公司名称、件数、重量、体积、品名、发货公司、发货地、运单和发票上已注明的合同号、随机到达的单证数量、应付运费数量、地面服务收费标准、集运商与仓库的地址、电话、传真、联系人等；同时还要提醒货主，海关将对超过十四天而未报关的货物收取滞报金以及将对超过三个月未报关的货物按照规定进行处理。在具体工作过程中要求集运商在货物到达后的第一个工作日内以传真或电话方式通知收货人，相关单证如有必要可以采用特快专递的方式送达收货人；若收货人未提货，可以在一周内以电报、信函的方式再次通知收货人，并将收货人未提货的情况告知发货人；两个月内还没有提货的，以电报、信函的方式再次通知收货人；三个月内依然没有提货的，再以电报、信函的方式最后通知收货人，告知其货物已经交由海关处理，提醒其尽快采取相应措施。
5．制单与报关
制单是指按照海关的要求，根据运单、发票、装箱单以及证明货物合法进口的有关批准文件来制作“进口货物报关单”等单证。对于要求异地清关的货物，要根据海关的规定制作“转关运输申请单”并办理转关手续，然后再办理报关。报关是向海关提出办理进口货物手续的过程。任何进口货物都必须在向海关申报并经海关放行后才能够从由海关监管的仓库运出。报关一般包括初审、审单、征税和验放四个阶段。
6．收费与发货
办理完毕报关的手续后，收货人应凭盖有海关放行章、检验检疫章（进口药品必须盖有药品检验合格章）的进口提货单到海关监管的仓库付费和提货。一般要收取以下费用：到付运费以及垫付佣金、报关费、仓储费（含冷藏、冷冻、危险品、贵重品、特殊物品仓储费）、装卸费、铲车费、航空公司到港仓储费、海关预录入费、动植物检验检疫费、关税以及垫付佣金。仓库在发货时，要检验提货单据上各类报关、报检章是否齐全，并登记提货人的单位、名称、身份证号码以确保发货的安全。货物交接时要再次对货物的状况进行检查，对由航空公司的原因而造成的破损或短缺，要由航空公司出具商务记录；对由集运商的原因而造成的破损或短缺，应由代理公司出具商务记录，并立即会同收货人和商检部门在仓库对货物进行检验，以便确定货损情况并避免在后续的运输过程中造成更大的损失。
7．送货与转运
集运商一般会为收货人提供送货与转运服务。送货是将进口清关后的货物直接运送至收货人单位。转运是指将进口清关后的货物运送至国内，再由国内货运代理公司运送至收货人处的业务。转运的货物如不能在进口地就地报关，应该填制“海关转运单”，并附有关单据交海关制作关封随货转运。与转运相关的费用一般由国内货运代理公司收取。
（二）航空公司进港货物的操作程序
航空公司进港货物的操作程序是指从国际航班到达目的地空港到航空公司将货物卸下并交给收货人的整个操作过程。具体包括：
1．到港航班预报
是航空公司及其地面代理人填写航班预报记录本，以当日航班进港预报为依据，在航班预报册中逐项填写航班号、机号、预计到达时间。要求航空公司或其地面代理人在每个航班到达之前，提前了解航班和所运载货物的基本情况以及对货物进行仓储和运输的有关要求。
2．办理货物海关监管
是指在收到业务袋之后，检查业务袋内的文件是否完整，并将货运单送到海关办公室，由海关人员在货运单上加盖海关监管章的手续。业务袋中通常包括货运单、货邮舱单、邮件路单等与运输相关的文件。
3．分单业务
是指在每份货运单的正本上加盖或书写到达航班的航班号和日期。要求认真审核货运单，注意运单上所列目的地空港、代理货运公司、品名和运输保管的注意事项。
4．核对运单和舱单
根据分单的情况在整理出的舱单上标明每票货运单的去向。若舱单上有分批货，则应当把分批货的总件数标注在运单号之后，并注明分批标志；把舱单上所列出的特种货物、联运货物圈出。核对运单份数与舱单数量是否一致，做好多单、少单记录，将多单运单号码加在舱单上，多单运单交查询部门。
5．电脑录入
根据已经标好舱单的有关内容录入电脑，具体包括航班号、日期、运单号、数量、重量、特种货物、代理商、分批货、不正常现象等内容，然后打印国际进口货物航班交接单。
6．交接
将货物与相关单证交给收货人。若有中转业务，则将中转货物和中转运单、舱单交给出港操作部门；若有航空邮件，则直接将邮件和邮件路单交给邮局。
§§§第四节国际货物航空运单
一．国际货物航空运单概述
（一）国际货物航空运单的概念与性质
航空运单（Airway Bill，AWB）：是承运人与托运人之间签订的运输契约，也是承运人或其代理人签发的货物收据。航空运单与海运运单不同，它不是代表货物所有权的物权凭证，也不是可以议付或可以转让的单据。但根据合同和买卖双方的约定，可以凭借航空货物运单向银行办理结汇。
航空运单一般由三份正本（original 1-3）、六份副本（copy 4-9）和三份额外副本（exra copy）组成。在三份正本中，第一份为蓝色，交发货人保存，是承运人已经接管货物的证明；第二份为绿色，由承运人留存，作为其运费帐单、发票和记帐凭证；第三份为粉红色，随货物交付收货人，作为其收货和向海关报关的凭证。在副本中，黄色副本作为提货收据，在收货人收到货物后签字并留存在到达站；其余副本都是白色，分别作为代理人、第一、第二、第三承运人和目的港有关业务的凭证。
（二）国际货物航空运单的作用
1．运输合同
2．货物收据
3．运费帐单
4．报关单证
5．保险注明
6．承运人内部业务依据
二．国际货物航空运单的分类
航空运单依签发人的不同可分为主运单（Master Air Waybill）和分运单（House Air Waybill）。前者是由航空公司签发的，后者是由航空货运代理公司签发的，两者在内容上基本相同，法律效力也无不同。
（一）航空主运单
由航空公司签发的航空运单就称为主运单（Master Air Waybill，MAWB）。它是航空运输公司据以办理货物运输和交付的依据，是航空公司和托运人订立的运输合同，每一批航空运输的货物都有自己相对应的航空主运单。
（二）航空分运单
由航空运输公司签发的航空运单也被称作航空分运单（house air waybill，HAWB）。它是航空运输公司办理集中托运、联运或其它业务时使用的运单。
在集中托运的情况下，除了航空运输公司签发主运单外，集中托运人还要签发航空分运单。航空分运单作为集中托运人与托运人之间的货物运输合同，合同双方分别为货主和集中托运人；而航空主运单作为航空运输公司与集中托运人之间的货物运输合同，当事人则为集中托运人和航空运输公司。货主与航空运输公司没有直接的契约关系。
不仅如此，由于在起运地货物由集中托运人将货物交付航空运输公司，在目的地由集中托运人或其代理从航空运输公司处提取货物，再转交给收货人，因而货主与航空运输公司也没有直接的货物交接关系。
三．国际货物航空运单的内容
国际航空货物运单与海运提单类似，也有正面、背面条款之分，虽然世界上不同的航空公司采用不同的航空运单格式，但其所使用的航空运单格式大多借鉴国际航空运输协会（IATA）所推荐的标准格式，差别并不大。在这里只介绍这种标准格式，也称中性运单。下面就有关需要填写的栏目说明如下：
（一）国际航空货物运单的正面内容
1．始发站机场（airport of departure）。
要根据国际货协（IATA）的要求填写统一制定的始发站机场英文名称或该城市的三字代码，这一栏应该和9栏相一致（其中1A和1B一般位于航空运单的左上角或右上角）。其中：
1A：IATA统一编制的航空公司代码，如我国的国际航空公司的代码就是999；
1B：货运单序号及检验号；
1C：货运单所属承运人的名称及地址（Not Negotiable Air Waybill issued by）。
2．发货人姓名、住址（Shipper′s Name and Address）。填写发货人姓名、地址、所在国家及联络方法。
3．发货人账号（Shipper′s account number）。该栏一般不填写，只在承运人有需要时填写。
4．收货人姓名、住址（Consignee′s Name and Address）
（1）姓名应填写收货人姓名的全称；地址须填写所在国家、城市、街道及门牌号码；联系方法包括电话和传真号码。
（2）由于与海运提单不同，空运单不可转让，所以不得出现“凭指示（To order）”或“凭发货人指示（Toorder of the shipper）”之类的字样。
（3）除收货人外，托运人要求将货物的到达通知其指定的另一人时，应在“处理情况”栏内填明，并冠以“另请通知（Also Notify）”的字样。
5．收货人账号——仅供承运人使用（Consignee′s account number－for carrier use only）。同第3栏一样只在必要时填写。
6．承运人代理的名称和所在城市（Issuing Carrier′s Agent Name and City）。根据货物代理机构的管理规则，承运人必须支付佣金给目的地国家的一个国际航协代理人，因此本栏必须填入该国际航协代理人的姓名和所在地（机场或城市），并冠以“收取佣金代理人（Commissionable Agent）”的字样。
7．代理人的国际航协代号（IATA code）。航空公司为便于内部系统管理，要求其代理人在此处填制相应数字代码。采用货物财务结算系统（CASS－Cargo Accounts Settlement System）清算的代理人按规定填入相应国际航协的7位代号。
8．代理人账号（Account Number）。本栏一般不填，除非开具货运单的承运人提出要求。
9．始发站机场及所要求的航线（Airport of Departure and Requested routing）。
这里的始发站应与第1栏填写的相一致，但必须填写全称。该栏所包括的具体项目的填写要求如下：
（1）To－至/去往：填入目的地点机场（或城市）或第一转运站机场（或城市）的IATA三字代号（当该城市有一个或一个以上的机场而不确定具体机场时，可以填该城市的名称。）
（2）By First Carrier－至第一承运人：填入第一承运人的名称，可用全称或IATA的二字代号。
（3）To－至第二承运人：填入目的地机场（或城市）或第二转运站机场（或城市）的IATA三字代号。
（4）By－由第二承运人：填入第二承运人的IATA二字代号。
