一、OfficeWord2000/XP中防止丢失文件小技巧相信您一定遇到过这种情况：辛辛苦苦敲了大半天键盘，一篇文章眼看就快完成了，可是就在这时突然停电，或者程序停止了响应，甚至电脑死机，未完成的文档还没有保存……人世间最痛苦的事莫过于此，为了防止这样痛苦的事情再次发生，笔者觉得有必要向大家推荐这篇文章。
（一）使用自动恢复功能
现在使用Word97的人一定不多吧？Word2000/XP/XP就能够自动恢复尚未保存的数据。大家只要单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“保存”标签，并选中“自动保存时间间隔”复选框，在“分钟”框中，输入时间间隔，以确定Word2000/XP保存文档的时间。时间越短，Word2000/XP保存文档越频繁，在Word2000/XP中打开文档后出现断电或类似问题时，能够恢复的信息当然也就越多，一般我们设置为1分钟。
经过上面的设置后，所有在发生断电或类似问题时处于打开状态的文档在下次启动Word时都会显示出来，大家可以对它们进行保存。不过在替换原有文档之前，请验证恢复文件包含有您需要的信息，不要覆盖了原先的文件。
注：
（1）Word2000/XP/XP的定时保存文件功能仅对DOC文件有效，其他文件无效，所以笔者建议您在编辑的时候先把文档存为Word格式，等编辑完成后再另存为其他格式；（2）“自动恢复”功能并不等同于正常的文档保存。如果在Word2000/XP打开恢复文件后选择了不进行保存，则该文件将被删除，未保存的修改也将丢失。如果选择了保存恢复文件，它将会替换原文档（除非给它指定了一个新的文件名）。
（二）让文档自动备份
如果我们的文档在保存的时候能够再保留一个备份的话，那无疑会使文档保险许多。而在Word2000/XP中我们完全可以进行设置，让它保存文档的备份：单击“工具”菜单中的“选项”命令，接着选择“保存”标签，选中“保留备份”复选框，单击“确定”按钮。经过这样设置后，Word2000/XP就会自动保存文档的备份了。
小编提示：
（1）注意Word在编辑文档时会自动地保存其备份，它的扩展名不是“.bak”，而是“.wbk”，如果遇到文档打不开，则只要在打开的范围中选择“所有文件”，直接打开备份文档即可。
（2）该备份提供了上一次所保存的副本，这样，原文档中会保存有当前所保存的信息，而副本中会保存有上次所保存的信息。每次保存文档时，新的备份都会取代已有的备份。这样就不用担心会不小心保存了不需要的信息或删除了原文件，保留备份可使工作成果免受损失。
（三）恢复受损文档中的文本
有时候我们在试图打开一个文档时，计算机可能长时间无响应，则表示该文档可能已损坏。这时候同样不需担心，因为下次启动Word2000/XP时，Word2000/XP会自动使用专门的文件恢复转换器来恢复损坏文档中的文本。也可随时用此文件转换器打开已损坏的文档并恢复其中的文本。而且操作起来也很简单：单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“常规”选项卡，并确认选中了“打开时确认转换”复选框（如图3），然后单击“确定”按钮。以后单击“打开”按钮，单击“文件类型”框中的“从任意文件中恢复文本”选项，成功打开损坏文档，可将它保存为Word格式或其他格式（例如，文本格式或HTML格式）。段落、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为普通文字。
小编提示：如果在“文件类型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本”，则需要安装相应的文件转换器，单击“安装/卸载”选项卡上的“MicrosoftOffice”选项，并安装“文本恢复工具”即可。另外，熟练掌握Word2000/XP防止丢失工作成果的功能对您的工作是大有好处的。
二、疑难解答：在Word中如何输入英语标准音标问：我在Word文字编辑中常常要输入英语的音标，但不知从哪里才能找到它们？
答：在系统默认的字体中是找不到音标的。建议你安装金山词霸，或者将金山词霸的安装盘中的\\\\Xdict\\\\ksphonet.ttf文件安装到系统中；之后在Word中选择“插入→符号”打开“符号”对话框，在字体项里选“KingsoftPhoneticPlain”，就可在下面的列表中发现需要的音标符号。
三、移花接木Office常用功能另类用法详细介绍Word和Excel是大家常用的办公软件，一般用它们来编辑处理文字以及数据表格。其实仔细挖掘一下，还可以让Office作为我们的兼职小助手，来完成其他一些另类的功能。
（一）轻松实现批量截图
平时为稿件配图，笔者都是直接使用键盘上的PrintScreen键来帮忙，不过由于系统剪贴板每次只能保存一次复制内容，每次截图完后就需要启动画图程序，将图像粘贴保存。
要利用Office的剪贴板就可以实现批量截图，因为Office的剪贴板可以记忆多次复制的内容（包括文本和图片），这样启动Word后就可以用它的剪贴板来批量保存PrintScreen键截获的图片。具体方法如下：第一步：保存图片。运行Word后，单击“编辑→Office剪贴板”，Word就会在右侧窗口启动剪贴板并自动收集复制的内容。首先将剪贴板内容清空，然后依次按下PrintScreen键截图（按下Alt＋PrintScreen键可以捕捉当前活动窗口），随后就可以在Word中看到剪贴板保存的图像了（Office的剪贴板最多可以保存6张图片。）
第二步：提取图像。现在依次单击剪贴板项目，就可以快速将图片粘贴到稿件制定位置中。如果要另外保存，新建一个Word文档，依次选择“工具→选项→常规”，单击“WEB选项”按钮，在弹出窗口单击“浏览器”选项卡，勾选“选项”下方的“允许将PNG作为图片格式”；单击“图片”选项卡，将图片每英寸分辨率设置为“120”。最后单击“文件→保存”命令，以“截图.htm”为名、保存类型选择“Web（*.htm；*.html）”，保存在G：\\下。保存后打开“g：\\截图.files”这个文件夹，就可以看到所有的截图了。
（启动“画图”后，依次单击相应的剪贴板项目也可以将图像直接粘贴到画图程序中。此外，操作完毕要将剪贴板内容清空以释放内存。）
（二）快速将文档转换为图片
由于我们办公室没有打印机，一些Word文档都要送到厂部集中打印，有时候打印员可能会误操作修改了文档。其实要避免此类情况的发生，只要将文档转换为图片打印即可。方法是：在Word中复制文档后（如果文档有多页，需要分页复制），另建一文档，单击“编辑→选择性粘贴”，然后选择“图片（增强型图元文件）”，粘贴后就可以迅速将文档转换为图片了。同上，将文档另存为“文档.htm”文件，提取其中的图片拿去打印即可，因为是图片，打印员自然无法修改了。
（三）电话号码升级我不急
随着城市电信事业的发展，很多城市的电话号码都升级到8位，客户电话号码的变更给公司业务联系带来不便。由于升级城市覆盖面很广，需要修改的电话号码繁多，因此手工修改工作量很大。不妨用Excel快速完成客户电话号码升级工作，下面以升级青岛客户号码为例（升位规则是在原7位号码前加“8”）。
1.提取数据。首先在Excel中打开客户电话簿，在电话号码列前添加一列，然后用“自动填充”工具，将列的内容填充为“8”，接着用鼠标选中这两列内容复制后粘贴到记事本。
（如果电话号码规则是在不同字头号码前加不同的数字，可以先对Excel列中数据进行排序后再填充不同的数字。）
2.替换分隔符。因为从Excel复制的数据是用分隔符隔开的，所以需要对其处理一下。单击记事本“编辑→替换”命令，在弹出窗口中，“查找内容框”粘贴上分隔符内容，“替换为”框置空（如图3）。单击“全部替换”即可将分隔符删除，然后将编辑过的记事本内容重新复制到Excel中。OK，这样就顺利完成所有电话号码的升级工作。
四、MicrosoftExcel2000单条记录输出三板斧Excel2000本身不知何故，并不支持单条记录的输出，如果想把Excel2000里的通讯录一条一条打出来，倒也成问题。来来来，且看我三板斧是如何让它乖乖就范的！
一板斧：Access转移大法
不能眼睁睁看着Excel2000干着急吧，换个思路，打入Access内部，让它助我一臂之力。
比起Excel2000来说，Access才能算是个数据库，毕竟Excel2000大名还只是“电子表格”，没敢起得太夸张。Access能做报表，所以不妨拿来一用。打开Access，点击“文件”菜单下的“获取外部数据”，再选择“导入”，这是惯用手法，只要涉及到数据搬家，可能都会见到类似的操作，你可得记住了。
再在“文件类型”中选择Excel2000，选中做好的Excel2000通讯录文件，导入，可能有一堆选项，不用管它，因为我们的目的就是要数据，所以可以直接按“完成”，不过想了解一下Access导入数据的过程，也不妨一步一步跟着走走看，只需点“下一步”即可。最后Access自然会接收到Excel2000表格中的数据。
下面就可以输出了，前面已经说了，要借“报表”一用，所以要先新建一个报表，看看弹出的对话框里的各个选项，“标签向导”比较合适。
别忘了选下面的数据来源表或查询，现在只有一个由Excel2000导入的Sheet1表，确定后弹出标签向导。
因为导入表的时候没管它的字段名，所以现在只能看到“字段1”、“字段2”这些不知其所以的名字，还好目前表还简单，而且我们知道按顺序选择没有错，所以也无大碍，不过如果表复杂，你就得考虑在导入的时候做点设置了。
有了数据以后，还可以设计标签布局、确定变量位置，此外还能加一些线条、边框之类的修饰，我们暂且不去精心设计，因为就我个人观点，这种方法相对比较麻烦，我还有更好的办法。
不管怎么样，也算是能够达到目的了。
