（1）引言。
本文档是进行采购支付系统内部控制概要设计、详细设计、系统实施的基础，也是用户进行验收的依据。报告对系统的描述分两步：概述和详细描述，概述主要阐明系统的作用、所涉及的术语、参考资料、相关文档以及文档更新修改时的记录，以便于使用者对系统有整体的把握；详细描述是系统的具体分析成果，使读者能按逻辑顺序完成对系统设计方案的理解，便于提出建议和意见，详细描述过程如下：
①系统目标的确定，主要是系统的控制导向，评判系统质量的指标和标准。
②原粮采购支付流程的简单描述，阐明对系统的了解，利于评估者和系统使用者评价修改。
③内部控制内容的分析，指明需要关注哪些风险，从哪些角度和方面进行内部控制。
④控制关键点设置。
（2）概述。
①系统简介。采购与付款业务是企业向外界购买商品和劳务包括原材料、产成品、固定资产等，以满足企业正常运行需要所进行的购买活动及支付款项的行为。在企业的经济活动中，采购和付款业务是基本业务，也是内部控制的重点和难点。企业采购与付款业务中易出现盲目采购、个人或部门收受回扣、货物质量控制不严、货物流失、采购款流失以及采购成本记录不实等问题。
本业务开始于生产经营需要，包括申购、定购、进货、处理采购单、验收货品、品质检验、填写验收单、退货处理、付款和记录等行为。
②相关术语定义。用于解释专业的术语，将需求报告中的术语、缩写进行定义，包括内部控制的术语和控制主体的行业术语与缩写，以便于专业知识不同的参与者能更好地协调完成设计、评价与实施工作，术语定义和解释的范围和内容主要由系统的环境和参与者的专业构成决定。如内部控制系统是处于IT环境中，应解释相关的IT术语和管理专业术语，如解释订货点概念以便于软件设计者正确设定采购触发条件；演示信息系统的安全管理控制措施以使参与者正确使用系统，使系统的非法入侵风险、病毒风险、通信风险得到有效控制。
③参考资料。需求报告使用的参考材料包括：合同、招标书、立项书、需求调查表、同行案例等。每一个文件、文献要有标题或文件号，发布或发表日期以及出版单位。
④相关文档。当需求报告发生变更时，可能对其他文档产生影响，受影响的文档称为需求报告的相关文档，需将它们列出。采购付款系统内部控制需求报告的相关文档有：
立项书
合同书
项目开发计划
需求管理文档
设计文档
实施文档等
⑤更新信息
（3）系统描述。
①系统的目标。
采购与付款业务内部控制的目的在于规范采购活动的程序、防范采购业务风险，在保证企业经营活动所需物料使用的情况下降低采购成本和付款风险，主要控制内容有：采购计划管理控制、申请与审批控制、采购业务实施过程控制、验收入库控制、款项支付控制和账务处理控制，具体来说，采购与付款业务系统的设计目标包括：
a。保证采购业务的合法性：符合法律法规的要求，确保采购业务中的一切文件、合同的签发符合法律法规的规定；保证采购与付款环节记录的正确性。保证货物采购的真实性，防止个人隐匿私分。
b。保证采购业务的适应性：确定最优的采购量，适应生产、销售和库存的需要，避免发生采购不及时或过多占用运营资金等影响生产经营活动正常进行的情况。
c。保证采购业务的安全性：原粮的采购业务都经过适当授权，在采购环节中保证货物和货款的安全。首先，财务部门要确保付出货款的同时，取得相应的货物，并且货款不会在约定付款日前付出；其次，保证款项记录的真实性和货款支付的严密性；再次，严格验收环节的质量控制制度，确保货物数量、质量满足要求，入库前都经过化验，质量有保证；最后，采购记录准确无误。
d。保证采购业务的效益性：在采购业务中，尽量降低采购成本，减少采购资金的占用和采购费用的浪费，通过订单控制、供应商选择、价格确定、折扣获得、审批控制等过程的透明化、公开化，防止损公肥私的不恰当采购、盲目采购。
e。保证采购业务的效率性：在采购业务中，保证货物供应的及时性，这就要求在请购、采购、定购流程运行的高效性，保证供应商选择、结算、货物的供应、验收的速度快、效率高。
②组织结构与职责。
组织结构图中各部门的职责如表5.3所示。
③流程描述。
在流程图中描绘各种流程的线路、方向，将系统正常运转时所涉及到的信息流、业务流、资金流、控制流等都在流程图上集中反映，这些流程所涉及的岗位、个体是控制风险的关键环节，也是设置内部控制关键点的重点考虑对象。
支出循环流程说明：
企业采购作业的主要业务过程包括采购请求、采购订货、收货处理和采购会计处理几项子作业。
a。采购请求。采购请求是采购人员对经上级审核确认后的购货申请进行处理的作业。包括采购请购单处理和采购申请管理。采购请购单是采购部门根据生产等部门的物料需求计划、库存管理需要、销售订货或零星需求等数据，向上级业务主管或部门提请购货申请、并批准采购的业务单据。
b。采购订货。根据采购请购单，采购人员向供应商询价并最终订货，双方签署采购订单，以此确认采购活动。采购人员需要根据采购请购单及最终双方确认的采购价格、数量生成采购合同。
c。验收。采购部门在物料到达企业后要由收料人员填制收料通知单，登记由谁验收、由哪个仓库入库、放置的仓位等信息，便于物料的跟踪与查询。根据此单进行收货质检，检验合格的物料才能入库。入库时要填制外购入库单。采购收货、入库处理就是对物料收到、验收入库进行处理并对有关单据实施管理。
d。采购结算。采购结算是企业与供应商进行采购物料的财务结算的过程。采购结算包括处理采购发票、计算采购成本、支付采购货款几个过程。
采购发票是供应商开给购货单位，据以付款、记账、纳税的依据。收到采购发票后，采购人员将收到的发票录入并传递到财务部门。会计部门调入已经审核确认的入库单或收料通知单，与采购发票勾对，进行采购入库核算、确认采购成本，分配采购费用，制作采购入库会计凭证，记入存货明细账，并登记总分类账。一般根据采购货物和发票达到企业的时间和进行处理先后顺序的不同，我们可以将采购业务归纳为单货同行业务、货到单未到（暂估入库）业务、单到货未到（在途存货）业务及退货业务几种类型。不同的业务类型需要采用不同的处理流程。如果本月存货已经入库，但采购发票尚未收到，会计部门对该部分存货做暂估入库处理，并生成相应凭证，传递到总账作业；下月收到采购发票后再做相应的回冲处理；如果发生采购退货，采购人员填制退货通知单，输入红字采购发票，仓管对该退货单审核后据此输入红字外购入库单，然后财务部门调入已经审核确认的入库单与发票勾对，进行采购结算，并制作退货会计凭证，记入存货明细账，同时传递给总账作业记总分类账。
④内部控制内容。
a。供应商选择控制。作为采购的基础———供应商的选择至关重要。企业应该首先制定完善的供应商选择/公平价值判断流程以确保选择最符合企业利益的供应商，采购获得最公平的价值；应定期审查及调整供应商的基本资料；应该向所有供应商提供平等赢得企业生意的机会，保证企业能够长久拥有最具竞争力的供货渠道，享受最公平的价值。为此应该采取采购集中控制，由企业内部唯一授权的部门负责与供货渠道之间的一切事务，包括获得采购物品或服务。
b。采购作业中的职责分工、职务分离控制。对采购作业中的各项工作建立职责分工，实行职务分离控制和分层审批管理制度。建立采购申请审批制度，采购部门受理的任何采购申请，都应该根据采购数量和金额的大小经申请部门主管、总经理、董事长逐级审核批准；最后由会计部门对所属成本中心和会计科目进行审核确认，之后才能执行；建立采购工作的采购部门负责制，有关采购的所有凭证、单据和资料最终都应该交于采购部门，并有主管审核；所有采购物料都应由指定部门收料，如物控部门，其中重要的、特殊的物料，如化学品等应由专门质检人员验收；采购需要申请必须由生产或销售部门提出，具体采购业务由采购部门完成；货物的采购人不能同时担任货物的验收工作，以防止采购人员收受客户贿赂，购买伪质材料影响生产乃至企业整体利益。
c。采购计划的控制。企业各部门应根据生产进度计划和用料计划，编制请购单申请进货，请购单是用料部门通知采购部门进货的一种业务凭证，该凭证经用料部门负责任人签字后送交采购部门。采购部门审核请购单中下列事项：要求购入材料用途明确（包括哪个部门使用，何时使用）、根据生产进度计划编制的用料数量计算正确、库存数量已低于最低储备量；采购部门批准请购单后，据此编制采购计划；采购计划应提前做出，以避免临时采购；采购计划中金额的估计不能指定单一供应商或某些特定供应商，而排除其他竞争者（垄断性、特殊性商品除外）；申请采购方监控核实订购货物的及时性和材料成本大小。
d。订货报价控制。对所有潜在供应商应就其质量和财务可行性进行检查；评估内容包括：他们的设备、工艺竞争能力、质量控制、运输记录、劳动力情况、成本结构、财务状况、售后培训意向等；购置大批货物应获取一些合理的有竞争性的书面报价单；评估机关的取得成本如运费、运输工具、折扣、折让、支付条款的税率，对该项货物开信用证的能力，等等；就以上各因素确定目标价格，并不断与一批供应商协商以达到最优价格；决定某一供应商时应提供相应证明文件，包括报价汇总表以及不选取具有竞争性报价供应商的证据和不选取低成本供应商的证据并归档；决定某一供应商应由多部门监控；报价的上浮幅度有授权批准；可能的话，采购人员应定期岗位轮换；当协商的价格、质量、付款期或订单范围发生变化时，对订单的变化应及时被授权、执行；变化的审批权应属于对原始定单有签字权的部门。还应当提供足够记录以证明额外成本或价格的效益；建立订货控制制度，签订的订货单须有部门主管的审核签字才能作为最终收货依据。
e。入库验收控制。应根据购货单复查收到的货物，只有二者相符时才予以接受；对于所有已收到的货物；应定期完整填写事先编号的收货报告；收货报告上充分反映收到货品所存在的问题；验收部门收到的购货单上应予注明所购货物数量，以便验收中能仔细清点；货物入库和移交时经办人有明确职责分工；对所有可能接触货品的途径加以控制。
f。业务记录和资料保管制度。采购部门再将齐全的资料交于会计部门做记账处理；采购作业中，涉及到物料、单据转换的任何环节都应该遵循一定的交接手续，并有记录；采购的所有资料（包括电子资料）、文档都要妥善保管，任何人不得擅自销毁。
g。会计的实时监控。由于集成化管理（如ERP）方式下，业务部门在处理业务的同时也完成相应业务的会计记账处理，如采购部门除了记录各种采购材料，商品的种类、数量外，还同时负责有关账户的会计记录，因此会计部门的实时监控成为必要的控制手段。
h。建立后续检查制度。对于是否检查未到货的订单、有没有完整记录等进行检查，及时发现工作中的漏洞。
i。建立严格的货款支付制度。对于应付账款和现金付款都要有严格的付款流程和控制。
