会场上十戒律
任何领导者，既然是指挥者，要依靠众多的人来工作，会议则必不可少。会议是上下交流的机会，是领导者发出信息并接受反馈的机会，是实施领导的主要工具。优秀的领导者，当他主持一次会议的时候，总是十分清楚会议的特定目的是什么，或者应当是什么。他在会议上就会牵着众人绕着自己的目的转，取得会议的高效率。他不能容忍某一个人滔滔不绝，而是让每一个人都有发言的兴趣及机会。领导者要用好会议这个工具，提高会议的效率，就必须做到会议十戒：
（1）每一个会议都有一个明确的目的，不开无目标的会议。即领导者在开会之前首先要明白要干什么，还要让即将参加会议的成员明白这次为什么开会，以做好准备。如果没有明确的目标，就不要开会。这里有个问题就是所指的会议是除了组织例会以外的临时性会议。为了进行正常、连续的交流与接触，组织例会是不应该间断的。
（2）每个会议只应解决一个中心议题，不开有许多议题的会议。看到这里，可能有许多人不理解开一场会，不是解决问题越多，效果越高吗？而且开一次会，召集、组织工作也花时间。其实，他们没有看到多议题会议的弊端。多议题会议使与会人不能把握会议的重点内容，觉得这一点也重要，那一点也不能忽视，结果很可能只对其中某一点印象最深，而冲淡了其他的方面。许多有这种与会实践的人都了解，一个会议讨论的点太多，特别是任务太多往往会引起厌烦情绪，达不到预期的会议效果。
（3）会议前必须有充分的准备，不开无准备的会议。会议除非特殊情况，不要搞“突然袭击”。领导者要有准备，怎样主持好这个会议使之达到预期效果。与会者也要做好准备，以最清醒的姿态接受会议传递的信息并及时反馈。
（4）只开非开不可的会议，不开可开可不开的会议。这里的“会议”和第一条一样是指临时会议，不要芝麻大的小事也召集一次会议，因为这样久而久之，会降低与会者在会议上的兴奋程度。
（5）会议的参加者必须与会议的主题直接相关，与主题无关的不要参加会议。这里所讲的是会议的参与者的问题，不要有“会议闲人”的存在，不要让参与不参与都一样的人参加会议。
（6）开会时，不做离题的讨论而要围绕中心发言，领导要发挥好引导的作用。一旦发生发言离题的现象要及时地纠正，把与会者的讨论焦点一直投在会议的中心主题上。
（7）表明观点应简洁明朗，会议不能容许重复别人已经说过的话题。这样领导者可以获得尽可能多的信息，也消除了与会者那种懒散不求见地的心理。
（8）会议一定要有决议，不开无决议的会议，即使本次会议暂不能决议，也要宣布暂时休会，并应宣布下次会议的进一步要求，关照大家提前准备。
（9）会议应该杜绝两种相反观点的激烈争吵，会议应该提倡各抒己见，但绝不能陷入两种相反观点无意义、无结果的争论之中。如果发生这种情况，领导者应让他们各自保留意见，在会后再做讨论，不要占用别人发言的时间。
（10）会议应该禁止与会者频频进出会场，因为这样会影响与会者的情绪，分散注意力，影响会议的效率。会议的效果也会因此遭到损害。
让每个人都真正参与
我们经常可以看到这种情况。领导者在布置完一件任务后，觉得如释重负，但是发现执行起来并不是想象的那样顺利，许多人并没有真正领会会议上的意思，导致任务执行的中断或拖延。领导者常常对这种情况感到愤怒，但从来都不找自己的原因。每个领导者在主持会议的时候，不仅有进行决定、发布命令的权力，更有调动全体与会者真正参与会议的义务，只有全体与会者真正参与到会议当中，会议才有效率，才会出成果。然而达到这种境界却十分困难，我们可以经常看到开会的时候下面有人看报纸、聊天或者干脆闭目养神，整个会议显得十分懒散，只有领导一个人在台上滔滔不绝，这种会议还不如不开。开会的目的就是达到共同交流，解决问题的目的，如果都是领导者提出问题，再说出解决方法，下面的人不想也懒得想，“就这样吧，反正是你的责任”。
所以，要充分调动所有与会者的积极性，使整个会议活起来，有效率起来。
领导者应喜欢这样的开会形式，即领导者提出问题，不说出自己的解决方法，而是让大家自由发言，并进行辩论，这样虽然不是每个人都有机会发言，但是可以肯定每个人都在想，能达到这个程度，开会的效果也就有了。
让每个人参与有一些技巧：
（1）开会的议题必须与与会的每个人都有关系或者他们都感兴趣。反对将与开会议题无关的人请到会场上，因为他们的无所事事会影响其他人，从而导致会议效果的降低。
（2）领导者要创造一种有压力的气氛，迫使每个人都认真地听，认真地想。可以采取这样的方式：领导者拿一张与会者的名单，可以随时请任何一位与会者起来重复刚刚讲过的一句话，或者简单发表一下对某某问题的看法，如果答不上来，领导者就要求他站着开会或者当着大家做自我检讨，这样每个人都有一种压力，这种压力使他们不敢马虎。
（3）领导者在开会的过程中应该加强引导作用。比如可以在提出问题之后，再提出若干种解决办法，让参与者广泛地讨论，找出最合适的方法。在讨论者分歧太大时可以适当地做一些引导，尽可能使与会者统一起来。
（4）领导者主持会议讨论的过程中应不时对参与者的发言进行肯定或表扬，即使有时这些发言毫无作用，只有这样才能鼓励更多的与会者踊跃发言，而这位发言者会在表扬与肯定的鼓励下进一步思索，或许会想出具有建设性的建议。
开会的头脑风暴法
头脑风暴法由美国著名工程学家奥斯本于1939年首创，原词为“Brain 3torming”，用来形容精神病人的胡言乱语，最早被用于广告花样的创造上，后来发展为人们自由发表意见的一种会议形式。在这样的会议上，成员可以无拘无束地去思考问题，畅所欲言地发表自己的意见和看法，而无需任何顾虑。
这种会议参加者一般是专家。1935年奥斯本将其论点著书问世时，提出了头脑风暴法会议的四条规则：
（1）在会上对别人提出的意见不许进行反驳或下结论。
（2）鼓励和欢迎个人独立思考，广开言路，以便集思广益。
（3）追求数量，所提的意见越多越好，不要害怕彼此之间相互矛盾。
（4）寻求意见的改进与联系，可以补充、发展和完善相同的意见，从而使某一方案更加完备。
为了取得预期的效果，会议主持者必须创造一个良好的思维环境。经验表明，与会者人数一般为10~15人为宜，会议持续时间20~60分钟为最佳。领导者即会议的主持人主要的职权在于创造一个自由交换意见的气氛。为了达到这样的目的，在会议开始时，领导者往往必须采取强制提问的做法，其发言应该激发参加者思维的灵感，从而促使与会者感到急需回答领导所提出的问题。一旦与会者被鼓动起来，各种设想和建议都会源源不断地涌现出来。这时领导者只需根据前面所述原则进行引导即可。
头脑风暴法的具体实施可以用以下几个步骤表示：
（1）主持人明确议题，做到心中有数，然后根据问题的性质挑选组成人员。应保证大多数与会者都是精通所论问题或某一方面的专家。
（2）热身，即通过一两个与议题无关的小问题来激发与会者的兴趣，形成一种紧张而激烈的气氛。
（3）进入主题，提出问题，将与会者的思维引入自己预先设定好的轨道。
（4）选择富有启发性的重要叙述形式，以便保证在与会者思维最活跃、想象力最丰富、创造力发挥处于顶峰时能够考虑那些问题的解决最关键的方面。
（5）对方案进行评价。这件工作主要应由主持人来做，应该对各种方案提出技术和经济上的评价。
主持会议的语言艺术
作为会议主持的领导者必须明确开会的目的，把握会议的主题，事先做好充分的准备，成竹在胸，方可临危不乱，游刃有余，不至于处处捉襟见肘，被动挨打。尤其是会议的导入阶段是会议讨论的关键。
第一，开场白应开宗明义，先声夺人。
开场白不能拖泥带水，既要把开会目的讲明，又要把重点点出，使与会者有思想准备，为领会会议精神打下良好的基础。同时又不能三言两语，草草了事，意不明，言已尽，给人以茫然之感，使与会者不明白会议的议题，失去对会议的兴趣。好的开头可以一下子抓住与会者的心，给人以深刻的印象，吸引人们继续听下去。就像看一部引人入胜的电影，开始就兴味盎然，人们自然急于了解下面的情节。
我们不妨通过一个例子加以说明。李瑞环同志调任天津主管城建的副市长时，上任的第一把火就是拆除临建棚，解决群众的住房难。经调查，得知各部门、各系统于当年内都安排了不少住房改造或新建项目，只不过大多是各顾各，考虑自身利益。这样到头来，老百姓还得住临建棚。李瑞环同志决定开个会解决这个问题。他的开场白是这样的：我把各路“诸侯”请来，是以几十万无房群众的名义，向大家借房子。动员大家把准备建房的资金、正在建设的工程、接近完工的房子统统交回市里，由市里统一安排，统一施工，统筹分配，并言明借房和今后还房的优惠比例。这个开场白开门见山，直入主题，让与会者明晰领导决策的决心、决策的目的和决策执行的思路，同时辞情恳切，使人动容，为着天津老百姓的疾苦，与会者深觉责任重大，从而唤起他们尽快落实任务的使命感。
第二，因境制宜，调动情绪。
“现在开会了。请某某同志作报告，大家欢迎……”“请同志们坐好，现在开会。第一项内容……”这是我们所经历的千篇一律的格式。这样开场陈旧死板，令人生厌。开场白要陈述的包括会议主题、目的、意义、议程和开法等内容是必不可少的，但这绝对不是要囿于程式，不加以变通，而是要根据实际，因境制宜，灵活安排。
会议的顺利进行有赖于良好会议气氛的营造。精彩的开场白可以使与会者感到要讨论的是与人们切身利益相关的问题或是大家共同关心的问题，这样就能刺激与会者的兴奋点和吸引其注意力，充分调动各种积极因素，将会议导向圆满成功。会议的类型多种多样，不同会议所需的气氛也不同。征求意见会要求各方畅所欲言，集思广义，需要的是生动、热烈的场面。研究解决问题的会议需要的是严肃、庄严的气氛。欢迎会上语言要热情洋溢。欢送会上，言语中就要流露出依依惜别之情。
营造会场气氛，调动人们的情绪，不是靠大喊大叫，粗声厉气。例如某厂为解决生产中存在的工序间衔接不畅的问题，拟就个别班组存在的“磨洋工”现象进行批评，领导上来就说“今天把你们找来，就是让你们知道，你们拖了厂里的后腿。你们说该怎么办呢？”剑拔弩张，“严肃”的会场气氛够浓的吧，可这样不问青红皂白地一通发作，甭说引起对方共鸣，恐怕求得合作都很难。会场成了战场，这会怎么开？
下面是一篇较为成功的欢迎词的开头，恰与上文中的实例形成对比。
“春来谁做韶华主，总领九英是牡丹。古都洛阳迎来了第九届牡丹花会。热情好客的古都人民，诚挚地欢迎外国朋友、港澳台同胞和来自祖国各地的客人光临洛阳！”
主持人的欢迎词真诚感人，令人如沐春风，烘托出喜庆的气氛，遣词又恰到好处，让人感到与当时的场合相吻合而无媚俗之感。
第三，有备而来，自然衔接。
我们开会往往是因为没有找到向人们传递信息和解决问题的更好的途径。正因如此，会议是为实现某种目的的一种重要形式，要有明确的议题和清晰的程序。会前把你要讲的事情列成提纲，保证会议沿着你的思路一步步进行下去，这实际上就是会议进行的程序。要牢记你希望大家会后知晓的思想或中心议题。你的主持要围绕这一主题。有些领导人为了死死控制住会议的进程，要求秘书为自己写稿子，拉条目，会上拿着讲稿一字一句地读，照本宣科，显得机械呆板。记住，念稿子是场灾难，不要照着念。列出发言提纲，发言时再详细讲，既不脱稿，又有离稿讲话，把讲稿上的内容变成自己的语言，才能令听者觉得亲切自然而非味同嚼蜡，才不至于让人觉得你生拉硬套，不顾会议实际情况只会埋头读稿子。有一年，谭震林同志在湖南攸县蹲点，在一次县社干部会议上，发言的人都是捧着稿子念，枯燥乏味，与会者不是打哈欠，就是抽烟。又一个人讲话念稿子了，念得磕磕巴巴。谭震林打断他，问你的稿子是谁写的？被问者吱吱唔唔地承认，是别人帮助起草的。谭震林从衣袋里摸出自己的讲稿说今天的讲话是你讲，还是别人讲？我都不敢像你那样，三页半的稿子，还要秘书给起草。他接着批评道：官越当越懒？讲十几分钟的话，都要别人替你写个稿子，这样，不脱离实际才怪？为了给被批评者下台阶，他又说我打断你的话，很有点不礼貌，为了倡导一种风气，我就要这么做。就是要你知道，这样干是不行的。谭老犀利的话语批评了在某些领导干部中存在的官僚主义作风，同时也告诫我们，要想不照本宣科，就要身体力行，做最充分的准备，保证心中有数。
第四，控制节奏，紧扣主题。
会议的时间有其限度。一般会议的时间以2小时为限度，是从考虑人的生理以及心理的条件而来的。超过2小时以上拖拖拉拉、松松散散的会议，只会增加疲劳而不会产生好的效果。为了保证在有限的时间获得满意的结果，作为主持会议的领导者有责任控制会议的节奏，有张有弛，既要让与会者充分交流意见，又要避免发生互相扯皮的现象。
有些发言者话太多。他们喜欢自己说话，似乎要利用每次会议来垄断讨论。对于这种情况，主持人出于对发言者的尊重，一般不应当面直说，而应寻找机会作出巧妙的暗示。如果他发言了，给他适当的时间，然后说，“你提出的几点很好。现在让我们听听其他人的。”以此打断他。如果这一招不灵，就限定时间，比如，每人发言两分钟。若是任由这些口若悬河者不着边际、没完没了地宏篇大论，结束讨论怕是要“等到花儿也谢了”。
有的人不愿在大庭广众之下发表自己的意见而习惯于与周围的人窃窃私语，这往往会干扰会议的正常进行。如果交谈达到必须加以制止的程度时，你可以通过直接提问来试着打断交谈者。也可停止发言，等着他们安静下来。如果这也不管用，你可以对他们说“如果你们有什么要说的，请大声说出来，好让每个人都能从你们的讨论中获益。”
