6.1 会计凭证概述
（1）会计凭证的概念
会计凭证，简称凭证，是记录经济活动、明确经济责任的书面证明。会计凭证是登记账簿、进行会计监督的重要依据。正确填制和认真审核会计凭证是财务管理不可缺少的基础工作。
任何企业、事业和行政单位在从事任何一项经济活动时，都必须办理会计凭证，也就是由有关人员根据有关规定和程序填制和取得会计凭证，对整个经济活动过程做出书面记录。有关部门和人员要在会计凭证上盖章签字，表示对会计凭证的真实性、正确性与合法性负责。会计人员必须对已取得的会计凭证进行严格的审核，只有准确无误的会计凭证才能作为登记各种账簿的凭据。
出纳人员在核算企业发生的经济业务时，须按照业务的发生情况取得有关凭证，依据原始凭证编制记账凭证，在记账凭证的基础上登记账簿，编制出纳报告。
会计凭证是在会计工作中记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是用来登记账簿的依据。
会计主体办理任何一项经济业务，都必须办理凭证手续。由执行或完成该项经济业务的有关人员填制或取得会计凭证，详细说明该项经济业务的内容，并在会计凭证上签名或盖章，明确经济责任。填制或取得会计凭证后，要由有关人员进行审核，经审核无误，并由审核人员签章后，才可作为记账的依据。填制和审核凭证，是会计核算的专门方法之一。
会计凭证的填制和审核，对于如实反映经济业务的内容，有效监督经济业务的合理性、合法性，保证会计核算资料的真实性、可靠性，发挥会计在经营管理中的作用，具有重要意义。
填制和审核会计凭证作为会计核算的一项重要内容，在经营管理中具有重要作用。主要有以下四个方面的作用。
填制和审核会计凭证的作用
提供经济信息和会计信息会计人员可以根据会计凭证，对日常大量、分散的各种经济业务，进行整理、分类、汇总，并经过会计处理，为经营管理提供有用的会计信息监督、控制经济活动通过会计凭证的审核，可以检查经济业务的发生是否符合有关的法规、制度，是否符合业务经营、财务收支的方针和计划、预算的规定，以确保经济业务的合理、合法和有效性。监督经济业务的发生、发展，控制经济业务的有效实施，是发挥会计管理职能的重要内容提供记账依据会计凭证是记账的依据，通过会计凭证的填制、复核，按一定方法对会计凭证进行整理、分类、汇总，为会计记账提供真实、可靠的依据，并通过会计凭证的及时传递，对经济业务适时地进行记录加强经济责任制经济业务发生后，要取得或填制适当的会计凭证，证明经济业务已经发生或完成；同时要由有关的经办人员在凭证上签字、盖章，明确业务责任人。通过会计凭证的填制和审核，使有关责任人在其职权范围内各司其职、各负其责。
（2）会计凭证的分类
会计凭证的形状、格式、大小、繁简各不相同，并可以按照不同的标准予以分类，但其最基本的分类是按其填制程序和用途分类。会计凭证按其填制程序和用途，可分为原始凭证和记账凭证两大类。为了节约人力、物力和财力，在保证充分发挥会计凭证作用的前提下，这两种凭证也可以合二为一，实行原始凭证和记账凭证的结合，即联合凭证。原始凭证和记账凭证虽然存在着密切的联系，但在完成会计任务中，又有着明确的分工，各自担负着不同的使命。同时，两者在格式、内容、作用、填制和审核等方面都存在着各自的特点，因此，又有必要对它们分别加以阐述。
6.2 原始凭证
（1）原始凭证的概念
原始凭证，又称原始单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录、证明经济业务已经发生或完成的原始证据，是进行会计核算的原始资料。原始凭证记载着大量的经济信息，又是证明经济业务发生的初始文件，与记账凭证相比较，具有较强的法律效力，所以它是一种很重要的凭证。
（2）原始凭证分类
原始凭证按其形成，分为以下几种：
[1]外来原始凭证
外来原始凭证是指同外部单位发生经济往来关系时从外部单位取得的原始凭证，如购货时取得的发票、付款时所取得的收据等。
[2]自制原始凭证
自制原始凭证是指由本单位内部经办经济业务的部门或人员，在办理经济业务时所填制的凭证，如商品入库时，由仓库保管人员填制的入库单；商品销售时，由业务部门开出的提货单等。
除上列原始凭证外，企业实际工作中还有许多其他凭证，由于篇幅关系，在此不能一一列举企业的自制原始凭证可以按其内容分为以下几类：
一次性凭证。在自制的原始凭证中，大部分凭证的填制手续是一次完成的，已填列的凭证不能再重复使用，这类自制原始凭证称为一次性凭证。
累计凭证。在一些特定单位，为了连续反映某一时期内不断重复发生而分次进行的特定业务，需要在一张凭证中连续、累计填列该项特定业务的具体情况，这种凭证称为累计凭证如限额领料单。限额领料单中标明了某种材料在规定期限内的领用额度，用料单位每次领料及退料，都要由经办人员在限额领料单上逐笔记录、签章，并结出限额结余。使用这种凭证，既可以做到对领用材料的事前控制，又可减少凭证填制的手续。但因这种凭证要反复使用，必须严格规范凭证的保管制度和材料收发手续。
记账编制凭证。在企业自制的各种原始凭证中，一般都是以实际发生或完成的经济业务为依据，由经办人员填制并签章，但有些自制原始凭证，则是由会计人员根据已经入账的结果，对某些特定事项进行归类、整理而编制的，这种根据账簿记录而填制的原始凭证，称为记账编制凭证，如月末确定已销商品成本时根据库存商品账簿记录所编制的成本计算表；
月末计算产品生产成本时所编制的制造费用分配表以及月末所编制的利润分配计算表等汇总原始凭证。实际工作中，为了集中反映某项经济业务的总括情况，并简化记账凭证的填制工作，往往将一定时期内若干记录同类性质经济业务的原始凭证汇总编制成一张原始凭证，这种凭证称为汇总原始凭证。如收货汇总表、商品销货汇总表、发出材料汇总表等。
汇总原始凭证所汇总的内容，只能是同类经济业务，即：将反映同类经济业务的各原始凭证汇总编制一张汇总原始凭证，不能汇总两类或两类以上的经济业务。汇总原始凭证也属于原始凭证的范畴。
（3）原始凭证基本要素
在会计实务中，由于各种经济业务的内容和经营管理的要求不同，原始凭证的名称、格式和内容多种多样，其填制与审核的具体内容也会因此而多种多样。为了满足经营管理的需要，自制原始凭证备有补充的内容；为了便于使用原始凭证，有关部门制定了统一的凭证格式，如银行结算凭证、增值税专用发票等。但是，原始凭证作为反映经济业务已经发生或已经完成的原始证据，必须反映经济业务发生或完成的情况，并明确有关经济人的责任，所以各种原始凭证都必须具备一些基本内容，具有一些基本要素，这些基本要素主要包括以下七个方面：
[1]凭证的名称。
标明原始凭证所记录业务内容的种类，反映原始凭证的用途，如“发货票”、“入库单”等。
[2]填制凭证的日期。
填制原始凭证的日期一般是业务发生或完成的日期。如果在业务发生或完成时，因各种原因未能及时填制原始凭证的，应以实际填制日期为准。销售商品、产品时未能及时开出发货票的，补开发货票的日期应为实际填制时的日期。
[3]填制凭证单位或填制人姓名。
[4]经办人员的签名和盖章。
经办人员签名盖章是为了通过该项内容明确经济责任。
[5]接受凭证单位的名称。
将接受凭证单位与填制凭证单位或填制人相联系，标明经济业务的来龙去脉。
[6]经济业务内容。
经济业务内容主要是表明经济业务的项目、名称及有关的附注说明。
[7]数量、单价和金额。
主要表明经济业务的计量。这是原始凭证的核心。
（4）原始凭证的填制
填制原始凭证要由填制人员将各项原始凭证要素按规定方法填写齐全，办妥签章手续，明确经济责任。
原始凭证的填制有三种形式，一是根据实际发生或完成的经济业务，由经办人员直接填列，如“入库单”、“出库单”等；二是根据已经入账的有关经济业务，由会计人员利用账簿资料进行加工整理填列，如各种记账编制凭证；三是根据若干张反映同类经济业务的原始凭证定期汇总，填列汇总原始凭证。
原始凭证的种类不同，其具体填制方法和填制要求也不尽一致，但就原始凭证应反映经济业务、明确经济责任而言，原始凭证的填制有其一般要求。为了确保会计核算资料的真实、正确并及时反映，应按下列要求填制原始凭证：
[1]符合实际情况。
凭证填制的内容、数字等，必须根据实际情况填列，确保原始凭证所反映的经济业务真实可靠，符合实际情况。从外单位取得的原始凭证如有遗失，应取得原签发单位盖有账务章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，经单位负责人批准后，可代作原始凭证。对于确实无法取得证明的，如火车票、轮船票、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位负责人批准后，可代作原始凭证。
[2]明确经济责任。
填制的原始凭证必须由经办人员和部门签章。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的财务章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。自制原始凭证必须有经办单位负责人或其指定人员的签名或盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位财务章。
[3]填写内容齐全。
原始凭证的各项内容，必须详尽地填写齐全，不得遗漏，而且凭证的各项内容，必须符合内部牵制原则。凡是填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符；购买实物的原始凭证，必须有验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为登记账簿的依据；一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，并连续编号，作废时应加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。发生销货退回时，除填制退货发票外，退款时必须取得对方的收款收据或汇款银行的汇出凭证，不得以退货发票代替收据。职工外出借款收据，必须附在记账凭证上，收回借款时，应另开收据或退还借据副本，不得退还原借款收据。
经有关部门批准办理的某些特殊业务，应将批准的文件作为原始凭证的附件，若批准文件需要单独归档，应在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。
（5）原始凭证的审核
只有经过审核无误的凭证，才能作为记账的依据，为了正确反映并监督各项经济业务，会计部门的经办人员必须严格审核各项原始凭证，以确保会计核算资料的真实、合法、准确。原始凭证的审核，主要包括以下四个方面的内容：
[1]合规性审核。
根据有关的法令、制度、政策等，审核原始凭证所记录的经济业务是否合规、合法、有无违反法令、制度的行为；审核经济业务是否按规定的程序予以办理，对于弄虚作假、涂改或经济业务不合法的凭证，应拒绝受理，并报请上级有关人员处理。
在实际工作中，违法的原始凭证主要有三种情况，复核时要加以注意：
明显的假发票、假车票。有些原始凭证带有明显的时间性，时间变了，再用过去的原始凭证，很明显是假的；有些原始凭证印制粗糙，印章不规范，也可以看出是假的。
凭证虽是真实的，但制度规定不允许报销。一般说来，凡私人购置和私人使用的物品，都不能用公款报销；凡个人非因公外出发生的各种费用都不能用公款报销。只要熟悉制度，就容易判断其合法性。
虽能报销，但制度对报销的比例或金额有明显限制的，超过比例和限额的不能报销。例如，职工因公出差乘坐火车轮船、到旅馆住宿，对等级、金额都有限定，超过部分应自理；医药费报销，不同工龄的职工享受公费的比例不同，报销时，要按其公费比例报销，如果超过比例报销，超出部分就是不合法的。
[2]真实性复核
所谓真实，就是说原始凭证上反映的应当是经济业务的本来面目，不得掩盖、歪曲和颠倒真实情况。
经济业务双方当事单位和当事人必须是真实的。开出原始凭证的单位，接受原始凭证的单位，填制原始凭证的责任人，取得原始凭证的责任人都要据实填写，不得冒他人、他单位之名，也不得填写假名。
经济业务发生的时间、地点、填制凭证的日期必须是真实的。不得把经济业务发生的真实时间改变为以前或以后的时间；不得把在甲地发生的经济业务改变成在乙地发生；也不得把填制原始凭证的真实日期改变为以前或以后的日期。
经济业务的内容必须是真实的。是购货业务，必须标明货物的名称、规格、型号等；是住宿业务，就要标明住宿的日期；是乘坐交通工具业务，就要标明交通工具种类和起止地点；是就餐业务，必须标明就餐，不得把购物写成就餐，把就餐写成住宿；是劳动报酬支付，就应该附有考勤记录和工资标准等。
经济业务的“量”必须是真实的。购买货物业务，要标明货物的重量、长度、体积、数量；其他经济业务也要标明计价所使用的量，如住宿1天、参观展览3次、住院治疗10天等。
单价、金额必须是真实的，这是最关键的一点。不得在原始凭证填写时抬高或压低单价，多开或少开金额。
[3]完整性审核
根据原始凭证的要素，逐项审核原始凭证的内容是否完整，原始凭证的各项目是否按规定填写齐全，是否按规定手续办理。若原始凭证的内容填写不全，手续不完备，应退经办人员补办完整后，才予受理。
[4]技术性审核
根据原始凭证的填写要求，审核原始凭证的摘要和数字及其他项目是否填写正确，数量、单价、金额、合计是否填写正确，大、小写金额是否相符。若有差错，应退经办人员予以更正。
6.3 记账凭证
（1）记账凭证的概念。
记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证或账簿记录，按照会计制度规定的核算内容对经济业务进行分类编制会计分录的书面凭证。编制记账凭证，就是将复杂繁多的原始凭证转化成分类有序的会计分录的过程，是将普通的资金收付资料转化为能为经营决策者所需要的会计信息的过程。作为一名出纳人员，应当掌握一定的会计理论知识，能够独立编制有关的收付款记账凭证。
（2）记账凭证的分类。
记账凭证的格式具有通用性，实际工作中，在单位的货币资金收付业务量较大的情况下，也会就货币资金的收付业务设计专用的记账凭证，主要的种类有：
[1]收款凭证。
收款凭证是用以反映现金和银行存款收入业务的记账凭证，根据货币资金收入原始凭证填制而成。
[2]付款凭证。
付款凭证是用以反映现金和银行存款支出业务的记账凭证，根据货币资金支出原始凭证填制而成。
[3]转账凭证。
转账凭证是用以反映与货币资金收付无关的转账业务的凭证，根据有关转账业务的原始凭证或记账编制凭证填制而成。
出纳人员一般不编制转账凭证。业务收款凭证、付款凭证和转账凭证分别记录货币资金收入业务、货币资金支出业务和转账业务（与货币资金收支无关的业务）。各种记账凭证一般印制成不同颜色，以便于识别。
（3）记账凭证的基本要素。
记账凭证因为核算分类的关系分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，但只是其格式稍有不同而已。作为确定会计分录和登记账簿的依据，为了明确经济内容和对应关系，保证核算工作的正确性，其必须具备以下基本要素：
[1]记账凭证的名称。
如“收款凭证”、“付款凭证”、“转账凭证”或“通用凭证”等。
[2]记账凭证的日期。
一般应为编制记账凭证的当天日期。
[3]记账凭证的编号。
各单位应按月编制记账凭证的统一编号。如果本单位采用分类记账凭证时，可将记账凭证分为“现收字第×号”、“现付字第×号”、“银收字第×号”、“银付字第×号”、“转字第×号”五种进行流水顺序编号。如果本单位采用通用记账凭证，则可以将所有的记账凭证统一编号，注明“总字第×号”。
[4]经济内容摘要。
凭证的“摘要”栏应简明扼要地说明经济业务内容，要突出说明经济事项的内容，对方单位的名称，货物名称、数量及经办人员等。
[5]会计分录内容。
即按照借贷记账法的原则编制的会计账户对应关系，分为会计科目名称（包括总账科目和明细科目）、金额和记账的借贷方向。会计分录内容是记账凭证的最基本要素。
[6]所附原始凭证张数。
[7]有关人员的签章。
填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证的，也必须具备记账凭证应有的项目。
[8]记账符号。
在记账凭证记账后，在凭证的“记账符号”栏内打“√”符号，表明该凭证已登记入账，以防止重复登记。
（4）记账凭证的填制。
真实、完整、准确的记账凭证是保证会计信息质量的根本，因此记账凭证的填制除了严格遵守填制原始单证的基本要求外，还应注意以下几点。
[1]凭证应按顺序编号。
记账凭证必须按月分类连续编号，以便分清会计事项处理的先后顺序和日后与账簿记录核对确保记账凭证完整无缺。单位应根据单位规模、业务量大小对记账凭证进行具体分类，无论哪一类编号，都必须做到按月、分类、依序。即每月第一天从第一号编起，顺序编到当月最后一天，不允许漏号、重号和错号。为防止记账凭证丢失，应在填制凭证当天及时编号。
采用复式记账的记账凭证一般是一张凭证编一个号，如果发生复杂的经济业务，需要连续编制两张或两张以上的记账凭证时，应加编分号，例如10号会计分录有两张记账凭证，分别编为1012号、1022号。
[2]凭证的摘要应当明确。
摘要应当简洁明了，不能有重大遗漏或故意隐瞒，不得含糊其辞，似是而非，不得有误导性陈述，尽量避免烦琐其词。
[3]会计分录的编制应当正确。
应填列会计科目名称，或者科目名称和编号，不能只填科目编号不写科目名称。需要登记明细账的还应注明二级科目和明细科目的名称，据以登账。出纳员一般只涉及收付款凭证，不涉及转账凭证。对于收款凭证，其借方科目为“库存现金”或“银行存款”，其贷方科目则应根据经济业务的内容和本行业会计制度的规定具体确定，如提供劳务取得现金收入，在服务行业贷方科目应为“营业收入”。对于付款凭证，贷方科目为“库存现金”或“银行存款”，其借方科目则应根据经济业务的内容和行业会计制度的规定而具体确定，如工业企业用银行存款采购原材料，则其借方科目应为“原材料”。
[4]凭证的金额必须准确。
记账凭证金额填完后应加计金额合计数。记账凭证不论是一个会计科目或若干个会计科目，或一个会计科目下有若干个明细科目，都应将一方的金额加计合计数填写在相应的“合计”栏内。合计金额前应加注币值符号，如人民币号“￥”。
[5]所附原始凭证应当同类。
出纳人员可以根据每一张原始凭证单独填制记账凭证，也可以每天根据若干张同类的原始凭证汇总填制一张记账凭证，或者先将同类的原始凭证编制一张汇总表，再根据该汇总表编制记账凭证。
[6]所附原始凭证应当齐全。
记账凭证所记录的经济业务必须以能证明该项经济业务的原始凭证作为附件凡是能证明经济业务内容的各种原始凭证，不论张数多少，都应按规定贴在该记账凭证后面。
除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。
如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附有原始凭证复制件。
[7]错误凭证的更正。
如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。如果是已经登记入账的记账凭证在当年内发现错误的，可以用“补充更正法”、“红字更正法”和“划线更正法”等方法更正；如果发现以前年度记账凭证有错误的，应当填制一张更正的记账凭证。
[8]凭证的签章。
记账凭证填制完毕后，应由相关部门和人员签名并盖章，如单位核算已实行电算化处理的，也应在已打印好的记账凭证上补齐有关签章。出纳在办理完款项收付后，除了签章明确经济责任外，还应立即加盖“收讫”或“付讫”戳记。
（5）记账凭证的审核
记账凭证是登记账簿、科目汇总的直接依据，出纳人员应对记账凭证进行认真的审核。由于记账凭证是根据审核后的有效原始凭证编制的，因而，记账凭证的审核，应在对原凭证进行复审的基础上注意账务处理的正确性。审核的主要内容有：
[1]记账凭证各项目填制是否齐全、字迹是否清楚规范、手续是否齐备、有关人员是否皆已签字盖章等。
[2]记账凭证是否附有真实、合法、有效的原始凭证。记账凭证所填列的附件张数与实际所附的原始凭证张数是否相符。记账凭证所反映的经济业务的内容和原始凭证所反映的内容是否一致、金额是否相等。
在有些情况下，记账凭证与原始凭证所反映的金额是不相等的，如有些费用只能按规定标准报销，在原始凭证金额超过报销标准情况下，记账凭证只能按批准的报销金额填列，出纳员也只能按经批准的报销金额办理款项收付和登记出纳账簿。如出现原始单证的金额与报销金额不一致时，必须在原始单据上由经办人注明“实际报销××元”字样，以明确经济责任。
[3]会计分录中会计科目（包括总账科目、明细科目）和记账方向是否正确，对应关系是否合理，双方金额是否相等。
6.4 会计凭证和票据填写的要求
（1）汉字大写金额数字，一律用正楷字或行书字书字，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等易于辨认，不易涂改的字样。不得用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、毛、另（或0）等字样代替，不得任意自选简化字。
（2）中文大写金额数字到“元”为止的，在“元”之后，应写“整”（或“正”）字，在“角”之后可以不写“整”（或“正”）字。大写金额数字有“分”的，“分”后面不写“整”（或“正”）字。
（3）阿拉伯数字应一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应写人民币符号“￥”。人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有人民币符号“￥”的，数字后面不再写“元”字。所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分。无角分的，角位和分位可写“00”或符号“-”；有角无分的，分位应写“0”不得用符号“-”代替。
（4）阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字，如￥101.50，汉字大写金额应写成“人民币壹佰零壹元伍角整”。阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字，如￥1004.56，汉字大写金额应写成“人民币壹仟零肆元伍角陆分”。阿拉伯金额数字元位是“0”或数字中间连续有几个“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额只写一个“零”字，也可不写“零”字，如￥1320.56，汉字大写金额应写成“人民币壹仟叁佰贰拾元零伍角陆分”，或“人民币壹仟叁佰贰拾元伍角陆分”。
（5）票据的出票日期必须使用中文大写。为防止变造票据的出票日期，在填写月、日时，月为壹、贰和壹拾的，日为壹至玖和壹拾、贰拾、叁拾的，应在其前加“零”；日为拾壹至拾玖的，应在其前面加“壹”。如2月12日，应写成零贰月壹拾贰日；10月20日，应写成零壹拾月零贰拾日。票据出票日期使用小写填写的，银行不予受理。大写日期未按要求规范填写的，银行可予受理；但由此造成损失的，由出票人自行承担。
6.5 会计凭证的装订
（1）会计凭证装订前的准备。
会计凭证装订前的准备，是指对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样，有时前者大于后者，有时前者小于后者，这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理，以便下一步装订成册。对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。证票应分张排列，同类、同金额的单据尽量粘在一起；同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可先用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订时再抽去回形针或大头针。有的原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单、耗料单等，但在记账凭证上应注明保管地点。原始凭证附在记账凭证后面的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证的面积大小来排序。会计凭证经过上述的加工整理之后，就可以装订了。
（2）会计凭证的装订方法。
会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数，以及记账凭证和原始凭证的张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证，在整理装订凭证时，必须保持会计分录的完整。为此，应按凭证号码顺序还原装订成册，不得按科目归类装订。对各种重要的原始单据，以及各种需要随时查阅和退回的单据，应另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。
会计凭证装订的要求是既美观大方又便于翻阅，所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说，一本凭证的厚度以1.5～2.0厘米为宜，太厚了不便于翻阅核查，太薄了又不利于戳立放置。凭证装订册数可根据凭证多少来定，原则上以月份为单位装订，每月订成一册或若干册。有些单位业务量小，凭证不多，把若干个月份的凭证合并订成一册也可以，只要在凭证封面注明本册所含的凭证月份即可。为了使装订成册的会计凭证外形美观，在装订时要考虑到凭证的整齐均匀，如果装订线的位置太薄，可用纸折一些三角形纸条均匀地垫在此处，以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。有些会计在装订会计凭证时采用角订法，装订起来简单易行，这也很不错。它的具体操作步骤如下：
[1]将凭证封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸（可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用）放在封面上角，做护角线。
[2]在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。
[3]用大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以将回形别针顺直，然后将两端折向同一个方向，将线绳从中间穿过并夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。
[4]在凭证的背面打线结。线绳最好在凭证中端系上。
[5]将护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。
[6]向后折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘死。
[7]待晾干后，在凭证本的脊背上面写上“某年某月第几册共几册”的字样，装订人在装订线封签处签名或者盖章。
现金凭证、银行凭证和转账凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可以全年顺序编号。
6.6 会计凭证的传递
会计凭证的传递，是指会计凭证从编制时起到归档时止，在单位内部各有关部门及人员之间的传递程序和传递时间。为了能够利用会计凭证及时反映各项经济业务、提供会计信息、发挥会计监督的作用，必须正确、及时地进行会计凭证的传递，不得积压。正确组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务、明确经济责任、实行会计监督，具有重要作用。从一定意义上说，会计凭证的传递起着在单位内部经营管理各环节之间协调和组织的作用。会计凭证传递程序是企业管理规章制度的重要组成部分，传递程序的科学与否，说明该企业管理的科学程序。它主要有以下两方面的作用：
（1）有利于完善经济责任制度。
经济业务的发生或完成及记录，是由若干责任人共同负责、分工完成的。会计凭证作为记录经济业务、明确经济责任的书面证明，体现了经济责任制度的执行情况。单位会计制度可以通过会计凭证传递程序和传递时间的规定，进一步完善经济责任制度，使各项业务的处理顺利进行。
（2）有利于及时进行会计记录。
从经济业务的发生到账簿登记有一定的时间间隔，通过会计凭证的传递，使会计部门尽早了解经济业务的发生和完成情况，并通过会计部门内部的凭证传递，及时记录经济业务、进行会计核算、实行会计监督。
6.7 会计凭证的保管
会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证的保管主要有下列要求：
（1）会计凭证应定期装订成册，防止散失。
从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。
（2）会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。
（3）会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。
原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。
（4）原始凭证较多时，可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。
（5）每年装订成册的会计凭证，在年度终了时可暂由单位会计机构保管一年，期满后应当移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。
（6）严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。
