第一条档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。
第二条按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。
第三条坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。
第四条加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。
第五条库房要保持温度在摄氏14℃~24℃，相对湿度在45%~60%之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。
第六条库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理两次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行补救。
第七条接交进馆的档案，要认真清点，履行签字交接手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。
十一、档案销毁制度模板
第一条档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
第二条档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。
第三条经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。
第四条档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。
第五条批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人监销；销毁完毕，监销人要在销毁清册上写明销毁时间并签名盖章。
第六条档案的销毁，必须在相应的“案卷目录”、“档案总登记簿”和“案卷目录登记簿”上注明“已销毁”。
十二、档案立卷归档流程
第一条总则。
为规范档案管理工作，充分发挥档案作用，提高档案保存质量，特制定本办法。
第二条组织实施。
1.公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专、兼职行政主管分管公司主体档案工作。
2.根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。各分公司档案分类目录及编号原则，由各公司经理室或事业部经理室统一制定。
3.公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。
第三条公司档案范围。
公司建档范围确立为：
（一）公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。
（二）公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料。
（三）财务、会计及其管理方面的文件材料。
（四）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。
（五）经营管理方面的文件材料。
（六）生产技术管理方面的文件材料。
（七）产品生产、能源消耗、安全生产方面的文件材料。
（八）仪器、设备方面的文件材料。
（九）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。
（十）科研、技术引进、转让方面的材料。
（十一）教育培训方面的文件材料。
（十二）信息、情报方面的文件材料。
（十三）党群（工、青、妇）组织方面的文件材料。
（十四）其他具有利用和保存价值的文件材料。
（十五）以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。
（十六）公司档案还包括声像资料：
1.照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成。
2.影片档案：原版底片、复制及文字说明。
3.录音档案：唱片、录音带。
4.录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。
第四条档案立卷、归档程序。
（一）文件点收。
1.检查文件的文本及附件是否完整，如有缺失应立即追查归档。
2.文件如已抽查，应有主管部门主管的鉴字确认。
3.文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补全。
4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。
5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。
6.建立健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限。
7.对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全。
8.及时催办已办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。
（二）档案分类。
1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2.同一小类（或细类）的案件以装订于同一档夹为原则。
3.每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
4.档号的表示方式为：A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。
（三）档案名称及编号。
1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示。
3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便再阅。
（四）文件整理归档。
1.中文竖写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，理齐钉牢。
3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐。
4.案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印4~5份。
5.整理案卷，使之厚度适宜，控制在1~2厘米之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
6.对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
第五条档案的保管。
（一）永久保存。包括公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、其他需要永久保存的文书。
（二）10年保存。包括预算、决算书类、会计凭证、事业计划资料、其他经核定须保存10年的文书。
（三）5年保存。包括期满或解除的合约、其他经核定需要保存5年的文书。
（四）1年保存。结案后无长期保存必要者。
（五）各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
（六）防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。
（七）公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案。
（八）做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
（九）每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料，对破损和褪色的材料进行修补和复制。
第六条档案借阅程序。
（一）各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写《调卷单》，经其部门主管核准后向档案管理人员调阅。
（二）档案管理人员接到《调卷单》，经核查后，取出该档案，并在《调卷单》上填注借出日期后，将档案交给调卷人员。
（三）在档案室当场借阅者，免填《调卷单》。
（四）档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归档。《调卷单》由档案管理人员留存备查。
（五）《调卷单》以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，特殊情形应延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。
（六）调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，也须报明原因，请档案管理人员负责处理。
（七）调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受。
（八）调阅档案限与经办业务有关，如调阅与经办业务无关的案件。
（九）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
（十）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
（十一）档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
（十二）政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。
第七条档案的销毁。
（一）对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。
（二）办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁。
（三）销毁时要有两人以上监销，并在清册上签字。
第八条附则。
（一）档案部门积极采用计算机信息系统对档案进行管理，提高管理效率。
（二）公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。
（三）公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。
（四）本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。
第三（节）档案管理实用表单
一、员工档案标准版
二、管理人才储备表
三、档案查询申请表
四、档案转出记录表
五、档案清单
六、档案查询记录表
七、档案索引表
八、档案记录卡
九、档案明细表
十、作废档案销毁登记簿
十一、档案调阅单
第四（节）企业档案管理规范化细节执行标准
一、档案收集工作标准
档案收集要做到按自然规律办事，保持档案的历史联系并对档案进行分门别类，便于保存和查找。在收集档案时应注意确定归档范围、归档时间、归档要求，完善交接手续。关于声像档案的收集，因为声像档案本身具有的特性，应更注重时效。
档案的收集主要是企业办公室的工作，但为防止档案流失的可能性，仍应坚持部门收集。各部门应指定专（兼）职文秘人员负责收集本部门的文件材料、声像材料。
二、档案管理工作细化内容
档案管理者对收集起来的档案应分门别类加以整理，使之系统化，便于查找。做好档案整理工作，应包括以下几项：区分全宗工作（所谓全宗就是企业在一定时期内形成的全部档案。一般而言，一个企业就是一个全宗）；案卷分类（将全宗内档案按来源、产生时间和内容等原则进行分类。这项工作可以揭示档案内在联系，构成一个有机整体）；案卷编立和排列（编立包括立卷、卷内文件的整理、案卷的装订和案卷封面的编目等；排列就是按一定的顺序使案卷呈现出内在的联系）；编制案卷目录（借此可以固定全宗内档案的分类体系和案卷的排列顺序，以便随时查找）。
三、档案鉴定工作细化内容
随着档案数量增多，有些档案失去保存价值。需要对档案进行审查鉴别，管理人员提出取舍意见后，必须报清有关领导人员批准，按照有关规定处理。同时还需要运用科学技术手段，对档案采取保护措施，进行系统管理，以延长档案寿命。
