一、职位分类的含义
各级国家行政机关依照国家有关规定，在确定职能、机构、编制的基础上，进行职位设置；制定职位说明书，确定每个职位的职责和任职资格条件，作为国家秘书的录用、考核、培训、晋升等的依据。
国家行政机关根据职位分类，设置国家秘书的职务和等级序列。
国家秘书的职务分为领导职务和非领导职务。
国家秘书的级别分为十五级。
职务与级别的对应关系是：
（1）国务院总理：一级。
（2）国务院副总理，国务委员：二至三级。
（3）部级正职，省级正职：三至四级。
（4）部级副职，省级副职：四至五级。
（5）司级正职，厅级正职，巡视员：五至七级。
（6）司级副职，厅级副职，助理巡视员：六至八级。
（7）处级正职，县级正职，调研员：七至十级。
（8）处级副职，县级副职，助理调研员：八至十一级。
（9）科级正职，乡级正职，主任科员：九至十二级。
（10）科级副职，乡级副职，副主任科员：九至十三级。
（11）科员：九至十四级。
（12）办事员：十至十五级。
国家秘书的级别，按照所任职务及所在职位的责任大小、工作难易程度以及国家秘书的德才表现、工作实绩和工作经历确定。
各级人民政府工作部门因工作需要，增设、减少或者变更职位时，应当按照规定程序重新确定。
二、职位分类的重要性
职位分类的重要性，主要体现如下两个方面：
（1）有助于其他人事目标的达成。如将同等职责程度的分类列为同一俸给水准，对俸给可作合理的管制；将各种不同的职业与职位，归纳为为数甚少的类，凡属同一类的各职位人员的征募、资格要求、考试及遴选等，可用同一标准处理；明定职位的类别，以便与现职人员所执行的工作相比较；举办新进人员引导及其他在职训练时，可提供可靠的职位内容资料；表明各职位间的上下关系，以利于任用及晋升制度的建立；使主管与职员对工作与待遇有相同的了解，以增进职员与管理当局间的关系，有助于对工作的激励。
（2）对机关的帮助。如运用标准的类的称谓，可建立统一的工作术语；根据任务的叙述，可澄清每个职位的责任；将统一的分类名词应用于财务行政，使编列预算更为顺利；根据职位内容资料，有利于组织问题的分析。
三、职位分类的程序
职位分类的程序，大致有下列四个，前三个为计划，后一个为实施。
（1）分析及记录职位的任务与有别于其他职位的特征。欲了解职位的内容，不能只凭个别职位，需同时了解职位所在单位的权责系统及各职位间的关系；而搜集各职位职责内容的方法，通常为先用书面调查方式，如遇有职位的职责内容不够时，则以实地调查方式补充。
（2）将性质及职责程度相似的职位归纳分类。作归纳时需先作职位的分析与评价，大致而言，同性质的职位，其职责程度是否相当，在政府机关多用判断，在工厂则多用评分，凡分类幅度相近则归纳为一类；评分方法看似科学，但事实上仍多借助于判断之外的其他方法；故评价并非精确的科学的，只是将混乱的职责情形做系统的与逻辑的安排而已。
（3）制定类说明书。每一个类，均应制定类说明书，或称分类标准，类说明书内容，通常区分类的称谓、类的特征、职位工作举例、所需资格及专门职能等项；当类说明书制定后，即可作为其他职位办理归类的根据。
（4）实施职位分类。在此程序中最重要的工作，即为办理职位归类，亦即将一个机关内的各职位，根据其职责内容，分别归入适当的类。若此各职位人员的人事管理基础便已建立，如对职位人员的遴选，依该职位所属类别所需资格及专门职能为准；职位人员的俸给，依该职位所属类别所列职能为准；职位人员的考绩训练等，亦可依该职位所属类别的职责内容制定工作标准及训练课程，作为办理考绩及训练的依据。
当职位的归级决定后，如遇职位职责内容有变动时，需再调整归级，以保持职位职责内容与所归类别相一致。
四、职位调查的方法
职位调查的方法有如下几种：
（1）访问法。是指秘书对有关人员进行访谈，了解职位分类所需材料。访谈前应做好充分准备——确定访谈主题，了解背景材料。在访谈过程中应讲究方法，用平等、亲切、轻松的态度，不致使对方感到拘谨和造成心理压力，交谈时应语言清晰，做好记录。
（2）观察法。是指秘书到工作地点观察实际情况，将标准时间内分类职位上发生的所有事情如实记录下来。标准时间指的是一个职位的职务完成一个流程所需要的时间。观察法需要较多的调查人员和较充裕的时间。时间过短，则观察易失真，甚至得出相反的结论。
（3）填表法。调查表应包括职位名称、职员姓名、单位名称及所在地、主管姓名、职务内容及责任等。此法缺点是不易填写详细、准确，同一职位的不同人员往往填写内容不一样。
（4）会议法。实际上是扩大的访谈，同时与多人座谈。
（5）综合法。将上述方法结合起来使用称为综合法。一般是先填表，根据分析结果再派人访问或观察，效果较好。
