为了保证预订工作的高效、有序进行，必须建立完整而详细的预订控制程序。
6.2.1 受理预订
（1）客房预订单当客人提出订房要求时，订房员要立即查看房态，决定接受预订或是婉拒预订。如果接受预订，则应立即填写预订单。
6.2.2 确认预订
按照国际惯例，饭店在接受客人预订后，只要有足够的时间，均应给予客人口头或书面的确认。口头确认一般通过电话向客人确认预订。书面预订则要向客人寄送预订确认书予以确认订房。从法律的角度来讲，订房确认书是饭店与客人之间权利义务的协议书，其中的事项对双方都有约束效力。预订确认书的内容一般包括：①复述客人的订房要求。②与客人就房价和付款方式达成一致意见。③说明酒店有关取消预订的政策和规定。④向客人表示欢迎和感谢。
经过确认的订房称为确认类预订。按照国际惯例，饭店应为确认类预定的客人保留客房到其预计抵店日晚上18：00或双方约定的时间，超过时限而客人未到，饭店有权利取消客人的预订而无须通知客人。
6.2.3 预订资料整理
当一项预订受理之后，饭店应把相关的数据按顺序整理，形成完备的订房档案。整理方法如下。
（1）打时预订员在接到客人的订房原始凭证后，应立即用打时机打上时间，填好订房表后，也应立即打上时间。
（2）输入、汇总将订房单及时输入订房控制总表，并作“已输入计算机”记号（或盖章）。
（3）盖章根据订房的不同情况把相关的图章盖在订房单的右上方，常用图章包括“已确认”、“订金已付”、“保证类订房”、“取消”、“更改”、“VIP订房”等。
（4）整理按照一定的顺序（通常为时间顺序），将资料进行整理。
（5）装订订房资料整理形成订房档案后，应装订以防数据散失。
6.2.4 预订记录存盘
预订记录存盘的方法主要有以下几种。
（1）日期法日期法指按照客人预计抵店日期的先后顺序排列存盘。客人抵店日期最早，则订房档案也放在最前面；客人抵店日期相同时，可根据客人抵店的具体时间先后或客人姓名的英文字母顺序先后来排序。
（2）字母法字母法指按照预计抵店的客人姓名的第一个字母顺序进行排列的方法。如果首字母相同，则看次字母，次字母相同则看第三个字母，以此类推。这种方法适用于小型、手工操作的饭店。
（3）分批法如果同行的客人将分批在不同的日期抵店，则预订员应该按照不同的抵店时间或不同的姓名字母顺序分别进行存贮，以便查阅。当然，最好是按预订的要求给客人分别填写订房表，这样可以更清楚地反映客人的订房要求。
（4）需要专门存盘的订房档案对于一些常用的或重要的订房档案，应使用专门的档案夹或档案柜的专格存盘以提高工作效率及工作质量。这些需专门存盘的订房档案一般包括VIP订房档案、旅游团队订房档案、会议团体订房档案、常客订房单、长住客订房档案等。
6.2.5 变更和取消预订
（1）变更预订的处理程序宾客在实际抵店前，由于种种原因可能会对其原有预订进行变更。
（2）询问客人需要更改的内容。
（3）记录更改预订的代理人姓名和电话。
3.存档
1）散客取消预订的规定散客取消确认类订房，客人只要通知饭店即可。而取消保证类预定，饭店可扣除定金，以弥补损失。饭店对于散客取消预订通常考虑两个因素：第一，客人因何取消预订。因客人主观原因造成的预订取消行为，一般应扣除部分订金，由于交通事故、自然灾害等客观原因造成的取消则应酌情处理。第二，客人取消预订的时间。客人通知饭店取消预订的时间越早，扣除订金的比例也就越小。
2）团体取消或更改预订的有关规定团体预订一般均为保证类预订。因不可抗拒的原因造成的取消，饭店不应扣除定金。当然旅行社也应设法尽早通知饭店。在不可抗力之外取消预订，饭店可扣除部分或全部的定金。
