一种是“独创改善方式”。即不受现行的手段、方法的局限，在明确的目的基础上，提出实现目的的各种设想，从中选择最佳的手段和方法。
第五，穿插。尽可能把不同性质的工作内容互相穿插，避免打疲劳战，如写报告需要几个小时，中间可以找人谈谈别的事情，让大脑休息一下；又如上午在办公室开会，下午到群众中去搞调查研究。
第六，代替。即把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信，需要写信的改为写便条，需要每周出访的改为隔一周一次，在不出访的那一周里，可用电话来代替出访。
第七，标准化。即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如，记录时使用通用的记号，这样一来就简单了。对于经常性的询问，事先可准备好标准答案。
3．工作内容简明化
最容易不过的是忙碌，最难不过的是有成效地工作。而化繁为简，善于把复杂的事物简明化，是防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。
美中贸易全国委员会主席唐纳德·C·伯纳德在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”，即为了提高效率，每做一件事情时，应该先问三个“能不能”：即能不能取消它？能不能把它与别的事情合并起来做？能不能用更简便的方法来取代它？根据这个启示，我们在检查分析每项工作时，首先问一问以下6个问题：
（1）为什么这个工作是需要的？是根据习惯而做的吗？可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢？
（2）这件工作的关键是什么？做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果？
（3）如果必须于这件工作，那么应该在哪里干？既然可以边听音乐边轻松地完成，还用得着呆在办公桌旁冥思苦想吗？
（4）什么时候干这件工作好呢？是否要在效率高的宝贵时间里干最重要的工作？是否为了能“着手进行”重要工作，用了整天的时间去使工作“条理化”，结果把时间用完了，而所料理的只不过是些支离破碎的事情？
（5）谁干这件工作好呢？是自己干还是安排别人去于？
（6）这件工作的最好做法是什么？是抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果？还是应采取最佳方法而提高效率？
然后在对每一项工作分析检查之后，再采取如下步骤：
（1）省去不必要的工作。
（2）使工作顺序合理，干起来得心应手。
（3）两件或两件以上的工作能够合并起来做的就联系起来做。
（4）尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化。
（5）预先订好一项工作的程序。增强工作预见性，走一走，看两步，想三步，提高决策的效率和准备性，减少决策过程的时间并使决策无误。
使用适合的工具去工作
托马斯·卡莱尔曾经指出：“人是使用工具的动物，没有工具，人将一无是处；有了工具，他将主宰万物。”这些话值得人们铭记于心。多少次你辛苦工作，都一无所获，却突然发现有件工具可以为你节省大量时间、精力，使你少走许多弯路。在我们试着修理汽车或是房子周围的东西，这种感受尤为明显。因为我们认为工具应该是唾手可得的，而通常情况下也确实如此。然而，为了充分利用这一指导性原则，我们所指的“工具”应该具有更广泛的意义。
工具是有助于人们达成目标的任何事物。无论你追求什么样目标或参与哪些活动，都会用到工具。如果你是会计师，很明显你需要铅笔、纸张、计算机，以及职业会计师证书和一定的工作经验。如果你在办公室工作，那么整个办公室，包括桌椅和场地，都是工具。其他一些不很明显的工具，包括汽车、统计表、报纸、外语以及面试技巧，就更是数不胜数了。
在着手准备工作，或在为达到目标而行动之前，先停下来问问自己：“要圆满完成任务，需要什么必备工具？我有这些工具吗？”如果你没有合适的工具，那么先考虑一下，把工作交给别人来干，因为雇人可能会更加节省时间、精力和开销。然而，如果只有你能完成这项工作的话，那么首先努力准备好所能得到的最合适的工具。要知道，智者与愚人的差别通常在于他们对工具的选择。
组织你的工作空间
想一想你所在的工作环境。如何组织工作空间完全是个人的事，要根据自己的品位和所从事的工作而定。然而，你必须考虑到以下几个基本因素：
1．地点
如果你走运，能选择自己的工作地点，那一定要选有助于工作的地方。如果工作需要专心投入，就选择安静的私人场所。如果自己开公司，则应选择交通便利的地方，以使你的潜在顾客能很容易就找到你。
2.空间
选好合适的工作地点后，去计算一下自己需要多大的地方来工作，多数人会觉得实际工作的空间比真正需要的少。这样在添置必需的设备前，我们就能知道哪些空间是可以利用的。
3．合理布局常用工具
把你所需的工具列成一份清单，并按使用频率排序。这样，你就知道该如何摆放常用工具。不要在工作的地方堆满不重要的东西。比如从加拿大打猎归来，你把驼鹿头高高悬挂在办公室，也许这很值得观赏，但如果它会分散你的注意力，那么你就应该把它放在别的地方。然而不管怎样，它总会占据一定的空间，不如在那儿放一个更有用的工具，比如备忘录板。
4．舒适
一些人认为，工作地点不应以舒适为目的。一般说来，这些人要么是工作狂，要么认为工作本来就是一件讨厌的事。事实上，不舒适的工作环境会分散注意力，还会降低工作效率。既然生活中已经有太多的不舒适、困惑和挫折了，为什么还要把事情变得困难重重呢？
通常情况下，舒适的工作地点应有合适的座椅、良好的通风和光线。如果你坐着不动，工作很长时间的话，应选择一把稳固舒适的靠背椅。你应该尽量去找一把舒适的椅子，这样你就不必每十分钟就需要起来活动一下了。但也不要太舒适，否则你会睡着的。为了避免眼睛疲劳，不要灯光直接照射，最好选用光线均匀的照明设备。
良好的通风有助于减少因工作环境空气污浊而造成的疲劳。办公时室内的温度选择依个人而定，但是，一定不要把你的工作地点设在通风口处。
掌握案头工作的艺术
很多人在办公桌上完成部分工作，甚至是全部的工作。正如前文所述，办公桌是一件工具，而且是最易被滥用和误用的工具之一。因此，在深入探索这件工具的用途，以及如何从中获得最大收效之前，我们应该先考虑一下办公桌不是什么。
具体说来，办公桌不是——
1．随处乱扔纸张，开展纸张大运动的地方
我曾见过许多堆得乱七八糟的桌面，我相信，那些以回收废旧纸张为生的人，如果不去当地购物中心收集，而将目标转到写字楼的办公桌上，那他们的生活会过得宽裕许多。
2．用来堆放食品、衣服、雨伞以及其他非办公用品的杂物库
我曾经搬进过一间办公室，结果发现需要和一小窝入侵的蚂蚁共用一张办公桌。原来我的前任在右边顶层的抽屉里给我留下了一大袋敞口的糖果，而这些聪明的小恶魔们却抢在我前面享用了它。
3．用来堆放怕自己忘记的东西
一位德国的行政官曾对亚历克·麦肯齐（1764—1820，加拿大探险家）说，办公桌面之所以堆积如山，是因为我们把那些害怕自己遗忘的工作都堆放在了上面。而问题在于，这种做法十分有效。每当我们从伏案疾书中抬起头来，就会看到这些等着要做的工作，于是原有的思路被打断，思绪漫游起来。随着时间的推移，桌上的东西越堆越高，我们便不再会记得这每一堆里都有些什么，于是花费大量的时间去寻回丢失的纸条，以及回想那些不想遗忘的工作。梅里尔·道格拉斯，是一位时间管理方面的顾问。他说起他曾对一位办公桌上东西堆积如山的管理人员，做过一个很细致的时间记录，结果发现，这位管理人员平均每天要花费两个半小时在桌面上寻找信息。
4．社会地位的标志，或者展示奖品、纪念品一类东西的地方
这种错误的使用只能导致办公桌比应有的尺寸大得多。桌面的增大给我们提供了更多摆放这类杂物的空间。然而不知怎么的，总有更多的这类东西神奇地出现，占满了任何可利用的空间。
既然已经讨论过了办公桌不是什么，那么再让我们来看看办公桌是什么。它是用来迅速完成信息接收与处理的工具，应该和头脑中的目标联系起来使用。
你可能拥有一张办公桌，但其实并不需要它。美国管理协会前主席劳伦斯·阿普利曾说，大多数办公桌只能埋葬决定。一些管理人员已经抛弃了办公桌，并宣称工作效率的确有所提高。他们把标准的办公桌椅换成了躺椅、写字夹板、有脚轮的小型写字桌和文档橱。“无桌办公室”的拥护者们说，这一举措促进了人与人之间面对面的交流，并使办公气氛变得更加自由，使人不再有被束缚在办公桌上的感觉。请考虑一下是否你也不需要办公桌，如果可以抛开办公桌工作，那么你不妨试试，看看结果会怎么样。
上班时与下班时
如果你去问许多成功人士，他们的成功秘诀是什么？十有八九回答你这样一句话：“要当那个早晨第一个到办公室，晚上最后一个离开的人。”这句话换一个说法就是：“上班时不要做最后一个，下班时不要做第一个。”
平时不难发现，在我们的身边，经常有迟到、早退或不能按时完成工作的人，他们经常受到上司的斥责甚至辞退。在那些人中，不乏才华横溢、能力突出者，可终因为时间观念的问题而屡屡受挫，颇不得志。
李华是一个工作很出色的人，但他有一个毛病，经常早上迟到，下班的时候比谁都走得早。老板看在他工作出色的份儿上，没有说他什么。有一次，老板与他约好时间到一个客户那里签合同。头一天，老板叮嘱李华早一点来，不要迟到。可到了第二天早上，李华差不多迟到了半个小时。等到李华和他的老板一起驱车到达客户那儿的时候，比约定时间迟到了20分钟，客户已经离开了办公室，去出席一个会议了。
李华和老板赶紧给客户打电话。客户对他们说：“你们为什么迟到，害得我等了将近半个小肘？”
李华以狡辩地语气回答说：“呀！我知道的。但是，我们迟到了20分钟是无关紧要的，你就不能等一等吗？”
客户严肃地说：“无关紧要？！你要知道，准时赴约是一件极其重要的事。你不能以为我的时间不值钱，以为等一二十分钟是不要紧的。老实告诉你，在那一二十分钟时间里，我本来可以预约另外两件重要的谈判项目的！”
李华说：“那我们再约个时间谈谈吧！”
客户说：“对不起，你们不守时，我怕你们到时完不成我们托付给你们的任务。”
李华因为迟到，在公司失去了已经落人手中的好机会，给公司造成了不少的损失。老板一气之下，把李华辞退了。
无论什么原因，迟到或让别人等待都是不良的表现，你会因此被认为是不讲原则、不守时的人。
办事准时、守时是获得别人信任的手段，做生意、签协议最讲求时效，所以，你千万不要觉得上班、下班或办事迟到几分钟无所谓。
别以为没有人注意你的出勤情况，也别以为老板经常不坐在办公室里，实际上你在办公室里的一举一动，老板都清清楚楚。
如果有一天，老板准时走进办公室，看到其他同事正在埋头工作，而你的座位空空如也，那么，无论你如何开脱，也很难挽回恶劣的影响了。在老板眼里，你肯定是不喜欢目前的工作，随时准备放弃。所以工作起来无法尽心尽力。
一个成功的职业人士这样告诫我们：“就算不能第一个到办公室，也不能做最后姗姗来迟的人。”在星期一早上，如果你能比其他人都早到一些，即使只是赶在别人还没有进办公室之前查查自己的电子邮件，或者整理一下办公桌，都会让自己提早进入工作状态。同时，跟周围的人比起来，你的精神显得特别愉快，也绝对是当天最让上司眼前一亮的员工。
就算不能最后一个下班，也不要在众人都埋头工作时扬长而去。你的工作效率可能比别的人都高，那么应该去帮助在今晚必须开夜车的人，问他有什么是你可以帮忙的，就算你到头来也没有帮上什么，光是这点心意，就足以让人感动并产生好感了。但是一定要表现出你的诚意，别让你的同事感觉到你在居高临下对他的工作指手画脚。如果团队里其他人显得灰头土脸，不但不会让上司认为你的能力比其他人高强，反而会觉得你的工作太过轻松，并且没有团队精神的概念。而且如果你充满自信地第一个离开办公室，任何人第一个浮现在脑海中的画面，就是你匆匆忙忙赶着下班的情景，到时候就算浑身是嘴也说不清了。
最好每天都坚持提前一刻钟上班，做一些清洁工作或准备工作。下班时，则要等上司或者同事发出可以走了的指示时，再收拾办公桌，结束工作，最后离开办公室。
持之以恒地做下去，上司会对你有一个极好的印象，你工作积极热情的印象自然而然就树立起来了。
连续加班后更要精神饱满
我时常看到一些出入写字楼的人，他们一脸倦容，走起路来没精打采的样子，让人一看就知道他是那种开夜车、连续加班的人。这样的人尽管辛辛苦苦做了事，可能并不能赢得老板的满意。一般来说，老板不喜欢那些提不起精神的人，不管你是出于何种原因。
在现代职场打拼，不可避免地碰到加班加点的事。加班，一直被作为一种美德受到赞扬，因为一说到某某员工工作表现好时，总是说：“某某放弃休息时间，连续加班加点地工作，不仅没有丝毫怨言，而且还能精神饱满地继续工作……”
有一个姓张的秘书，因为工作多，日间常常完不成任务，所以连续加班是常有的事。但越加班，工作越是繁重，他的精神反而越来越好，干得也越来越出色。于是，老板的赞赏也多了。
在一次会议上，老板当着大家的面表扬了这个秘书：“小张这个人很有活力，干起什么事情来都有精神，我们干工作就要有一股乐观向上的劲头儿……”
无疑，小张连续加班依然充满活力赢得了老板的好感，这对他的未来发展是很有利的。员工加班后仍保持精神饱满，让老板看了觉得精神振奋，耳目一新，他一定会因此而对你报以乐观的看法，对你做好工作充满信心。
精神饱满是一个员工的金字招牌，没有一个人愿意跟一个整天提不起精神的人打交道，没有哪一个老板愿意提拔一个精神萎靡不振、牢骚满腹的员工。
现在是崇尚只问结果，不问过程的年代。在老板眼里，不管你是不是加了班，他只问结果，他要看到的是员工永远精神饱满，能把事情做好。
以最佳的精神状态工作，不但可以提升你的工作业绩，而且还可以给你带来意想不到的效果。因为良好的精神状态是你责任心和上进心的外在表现，这正是老板期望看到的。
如果你一加班就撑不住，第二天上班就没精打采，哈欠连天，这样怎能赢得老板的信任和赏识呢？
