。校长在主持会议的过程中，经常会遇到无人发言或某一部分人毫无反应的现象。这种沉默的现象不利于会议的充分展开，不利于实现预期的目的。造成会议沉默的原因多种多样。原因不同，对策也就不同。下面是一些针对不同的沉默原因而采取的相应措施：（1）胆小害羞型。这类人往往年轻、社会见识少，参加的会议也不多，多半不习惯或害怕在人数众多的场合发表自己的见解、观点。会议主持人要鼓励他们主动发言，可以进行主动的提问，并告诉他们说错也没有关系。而当他们在发言时，主持人应表现出对其发言的兴趣，同时也要对他们发言中合理性的方面加以肯定。
（2）人单势薄型。这类人往往与大多数人有着不同的看法，害怕说出自己的看法后遭人嘲笑而保持沉默。这类人的思路往往与众不同，主持人要善于主动接近，鼓励他们畅所欲言，敢于发表自己不同的看法，力求创造出宽松、自由讨论的会场气氛。
（3）清高闭守型。这类与会者往往自有一套见解，他们阅历较深，处事比较严谨，一方面想表现自己，另一方面又摆出一副清高不凡的架子，而且其中有些人抱有言多必失的顾虑。主持人对待这类人，要善于点拨，多给他们一些机会和尊重。
（4）事不关己型。这类与会者往往对会议缺乏热情、兴趣，不愿过多投入，认为议题与己无关或认为不重要，讨论、决议是校长的事情。对于这类人，主持人应积极创造民主、活泼的会议气氛，去感染带动这些同志参与，或主动与他们接近，征询他们对问题的看法，久而久之，也就能改变他们这种不配合的态度。
（5）敌对情绪型。这类与会者要么反对议题，要么对主持人有意见。主持人应不计较个人恩怨，对他们友好团结，可向他们采取主动发问的方式，并对他们的发言持重视的态度。
（6）议题不明型。有时候与会者对议题不明白、不理解而表现出沉默。主持人应再作陈述、改变阐述的角度，也可以采取打比方、举例子的方式，让与会者明白、理解。
（7）羞于开头型。有时候，与会者不善于第一个发言而出现冷场。这时主持人可用幽默风趣的话语打开与会者的话题，也可让性格外向、胆子较大的同志先开口发言，进而带动大家发言的积极性。对于比较庄重严肃的会议，在需要讨论时，主持人也可适当调节与会者的紧张情绪。如果是对一些不良行为、不正确的言论进行议论，涉及某些人的具体利益，主持人应带头发言，作出明确的表态，为他人发言作好铺垫。
3．纠正离题的技巧
。在会议活动中，常会出现一些发言者不着边际、没完没了的发言。对于这种情况，主持人出于对发言者的尊重，一般不应当面直说，而应寻找机会做出巧妙的暗示。如就他发言中提出的某个问题或某一句话，因势利导，并对他的发言作一定的肯定。对一些与议题关系不密切的问题，主持人可以通过表示留到以后有时间再作讨论而加以委婉地中止，并有意识地重新强调会议的议题。
有些会议，需要与会者事先经过一定的准备，查阅一定的材料，列出发言的大致纲要来。
美国一家公司的经理曾采取这样的对策来防止出现偏题发言。这位经理创造了一种他自己称为“打腹稿”的会议主持技巧：在会议提出一个重大问题或主要问题之后，随即他便要求与会者进行沉默思考，会议室处于安静之中，然后到一定时间大家才开始发言。
4．制止无谓争辩的技巧
。在对某个问题进行讨论时，由于与会者的学识、素养、社会经验不同，看问题的角度也就不同，因而解决问题的方案也不同。与会者往往会各持己见，据理力争。这是会议深入讨论的表现，是开始会议的好现象。但在观点已经趋向集中、明确时，主持人就应及时终止论辩。如果争辩双方都已偏离议题，主持人就应该伺机加以阻止，或说时间有限，暂不深入讨论或先谈到这里而加以间接地制止。在遇到较为激烈的争辩时，主持人要随时注意有的争辩者会感情用事，进行影射、讥讽、旧事重提，对这些校长应及时正面加以提醒、规劝，以免矛盾激化，引起争吵、冲突。如果已经发生争吵，主持者应从会议的组织性、纪律性出发，直接加以制止；对恶语伤人者，必要时进行严肃的批评，以平衡与会者的公正心理。
另外，对会议中出现的与会者注意力不集中、“会中有会”、迟到早退的现象，主持人也不能睁只眼、闭只眼，而应有针对性地与其打招呼、进行适当的暗示，语气应平和而有分量。在会议的开始，主持人不妨给与会者提出一定的要求，布置一定的任务，给他们施加一定的工作压力，免得他们产生无事可做、与己无关的心理。
（五）驾驭控制
1．控制会议进程的技巧
。会议进程控制是一项重要的管理艺术，它需要依照会议规则进行，同时又需要根据不断变化着的情况，灵活采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，解决各种随机性问题。为此，它又需要从事控制活动的人，特别是会议主持人掌握一定的控制技巧。这些技巧大体包括如下几个方法：（1）会议召开之前，主持人须认真研读有关文件材料，了解议题和议程，了解与会者的构成情况及基本意见倾向。
（2）主持人必须严格守时，明确会议开始和结束的时间，准时开会和散会。
（3）主持人在会议期间应避免同其他与会者发生争论，不能在决议形成之前发表倾向于某一方面的意见，更不能强迫他人接受自己的看法。不要炫耀自己，不要以与众不同的姿态和语调讲话，忌各种语病。批评要有建议性，应尽力避免同其他与会者产生直接冲突。
（4）在组织讨论时，应规定讨论与不讨论界限，给每位与会者以平等的发言机会和权利。应善于及时纠正脱离议题的发言倾向，并注意其方式，不能因此而挫伤发言积极性。
（5）应善于对各种发言进行比较、鉴别和综合分析，正确集中大家的意见。经常用简明语言说明讨论要点和有关发言人的发言要点。
（6）当时机成熟时，应适时终止讨论或辩论，及时确认结论形成决议，一个议题结束后应立即转换议题，以免延误时间或节外生枝。
（7）多议题会议的议题安排次序应科学合理。一般情况下，需要大家开动脑筋、集中献计献策的议题应放在会议前半部分时间进行。
（8）会议较长时，应安排短暂的休息并掌握好时机。休息不要安排在发言高潮，特别是某一问题或其中的一个方面的讨论尚未结束时。
（9）应以各种方法和措施，避免或减少与会者中途退席，特别是其中的主要人物应力争不出现中途退席现象。
（10）除非必要，一般不宜随意变更议程。
（11）主持者应声音洪亮，举止得体，有一定感染力，忌多余的动作（动眼睛、玩文具、搔头抖腿等），忌语无伦次缺乏自信。
（12）当会场出现混乱时，应保持镇静，及时采取措施结束混乱状态。
（13）注意创造与会议性质相适应的会议气氛，科学安排会议中的高潮与低潮，及时分发会议文件材料，监督工作人员及时认真地做好会议记录。
2．引导会议讨论的技巧
。主持人在引导会议讨论时应有较高的认识水平，良好的思维能力。在会议上，要善于提问，积极引导，能够从不同角度、不同层面上发现问题、提出问题，进行辩证式思维、逆向式思维、发散性思维，对问题的看法不仅从质上去认识，而且还能从量上进行分析、界定。引导会议讨论的方法较多是采用发问，另外，如有必要可以进行分组讨论，每组指定1名小组长，到时集中小组的意见，由代表们代表小组进行发言。
美国管理学家卡尔森认为，主持会议讨论的技巧有：（1）为议事活动选择好恰当的题目，使与会者对要讨论的题目发生兴趣，有在众人面前表达自己的意见和观点的欲望。
（2）布置好开会的场所，使每一个前来参加会议的人感到自在，不致因环境和座位不舒服而分散精力或产生焦躁情绪。
（3）作为会议主持人的职责是推动会议的讨论，但要避免亲自解答与会者的问题，以便所有参加讨论的人都能积极思考并参与。
（4）使大家的注意力集中在有价值的议题上，并引导会议在尽可能短的时间内达到最终的一致意见，但又不使参加会议的人感到会议主持人是在强迫他们。
（5）掌握和安排好时间，限定每次发言的时间，掌握好会议讨论的范围，随时警惕有人随意说出的一、两句话将议题拉出会议讨论的范围之外。
（6）为会议做出全面的总结、记录或报告，并贯彻执行，保证会议所确定的事项得以实现。
3．控制会议节奏的技巧
。在会议召开的全过程中，会议的节奏是一个不可忽视的问题。节奏控制不好，会影响会议目的实现。节奏过慢，势必会延长会议时间，耗费更多的人力、财力；节奏过快，有可能会造成认识肤浅、理解不透、决策草率，没有真正达到会议的目的。因此，会议主持人一定要重视控制好会议的节奏。具体说来，首先主持人在会前有一个会议计划表，对会议中议题的难易、议程的前后安排、可能出现的问题及对策……都应做好较充分的估计。在时间的估计上最好要有一定的弹性。其次，在会议进行中要时刻留心会议的进程。一旦发现节奏过慢时，则应想法采取措施调动与会人员的注意力、积极性，主动提问，多加引导启迪；如节奏过快，则可多提几个细节性的问题，在广度、深度上下功夫。时间充裕的话，可以对每个阶段的工作进行简单的小结，并适当地强调要点、难点。
4．减少会议中说空话、套话的技巧
。在召开会议时，有时会出现发言人说空话、套话的现象。其发言的内容空洞乏力，陈词滥调，对会议不起什么积极作用。在碰到这种情况时，不妨采取以下的几点措施：（1）清楚明了地向与会者告知会议的目的、议题、要求、讨论方式、注意事项等。
（2）主持人自己首先不要带头讲空话、套话，说话要简明扼要，不能东拉西扯，给与会者树立坏榜样。
（3）一旦出现有人说空话、套话，主持人就要及时巧妙地加以制止，以免再出现类似的情况。当然，这与主持人长期形成的会风、工作作风有着很大的关系。因此，校长在平时就要养成严谨务实的会风和工作作风。
5．灵活驾驭的方法技巧
。主持一个会议，重要的是引导与会者充分发表意见，积极参加讨论。怎样使与会者愿意说话，并且说得透彻、畅达？怎样提高会议效果？这就需要灵活地驾驭。
（1）指名法。主持人讲完开场白，让大家发言。开始时容易出现冷场。主持人可适当指名：“老张，您对这个问题很有研究，今天一定有好主意，先讲讲吧！”“老王，您大概早就考虑好发言内容了，大家就等着听您的高见哩！怎么样？您带个头吧！”万事开头难。有人带了头，下面就会有人跟着讲。
（2）激将法。好马也要扬鞭，强将还需激励。主持人有时要用反面的话“刺激”一些人，促使他及时发言。如说：“老黄，您今天一言不发，看来是想‘金杯漱口’了！”旁边很可能有人接口：“老黄向来能说会道，今天怎么会甘拜下风呢？”这样一激，老黄还能不发表自己的高见吗？
（3）点拨法。当人们对某个问题还似明非明时，常常难于发表看法。主持人应抓住关键，适当点拨，与会者便会顿开茅塞，话如泉涌了。如说：“这个问题正面一时看不清，假如反过来看呢？从它究竟有多少弊端的角度看，是否应下决心解决呢？”
（4）复述法。某人的发言十分精辟，主持人对此也有同感。为引导大家顺此深入讨论，可复述他发言的要点。如：“老郑认为，我校提高教学质量的关键，不在于严格考勤、考试上，而在于联系实际改进教学方法，说得很有道理。大家对此议论一下吧！”老郑听了非常高兴，大家讨论也有了方向，会议就会深入一步。
（5）启示法。利用有启发性的问题，开拓思路，引导讨论。如在讨论“私营企业主能不能入党”时，主持人问：“有人主张应该吸收私营企业主中的优秀分子入党，这样才有利于引导和发展私营经济；有人表示反对，认为私营企业主同工人之间实际上存在着剥削与被剥削的关系，对有剥削行为的人不能吸收入党。大家认为哪种观点正确呢？”
（6）比较法。讨论会进行到一半，几种意见已经摆出，主持人便可简要归纳，引导大家从比较中判定优劣，从而顺理成章形成结论。如说：“对第四季度的工作安排，现在有三种方案：一是……二是……三是……同志们可以比较一下，选定一种最佳方案。”
（7）收束法。讨论会上，有时可能出现离题现象，一些人天南海北，把话题越扯越远。此时，主持人要及时收束，使其回到原题。运用收束法时，应注意不挫伤发言者的积极性。主持人要十分自然地收束圆场。如说：“老陈等同志说到的问题，确实是存在的，他们的看法也很有价值，今后可专门为此开讨论会。不过，今天的中心议题是如何制定教学奖金的发放规定，大家应集中对这个问题思考议论一番。”
