（2）要安排好顺序接听电话。领导由于工作繁忙，通常会遇到同时有两个电话，或是多个电话要接的情况，而办公室内暂时只有你一个人。这时候，你可以在接听电话前请其他办公室的同事帮忙接听其中一个，自己接另一个，接听完毕后再询问同事其他电话的具体情况。但如果你担心影响到同事的工作，可以选择按先后顺序来接听，先接听第一个打进来的电话，在向其解释并征得同意后，让对方稍等时，你再接听另一个电话。你可以让第二个电话的通话对象留下电话号码，告之稍候再主动与他联系，然后再迅速转听第一个电话。如果两个电话中一个比另一个更重要，就选择先听重要的电话。例如，如果有长途和市内两个来电，你可以先接长途来电。需要提醒的是，不管你先接听哪个电话，都要在接听完毕后迅速拨通第二个电话，千万不能让对方久等。更不能同时接听两个电话，或只听一个电话而任由另一个来电铃响不止，更不可接通了两个电话后只与其中一个交谈，而让另一个在线空等。
（3）接听电话时要节约时间。电话作为一种便捷的通信工具，其目的是提高工作效率。所以，在使用电话时，领导要尽量做到长话短说，力求节约通话时间。一般来说，领导使用电话时要有一个明确的原则：除了遇到重要问题时需要反复强调、解释外，通电话的时间最好控制在3分钟之内。这一做法在国际上通称为“通话3分钟”原则，它在许多国家都被当作一项制度。所以，领导通电话时最好也贯彻“通话3分钟”的原则。在通话前，你可以先估算一下需要多少时间把自己要讲的话讲完，然后在讲话语速上把通话时间限定于3分钟之内。这就需要领导在通话前，一定要明确自己的通话主题，言简意赅地表达清楚，力求在通话时做到主次分明、详略得当，明确什么该说，什么不该说，什么要多说，什么要少说。不要在说话时东拉西扯、漫无边际，只有做到少说废话，才能让自己在通话过程中不浪费时间。但如果在通话过程中，遇到自己必须取一些相关资料或暂时离开去办重要事宜时，离开的时间也要控制在30秒之内。一旦超过30秒，就得征求对方同意并致以歉意，或先暂时挂断电话，完事后再拨打过去。最后要强调的是，“通话3分钟”的原则旨在强调领导通话时尽量用语简洁、节省时间，并非要求领导必须刻意追求3分钟的精确时限。这个原则需要由领导来根据打电话的内容灵活把握，关键是要以不浪费时间为主。
领导在网络沟通中的要领
提到网络沟通，对于每一位领导来说，似乎已经不陌生了。比如，领导利用网络查阅资料、收发邮件、微博沟通、QQ交流等，都属于网络沟通。可以说，网络沟通的出现，大大降低了领导在工作中的沟通成本，既可以跨平台与人沟通，又能使语音沟通呈现出立体直观化，同时又极大地缩小了信息存储空间，使工作变得更为便利。
网络沟通离不开网络，所谓网络，就是把多台计算机连接在一起，使各用户之间能通过电子邮件、数据库和其他共享方式，都得到更好的通信与交流。网络可分为局域网和广域网两大类，人们最为熟知的互联网就属于广域网。而网络沟通，则是指通过基于信息技术的计算机网络，来实现信息沟通活动。现代随着信息技术的不断发展和电脑应用的普及，网络沟通在人类的生产、生活中扮演着越来越重要的角色。特别是对于平时事务多，时间弥足珍贵的领导来说，利用网络来工作，已逐渐成为一种高效便捷的基本工具。
从本质上来讲，网络是一种无形的联系，是不同的电脑用户进行信息共享、通信与交流的渠道。我们每个人在使用网络的时候，都会直接或间接地影响他人对网络的使用。所以，领导在使用网络沟通时要掌握一些沟通要领。网络沟通中的要领，其实就是网络礼仪。这里所说的网络礼仪，除了每个人应当普遍遵守的规则惯例外，还包括领导因其特定身份而必须遵循的一些特殊网络礼仪。一般来说，领导要遵守下面这些规则。
1.利用网络来收发邮件
所谓电子邮件，就是通过计算机网络，在用户之间迅速地传递各种信息。由于电子邮件传递得快，加之用起来又方便，所以，它已经成为迄今为止最为方便快捷的通信方式之一。在工作期间收发电子邮件，是领导利用网络办公最常见的内容，也是最重要的方式。但是在收发电子邮件的不同阶段，领导务必遵循一定的规定。
（1）不要把邮箱作为私用。所撰写的必须是公务邮件，不得损公肥私，把单位邮箱用作私人联系途径之用，不得把单位邮箱地址告诉亲朋好友来作私用。
（2）准确地写明收件人的地址。领导在地址板块上撰写时，要准确无误地键入对方的邮箱地址，要尽量简短地写上邮件的主题，以让对方对所收到的信息先有所了解。
（3）邮件内容篇幅不宜过长。领导在撰写时，要遵照普通信件或公文所用的格式和规则。邮件篇幅不可过长，以便收件人阅读。
（4）邮件用语要礼貌规范。领导在写作邮件时，用语要礼貌、规范，这样才能显示你对对方的尊重。要注意，撰写英文邮件时不可全部采用大写字母，这容易给收件人造成你对他“盛气凌人地高声叫喊”的错觉。
（5）发送的邮件一定是有用的。领导在发送邮件时，不能随便发送一些无聊、无用的垃圾邮件，这样既浪费你的时间，也会无端增加网络的拥挤程度。
（6）要保守国家机密。领导发送的邮件，不能发送涉及机密内容的邮件，也不得将单位邮箱的密码转告他人。
2.接收与回复邮件
领导在接收与回复电子邮件时，通常要注意以下几点：
（1）要定期查看收件箱。在工作中，把邮件作为对外沟通的工具，已经成为现代领导的工作习惯了。领导只有定期查看收件箱，才能让自己避免遗漏或耽误一些重要邮件的阅读和回复。
（2）要及时回复公务邮件。领导在回复邮件时，最好在收到邮件当天就回复，这样才能确保信息的及时交流和工作的顺利开展。若涉及很难处理的问题时，你可以先电告发件人，告话对方自己已经收到邮件，会择时发邮件具体回复。你若因公出差或其他原因，而未能及时打开收件箱查阅和回复时，要迅速补办具体事宜。尽量做到快速回复，同时还要向对方致歉。
3.保存与删除邮件
由于邮件过多，会占用电脑内存的空间，影响电脑的速度。所以，领导要注意电子邮件的保存与删除。
（1）要定期整理收件箱，对于不同的邮件，要分别给予保存和删除，不能让邮箱过于拥挤。
（2）对需要保存的邮件，领导可以复制成其他形式，更为安全地保留下来。这样既可复制在硬盘或软盘上，也可打印成稿，与公文归为一类。
（3）要及时清理删除与公务无关的垃圾邮件，或已无实际价值的公务邮件，以及已被复制的其他公务文件。
4.查阅资讯
出于工作需要，领导有时会上网查阅一些与工作相关的重要新闻或资料。一般来说，领导在查阅资讯时要做到如下几点：
（1）查阅前要做好准备。为了节约时间，领导需要在上网前，要对自己查找的内容和要登陆的网站应有一个大致的了解，并提前做好详细的记录、下载或打印的准备。等目标明确后，上网时才能直奔主题，不至于出现那种在网上临时查找资料的情景。
（2）利用网络时要提高效率。领导要想提高查阅资料的效率，就要根据自身情况来寻找一些技巧和方法，这样才能提高办公效率，节约费用。对于所需要的资料要及时下载，不宜在网上长时间浏览。
（3）平时要独善其身。网络是一把“双刃剑”，既有其有利的一面，也有其不利的一面，现在网上经常有一些虚假的消息广泛传播，甚至有一些非法的内容大肆其道。领导只有保持清醒的头脑，让自己增强辨识能力，不要轻信他人所言，更不要人云亦云、以讹传讹。俗话说，风起于青萍之末，而谣言必止于智者。对于那些无中生有的谣言，你要做的就是，凭借及时、认真、理性的思考，做出符合事实本身的判断，要理性地拒绝这些谣言。
（4）网络沟通时要做到文明交流。领导在网上与人交流时，要确保自己用语的规范和文明，不得使用嘲讽、攻击、侮辱性的语言。除此以外，由于电脑有其独特的语言符号系统，领导应当对其加以了解后再谨慎使用，以免造成因使用不当而引起对方不解、误会，从而导致交流受阻。
（5）网络沟通时的言语要有度。领导在网络中与人沟通时，一定要维护自身和所在单位的形象，不要以单位或部门的名义，在网上随意发表你个人对新闻时事的看法，尤其不能发布假消息或泄露国家的机密。也不能在网上做生意或招揽客户。
