4.1 财务管理信息化制度概述
本章学习目的：
·了解财务管理信息化制度框架和内容
·了解财务管理信息化制度的执行和完善过程
本章关键词：
财务管理信息化制度、开发设计制度、组织管理制度、安全控制制度
财务管理信息化制度是财务管理制度的一部分，它是指在应用信息技术的条件下，财务管理信息化工作需要遵守的财务制度。
4.1.1 建立财务管理信息化制度的意义
良好的财务管理工作是财务管理信息化系统顺利运行的重要保证，建立并严格执行财务管理信息化制度，是财务管理信息化工作成功的基础，也是加强企业财务基础工作的重要手段。因此，建立良好的财务管理信息化制度对企业的发展有着极其重要的意义。它主要表现为以下几个方面。
1.完善企业财务规范体系
财务规范体系是指指导和约束财务行为的各种法律法规、规章制度所组成的有机统一整体。财务规范既有反映和揭示全社会财务活动普遍性的内容，又有反映和揭示国民经济某个部门或某个单位财务活动特殊性的内容；既有指导各部门、各单位财务工作的法律法规，又有指导某个部门或某个单位财务工作的规章制度。财务制度是财务规范体系的组成内容，因此，建立财务制度，有利于进一步完善财务规范体系，使财务规范形成通用性与专用性相结合、强制性与灵活性相结合、宏观指导性与微观指导性相结合的有机统一整体。
同时，由于建立财务制度必须以具有普遍指导作用的国家财务法律法规为依据，将财务法律法规的普遍性与企业的具体财务实践紧密结合起来，因此，它能使国家财务法律法规的普遍指导意义更加具体化、形象化，为国家财务法律法规，尤其是信息化方面的内容在企业中的施行奠定良好的基础。也就是说，建立财务制度，特别是财务信息化制度，能够对国家财务法律法规的贯彻执行起到一定的保护和推动作用。
2.优化财务组织机构，规范企业的财务行为
财务机构是指企业内部组织和直接从事财务工作的职能部门。财务人员是指从事财务工作的各类人员。企业的财务行为是否规范、合理，很大程度上取决于财务机构和财务人员的组织。如何设置财务机构、配备财务人员，并对财务人员的职责、工作权限等做出明确的规定，直接关系到财务工作，特别是财务信息化系统能否顺利进行。通过企业财务制度的建立，能够促进企业选择最佳组织结构，科学配备财务人员，解决因结构不合理、组织不严密、责权不相称、手续不健全等带来的财务行为不规范的问题，为规范财务工作提供了组织上的保证。
此外，通过建立财务信息化制度，详细具体地规定了各方面财务工作应遵守的规范。例如，进行财务分析应建立的指标项目、应采用的分析程序和分析方法；实行内部控制应符合的要求、应采用的手段等，这就为保证企业财务行为的规范化奠定了扎实的基础。所以，建立财务管理信息化制度，对优化企业财务组织机构、规范企业财务行为起着不可忽视的作用。
3.完善财务内部控制，强化企业的经营管理制度
内部控制制度是指凡涉及财产物资的增减、货币资金的收付、往来款项的结算等任何一项财务工作，都应由两人或两人以上分工掌管、相互制约的一种工作制度。实行内部控制制度，既有利于加强财务人员之间的相互制约、相互监督，防止舞弊行为发生，又有利于合理组织财务工作，防止工作失误，及时纠正差错，保证工作质量。内部控制制度作为财务管理信息化制度的一项内容，依赖于财务管理信息化制度的建立。科学地建立财务管理信息化制度，不仅能够防止财务工作中的漏洞，避免或减少各种不法行为，强化内部控制，完善财务内部控制体系，而且有利于健全和完善企业经营管理制度，充分发挥财务在企业管理中的作用。
4.提高企业财务工作的效率
在计算机操作形式下，财务工作效率的高低，取决于组织形式、人员素质、操作工具等多种因素，但毋庸置疑的是，作为财务工作指导规范的财务管理信息化制度也是重要的决定因素。在建立财务管理信息化制度时，对财务机构的设置、财务人员的分工协作关系、财务事项的处理办法及财务工作的许多具体方法都有合理的规定，客观上为促进财务工作效率的不断提高创造了条件。
5.保证财务工作质量，提高财务信息的使用价值
建立财务管理信息化制度，将对企业财务工作应遵守的原则、应采用的程序和方法、应达到的要求等做出具体、明确的规定。这不仅使财务人员在进行财务管理信息化工作时有了确认依据和标准，并在这些标准的指导下，规范地完成各项工作，使财务记录具备及时性和准确性，财务报告具备完整性和可验证性，从而强化财务基础工作，提高财务工作质量，而且为财务信息使用者了解和理解财务信息提供了依据。在市场经济条件下，财务信息的使用者分为内部使用者和外部使用者。内部使用者一般对企业的财务工作比较熟悉，便于了解和理解各种财务信息，进而充分利用这些信息。而外部使用者一般不了解企业的财务工作情况，也就无法判断和相信企业财务信息的质量，财务信息的使用价值就会受到不同程度的影响。由于市场经济的发展将使财务信息外部使用者的范围不断扩大，除国家财税部门外，银行、控股公司、个人投资者、外商投资者、供应商、客户、社区等都将成为财务信息的使用者。因此，企业只有建立科学性强、透明度高的财务管理信息化制度，才能满足内外部使用者的需求，便于他们理解和利用财务信息，充分发挥财务管理信息化系统的作用。
总之，对市场经济体制下的任何一个信息化企业来说，财务管理信息化制度的建立是必不可少的。科学地建立财务管理信息化制度，不仅是搞好单位财务工作的基础，而且对于开展内部审计和提高外部审计的工作效率，保证企业经济活动的合法性和合理性都是十分有利的。因此，如何建立严密完善的、高质量的财务管理信息化制度，是每一个财务工作者都应认真考虑的问题和必须掌握的知识。
4.1.2 财务管理信息化制度的建立原则
建立财务管理信息化制度是促进财务管理信息化单位的财务基础工作规范化，提高财务工作质量，提高经济效益的重要手段和有效措施，也是单位财务工作和财务管理信息化工作有序进行的重要保障。
财务管理信息化制度的建立，不仅要遵守手工方式的原则，还要考虑信息化的特点。具体说来，它的建立原则主要有以下几点。
1.应保证建立的财务管理信息化制度合法
建立企业内部财务管理信息化制度必须以国家和地方政府颁布的财经法规为依据，内容上应与《会计法》、《会计准则》等协调一致。企业在建立财务工作组织、单据、会计凭证、账簿、会计报表的格式时，必须充分考虑《会计法》、《会计准则》的各项规定。
2.应保证财务信息的安全可靠
这要求建立详细的内部控制制度的操作管理制度，做到进入系统的数据要有凭有据，数据进入系统后要确保其完全可靠，能及时防错、查错、纠错，保证提供正确的财务数据；对各种意外事故，有预防与补救措施，使提供的财务信息安全可靠。
3.应做到既满足单位使用又简便易行
财务管理信息化系统功能很多，但各单位对它的要求不同，因此，建立财务管理信息化制度时应从实际出发，结合单位管理的特点和需求，制定出适合本单位使用的财务管理信息化制度。
4.应兼顾财务管理信息化系统各子系统之间的关系
财务管理信息化系统包括多个子系统，各子系统之间都有一定的联系，在建立某一子系统作业流程时，必须从逐个计算机财务系统出发，考虑与其他子系统的连接性能，使逐个实施的其他子系统全部完工后能组成高质量、完整的财务管理信息化系统，而不能只考虑单个子系统的优化，以至于影响整个系统的完美结合和质量。如各个系统没有按顺序启用，后启用系统的一些功能可能会因其他系统的启用情况而受到限制。所以，在建立财务管理信息化制度时，要合理规划本单位的各项信息内容，规范本单位的管理模式，了解各种业务活动之间的联系，制定出最佳的建立方案。
5.应满足财会人员易学易用、操作方便的要求
财务管理信息化系统的使用者是财务人员，他们的计算机操作水平相对不高，因此，系统的作业流程的建立必须尽可能方便操作。能在一个子系统中解决的问题，就不要放到其他子系统中解决，各子系统之间过多的联系，有时不便于操作，也不利于信息化财务工作的推广。
6.应具有一定的前瞻性
财务管理信息化制度是用来规范财务管理信息化系统操作的，它不应经常改变，因为它如果经常改变，财务信息化人员将无所适从，这样不利于财务信息化系统操作的规范性的形成。但是，随着市场经济和企业自身的发展，企业的财务管理信息化制度也会不断改进和完善，因此，它在建立时，最好留有一定的升级空间，以便在必要时及时改进而不必重新建立。只有这样，才能保证财务管理信息化制度在较长的时间内的稳定，并最大限度地发挥其作用。
4.1.3 财务管理信息化制度的建立方式
一般来说，根据企业财务人员的业务素质、知识水平的不同，财务管理信息化制度的建立可以采用不同的方式。
1.自行建立
自行建立是指由本企业的财务人员独立组织进行的建立，这是建立财务管理信息化制度的主要方式。其优点是建立人员了解企业的各方面情况，熟悉企业供、产、销各种业务和人、财、物各种要素，并且熟悉财务管理信息化系统的特点，容易得到企业各职能部门和各有关人员的支持和配合，且能够节省建立时间和减少建立费用，便于财务管理信息化制度的贯彻落实。其缺点是建立人员容易受传统习惯的影响，不利于大胆革新，不利于借鉴吸收新知识、新经验、新做法，如果建立人员的学识水平达不到要求，则难以提高财务管理信息化制度的质量。
2.委托建立
委托建立是指要建立财务管理信息化制度的企业委托会计师事务所等中介机构为企业建立财务管理信息化制度。无论国内还是国外，无论是现在还是将来，为企业建立财务管理信息化制度都是会计师事务所的一项重要业务。委托建立的优点是建立人员对国家的法规制度理解较深刻，业务水平较高，知识面较宽，革新意识较强，便于通过制度的建立促进企业的财务工作。缺点是不易得到企业各方面人员的配合，对企业的了解较少，其中就包括企业的财务管理信息化系统的性能，难免使制度的某些内容脱离企业的实际，从而削弱财务管理信息化制度的实用性。
3.联合建立
联合建立是指以企业的财务人员为基础，聘请财务管理信息化制度建立专家为指导共同建立企业的财务管理信息化制度。这样做有利于充分发挥自行建立和委托建立的优点，克服各自的缺点，相互配合，取长补短，使企业财务管理信息化制度的建立更加科学，把财务发展的最新动向和相关知识与企业的实际情况充分体现在企业的财务管理信息化制度建立中。
4.1.4 财务管理信息化制度的建立程序
财务管理信息化制度的建立程序，是指建立财务管理信息化制度应采取什么步骤进行，它是从确定建立方式到具体进行建立的过程。由于自行建立方式是企业建立财务管理信息化制度的主要方式，所以下面主要就它的建立程序进行介绍。具体包括以下几个步骤。
1.确定建立方式
财务管理信息化制度的建立方式主要包括自行建立、委托建立和联合建立。因此，企业在进行财务管理信息化制度建立的时候，首先应根据企业财务人员的业务素质、知识水平等因素，选择合适自己的建立方式，以便进一步确定建立制度的具体内容，明确建立的目的，从而有的放矢地开展准备工作。
2.调查研究阶段
根据建立的内容和课题，对有关的业务活动进行调查研究，特别是信息化系统的特点，了解与建立项目相关的各种情况，掌握第一手材料。建立人员只有做到心中有数，才能建立出质量高、适用性强的财务管理信息化制度。需要调查研究的问题包括许多方面，现概括列举如下：
·企业的性质、所有制和规模；
·企业的经营方式和经营范围；
·企业财务管理信息化系统的运行情况；
·企业的内部组织机构及职责权限规定；
·企业的筹资方式与利润分配方式；
·企业财务机构内部组织及岗位责任；
·企业资本金的构成情况；
·企业的产品生产组织方式和工艺技术特点（工业企业）；
·企业的材料（商品）采购方式和产品（商品）销售方式；
·企业内部的经济核算形式及要求；
·企业普通财务制度的现状及实施情况；
·企业财务人员的技术职称构成和理论水平及实际工作能力；
·各种业务，包括材料（商品）采购业务、存货业务、工薪、销售业务、投资业务、货币收支业务等处理程序；
·企业的税金情况；
·企业的远期规划和近期目标；
·广大干部职工对完善企业管理制度及财务会计制度的建议和意见；
·国家关于会计工作的一切指导性规范和财经法规制度；
·财务、会计、统计、业务核算人员的培训计划和要求；
·其他需要调查的内容。
调查结束后，建立人员应就所获取的资料进行分析研究，确定哪些工作可以简化，哪些程序可以改进，从而确定财务管理信息化制度的框架结构。
3.编写阶段
财务管理信息化制度的编写阶段主要包括总体设计和具体建立两个步骤。
总体设计是指在编写财务管理信息化制度时，应根据确立的建立方式、调查分析的结果与设计要求，初步拟定企业财务管理信息化制度的总体框架，如财务核算组织程序、需要采取内部控制制度的环节和业务、财务机构和财务岗位的设置及其职责分工的基本框架等，然后由有关建立人员按时分工完成。
具体建立是指当总体设计完工后，根据总体设计所拟定的各项内容，用文字和图表等形式进行详细的补充。这是编写阶段工作中的中心环节，建立时可对总体设计中没能拟定的内容进行补充，并使各个局部内容协调一致，从而使制度内容更加具体化。
总体设计和具体建立是两个紧密联系的必要环节。没有总体设计，就不能对制度的全部内容做到心中有数，容易产生顾此失彼的现象。不进行具体建立就不能形成完整的财务管理信息化制度。但企业在进行财务管理信息化制度编写的时候，要注意以下几点：
·要符合国家的方针、政策和法规，尤其是信息化制度方面的；
·要符合行业规则，不能顾此失彼；
·各项财务制度要具体、全面、准确，满足本企业的需要，但不能脱离实际，更不能模棱两可；
·要正确处理财务管理信息化制度与其他制度的关系，如财务管理信息化制度与一般的财务制度等。
4.2 财务管理信息化制度框架和有关设计
财务管理信息化制度主要包括系统的开发设计制度、系统的组织管理制度和系统的安全控制制度。本节主要从这三方面进行讨论。
4.2.1 财务管理信息化系统的开发设计制度
系统开发设计制度是为保证财务信息化系统开发过程中各项活动的合法性和有效性而设计的控制措施，它贯穿于系统规划、系统分析、系统设计、系统实施、系统测试和维护各个阶段。主要包括：①明确开发意义；②明确开发相关模块的设计原则；③明确相关模块的设计方法等。由于财务管理信息化系统中的资金管理模块占有重要的地位，故下面主要以资金模块的设计制度来具体说明财务管理信息化系统的开发设计制度，希望读者以此能得到启示。
资金模块的设计制度主要包括内部银行账号及代码的设计、存款单等单据的设计和资金报表的设计。
1.内部银行账号及代码的设计
企业规模扩张到一定程度后，一般会建立企业资金结算中心或内部银行，加强企业集团内资金的调度和使用，提高企业资金利用率，发挥企业集团规模优势。企业内部银行账号是企业资金管理的重要依据。在财务管理信息化系统中，为了使工作更快、更有效率，故应将企业内部银行账号分得细一些，以便充分发挥计算机的优势，及时为企业提供所需的信息资料。
（1）代码设计的意义
由于用汉字名称表示内部银行账号具有不易识别、输入慢、彼此间难以建立计算机式的逻辑关系等缺点，故在财务管理信息化系统中，应采用数字代码表示企业内部银行账号。在财务管理信息化系统中，为企业内部银行账号设置相应的数字代码，具有十分重要的意义。
1）有利于实现财务信息系统的标准化和规范化，使计算机处理更简单、更方便。
2）数字代码比汉字名称占用空间小，有利于加快计算机的运行速度。
在计算机中，一个数字只占用一个字节，而一个汉字占用两个字节，故数字代码比汉字名称占用系统空间要小，有利于节省系统内存，提高运算速度。
3）数字代码不易出错，提高信息处理的准确性。汉字名称有时容易引起歧义，而数字代码具有唯一性，不易发生误解。
4）数字代码有利于提高输入速度。汉字名称一般比数字输入要慢，故采用数字代码，有利于提高输入速度，提高系统的运行效率。
5）数字代码的设计，为企业的政府财务分析报告项目奠定了基础。数字代码之间的逻辑关系有利于加强各财务报告之间的关联，为它们后期的顺利生成奠定基础。
（2）代码设计的原则
代码设计和其他财务制度设计一样，也应具有一定的原则。
1）代码设计要以国家的财经法律、法规为依据。国家的法律、法规是一个国家的政策、方针的重要体现，对国家的经济工作和企业的经济活动起到了重要的指导和制约作用。代码设计以国家的财经法律、法规为依据，有利于财务信息化系统与国家政策接轨，同时也为系统今后的升级做准备。
2）代码的设计要具有统一性。即一个公司的财务信息化系统的代码要保持一致（即总公司和子公司要保持统一），这样便于加强公司财务信息的分析能力。
3）代码的设计要具有唯一性。一个内部银行账号只能有一个代码，不允许有两个代码，这样能提高系统处理的准确性。这一点与会计科目的设计相同。对于这一点的执行，系统一般要在程序中进行控制。
4）代码的设计要具有便记性。内部银行账号代码既要适合计算机的处理，又要简单明了，这样有利于会计工作人员的理解，便于他们的使用。
5）代码的设计要具有层次性和相似性。内部银行账号一般设在具体单位下面，如子公司1的单位代码为1201，则内部银行账号可以设为1201001。结算账号和贷款账号要分设，如1201001代表是企业内部单位的结算账号，1201101代表企业内部单位的贷款账号。
6）代码的设计要具有辅助性。为了满足辅助核算和管理的需要，在为内部银行账号设置代码时，必须为一些账号设置属性，如计息时间、是否冻结等。在输入完内部银行账号后，系统自动根据内部银行账号的属性提示操作员输入不同的管理和核算数据，以便管理者能及时获取相关信息。
7）代码的设计要具有伸缩性。随着计算机技术和会计学科的发展，内部银行账号可能发生一些变化，因此，在为内部银行账号进行代码设计时，要为今后的修改、升级留有余地。
现在的财务信息化系统中，输入一般都采用内部银行账号代码为主，内部银行账号名称为辅。在一般浏览和打印中，均采用内部银行账号名称为主的方式，这样很直观方便，符合财务人员的习惯。
（3）内部银行账号编码的方法
1）数字顺序法。即将内部银行账号从规定号起到规定号止连续编码。如内部银行账号的连续编码：901～999银行存款类账号；001～099内部企业存款账号等。2）数字层次法。即按照一级单位和二级单位、二级单位和三级单位的层次关系来编码。如1201001表示二级单位的结算账号，其中12表示一级单位，1201表示二级单位，而001表示结算账号序号。
2.内部银行单据的设计
内部银行单据是企业内部银行资金活动的重要记录。内部银行单据按主要用途可以分为存款单、取款单、贷款单、利息单。在财务管理信息化系统中，由于计算机的处理特点，只有保证数据录入的准确性，才能使输出的信息无误，企业才能以此做出正确的决策。因此在设计内部银行单据时，不仅要考虑原来手动处理的需要，更要考虑数据录入的准确性和便利性。
（1）内部银行单据的设计原则
存款单、取款单等内部银行单据，它们的设计都要有一定的原则。
1）单据的设计能够真实地反映经济业务的真实情况。内部银行单据是对经济业务的科学分类，具有反映经济业务的作用。因此，无论手工还是财务信息化系统，都要遵循这一原则。
2）内部银行单据的设计应该简单眀了。在财务信息化系统中，为了减少输入环节的错误，在进行输入格式的设计时，应力求简单，减少输入的东西，而由系统自动生成，如单据号、填制日期等。
3）内部银行单据的设计应该标准化。在财务信息化系统中，查找内部银行单据的方法增多了，如按单据号查找、内部银行账号查找等。因此，内部银行单据的输入格式要尽量统一，使用标准的单据输入格式，通过统一的单据格式来区分单据的类型。这样，便于查找，使财务工作更有效率。
（2）单据的设计
在财务管理信息化系统中，一般是直接将数据输入到计算机中，这样既省力又不容易出错。因此，要求在设计单据时，要注意数据录入的准确性。关于数据的录入，可以考虑不同的录入方式，以此设计不同的单据格式。目前，主要的录入方式有以下两种。
1）直接录入法。一般是指用键盘录入的方法。这种方法下设计的原始单据，可以保持清晰完整，便于今后有关人员的审核。
2）间接录入法。一般是指使用机器设备编制原始单据的同时，将数据收集在机器可读的媒体上（如网上银行等），再通过机器可读媒体输入计算机，从而省去许多数据录入前的准备工作。这种方法下的原始单据主要起到一种业务发生的书面证明的作用，因此在设计时，要力求做到便于今后的查找和审阅，如业务完成的时间可具体到分、秒等。
财务管理信息化系统中的内部银行单据的内容要求完整、准确，以便由此生成对账单和统计报表。因此，要尽量设计标准的单据格式，以满足计算机系统的处理要求。
如一般的企业内部银行存款单格式。
3.资金报表的设计
资金报表是企业根据其资金记录及其他相关资料编制而成的，通过一定的财务指标体系反映其某一日期财务状况、某一期间资金流量情况的书面报告文件。财务管理信息化系统中的资金报表与手工的报表不同，比如它的设计要与资金数据文件的设计联系起来等，因此要对它进行一些特殊的设计。
（1）资金报表的设计原则
财务管理信息化系统的资金报表设计要符合以下原则。
1）合法性与合规性。它是指企业对外会计报表的种类、项目、格式、编制规则与要求必须符合国家相关财务制度的规定。
2）统一性与一致性。它是指企业各种对内、对外资金报表的项目、指标口径、填列方法与要求必须在企业内部统一，并保持前后一致性；同一会计主体范围内，各分支机构或基层单位编制的基层资金报表项目、指标口径、填列方法与要求必须一致，以便总公司编制汇总资金报表。这里的“前后一致性”要求，是指企业一旦依据国家统一财务制度，并结合企业本身的特点和管理要求，确定了资金报表编制的规则和要求等，就不能随意改变，以保持其相对稳定性。
3）系统性。它是指财务信息化系统的资金报表要与会计系统保持一体化和系统化。由于资金报表应当从财务信息化系统中的其他模块提取相应的数据自动生成资金报表的部分数据，所以应在信息化系统的各模块设置相应的接口文件，以便于数据的传输，进而自动生成资金报表所需的数据。
4）适用性。它是指对内和对外要设置不同的报表格式。对内提供的内部管理报表应当尽可能详细，例如，可以利用计算机的优势，制作各种分析图形，为企业管理层提供更多的帮助等。对外提供的外部报表可以相对简单一些，但也要符合用户的要求。
5）扩展性。它是指报表的格式设计要考虑系统升级的需要，因此要留有一定的报表升级空间，以便为今后报表格式的修改做好准备。
（2）资金报表内容的设计
资金报表需要提供多角度的报表查询，从资金管理系统中输出的报表应包括以下内容：资金状况表、账户余额动态表、账户资金余额明细表、账户余额日报表、报警表、序时账、贷款账、账户利息明细表、账户利息汇总表、贷款利息表、内部对账单等。每一报表中都应该具有筛选、查询、打印、预览、数据输出等功能。
（3）资金报表报送方式的设计
实现资金的集中管理后，企业一般按期把各内部企业的资金对账单、资金状况表等资金报表报送给各内部企业，资金报表报送方式主要有以下几种。
1）打印报送。这是最原始的报送方式，是指将生成的相关资金报表打印下来，然后通过邮寄等方式进行报送。这种方式由于有速度慢、不易使用部门采用数据等缺点，目前应用不大，故只有在有特别要求时才会采用。
2）软盘或光盘报送。它是指将生成的相关资金报表复制到软盘或刻录到光盘中，然后进行报送。这种方式具有如下特点：由于资金报表已经存储到软盘或光盘中，相关部门可以通过计算机阅读、汇总、分析收到的财务报告，提高工作效率。目前这种方式应用较大。
3）网络传输报送。它是指将生成的相关资金报表通过网络直接进行报送。根据网络的不同，可以分为局域网报送和因特网报送两种方式。一般大型企业可以通过建立局域网进行报表的报送，这样可以提高企业的效率。而一些企业的子公司可能分布在全国各地，因此可以通过因特网进行报表的报送。
4.2.2 财务管理信息化系统的组织管理制度
财务管理信息化系统组织管理制度一般包括组织机构和岗位责任制、操作管理制度等，它们的具体内容和设计如下。
1.组织机构和岗位责任制
（1）财务管理信息化系统组织机构的设计
财务管理信息化系统的应用必然引起财务部门组织机构的变化，必须在机构设置上做相应的调整，以适应财务管理信息化系统操作的需要。但由于信息化系统的使用有一个过程，需要经过试用才能最终取代手工的相关操作，所以机构的设置调整可以逐步进行。
一般来说，企业在机构调整过程中，可以将财务部门分为三个组：数据准备组、信息处理组和财务管理组。
1）数据准备组。它主要负责财务管理信息化系统应用后的手工处理工作，即负责与财务有关的外来原始凭证、原始单据的审核及本单位原始凭证、原始单据的设计、汇集和审核工作等。
2）信息处理组。它主要负责财务管理信息化系统的日常运行工作，完成所有的财会数据的录入、校验和登账，按时打印输出各种报表，定期做好数据的备份、存档和管理工作，随时提供财务信息的查询服务，以及负责与系统有关的软、硬件的日常维护工作等。
3）财务管理组。它主要负责财务信息的分析、整理、管理及参与决策等工作。具体来说，就是负责编制财务计划、成本计划和货币收支计划；定期检查和分析财务计划执行情况；进行经济活动分析，检查资金的占用情况，考核资金的使用效果；定期检查和分析成本计划执行情况及成本变动因素；根据产品销售利润的信息，分析市场占有情况及产品销售价格；做好资金、成本的指标分析和日常的管理控制工作；参与企业投资决策、经济效益分析、目标利润、目标成本的决策工作等。
（2）财务管理信息化系统岗位责任制
通过上述组织机构的设置，财务部门分成了数据准备组、信息处理组和财务管理组三部分。但这是远远不够的，还需将各个组的业务活动再划分为若干个具体的工作岗位，并赋予各个岗位以相应的职责权限。例如，数据处理组可以划分为单据收集和稽核、单据审核等岗位；信息处理组可以划分为系统管理员、数据录入员、数据复核员、数据管理人员和系统维护人员等岗位；财务管理组可以划分为财务预测决策员、专项资金管理员、销售利润管理员、成本管理员和出纳员等岗位。岗位责任是组织机构的具体表现。一般来说，财务信息化系统的工作岗位可分为原始工作岗位和信息化工作岗位。原始工作岗位包括单据收集和稽核、单据编制等岗位；信息化工作岗位包括系统管理员、数据录入员和数据复核员等岗位。原始工作岗位的基本职责与手工的无大的区别，故在这里就不再介绍了。下面重点介绍信息化工作岗位的基本职责。
1）系统管理员。负责所有财务信息化软件数据的初始化、数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作；负责系统操作使用的组织与管理工作，分配操作人员的工作权限，并设置操作使用人员的保密字等。系统管理人员一般要求具备财务和计算机知识及相关的财务信息化管理经验，可由财务主管担任，也可由指定人员担任。
2）数据录入员。按照操作规程录入凭证、单据数据，并负责录入数据的正确性校验，对操作中出现的问题做详细记录并及时报告系统管理员。数据录入人员无权修改原始单据上的数据，不得进行单据复核操作。出纳人员、系统维护人员不能担任数据录入人员工作。此岗位一般可由普通财务人员担任。
3）数据复核员。负责对已录入计算机的单据编号及数据的完整性、正确性审核，不合格的退回有关人员更正。此岗位要求熟悉本单位的全面财务业务并具备计算机知识，一般可由财务主管兼任。
4）数据管理人员。负责已复核数据的入账、账页的打印输出工作，协助系统管理员定期做好数据备份工作，以及负责程序软盘、存档数据软盘、输出凭证、账页及其他资料的保管工作，还要做好软件数据资料的安全保密工作。此岗位要求有责任心，一般由能做好安全保密工作的人担任。
5）系统维护人员。负责对财务管理信息化硬件和软件的检查及运行故障处理工作，以保障财务管理信息化工作的正常运行。此岗位要求具有很专业的计算机知识，还应具有一定的财务知识，能够熟练编制程序，具有开发软件的能力，可由软件开发人员担任。
2.操作管理制度
（1）操作人员的管理
操作人员的管理主要是指要进行操作人员岗位分工，其主要依据是原始工作岗位和信息化工作岗位职责中的有关规定。在使用财务管理信息化系统时，必须先指定一名系统管理员。由他进行岗位分工、操作人员授权及相关人员保密字的设定等。在进行操作人员分工时，输入的项目主要有操作人员的姓名、授权权限和保密字等。
（2）操作人员的权限
在进行管理时，要对操作人员设定一定的权限，这是财务管理信息化系统安全运行的有效保证。具体如下。
1）系统管理员必须根据本单位财务管理信息化系统的特点设置本单位财务信息化体系。系统管理员的权限较大，一般可使用信息化系统的所有功能和程序，但不能调用系统的源程序和详细的技术资料等。此岗位一般不能由软件开发人员担任。
2）数据录入员进行数据录入，操作时应严格按照单据内容输入数据。不得擅自修改单据数据，如发现单据数据错误应立即通知单据编制人员或系统管理人员，并根据修正后的单据修改录入的数据。数据录入人员除了可以进行数据录入操作外，还可以进行数据查询工作，但不得进行数据复核操作，复核人员亦不能进行数据录入操作，复核时发现单据录入错误，必须通知数据录入人员进行修改，复核人员不得进行已录入数据的修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作。
3）系统维护人员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。实施维护时不准修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作。
4）维护人员、程序人员均不准实施数据录入操作。
（3）上机操作规程
上机操作的管理是指通过建立与实施各项操作管理制度，要求财务人员按规定录入原始数据、执行各功能模块、输出各类信息、做好系统内有关数据的备份，严格禁止越权操作、非法操作财务软件，确保财务管理信息化系统安全、有效、正常地操作运行。操作管理制度主要包括上机操作的规定，以及操作人员的职责、权限与操作程序等方面的规定。具体内容如下。
1）操作人员必须是合法有权使用人员，经过培训合格并经系统管理员正式认可后，才能上机操作。
2）操作人员上机操作前后，应进行上机操作登记，必须填写真实姓名、上机时间、操作内容，供系统管理员检查核实。
3）操作人员上机前应做好各项准备工作，尽量减少占用机器时间，提高工作效率。
4）操作人员的操作密码应注意保密，不能随意泄露，密码要不定期变更。
5）操作人员必须严格按操作权限操作，不得越权或擅自上机操作。
6）每次上机工作完毕后都要做好工作备份，以防发生意外事故，备份的数据软盘应由财务处保管，下次上机备份要与机内数据复核无误后方可开始运行。
7）在系统运行过程中，操作人员如要离开工作现场，必须在离开前退出系统，以防止其他人员越权操作。
8）任何人如有伪造，非法涂改变更，故意毁坏命令程序、数据文件、账册、软盘等行为，要依照国家相关法规追究责任。
3.财务业务处理程序管理制度
规范的财务业务处理程序是保证输入计算机的财务数据正确合法，财务软件处理正确的基础。具体有以下几个方面。
（1）预防已输入计算机的原始单据和记账单据等财务数据未经审核而输入机内账簿，保证财务数据正确合法。
（2）替代手工处理后，单位要做到当天发生的业务，当天登记入账。
（3）期末要按规定时间记账、计息。
（4）期末应及时生成和打印输出资金报表，打印输出资金报表应防止本期还有未记账的凭证和单据。
（5）要按有关规定装订会计原始凭证、资金原始单据、记账凭证、账簿、报表等。
（6）要灵活运用计算机对数据进行综合分析，定期或不定期地向单位领导报告主要财务指标和分析结果。
4.计算机软件和硬件系统维护管理
软件维护是指当企业的财务工作发生变化时进行的软件修改，以及软件操作出现故障时进行的排除修复工作。硬件维护是指在系统运行过程中，出现硬件故障时的检查修复，以及在设备更新、扩充、修复后的调试等工作。
系统维护人员负责系统的硬件设备和软件的维护工作，及时排除故障，确保系统的正常运行。系统维护一般由系统维护员或指定的专人负责。
4.2.3 财务管理信息化系统的安全控制制度
虽然目前财务管理信息化系统已经逐步走向成熟，但它同样会面临着各种各样的安全问题，以至于影响它的正常使用。因此，设计一套完整的系统安全控制制度是十分必要的。
1.财务风险的成因
财务管理信息化系统的风险是指由于人为或非人为的因素使财务管理信息化系统保护安全的能力减弱，从而产生系统信息的失真、失窃，使单位的财产遭受损失，以及系统的硬件、软件无法正常运行等结果发生的可能性。财务管理信息化系统的风险成因主要分为以下几个方面。
（1）计算机硬件的风险
计算机硬件是指计算机系统中那些看得见、摸得着的所有机械、电、磁、光设备，硬件都是精密的机械电子设备。计算机硬件可以构建进行财务管理信息化工作的单机环境和网络环境，供财务软件运行，满足不同财务软件对不同的计算机环境的要求。
然而，计算机硬件却可能带来信息化系统的风险，如系统硬件选配不当等。系统硬件选配不当是指由于选用的硬件质量低劣、功能欠缺、工作不稳定等原因，造成的系统功能不能充分发挥，软件无法正常运行或运行不稳定，从而制约财务信息化系统的正常运行的现象。
（2）计算机软件的风险
计算机软件是管理计算机资源和支持应用程序运行的程序。财务软件是在计算机上运行的，它的物质基础是计算机。财务软件在不同的应用情况下要进行必要的调整和修改，软件要不断地进行升级更新。财务管理信息化后，财务信息必须通过会财务软件进行管理，财务软件还具有数据量大、数据结构复杂、数据处理和软件操作方法要求严格的特点。
同样，计算机软件也可能带来信息化系统的风险，如计算机软件未正确安装等。由于计算机软件未正确安装，导致软件的运行出现差错，从而给企业财务工作带来风险，进而影响企业的经济效益。
（3）信息化处理风险
手工作业时分工明确、责任也明确，每一步骤都有文字记录，包括经手人、审核人、负责人等，并且有专人保管，而信息化系统中，所有数据提交电脑后，全部责任集中于电脑系统，一旦出现错误，将无法直接追查责任者，并且资料保管也可能出现问题。
（4）计算机病毒风险
计算机病毒实际上是一段小程序，它具有自我复制功能，常驻留于内存或磁盘文件中，在计算机系统中传播，常常在特定的时刻破坏计算机内的程序、数据甚至硬件。
随着电子计算机技术的广泛应用，计算机病毒的传播逐渐呈现渠道多样化、速度快捷化的特点，危害也逐渐加剧，可能造成死机、数据破坏或删除、硬盘格式化等，对信息化系统的安全造成很大威胁。
（5）工作环境风险
工作环境是指计算机所处的具体空间。由于计算机是十分精密的电子设备，对环境的要求较高，要求防潮、防干、防水、防火、防震等，并要求适当的温度条件。如达不到这些要求，计算机运行将会出错，进而影响财务信息化系统的正常运行。
2.几种安全制度的设计
针对以上财务管理信息化系统风险的成因，可以从以下几个方面进行安全制度设计，分别为：计算机硬件安全制度设计、计算机软件安全制度设计、财务档案管理制度设计、病毒预防安全制度设计和环境安全控制制度设计。
（1）计算机硬件安全制度设计
计算机硬件安全制度设计主要包括以下几个方面。
①要找专业人员购买合格、相配的计算机硬件，并配备相应的辅助设备。
②组装设备后，要检查它的可用性和兼容性。
③在系统运行过程中，出现硬件故障时，及时报告，及时进行故障分析并做好记录，及时修复。
④硬件设备更新、扩充、修复的时间，应由系统管理员和系统维护员共同研究决定，并由系统维护员实施安装和调试。
⑤硬件维护工作中，小故障的维护可以由各种软件工具解决，一般由本单位的维护人员来做。对于较大的故障，如果本单位的技术人员没有能力解决，一般需要与硬件的生产和销售厂商联系解决。
（2）计算机软件安全制度设计
计算机软件安全制度设计主要包括以下几个方面。
①要找专业人员进行软件的安装，保证它能正常运行。
②要由专业人员对软件的通用性、质量等性能进行检验，保证会计软件的高质量、高性能。
③安装其他软件时，要找专业人员进行检查，保证其兼容性。
④在系统运行过程中，出现软件故障时，系统维护人员应及时进行故障分析，并尽早修复，如不能修复，应马上求助于本单位的软件开发人员或其他技术人员。
⑤对于使用商品化财务软件的单位，软件的修改、版本的升级等维护是由软件开发厂家负责的。单位的软件维护人员的主要任务是与软件开发销售单位进行联系，及时得到新版的财务软件。
⑥对正在使用的财务软件进行修改、升级和计算机硬件的更换等工作要有一定的审批手续。
⑦在软件修改、升级和硬件设备更换过程中，要保证实际财务数据的连续和安全，并由专门人员进行监督。
⑧由于财务数据的重要性，必须经常进行备份工作。
（3）财务档案管理制度设计
实现财务电算化后，财务档案的磁性化和不可见性，要求对电算化档案管理做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要财务档案应准备双份。
①为保证备份数据的安全，备份软盘或光盘必须贴上保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。
②打印输出的单据、凭证、报表等书面形式的财务档案按规定的保管期限和管理办法管理。
③随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件和购买的商品化财务软件及以上软件的备份磁盘或光盘，作为财务档案保管。
（4）病毒预防安全制度设计
病毒预防安全制度设计主要包括以下几个方面。
①建立网络防火墙以抵御外来病毒或“黑客”对网络系统的非法侵入。
②使用防病毒软件经常对计算机系统进行检查，以防止病毒对计算机系统的破坏。
③不断进行数据备份，从而将病毒可能造成的损失降低到最小的程度。
（5）环境安全控制制度设计
环境安全控制制度设计主要包括以下几个方面。
①系统配备不间断电源，以保证万一断电时，系统能够正常运行。
②机房配备稳压电源，保证系统电压的稳定。
③机房安置空调、防水、防干和抽湿设备，以保证机房温度、湿度达到规定标准，保证信息化系统的正常运行。
4.3 财务管理信息化制度的执行与完善
财务管理信息化制度建立以后，就要开始执行，同时要对执行过程中出现的问题进行分析。如果是制度方面的，要及时进行修正和完善。
财务管理信息化制度的执行和完善过程主要包括以下方面。
1.财务管理信息化制度的学习和培训
财务管理信息化制度建立后，公布日期与实施日期应有一定的时间间隔，在公布前应由制度建立部门向相关部门提交应认真学习和培训该制度的人员名单，如财务部门人员、计算机维护员等。将制度向这部分人员进行公布，并要求逐条学习，必要时可以进行一定的培训，并要在规定的时间内将意见反馈至制度建立部门，制度建立部门根据意见进行修订后，再正式发布实施，并同时对要重点学习、一般了解的部门和人员做出要求。
2.财务管理信息化制度的执行监督
由相关监督管理部门对财务管理信息化制度的执行情况进行定期的检查和抽查，但因该制度覆盖面大，或监督人员较少，或监督人员的素质问题，有可能出现监督不力的情况。针对这一情况，可考虑在单位内或网上设立“制度执行不力投诉栏”，让员工有权对监督管理部门执行制度考核的情况进行监督并在此提出异议。相关监督管理部门应及时对投诉栏中有事实基础的意见进行跟踪核实后，对应考核未考核的部门及人员实行追究并考核。
3.财务管理信息化制度执行监督的监控
对于这一方面，可设立“考核执行监控组”，监控组是一个虚拟团队，由员工自己选举出能够大胆对不良行为提出异议的人组成，该监控组的作用：一方面是对执行情况进行监督，其监督内容——是否对员工在投诉栏中提出的异议进行跟踪，是否有应考核未考核的。监督结果可采用网络或考核的方式进行披露。另一方面是针对考核过程中的弹性问题，负责对考核结果的事后监督，增强考核执行到位率及准确性。
4.财务管理信息化制度的定期完善
经过一段时间执行后，通过对财务管理信息化制度的监督和监控，很可能会发现现有的制度方面存在的不足。此时要及时进行反馈，由制度建立部门对现有制度进行修订和完善，以适应现阶段财务管理信息化系统操作的要求。所以，财务管理信息化制度的定期完善是十分必要的。
通过以上几方面的执行，不但对信息化企业提高财务管理信息化制度的管理和提升其执行力有一定的督促作用，同时也有利于全体员工对该制度的认同和履行。这样无疑会有利于企业财务管理信息化的建设和完善。
习题
1.简述会计核算制度和财务管理制度的相同点和不同点。
2.简述财务管理信息化制度所包含的基本内容。
3.在组织管理制度设计中，如何划分财务人员的权限？试分析原因。
4.简述财务管理信息化系统风险的成因，并试着说明几种安全制度设计过程。
5.简述财务管理信息化制度建立的意义。
6.试说明财务管理信息化制度执行和完善的基本内容。
