下面以163免费信箱为例，讲述电子邮件发送的具体操作过程。
第一步：启动互联网Explorer浏览器，在地址栏中输入网址（www.163.com），并按回车键。
第二步：单击“3G免费邮”。
第三步：输入已申请的用户名及密码，单击“登录邮箱”按钮，单击“点击此处进入邮箱”。
第四步：单击“写信”按钮，在“发给”文本区输入收信人的电子邮件地址；在“主题”文本区一般输入文章内容的标题；在“内容区”上简要写明相关内容，如果内容文字处理复杂，则可采用“附件”发送。
第五步：编辑好邮件，单击“发送”按钮。
2.接收与回复
工作人员接收与回复电子邮件时，通常应注意以下两点：
（1）应当定期打开收件箱，查看有无新邮件，以免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复。
（2）应当及时回复公务邮件，不可有所怠慢，使发件人免于担心邮件是否安全抵达，并确保及时交流信息、联系工作。一般应在收到邮件后的当天予以回复。若涉及较难处理的问题，则可先告诉发件人已收到邮件，再择时另发一封邮件予以正式回复。具体规则可参考信函的答复规则。当然可以利用免费邮箱中的“自动回复”功能给予接收到的邮件自动答复。
收信者登录到网上信箱，系统会自动接收邮件。若没有看见邮件，可单击“查看”菜单下的“刷新”命令进行网页刷新或直接按F5功能键。
下面以“www.163.com”为例来讲解邮件的回复。
第一步：收信者打开网站，登录到自己的邮箱，同“发邮件”的操作步骤。
第二步：在左侧，单击“收件箱”，在右侧，单击要回复的邮件。
第三步：如果有附件，可单击“下载附件”进行附件下载；单击“回复”按钮。
第四步：由于是回复，不需要在“发给”文本区中输入收件者电子邮件地址和在“主题”文本区中输入标题；只要在“内容区”中输入要回复的邮件内容，可编写邮件，单击“发送”按钮。
3.保存与删除
平时，工作人员应当注意电子邮件的保存与删除。
（1）要定期整理收件箱，对不同邮件分别予以保存和删除，不可使收件箱过于臃肿。
（2）对于有价值的邮件，必须予以保存，或者在复制后进行专门保留。
（3）对于与公务无关的垃圾邮件，或已无实际价值的公务邮件，应及时删除。
4.原则与提示
科学地使用自己的口令（Password），包括经常更换（如一个月），不要采用已有的英文单词。不要将口令记录在纸上或保存在磁盘上；离开计算机前要关机，以免他人继续使用；合理地保护自己的文件，特别是不要在联网的计算机上存储涉及国家安全、组织机密的文件；了解自己的主机系统的安全保护措施并合理地使用。
（三）资讯查阅与交流
出于工作需要，工作人员往往会上网查阅一些重要资讯或近期新闻。
查阅新闻、资讯，一般可通过新闻网和互联网这两种途径，查阅时应当遵守以下礼仪规则。
1.目标明确
所查阅的内容必须与公务相关，不可借机满足个人目的，尤其不可登录一些色情、反动网站。对于所需查找的内容和相关地址，应提前做好准备，有明确的目标，以便上网后直奔“主题”。不宜在网上漫无目的地临时查找。
2.提高效率
工作人员要熟练掌握查阅资料的技巧和方法，从而提高办公效率。对于所需要的资料可及时下载，不宜在网上长时间浏览。在网上发表个人意见时应简明扼要，不可长篇大论、自以为是。
3.用语规范
在网上与人交流时，应当确保用语文明、规范，不得使用攻击性、侮辱性语言。另外，电脑有自身独特的语言符号系统，例如表情符：“：）”表示微笑，“：（”表示皱眉，“：｜”表示冷漠，“：D”表示大笑，等等。例如缩略语：“BTW”表示“顺便说一句”，“FYI”表示“仅供参考”，“OTOH”表示“另一方面”，“IMHO”表示“据我愚见”，等等。对于上述语言符号，应当谨慎使用，不得滥用，以免因对方不理解而导致交流受阻。
4.言语有度
作为工作人员，为维护自身形象，维护组织形象，不可以单位或部门名义在网上任意发表个人对新闻时事的看法，尤其不能泄露机密。不宜在网上发表个人消息，亦不得在网上做生意和招揽客户。
（四）保密与“防黑”
除了收发电子邮件和查阅资料外，互联网还能向人们提供其他各种服务，如网上交谈、制作个人主页、网上购物、电子公告板（BBS）、网络游戏等。
工作人员虽然不得在工作时间享用上述私人服务项目，但在闲暇时完全可以在家或其他场合接触这些项目，而且同样应当遵守相应的网络礼仪规则。
下述礼仪规则，不论是因公上网，还是因私上网，都应引起工作人员的高度重视。
1.保守秘密
工作人员因其工作的特殊性，往往掌握着一些机密。工作人员切不可在使用网络这种极易广泛、迅速传递信息的交际渠道时掉以轻心，泄露机密。不可把机密当成自己炫耀的资本加以传播，尽量避免在网上谈及与自己所知机密相关的话题，更不可故意泄密。
2.制止犯罪
近些年来，“黑客”时常现身于互联网络。所谓“黑客”是指采用非法手段侵入网络服务器的人。“黑客”往往凭借其高超的计算机知识和网络操作技能，进入重要机构的服务器，或偷窥机密，或擅改程序，造成网络混乱，并从中牟利，进行高科技犯罪。近年来，我国已多次发生“黑客”入侵事件。对此，工作人员必须提高警惕，采取必要的技术手段，防止“黑客”侵入和实施破坏。
3.合法登录
不要试图访问仅限内部使用的系统和未经预先登录的商业系统，以免有“黑客”之嫌。
4.合理地使用网络资源
要避免无谓的浪费，如仅仅为了好奇而在网络上传输大量的图片造成网络通道的拥挤。
5.文明礼貌
不要不负责任地在网络上随意发表自己的文章和对他人无用的信息，浪费主机的存储空间和他人的时间；更不要发表内容不雅或攻击诽谤性的文章。
6.遵守道德
不要有意无意地破坏网络中公开信息的完整性。
工作人员一般都具有良好的科技文化水平和计算机知识，又往往掌握着本单位、本部门的一些关键性网络资料，如果运用不当，或目的不纯，很容易步“黑客”后尘，给国家和集体、单位及个人造成巨大损失。作为人民的公仆，工作人员必须正确使用网络技术，注重网络礼仪，全心全意为人民服务，既不能充当“黑客”，同时又必须防范“黑客”，并与其坚决进行斗争。
第四节 传真通信礼仪
目前，在人们交往中，经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达身在异地的对象手中。传统的邮寄书信的联络方式，已难以满足这一方面的要求。在此背景之下，传真便应运而生，并且迅速“走红”于世界。
传真，也叫做传真电报。它是利用光电效应，通过安装在普通电话网络上的传真机，对外发送或是接收外来的文件、书信、资料、图表、照片真迹的一种现代化的通信联络方式。现在，在国内的各行政、企事业单位中，传真机早已普及并成为不可或缺的办公设备之一。
利用传真通信的主要优点是操作简便，传送速度非常之迅速，而且可以将包括一切复杂图案在内的真迹传送出去。它的缺点主要是有些时候清晰度难以确保。
一、新型的传真机与网络技术相结合，具有以下多种功能
（1）自动接收功能。即在无人看管的情况下，自动应答，自动图文接收，自动关闭。
（2）自动定时拨号和进纸功能。即可预设发信时间，在双方约定的时间，传真机会自动拨号，自动进纸，自动传送文件。如遇对方设备占线，传真机会自动延时拨号，直至接通。
（3）自动存储和复印功能。即传送和接收文件的同时，传真机将自动保存信息，即使传送文件或接收文件损坏或丢失，也可重新复印。
（4）自动放大和缩小功能。即根据需要，在原件尺寸的基础上进行放大或缩小。
（5）自动转移功能。即当传真机正在工作时，可将信号转移至另一台传真机或是其他终端。
（6）通信管理记录功能。即接收或传送文件后，传真机会把来电和去电的号码、时间等信息记录在存储器中，按相应的键可在显示屏上显示出来，便于查阅和管理。
（7）自动或人工选择分辨率及传真速度的功能。即可根据被传文件本身的质量和传输的要求，自动或者人工选择图像扫描的分辨率或传真的速度，以保证传送图像效果的清晰。
（8）自动跳行功能。即遇到空白处自动跳行，以提高传送的效率。
（9）保密功能。即附设加密器，以确保机密文件传送的秘密性。
（10）双工功能。即能同时发送和接收图文。
目前，高速传真机和彩色传真机也已经面世，使得传真的效率和质量大大提高。
