§§§第一节 专用书信
一、文种特征
专用书信是在特定的范围内因公务活动的需要而专门拟制并使用的书信，其用途十分广泛。机关和团体、企业事业单位之间相互联系工作、传递某种意见要求，开展友谊竞赛以及对单位或个人提出表扬或批评时，常常需要以相应的专用书信为载体来得以实现。与其他公务文书相比，其突出特点表现为专、短、快、多、活等五个方面，即用途专一，范围特定，篇幅短小精悍，成文方便，传递及时，数量繁多，用途灵活，对上、对下，对组织、对个人均可使用。正因为如此，就使得各种专用书信在长期的公务活动实践中越来越受到人们的重视，是公务文书冢族中的“轻骑兵”。
专用书信是一个较为庞大的公文组群，其种类很多，主要包括介绍信、证明信、邀请信、贺电（信）、咨询信、表扬信、感谢信、慰问信（电）、公开信、保证书、倡议书、建议书、申请书、聘书等等，这些文种在实践中的使用频率都很高。
专用书信不同于党和国家机关使用的法定公文文种“函”。函是一种正式的公文文种，行文时要采用正式文件的标印格式，要遵循特定的行文规则，而专用书信无此要求。从实质上讲，专用书信是一种为执行公务而使用的便函，它可以根据实际需要而随时行文，比较灵便快捷。专用书信也不同于普通书信。普通书信用于个人与个人之间私务往来，其写法较为灵活，有些还具有较强的文学色彩；而专用书信则用于公务往来，具有公开性，且要遵循固定的拟制格式，多数要在具名处加盖公章。
二、结构模式
各种专用书信除介绍信、证明信、聘书等各单位均有铅印好的固定格式式样以外，其他几种专用信件的写法是：
1.开头
写称呼，加冒号，顶格写。
2.正文
即书信的主体部分，一般包括以下两个方面：（1）说明慰问、表扬、感谢、贺喜的背景、原因。例如慰问信一般是通过“正当……你们取得了（突然遇到了）……”的句子来加以引出；表扬、感谢两种信件，是通过简单扼要叙述对方的好品德、好作风等事迹来加以说明；喜报和贺信，一般是通过交代贺喜的原因来展开。（2）以热情饱满、亲切诚恳的语言进行慰问、表扬、感谢与贺喜，表明写作者的态度和心情。例如慰问信就要用朴实恳切的言语，致以亲切的慰问，并表明上级机关的关心和态度；表扬信、感谢信就要在第一部分叙述事实的基础上，加以热情的赞扬和鼓励；贺信或喜信，要用热烈的词语表示祝贺、赞颂，写出贺喜者的心情和态度。
3.结尾
慰问信、表扬信和贺信、喜信的结尾，主要是提出希望和号召；感谢信的结尾要表示向对方学习。除上述外，有的还写上一句祝愿之类的话，如“此致，敬礼”、“祝同志们节日愉快”、“谨表谢意”、“向你学习”、“特此贺喜”等。
三、写作要求
1.要讲究精巧
书信在我国的历史源远流长。以办理公务为内容的专用书信，古往今来名篇佳作比比皆是。诸多的名篇佳作给我们一个启示，就是撰写专用书信不能不注意修辞，它是使书信达到精巧的基本途径之一。
专用书信写作对修辞的需求是比较广泛的。比如在语言上要讲究遣词炼句；在句式上要富于变化；在章法上要开门见山，层次分明，格式正确；在表达方式上要区别对象，情真意切，朴实真诚，礼义待人；在技巧上注意对修辞的使用等。
2.要富于感情
专用书信固然不像私人书信那样，可以使个人感情任意驰聘，但它也同样需要情感交流。比如贺信，要写得热情；慰问信要写得情真意切；建议、批评信要晓知以理；公开信，要写得庄重，有气势。周恩来同志于1975年3月20日给毛泽东同志写过一封信，信的结尾写道：“我因主席对我病状关怀备至，今天又突然以新的病变报告主席，心实不安，故将病情经过及历史原因说清楚，务请主席放心。……但如需再次开刀，我还受得了。现在要好好做此准备。问主席好。”这是老一辈无产阶级革命家之间高尚情谊与钢铁意志的完美表述，催人泪下。
3.要夹叙夹议
夹叙夹议是书写贺信、慰问信、公开信等一些内容复杂的专用书信的常用方法。在这些专用书信中，只写事而不谈看法，往往使阅者只知其一，不明其二；只发议论，不叙事情，就会使阅者“丈二和尚摸不着头脑”。在夹叙夹议方法的运用上，有的开头叙事，结尾发议；也有开头说明看法、认识、观点，然后叙事，最后再总括议说；还有的是边叙边议。如周恩来同志于1948年10月18日以《宜回念初衷毅然举义》为题写给郑洞国的信中说：“欣闻曾泽生军长已率部起义，兄亦在考虑中。目前，全国胜负之局已定。远者不论，近一个月，济南、锦州相继解放，20万大军全部覆没，王耀武、范汉杰先后被俘，吴化文、曾泽生相继起义，即足证明人民解放军必将取得全国胜利已无疑义……”这段话就采用了边叙边议的写法。
范例
表扬信
【noindent】××县第一中学：
贵校保卫科邱××科长，于今年7月25日在乘中巴返回××县，途径××路段时，只身与7名手持器械的拦车歹徒英勇搏斗，身负重伤，后在车上其他乘客齐心帮助下，武警将这7名歹徒一举捕获。为此，我公司写信给贵校表扬邱××同志并愿承担邱××同志住院治疗的一切费用。他这种见义勇为、不畏强暴的行为应得到社会的尊重、人民的爱戴。同时，我们要学习他这种精神，爱岗敬业，做好本职工作，为社会主义市场经济建设多作一份贡献。
此致
敬礼
××地区交通运输总公司
一九九六年八月一日
范例
感谢信
孙中山致伦敦各报主笔谢报界主持正义
【noindent】各报主笔先生：
望能借重贵报的版面，为英国政府致力于使我自中国使馆获释而表示深切的谢忱。对报界的及时帮助和同情，亦谨表谢意。最近几天中所发生的实际行动，使我对弃溢于英国的宽大的公德心和英国人民所崇尚的正义，确信无疑。
我对立宪政府和文明国民意义的认识和感受愈加坚定，促使我更积极地投身于我那可爱而受压迫之祖国的进步、教育和文明事业。
忠实于你的孙逸仙
一八九六年十月二十四日于波德学区覃文省街四十六号
范例
致民警家属的一封公开信
【noindent】尊敬的家属同志们：
您们好！在全党和全国人民深入学习全面贯彻党的十六大精神热潮中，公安部于1月22日颁布实施了《公安部“五条禁令”》，即一、严禁违反枪支管理使用规定，违者予以纪律处分；造成严重后果的，予以辞退或者开除。二、严禁携带枪支饮酒，违者予以辞退；造成严重后果的，予以开除。三、严禁酒后驾驶机动车，违者予以辞退；造成严重后果的，予以开除。四、严禁在工作时间饮酒，违者予以纪律处分；造成严重后果的，予以辞退或者开除。五、严禁参与赌博，违者予以辞退；情节严重的，予以开除。这“五条禁令”的颁布实施，是加强公安队伍纪律作风建设，坚决制止少数民警涉枪、酒、车、赌重大恶性案件的发生，进一步纯洁公安队伍的迫切需要，是深入贯彻党的十六大精神，从“三个代表”的高度，加大依法从严治警力度，促进公安机关履行巩固党的执政地位，维护国家长治久安，保障人民安居乐业神圣使命的重大举措。为搞好“五条禁令”的贯彻落实，并通过您们做好民警执行遵守“五条禁令”的工作，使自己的亲人做到“学习禁令、牢记禁令、执行禁令、不犯禁令”，防止民警违规“触电”，给家庭带来不幸和痛苦，我们致信恳请家属同志们监督并做好以下工作：
一要经常提醒和要求自己的亲人永葆人民警察的政治本色，做政治坚定、业务精通、作风优良的优秀人民警察。二要监督嘱咐民警在工作时间，任何场合都不要饮酒和酒后驾车。在任何时间，任何场合都不能参与赌博。三是监督、叮嘱民警不要因吃、喝而自毁形象，自己砸了自己的“饭碗”。四要对担任一定领导职务的民警，妻子要当好“贤内助”。监督引导自己的亲人从我做起，率先垂范，努力使他（她）们成为贯彻落实“五条禁令”的表率，做维护公安铁的纪律的模范。
我们知道，广大民警的家必是公安队伍建设与发展的得力助手和坚强后盾，希望您们继续努力积极支持亲人的工作，坚决执行和遵守“五条禁令”，做到警钟长鸣，使广大民警始终保持对“五条禁令”有一个清醒头脑。
我们相信并充满信心，只要我们紧密配合，牢记使命，不负重托，共同努力，就一定能够用“五条禁令”这把尺子，带好这支队伍，从而以铁的纪律维护好公安队伍的纯洁性和先进性，完成党和人民赋予我们的神圣使命！
中共××市公安局委员会
2003年3月5日
范例
慰问信
致全国公安教育战线全体同志的慰问信
【noindent】全国公安教育战线的同志们：
在新世纪第一个教师节来临之际，公安部党委向辛勤工作在公安教育战线上的全体教职员工及家属致以节日的祝贺和亲切的慰问！
公安教育是整个公安工作的基石，是一项十分重要的工作。在过去漫长的岁月里，伴随着波澜壮阔的社会主义革命、建设和改革实际，公安教育事业不断发展壮大，为整个公安工作的发展和进步作出了重要贡献。特别是近几年来，各级公安机关和广大公安教育工作者坚持以改革促发展，以提高队伍的整体素质和战斗力为核心，实现了教育训练指导思想的重大调整，有力地推动了公安教育事业的发展，为建设一支强大的公安队伍和强有力的公安工作队伍和强有力的公安工作奠定了基础。几十年来，广大公安教育工作者认真贯彻执行党的教育方针，忠诚公安教育事业，积极投身公安教育改革，为培养一代又一代共和国忠诚卫士、为建设一支强大的公安队伍而默默耕耘，呕心沥血。可以说，公安工作和公安队伍建设的发展和进步，凝聚着广大公安教育工作者巨大的奉献，全国公安民警和广大人民群众将永远感谢你们！
当前，世界多极化和经济全球化进一步发展，科学技术日新月异，知识经济初见端倪。面对国内外形势的深刻变化，公安机关要紧跟时代进步的潮流，抓住机遇，赢得挑战，圆满完成党和人民赋予的日益繁重艰巨的公安保卫任务，就必须大力改革和加强公安教育工作，全面提高公安队伍的整体素质和战斗力。各级公安机关的领导和广大公安教育工作者一定要以江泽民总书记“三个代表”重要思想为指针，切实增强政治责任感和历史使命感，坚持与时俱进、开拓创新，大力改革和加强公安教育工作，积极探索公安专业人才培养模式和新时期公安院校的办学规律，努力建立适应新形势、新任务要求的具有公安特色的教育培训机制，实现公安教育资源的优化配置。要以提高综合素质和创新能力为重点，大力加强在职民警的培训工作，不断提高广大民警运用科学技术手段的能力和警务实战技能，努力培养和造就政治合格、纪律严明、作风过硬、业务精通、执法如山的忠诚卫士。
十年树木，百年树人。广大教师和教育工作者担负着“育警铸剑”、培养共和国忠诚卫士的光荣职责。希望你们在今后的工作中，认真学习马克思主义、毛泽东思想和邓小平理论，自觉用江泽民总书记“三个代表”重要思想武装头脑，进一步提高自身的思想政治素质，始终保持政治上的清醒和坚定；希望你们不断调整和拓展自己的知识结构，刻苦学习从事公安教育工作所必需的各种知识，及时跟踪国际国内相关学科的发展动态，进一步提高教育训练工作水平，努力为公安机关培养出更多更好的专业人才；希望你们从公安工作具体实践出发，及时研究总结当前公安现实斗争面临的一些重大问题，为公安工作提供有力的理论支持；希望你们能够把真理的力量和人格的力量统一起来，学高为师，身正为范，在传授科学知识的同时，进一步加强对青年学生道德操守的教育和培养。总之，一句话，希望你们不辱使命，不负重托，为推动新世纪的公安工作作出新的更大的贡献。
祝全国公安教育战线的同志们节日快乐，身体健康，工作顺利！
公安部
2001年9月7日
范例
贺信
【noindent】中国体育代表团：
我国体育健儿在举世瞩目的第28届奥运会上不畏强手，奋力拼博，取得了前所未有的优异成绩，我国竞技体育实现了奥运会上新的历史性突破，为祖国和人民赢得了荣誉。党中央、国务院向你们表示热烈的祝贺和亲切的问候！
我国体育健儿在本届奥运会上表现出的精湛运动技术和良好的体育道德，进一步弘扬了奥林匹克精神，极大地增强了我国成功举办2008年奥运会的信心。我国体育健儿的出色表现，再一次向全世界展示了中华民族自强不息、奋发有为的精神风貌，展示了新世纪中华儿女积极进取、蓬勃向上的朝气和活力，给正在为全面建设小康社会团结奋斗的全国各族人民带来巨大的鼓舞。祖国为你们骄傲，人民为你们自豪！
希望你们继续发扬胜不骄、败不馁的精神，增强斗志，再接再厉，不断提高自身素质和竞技水平，为促进奥林匹克事业的发展，为实现中华民族的伟大复兴作出新的更大的贡献！
祖国和人民感谢你们，期待着你们胜利归来！
