提高效率的秘诀
旧金山的加利福尼亚医学院副教授查尔斯?卡菲尔德领导着一个“成功事业”研究中心，他已经研究了在各行各业1500名杰出的成功者。他发现这些人都各自具有自己的特长，但也有一些共性——比如，办事高效就是他们最显著的共性之一。这种特性是有可能在后天为每人所掌握的。
这并不意味着每个人都能成为公司经理或奥林匹克冠军，而是要说明我们所有的人都有可能更充分地发挥自己的才能。以下是在卡菲尔德的研究基础上提出的几点提高工作和办事效率的秘诀。
（1）妥善安排日常生活
我们常听说，在事业上有巨大成就的人，肯定是那些样样都好的完人，这些人干劲十足，总是要把工作带回家去，一直干到深夜。卡菲尔德认为，事实并非如此。那些真正的事业家，乐于勤奋工作，但都要有一定的限度。对于他们来说，工作不等于一切。当卡菲尔德采访了十个主要工业部门的高级董事和经理之后，发现这些人懂得如何放松，他们能够把工作留在办公室去做；他们珍视友谊和家庭生活；他们能够有相当多的时间与自己的子女和友人在一起。
（2）动手前要进行理智的思维
大多数成功者在他们处理困难的或者重要的事情之前，都要在脑子里把这件事过上几遍。比如，著名的高尔夫球选手尼古拉斯，在击球之前总是在脑子里设想一下击球的轨道，以及球所着落的地点。
我们当中有些人总是在幻想会有一件什么重大的事情来临，但是，理智的思维活动和幻想是不同的。理智的思维活动能够锻炼我们的实际应变能力，而其他仅仅是无效的思维活动。
（3）不追求十全十美
许多雄心勃勃努力工作的人，往往事无巨细，醉心于完备，最后落个事倍功半。有一位女教授花了十年的时间研究一位剧作家，她心里总是怕不全面，遗漏了什么，最后，当她犹豫拖沓地把研究成果拿出来的时候，这位剧作家已名声大减，没有什么研究价值了。
（4）敢于打破陈规戒律
我们当中的大多数人自认为了解自己能力的限度。但是，我们所“了解”的许多东西往往是不符合实际的，甚至是荒谬的、自我禁锢的信条。卡菲尔德说：“自我禁锢的信条是事业成功的最大障碍。”
许多年来，几乎所有人都认为：人不可能在不到四分钟的时间里跑完一公里。甚至在生理学杂志上发表的文章也曾郑重其事地“证明”：人体不能承受如此重负。然而，在1954年，罗格?巴尼斯特以自己的实际行动冲破了这个禁区。在后来的两年中，又有另外的十名运动员相继冲破了这个禁区。这说明，现实中许多人对自己的认识远远低于自己实际能力的界限。
另一方面，成功者能够蔑视人为的清规戒律。他们总是把注意力集中在自己的内在潜力上，因此他们才可以毫无拘束、最大限度地发挥自己的积极性。
（5）自信而又不要排他
成功者更注意的是如何在自己原来的基础上不断改进自己的工作，而不是醉心于如何打败竞争者。如果为竞争对手的能力或优势过分忧虑，就会不击自溃。
大多数成功者所关心的是如何按照自己的标准竭尽全力做好工作，同时他们认为，集体能够比个人更好地解决复杂的难题。因此愿意让其他人分担一部分工作。
跨越障碍
很多刚刚参加工作没几年的人，经常性地会抱怨工作任务多，没有时间学习。是不是没有时间呢?如果去问经验丰富的老职员，他们总会说：“工作就是工作，如果工作多了，就做快点，少了就做慢点，在那里没有事情做，会让领导说的。”这里姑且不论老员工管理上的问题，但从新老职员的对话中，明显的可以看出，新职员说的没有时间学习，是因为工作效率不高造成的。
到底是哪些因素导致新职员的工作效率低下，没有时间来学习呢?根据一家公司的研究，众多的新职员在效率方面不尽如人意，主要有以下几个方面的原因：
（1）工作熟练度不够
职场中的新人，由于对工作的陌生，即使在一段时间后完全掌握了本岗位的工作技能，由于岗位的需要，不得不另外重新学其他的工作技能。在前几年时间内，由于将来发展的不确定性，期望多学点东西以提高自己的能力，也希望多学点东西以确定自己的职业导向。这直接导致了新职员在职场上的各种技能的不熟练，自然导致工作速度不快，工作成绩不大了。
对于工作熟练度不足的问题，新职员应该及早地确立自己的职业导向，将自己在某几个方面的能力迅速提高，使得自己在该方面的实务能力提高到最大，以节约时间。
（2）时间概念不强
职场中的新人，普遍没有多少时间概念。看见事情就做，对自己的工作时间往往没有具体、系统的安排，既不清楚自己的时间到底是怎么损失的，也不明白自己所花费的时间是否合理。拿到一份领导交代的任务，不明确自己能够多长时间做出来，没有潜意识里的强制性概念。
对于时间概念不强的问题，应该从如下两个方面着手进行处理：
①了解自己的时间分配，找出浪费的原因，分析如何解决各种时间的浪费问题；
②建立和强化时间概念，利用日程表记录每天的工作内容，要时刻清楚：这小时我干什么?
（3）工作统筹能力不足
这个能力的提高，是跟新员工在职场的时间的长短成正比的。这个能力的缺失使得新职员无法合理安排自己的工作，不能够按照事情的轻重缓急合理的安排工作，往往导致一个任务没有完成，因为上司催促另一个任务，而放弃原来的任务，赶紧完成上司的紧急任务；等上司的紧急任务完成了，自己第一个做的任务却因为时间长，又不得不重新理清思路导致时间的浪费。
针对工作统筹能力的提高，需要从以下几个方面着手处理：
①先把已经确定时间的任务罗列出来，并根据已确定时间间隔安排其他工作。
②逐步培养自己的日程安排能力，根据自己的喜好，将相应的任务安排在合适的时间段里。
③相似的工作排在一起，尽量减少主观思维上的变化。
④工作不要排的太满，始终给自己保留一定的弹性时间。
（4）任务分解能力不足
有些复杂的工作，工作多年的好手，会仔细地把这个复杂的工作进行拆解，并逐步分类，以各个完成。然而新员工往往并不具备任务分解的能力，这导致了缺乏思路无从下手，越想越繁杂，无法很好地、很系统地完成该项工作。
为了解决任务分解能力上的不足，就需要新员工时刻保有项目管理的概念，不论事情巨细大小，一律按照项目方案来处理，抓到问题就分解，按类别来逐步完成自己的工作，形成自己的任务分解能力。
实际上，这些能力具备了，新员工也就逐渐成熟起来，步入拥有高效工作能力的老员工的行列了。
聪明的管理时间
“我做的每一件事都经过精心计划，否则我不可能完成任何事。”这是在密歇根州拥有将近20家家具店的阿发家具公司董事长兼总经理阿发所说的话。阿发家具公司的整体规模、设备和销售量已使它跻身美国最大家具公司之林。阿发雇用上百名员工，他们也和他一样致力于追求客户的满意，满足人们对于家具的需求。阿发说：“我爱和人在一起。”这种特质显露在他的经营方式内，他经营的不仅只是一个家具事业，同时还是大众事业。
阿发成功地运用了许多重要的技巧和方法而攀上高峰。其中很重要的一个技巧就是，充分利用时间。当阿发说到“精心计划每件事”，在他的观念里，“计划”就包括将他的活动排定优先次序、懂得分层负责，同时最重要的是，以一种最有效率的态度聪明地管理时间。
在阿发攀登顶峰的过程中，他让时间为他工作。他管理时间的原则非常值得大家学习：
（1）肯定时间的价值
时间是上天最珍贵的赏赐。阿发建议：“定期安排会议，同时限定会议时间的长度，务必不浪费每一分钟。同时我凡事都事先预约，而且我认为每个人都会准时。”
（2）控制所分配的时间
在日常生活中，要以一种精打细算、有效率的方式，利用你所拥有的时间。阿发提醒大家：“谨记好好掌握每一件事，意思就是好好掌握时间。”
（3）排定优先次序
你可以逐一检查你的工作，列出什么该在本星期之初就去做，什么可以留待稍后再做，列出什么应该一大早就做，什么可以晚点再处理。阿发说：“排定优先次序可以帮助你确定你已将最重要的事放在最优先的位置上。”
（4）学习如何慎重授权
为了能使自己专心去做主要负责的事务，把其他工作交给助手去做。阿发说：“你想插手的事情愈多，你浪费的时间就愈多。授权是对的，但还要确定你跟我一样，把工作分派给最佳人选。这么做就等于多了好几个你。”
（5）凡事不可拖延
没错，拖延是偷时间的贼。所以今天该做的事，绝不要拖到明天才做。阿发说：“我为自己定下了一个规定，在我下班离开之前，一定把工作做完。”
我们都听过这句谚语：“省下一分钱就等于赚到一分钱。”我们也可以这么说：“省下一分钟就等于赚到一分钟。”所以你省下的每分每秒就是你所赚到的，而你赚得的，就是投资报酬的衡量仪。
改掉不良工作习惯
即使那些非常忙、倍感时间紧迫的人，也会浪费许多时间。他们并非故意如此，在多数情况下，是完全没有意识到这一问题。多年来已经养成的工作模式，其中有很多陋习，随时在吞噬着你的时间：你的办公桌缺乏条理，要找一份文件就花费了数分钟；你和一位同事不期而遇，扯了许多无聊的废话；你把三分之一的时间用于各种会议，但有些会议却没有什么价值；你对一件难办而又不得不办的事情优柔寡断，磨磨蹭蹭，拖延了很久；你要约会一位重要人物，但对方不守时，让你白等了20分钟；你正专注于某项工作，被突然来访者打断，再集中起精神返回原来的思路，又用了十几分钟；或者，你花费很多时间去处理琐事……
如果你正存在这类问题，而你又希望提高工作效率，那么，不要让懒于改变现状的惰性控制你，立即着手改变你的工作习惯。一旦形成了良好的工作方法的模式，就可以在相当长的时间里利用它，只要按具体日程做细微改变就可以了。这是一项十分有益的工作。
为了更客观地了解现状，首先要对你的工作方式、利用时间的模式做一个检查。为此安排一周的时间就足够了。从早晨起床到晚上休息，把所有的行动都丝毫不漏地记录下来。为了简化记录，你也可以只调查上班的这一段时间。如果你能根据自己工作的特点准备一些表格，调查起来就十分简便了。
要把时间调查表放在最方便拿到的地方，随时记录。如果把一天积累的所有事项再回忆起来，就难免会有疏漏。不要遗漏发生的特殊事情，以便于寻找工作的规律性，为以后做工作计划更为切实可行提供帮助。时间调查表的内容力求客观准确，分析这些问题才更有价值。
随着你对工作情况的了解，你自然会对时间利用的方法变得格外重视。把每一项工作所占用你的时间做一个统计，看你在处理问题、进行工作上面使用了百分之几的时间；在不太重要的工作上花费了多少时间；用于会议的时间有多少，你又用了多少时间在会议的计划和准备上了；每天处理信件花多少时间；而处理必不可少的必办信件又花多少时间；在领导委托给你的工作上又花了多少时间……你是否一到单位就看报纸，而报纸内容又与工作无关?你是否过多地出席了对工作不起任何作用的会议?你是否喜欢跟别人聊聊天，说些没有必要的话而浪费了彼此的工作时间?你是否把别人能干的工作都留在自己手中亲自处理?
如果是这样，你今后就要好好反思一下，改掉原来的坏习惯，培养良好的工作模式，并且从现在就开始做起。
