戴明在某位客户的公司料理工作时，有两位出纳人员前来求助，他们任职部门的员工有900人。戴明博士问他们到底有什么问题？答复是：“我们本来预定每周四下班前，把上周工资支票发给每位员工。为了达成这项目标，我们每天晚上加班，甚至星期天都在工作。但我们发现，工作愈努力，却愈赶不上进度。”“你们做些什么？”。他们回答：“这些薪资卡很多资料不一致，很多明显有错误，还有些空格没填。”“让我看一下。”(图5-1)图5-1工资卡(太多签名，员工需要作太多计算)
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识别号码签名时间上班下班工作时数职位代码工资代码工资本日工资总额领班签名读者很快就可以察觉问题的源头：卡上有两个签名栏。工人在卡上签名之后，再留待领班改正错误；领班签名时，却假设工人最知道自己的情形。结果是缺漏、不一致以及填错格的情况层出不穷。解决之道：将下周待用的900张卡片上的领班签名栏删除；再下一周待用的900张卡片也作同样的处理。之后应该已经可以印好没有领班签名栏的新卡。此外，如果工人没有正确地填表——当然得先确定他有填表的能力——将卡片退回。你也不必在卡片上注明他的薪资会延后发放，他自会知道。这个问题会在三周内消失。三周？问题经过一周就解决了。到底发生了什么事？星期一中午，900人的十多人收到了退回的卡片。到了星期二中午，又有了25人的卡片被退回。
在星期二中午，所有900人都知道，如果薪资卡填写不正确，卡片会被退回，那么工资可能会晚发。就这样，问题在一周内消失了。秘诀何在？很简单。如果工人有能力正确的填表，就应该要求他们自己填。切忌将他的责任拿走，与领班共同承担。一旦责任分散，就会落入无人负责的困境。共同责任与分担责任完全不同。在许多活动中，都会出现与他人共同负担责任的状况。教师与学生之间的关系就是一例，学生在教师指导之下学习，需要双方共同的努力；任何一个在组织之内工作的人，都应该和供应商与顾客共同工作；两个人在票据上签名，就必须共同为付款负责；婚姻也会创造共同的责任；一个委员会中的成员，与其他成员有共同责任，每位成员都应该为委员会的决议负责。人事管理中还有一项重要的课题，就是升迁。升迁是迁移到一个新的职位，我们无从准确地预测，被挑选升迁的人是否能胜任新的职位。决定升迁的方式，最常见的就是通过推荐。某人会被升迁的机会，取决于谁知道他。推荐升迁某人的人士，是以自己的信誉作担保，认为自己有充分的理由相信，被推荐者会在新职位上表现良好。产生这种信心并非一朝一夕的事，而是来自长期对于被推荐者绩效的深入了解，时间可能会长至十五年之久。至于一个人在目前职位上的表现，即使我们能加以评估，也无法作为预测他在新职位上表现的基础。
