很多时候，职场外交活动，就是一种面对面进行的双向性信息交流活动，总是需要由会话双方共同努力，才可能获得成功。古人说：“来而不往非礼也。”有问无答，自然是一种“非礼”行为。然而，有问必答，是否就一定能令人满意呢？事情并非如此简单。
口才专家提醒您：
笨拙的答话使人不得要领，不合时宜、不懂礼貌、不知进退的答话非但不能称人心意，因此而惹是生非的亦不足为奇。
造成这种不良后果，也许我们的动机是好的，但毕竟结果适得其反，只能怪我们自己不懂“如何回答别人”。为此，要想在职场外交中取得良好的效果，还要掌握一些必要的技巧和方法。
（1）以接受对方提供的信息为前提
答话要以接受对方提供的信息为前提，表明职场外交人员注意到了对方的意见，使对方有受尊重的感觉。
从信息论的角度看，答话对于提问，是一种信息反馈。提问者在一定的时境下，以语言、表情、动作等为载体，先将信息施授给听话人，然后听话人才能作出必要的反馈。提问者施授的，既可能是语言信息，也可能兼有非语言信息。听话人只有在接受了全部有关信息，并进行分析处理之后，才可能真正弄清这些信息的实际涵义（包括言外之意），从而才能作出准确的回答。
（2）表达方式恰当
职场外交的会话中，答话者自然希望对方听懂自己的话音，使自己的回答是“有效回答”，表明自己的意见、态度。所以，答话要考虑选择对方能够理解和接受的词句与表达方式，甚至不可不考虑音量的大小，语速的快慢，乃至手势，才能使职场外交的活动收到良好的效果。
（3）不使用威胁性、责难性、讽刺性的语言
职场外交活动的目的，在于沟通思想、交流情感、改善关系、发展协作。为了达到这个目的，真诚、热情、谦和就成了职场外交的活动的催化剂。拿答话来说，威胁性的语言任何时候都不要用，责难性的语言也不会带给人愉悦的合作；至于讽刺，虽然一般情况下也不失为一种手段，然而，使用不当容易伤人，所以职场外交的活动中以不用为好。
（4）答话要避免自陷困境
对于那些难以回答、不便回答或不愿回答的问题若处理不慎，答话反会使自己陷入困境。有时，别有用心者还会精心设计“语言陷阱”，诱人误入。譬如，“你是否已经停止虐待你的父母了？”这就是一个著名的“语言陷阱”，如果不加识别，无论怎么回答。都将把自己推到被动地位，背上一口“虐待父母”的黑锅。面对诸如此类的“陷阱”更要慎而又慎。所以，如何避免自陷困境，是提高职场外交活动说话水平的重要方面。
