学会凭证的制单、审核、出纳签字和记账的操作方法，懂得账簿和凭证的查询操作。了解凭证的修改、删除（作废、整理）、取消审核、取消出纳签字、取消记账的方法。
1.凭证管理：制单、审核、出纳签字、记账
2.账簿管理：总账、科目余额表、明细账、辅助账
2009年12月份发生的各项经济业务中归属于总账处理的有：
（1）可直接录入的普通总账凭证：业务5、6、9、10、11、12、15、17、18、19、21、23、24、26、27、28、31、33、34、35、37、38、39、40、41、42、43、45、46、47、49、50、51、53、54、56、57、58、59、60、61、62（53及其后的业务凭证既可以直接录入，也可以在期末处理中自动转账生成）。
（2）在总账系统中进行简化处理（直接填制）的采购业务凭证有：业务1、13、29。
（3）在总账系统中进行简化处理（直接填制）的销售业务凭证有：业务4、7、25。
总账系统的日常处理主要指凭证的日常处理。凭证的来源主要有两种，一是在总账系统中直接录入，二是由其他系统自动生成并传递给总账系统。后者如工资费用分配凭证、固定资产增减以及折旧计提凭证等。除了有关工资分配和固定资产的业务外，企业日常发生的绝大部分经济业务都是可以在总账系统中直接制单的。为了节省成本，降低操作难度，本书不启用购销存管理系统，因此采购和销售业务凭证的核算也在总账系统中进行简化处理——直接填制（若启用购销存管理系统，则要填制采购单和销售单，那么采购和销售业务凭证分别由采购单和销售单生成后再传递给总账系统），但是对于采购和销售业务中涉及的入库和出库业务以及存货成本的核算则仍然放在存货核算系统中处理。因此对于采购业务，即使是已经验收入库，在总账系统中制单时也要暂作未入库处理，而把采购入库的操作放在存货核算系统中进行（即在存货核算系统中填制采购入库单，然后由采购入库单生成采购入库凭证传递给总账系统）。
步骤1 凭证制单
例2.82009年12月，广州卡纳食品有限公司发生如下经济业务，按要求填制记账凭证。
（1）12月1日，向珠海隆兴有限公司购入包装袋500，000个，每个0.12元，价款计60，000元，增值税进项税额10，200元，价税合计70，200元，以转账支票支付，珠海隆兴有限公司代办托运500元（无运输发票，以现金支付），包装袋如数验收入库。（附录1业务1）
（2）12月2日，向广州市佳乐福贸易公司销售鸡蛋龙须面和兰州鸡蛋拉面各80箱（每箱100包，下同），每箱售价1，000元，计价款160，000元，增值税销项税额27，200元，以现金垫付运费1，500元，产品已发出并收到支票。（附录1业务4）
（3）12月3日，会计李梅出差归来，报销差旅费3，500元，交回现金1，500元，结清预借款。（附录1业务5）
（4）12月7日，接银行收账通知，广州市百货贸易公司的带息商业承兑汇票到期，票面金额为80，000元，期限为1个月，年利率为3%，票面金额及利息已转入本企业账户。（附录1业务9）
（一）录入普通总账业务凭证
（1）以总账制单员“003”的身份注册登录用友通系统。
（2）单击“总账系统”“填制凭证”，打开“填制凭证”窗口，单击“增加”按钮，增加一张新凭证。
（3）依次选择凭证字号，输入制单日期、摘要、科目名称、借方金额或贷方金额，按回车键可继续输入下一行，输完凭证的全部内容后单击“保存”即可。
（1）凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。
（2）凭证中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。对于常用的摘要可通过单击参照按钮编辑常用摘要库，以便重复使用。
（3）科目编码必须是末级的科目编码，既可以手工直接输入，也可以通过参照按钮选择输入。
（4）可按键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。
（5）若已采用制单序时控制，则新增凭证的制单日期不能在上一张凭证的制单日期之前。如漏填凭证确需插入，则可通过执行“总账”“设置”“选项”，取消“选项”对话框中“制单序时控制”的选择。
（二）录入特殊的损益类红字凭证
由于采用账结法，损益类科目期末均结平，这就限制了利润表取数公式只能用发生额FS（）函数，因此当损益类科目出现与其科目性质（余额方向）相反的分录时必须采用红字录入。例如业务9收到应收票据的利息需要冲减财务费用时，要在借方用红字录入；如果冲减财务费用时在贷方直接录入，则利润表会不正确。
（1）输入“660301财务费用/利息”借方金额200（默认是蓝字）后，将光标定位在借方金额200处，再单击数字键盘键，借方金额200即变成了红字。
（2）继续按正常方式输入其他分录。
（3）类似的凭证还有业务26和业务35，其中的“660301财务费用/利息”也要在借方用红字录入。
凭证金额不能为“0”。红字以“——”号表示，例如需要将借方金额变为红字，只需将光标定位在借方金额处再按“——”键即可，如需将红字恢复正常则再按一次键即可。
（三）录入带有辅助核算的业务凭证
1.录入需待核银行账的凭证。
（1）输入银行存款科目“1002”时，按回车键，由于银行存款属于银行账科目，系统自动打开“辅助项”对话框。
（2）在“辅助项”对话框中，依次输入结算方式、票号及发生日期，“确认”即可。输完凭证的全部内容后单击“保存”即可，是业务1的凭证。
2.录入有个人往来账核算或项目核算等辅助核算要求的凭证。
（1）输入管理费用科目“6602”时，按回车键，由于“管理费用”是有项目核算的科目，所以系统自动打开“辅助项”对话框。
（2）单击项目名称右边的参照按钮打开“项目参照”对话框，选择“差旅费”项目，单击“确认”。
（3）输入其他应收款科目“1221”时，按回车键，由于其他应收款按个人往来核算，所以系统自动打开“辅助项”对话框。
（4）在“辅助项”对话框中，依次输入个人及发生日期，单击“确认”即可。
（1）当输入的科目有客户往来核算要求时，要求输入对应的客户信息；当输入的科目有供应商往来核算要求时，要求输入对应的供应商信息；当输入的科目有项目核算要求时，要求输入对应的项目信息。
（2）当输入的科目有个人往来核算要求时，要求输入对应的业务员信息，若不输入“部门名称”只输入“个人名称”时，系统将根据所输个人名称自动填入其所属的部门。
（四）在总账系统中简化处理录入采购业务凭证
由于不启用购销存管理系统，采购业务凭证在总账系统中进行简化处理（直接录入），但是注意采购业务中涉及的入库业务仍然在存货核算系统中处理；因此对于采购业务，即使是已经验收入库，在总账系统中制单时也要暂作未入库处理，而把采购入库的处理放在存货核算系统中进行，这样做的目的是降低操作难度，利用存货核算系统提供的自动计算存货月平均单价和结转存货成本的功能，减少手工计算的成本。
（1）输入“140106材料采购/包装袋”时，按回车键，由于“材料采购/包装袋”为数量核算科目，所以系统自动打开“辅助项”对话框。
（2）在“辅助项”对话框中，依次输入数量、单价，单击“确认”即可。
（1）录入采购业务凭证时，注意抵扣完增值税后的运费要计入采购成本，分摊到单价里；若不想手工计算分摊的单价，也可以先按原单价输入，退出辅助项后直接修改借方金额，回车后系统会自动根据金额和数量计算新的单价并填列。
（2）在输入有数量核算要求的凭证时，系统根据“数量×单价”自动计算出金额并将金额先放在借方，如果方向不符，可将光标移动到贷方后，按空格键即可调整金额方向。
（五）在总账系统中录入有数量核算要求的销售业务凭证
（1）输入“600101主营业务收入/鸡蛋龙须面”时，按回车键，由于“主营业务收入/鸡蛋龙须面”为数量核算科目，所以系统自动打开“辅助项”对话框。
（2）在“辅助项”对话框中，依次输入数量、单价，单击“确认”即可
例2.9查询凭证：制单日期为“2009.12.2”并且制单人是王晓。
（1）执行“总账”“凭证”“查询凭证”命令，打开“凭证查询”对话框。
（2）选择输入查询条件，单击“辅助条件”按钮，可输入更多查询条件。
（3）单击“确认”按钮，进入“查询凭证”窗口，系统将列示所有满足条件的凭证。
（4）双击某一张凭证行，则屏幕可显示出此张凭证。
例2.10修改凭证。
（1）执行“总账”“凭证”“填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。
（2）单击“查询”按钮，输入查询条件，找到要修改的凭证。
（3）对于凭证的一般信息，将光标放在要修改的地方，直接修改；如果要修改凭证的辅助项信息，首先要选中辅助核算科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，待鼠标变形时双击，弹出“辅助项”对话框，在对话框中修改相关信息。
（4）单击“保存”按钮，保存相关信息。
（1）凭证编号和凭证字不能修改，若有错只能删除该凭证后重新填制。
（2）未经审核的错误凭证可通过“填制凭证”功能直接修改；已审核但尚未记账的凭证有错应先取消审核后，再进行修改；已记账的凭证若有错不能直接修改，可采用“红字凭证冲销法”或者“补充凭证法”进行修改。
（3）外部系统（指除总账系统以外的其他子系统）传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。
例2.11删除凭证。
（1）作废凭证
①先查询到要作废的凭证：执行“总账”“凭证”“填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口，单击“查询”按钮，输入查询条件，找到要作废的凭证。
②在“填制凭证”窗口中，执行“制单”“作废/恢复”命令。
③凭证的左上角显示“作废”字样，表示该凭证已作废。
④已经作废的凭证如需恢复，只需在“作废”凭证窗口中，重新执行“制单”“作废/恢复”命令即可。
（2）整理凭证（彻底删除凭证）
①在“填制凭证”窗口中，执行“制单”“整理凭证”命令，打开“选择凭证期间”对话框。
②选择要整理的“月份”。
③单击“确定”按钮，打开“作废凭证表”对话框。
④选择真正要删除的作废凭证，双击“删除”栏至出现“Y”标志。
⑤单击“确定”按钮，弹出“是否还需整理凭证断号”提示框，单击“是”按钮，系统就会将这些凭证从数据库中删除并对剩下的凭证重新按顺序排号；如果选择“否”按钮，则系统只将这些凭证从数据库中删除，但保留被删除凭证原来的凭证号。例如，作废了“记36”号凭证，在整理凭证时如果选择“是”来整理断号，则“记36”号以后的凭证全部自动往前移一号，即原来的“记37”变成了“记36”，以此类推；如果在整理凭证时选择了“否”，不整理断号，则凭证号“记36”被保留，其后的所有凭证都保持原来的凭证号不变，即原来的“记37”还是“记37”。
（1）若当前凭证已作废，可在“填制凭证”窗口中执行“制单”“作废/恢复”命令，取消作废标志，即可将当前凭证恢复为有效凭证。
（2）已作废的凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样，并未从凭证库中删除；若要真正删除则要执行“整理凭证”功能才可以完成。
（3）已作废的凭证不能被修改，不能被审核，但应参与记账，否则月末无法结账。系统无法对作废凭证进行数据处理，已作废凭证相当于一张空凭证。账簿查询时，也查不到作废凭证的数据。
（4）只能对未记账凭证作凭证整理。
步骤2 出纳签字
例2.12对广州卡纳食品有限公司2009年12月份涉及现金科目、银行科目的凭证执行出纳签字。
（1）以出纳004（赵童）的身份注册登录用友通系统。
（2）执行“总账”“凭证”“出纳签字”命令，打开“出纳签字”查询条件对话框。
（3）输入查询条件：单击“全部”单选按钮，选择月份“2009.12”。
（4）单击“确认”按钮，进入“出纳签字”的凭证列表窗口。
（5）双击某一张要签字的凭证或者单击“确定”按钮，进入“出纳签字”窗口。
（6）单击“签字”按钮，凭证底部的“出纳”处自动签上出纳员的姓名。
（7）单击“下张”按钮，对其他凭证签字，最后单击“退出”按钮。
（1）涉及指定为现金科目和银行科目的凭证才需出纳签字。
（2）出纳签字并非审核凭证的必要步骤。若在设置总账参数时，不选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，则可以不执行“出纳签字”功能。
（3）若在设置总账参数时，选择了“出纳凭证必须经由出纳签字”，则必须经出纳签字后的凭证在审核、记账时才能更新后台的凭证文件。
（4）可以通过执行“出纳”“成批出纳签字”功能对所有凭证进行批量出纳签字。
（5）凭证一经出纳签字，就不能被修改、删除，只有取消出纳签字后才可以修改或删除，取消出纳签字只能由出纳本人进行。
（6）已经出纳签字的凭证，可以在“出纳签字”窗口直接单击“取消”按钮或通过执行“出纳”“取消签字”或“出纳”“成批取消签字”命令取消出纳签字。
步骤3 审核凭证
例2.13审核广州卡纳食品有限公司2009年12月份的所有凭证。
（1）以会计审核员002（李梅）的身份注册登录用友通系统。
（2）单击“总账系统”“审核凭证”，打开“凭证审核”对话框，单击“确认”按钮，打开“审核凭证”窗口，双击要审核的凭证，单击“确定”按钮，打开“审核凭证”窗口。
（3）检查无误后，单击“审核”按钮，系统会自动在审核处签上审核人的名字。
（4）一张凭证审核完后系统会自动调出下一张凭证以供审核，重复步骤（3）即可继续审核其他未审核的凭证。也可在“审核凭证”窗口执行“审核成批审核凭证”命令，一次对所有凭证进行审核。
（1）制单和审核不能是同一个人。
（2）凭证一经审核，不能被修改和删除，只有取消审核签字后才可修改或删除。
（3）已经审核的凭证，可以在“审核凭证”窗口通过执行“审核”“取消审核”或“成批取消审核”命令取消审核签字。
（4）审核和取消审核必须是同一个人。
（5）已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能被审核。
步骤4 凭证记账
例2.14将广州卡纳食品有限公司2009年12月份已审核的凭证进行记账。
（1）以账套主管身份001注册登录用友通系统。
（2）单击“总账系统”“记账”，打开“记账”对话框，输入本次要进行记账的凭证范围，如果不选则系统会默认为所有凭证。
（3）单击“下一步”按钮，进入“记账报告”窗口。
（4）单击“下一步”按钮，进入“记账”窗口。
（5）单击“记账”按钮，打开“期初试算平衡表”窗口。
（6）单击“确认”按钮，系统开始登记有关的总账和明细账等，登记完毕后，出现“记账完毕”提示框，单击“确定”按钮即可。
（1）若期初余额试算不平衡，将不能记账。
（2）未审核凭证不能记账。
（3）上月未结账，本月不能记账。
（4）为防止记账时或记账后出错，在执行记账前应先做账套备份。
例2.15取消记账。
（1）以账套主管001的身份注册登录用友通系统。
（2）执行“总账”“期末”“对账”，打开“对账”窗口。
（3）同时按下“Ctrl”和“H”键，系统出现“恢复记账前状态功能已被激活”提示。若此时再按下“Ctrl”和“H”键一次，则系统会出现“恢复记账前状态功能已被隐藏”提示。
（4）单击“确定”按钮，再单击“退出”按钮返回。
（5）执行“总账”“凭证”“恢复记账前状态”，打开“恢复记账前状态”窗口。
（6）根据需要选择一种恢复方式，如“最近一次记账前状态”单击“确定”按钮。
（7）在弹出的“请输入主管口令”的对话框中输入主管口令后，单击“确认”按钮。
（8）弹出“恢复记账完毕！”的提示信息，单击“确定”按钮即可取消记账。
