知识要点
一、应用文语言的特点
古人云：“因字而生句，积句而成篇”。所以语言是构成文章的第一要素。不同文体的文章，与之相适应的语体功能、语体风格也就不同。文学作品的语言具有形象性、音乐性和感情色彩强等特点；应用文体在长期的使用过程中，逐步形成了自己独特朴素的文风，在语言的运用上形成了一种独特的体式，即事务语体。主要表现在以下几个方面：
（一）确切性
确切性是指应用文语言表达准确、贴切。也就是语义明确，限定清楚，符合客观实际。这是由应用文的直接应用性决定的。
应用文语言的虚假、漏洞，将使应用文传递的信息失真，而失真的信息一点作为领导决策的依据，或者作为下级贯彻、执行上级指示的依据，均会给工作带来重大的失误。如某市在洪灾中损失惨重，省政府发了一份公文，规定“救灾款由财政部门解决”。文件下发以后，市财政不肯拨款，理由是文件上并未注明“财政部门”是哪一级。原来，省政府的意图是由省财政拨款，与市财政没有关系。
应用文语言表达要准确，一要正确使用模糊词语。以实事求是的态度，正确地运用模糊语言，从而提高应用文语言表达的准确性。二是要有意识地避免语言歧义。这需要应用文撰稿人不断加强语言知识的学习和积累，准确区分语言同义、多义和歧义，从语言和语法方面，应采取多种方法消除公文歧义，以便于受文者阅知、把握行文的目的和内容，以及理解并切实执行公文的内容。
（二）平实性
平实性就是平易、自然、朴实、实在。撰写应用文不同于文学创作，它不带有让读者欣赏的目的，讲究语言的平直自然，通俗易懂。这是应用文的工具性决定的。
应用文语言表达要平实，一是尊重客观事实，实话实说，力戒夸饰。要直叙事实、直陈意见、直截了当不要故为曲折。语言要质朴准确，切记细腻的描摹、夸张的抒情或者天马行空式的驰骋想象。二是感情要隐淡。“文章不是无情物”，应用文也不例外。应用文的本质功能决定了应用文的情感要隐淡，使人不易体察。
（三）模式性
模式性是指应用文所特有的、比较稳固而鲜明地惯用语言模式。由于应用文语体具有社会化和稳定化的特征，在长期的反复实践中，形成了模式化的语体规律。
称谓语：第一人称，本、我、我们；第二人称，贵、你、你们；第三人称，该。
起首语：为了、根据、按照、由于、谨悉、近查、当前、鉴于、在……下、欣悉、惊闻，等等。
经办语：经、业经、兹经、后经、未经、已经、经查，等等。
引文语：收悉、悉、前接、近接，等等。
期请用语：请、希、希望、望、希于、希予，等等。
衔接语：因此、为此、对此、总之、有鉴于、此、总而言之、由此可见、以上各点、居上所述、综上所述、所以，等等。
强调语：还须、必须、亦须、务须、均须、务必、务请、切记、切勿，等等。
征询语：当否、妥否、是否、能否、意见如何，等等。
时限语：届时、准时、按时、及时、临时、请即、即日、不日、限于、定期、如期、按期、限制，等等。
结束语：为要、为盼、盼复、查复、特此通知、希即遵照、望贯彻执行、特此函达、请予函复、特此证明、恭请光临、请指示、特此报告，等等。
（四）简明性
简明性就是指语言精练简洁、言简意赅、词约意丰。应用文语言表达的简练，一要围绕主题，删繁就简；二要语意明确，语句凝练。
应用文不像文学作品那样供人们茶余饭后阅读欣赏，它是社会组织管理行为的工具，具有极强的现实应用价值和实效特点，众所周知的大道理不写，不需要了解或已经知道的不写，不可以长篇大论，而是要开宗明义、简洁明了地表达行文意图。这也是应用文实用性和时效性的基本要求。
（五）得体性
得体是指应用文语言应适应不同文体的需要，说话讲究分寸、适度。行文时，要求考虑作者自己的身份、阅读的对象、约稿的单位、写作的目的，甚至还要考虑到与客观环境的和谐一致、恰到好处。如机关应用文的语言说什么，不说什么，说到什么程度，用什么语气，选用什么样的词汇，都应当和所写的文件体例相吻合。
二、应用文表达方式的特点
表达方式就是将人、事、物以及目的、根据、见解、主张、要求等表达出来的方式。文章的表达方式主要有记叙、描写、抒情、说明、议论5种。而应用文常用的表达方式是记叙、说明和议论3种，其中说明方式是应用文写作的最基本的表达方式，描写和抒情只在通讯或调查报告等极少数的文种中出现。
（一）说明
与文学作品相比，说明在应用文中占主要地位，它是以简明的文字，将对象的形态、性质、特征、构造、成因、关系、功能等解说清楚的表达方式，其目的是扼要地说清楚人或事物的特征、成分、功能等让人认识和了解。如产品说明书、商业广告、市场预测报告、合同、计划等。
在应用文中说明主要一下几种？
1.解释说明
解释说明就是作者根据自己对情况的把握和对问题的理解，直接面向读者解释什么是什么，什么不是什么。如一份表彰通报的开头以简短的文字清楚的交代被表彰人员的基本情况：“何××，女，1966年9月出生，汉族，中共党员，河南省郑州市人，×××公司机械工程师。”
2.比较说明
在应用文中，可采用比较说明的方法，使表达更清楚明白。可同类比较，可异类比较，可宏观情况比较、也可是精确数据比较。通过比较，可鲜明地显示出事物的特征、成绩、差距等。
3.分条列举性说明
在应用文写作中，常常围绕着一个中心分条列项加以说明。如合同的正文，常采用条款式。
4.数字说明
在应用文写作中，常常用事物的量反映其外观结构或变化过程，让人获得具体而准确的印象。
（二）记叙
记叙是对人物的经历、活动或事件的发展变化过程以及场景间的转换所做的叙说和交代。应用文中的记叙主要在于说明事物发展变化的过程、或者说明事物所包含的道理，或者提出证明意见和办法依据，或者说明经验与教训，最终使人一目了然地了解事情的来龙去脉。
记叙的方式有顺叙、倒叙、插叙、补叙、平叙等。应用文写作中大多采用平铺直叙的顺叙。
1.顺叙
应用文讲究一目了然，最好一看文章的开头标题，就知道作者要讲的事，并猜出它的结局，所以只能用顺叙，即平铺直叙的写法。文章的层次、段落和事件发展的过程与时间先后顺序基本一致。例如：对一起仓库被盗事故的通报文字表达如下：“200×年7月8日，×市×厂×仓库保管员陈平，在×库房值班时，违反规定私自与人饮酒大醉，未能关闭仓库大门以及进行安全检查，以致酿成×仓库材料被盗事故，给国家造成三十多万元的巨大损失。”用不到100字叙述了案件发生的时间、经过以及原因，文字简练，条理清楚，语言平实庄重。
2.概叙
概叙就是概括的、粗线条的叙述，即用简单的笔墨，对人物、事件、环境等加以介绍。
