§§§第一节做好组织协调工作
在具体工作中，根据协调的对象、层次和内容，可将协调分为工作协调和人际关系协调两大类。
一、工作协调
工作协调，即以协调业务活动为内容的协调。由于协调的对象和层次不同，又可分为上下级之间的协调和内外协调两种。
（一）上下级之间的协调
协调主要是调节、处理上级单位与本单位领导之间，本单位与下级单位领导之间以及下级单位领导与被领导者之间在工作中产生的问题和矛盾。
一个系统，大至国家、地区，小到企业、事业单位、学校、社会团体等，保持上下级之间步调一致、政令畅通、令行禁止是十分重要的。因此，无论是上级机构的秘书，还是下级机构的秘书，均有责任做好上下左右的协调工作，以保证、维持系统的统一。下级无疑也存在相互制约的关系，这就难免有发生冲突和矛盾的时候。
如在机构配置中，部门职能交叉，各部门在职权划分和资源分享方面，往往强调自身的利益；又由于各专业部门各自的工作对象和特色不同，信息沟通不及时，工作也会有摩擦。为平息纷争，避免内耗，秘书人员必须充分发挥本部门的职能，居中协调，使本单位内部团结协作，配合默契，高效运转。
做好协调工作，左右逢源，是秘书工作的艺术。
上下级之间协调的要领主要有以下几点：
（1）认真听上级的讲话。
（2）与领导讲话要简明扼要。
（3）提供方案，以供选择。下级要向上级提供各种可能的方案，以及这些方案的长处或短处，而不能仅提供某个具体行为或步骤，供领导参阅。
（4）秘书要具有独立解决难题的能力。独立地解决难题，独立地处理难题，有助于提高工作能力或交际能力，提高自己的领导能力。
（5）维护上级的声誉（维护上级的声誉也是维护自己的声誉）。
多向其他人讲自己上级的长处，上级可能在某些方面有不足之处，秘书应适时适当地为上司指出，以弥补上司的不足之处。
（6）秘书要乐观、富有信心。
（7）早上班，按时下班（行政机关）。秘书早上班，提前到工作岗位，可以提前做好准备，给人以具有朝气蓬勃之感。按时下班，表现纪律性强，给人以能按时完成工作的好印象。
（8）信守诺言不虚伪。
（9）了解熟悉你的上级。了解熟悉领导的品性、好恶、组织目标，做事要精细。
（10）不要与上级太亲密。
（二）内外协调
内外协调即协调本系统、本单位与外系统、外单位之间的关系。任何单位都是在一定的社会环境内活动并随之产生错综复杂的社会关系，这些关系直接影响到单位的业务活动、后勤保障、生活环境、外在形象等。如与当地党政机关的联系，与公用事业部门的联系，与金融部门的联系，与新闻部门的联系等。要使本单位在本地区、本行业有一个良好的周边环境，就必须协调好左邻右舍的关系，创造“天时、地利、人和”俱佳的条件。
二、人际关系协调
人际关系的协调，主要以个人为对象，但其落脚点也是为了工作，即通过建立良好的人际关系，争取有关人员对自己工作的支持与帮助。不论是进行工作协调还是人际关系协调，秘书在实际操作过程中都必须与具体的个人打交道，都是做人的工作。因此，秘书人际关系的好坏，直接关系到秘书所在单位的形象和工作效率。
人际关系的协调，依对象的不同，也可分为纵向人际关系的协调和横向人际关系的协调。
（一）纵向人际关系的协调
纵向人际关系的协调，指的是在本系统、本单位中如何协调自身与上级领导之间的关系，与下级单位领导及其所属人员之间的关系。它分为两个层次：
1.协调与上级领导的关系
秘书与其领导的关系，既有分工不同的服从与被服从关系，又有互补关系。处理好这层关系，对于能否做好秘书工作有着直接的影响。
2.协调与下级单位人员的关系
秘书不仅要协调好与上级的关系，也要协调好与下级单位人员的关系。与下级单位人员的关系处理好了，有助于增强下级单位人员的向心力，有助于提高单位的整体工作效率。一个单位的上下级关系融洽，整个集体必然团结、奋进、富于创新精神，反之，如果上下级关系紧张，整个集体就一定涣散、动荡、内耗不已，无法正常工作。
（二）横向人际关系的协调
横向人际关系的协调，指的是秘书与本单位各部门人员之间、秘书之间及与外单位人员之间的协调关系。这几方面的人际关系的特点是直接的、频繁的、平等的，处理好了，对建立良好的工作关系，树立浓厚的协作精神，激发员工高昂的工作热情，提高工作效率，造就良好的外围环境有极大的促进作用。
横向人际关系是复杂的、多层次的，秘书交往的人员中年纪有老中青之分，能力有高低之别，职业、学历也各异，而且每人的性格、价值观念、处世哲学、社会关系和利益关系也不一样，但他们的人格是平等的。秘书在处理此类关系时，最重要的就是要亲切、友好，平等待人，尊重对方，热情帮助。
秘书所做的协调工作内容很多，按其所涉及的关系划分，主要有以下几方面。
1.内部关系的协调
内部关系包含两个含义，一是指办公室内部的工作关系，二是指单位内部的各种关系。办公室内部，若要充分调动每个员工的积极性，做到既有明确分工，又能互相配合，拾遗补缺，始终保证办公室这部机器的高效正常运转，就要求秘书以协调作为润滑剂。从单位内部讲，各部门之间应理顺工作关系和工作程序，完善运行机制，使之能紧紧围绕中心任务和总目标协调一致地开展工作。内部关系的协调是办公室协调工作的重头戏，应下大力气抓好。
2.左右关系的协调
左右关系的协调是指本单位与其他单位之间的协调。按照系统论观点，一个系统总是存在于一个更大的系统之中，它要和其他系统发生千丝万缕的联系，绝对封闭的系统是不存在的，在改革开放的年代，这种横向的协调尤其重要。左右关系的协调，包括本单位与兄弟单位之间的协调、本单位与友邻单位之间的协调、本单位与协作单位之间的协调，等等。左右关系的协调主要是运用公共关系的原理，建立良好的横向关系，平等互利，取长补短，共同发展。
3.上下关系的协调
上下关系即纵向关系，即本单位与上级单位，本单位与下属单位或业务部门之间的关系。上下关系的协调也是管理层次之间通过信息传递实现双向沟通，上下协调一致。其主要任务是根据单位的方针政策和国家的法律、法令，以及一个时期上级单位的重大战略部署，上级对下级通过开会、发文件等形式，使下级的思想、行为能够统一到正确轨道上来，进而统一步调，完成共同的目标和任务。下级对上级，通过请示、汇报等形式，把下面的工作情况和需要上级帮助解决的问题，向上级反映，达到协调一致的目的。
4.部门领导之间关系的协调
各部门领导之间由于各人认识上的差异和分管不同工作的局限，往往会对同一问题产生不尽相同的看法，秘书要在自己的职权范围内主动向领导们特别是主要领导全面反映情况，沟通不同意见，努力协调好领导之间的关系，使意见统一到正确轨道上来，以利于把握全局，密切配合，促使问题的解决和工作的顺利进行。
部门领导之间关系的协调还可分为以下几方面：
①辅助领导决策和实施决策过程中的协调。如决策程序的协调、决策系统的协调、决策文件的协调、决策事务的协调等。
②政策制订和执行中的协调。如具体政策和基本政策关系的协调、现行政策和原有政策关系的协调、现行政策和现行法律关系的协调、政策规定和实际情况关系的协调、政策制订机构和政策执行机构关系的协调等。
③各种经济关系的协调。如生产、流通、分配、消费等领域的协调，计划、财政、金融、税收、物价等经济部门之间关系的协调，不同利益集团对产权、商标、污染等经济纠纷的协调等。
④社会矛盾和社会问题的协调。如新旧制度矛盾的协调，新旧观念矛盾的协调，不同利益集团矛盾的协调，教育、文化、科技、人口、就业、福利、保险问题的协调等。
⑤日常事务的协调。如起草制发文件的协调，督促检查事项的协调，筹备、召开会议的协调，接待内宾或外宾的协调等。
⑥领导公务活动的协调。如领导出席会议、外出考察、接待客人来访调查、接待来访、接受采访、参加宴请等的协调。
§§§第二节“办会”工作
一、“办会”办什么
做好会务工作，是使会议得以如期召开、顺利进行并取得圆满成功的重要保障。会务工作是一项特殊的系列工作，它涉及的内容相当广泛。一般情况下，规模大、规格高的重要会议，会务工作内容十分繁杂，需要有专门的会务领导班子及工作人员做大量的工作。一些小会，简单准备一下，确定了内容、时间、地点，发个通知即可召开。
就中型会议而言，会务工作包括以下几方面的内容。
（一）会议组织工作
从会议准备到会议召开，都需要组织较强的领导班子，并要对上下左右进行组织联络。有些会议让秘书长或办公室主任负责会议组织工作，由秘书协助筹办会议的具体事务，并保证会议按照议定日程顺利进行。
（二）会议文书工作
会议文书是反映和记录会议情况的重要材料。文书工作包括对会议各种书面材料的撰写、修改、印刷、发送和立卷归档。这要求秘书或文书人员从开始准备会议起就动笔书写，直到会议结束，会议纪要发出，全部会议文件归卷方能结束。这是一项相当艰苦的工作，其间常常需要加班加点完成任务。
（三）会议后勤服务工作
会议的后勤服务是一项繁杂而又艰巨的任务，它是开好会议的基本保障，一般包括：
（1）会议的经费和财务管理。
（2）会场布置以及照明、音响、录音、录像、剪彩、投票箱的准备。
（3）会议所需的物资供应。
（4）会议的伙食调剂和饮食卫生。
（5）会议代表或与会人员的住宿安排和室内住宿用品，茶水的供应以及卫生服务工作。
（6）会议的环境卫生管理。
（7）会议人员（包括与会人员和工作人员）的疾病治疗。
（8）其他属于后勤方面的工作。
（四）会议的接待服务工作
（1）与会人员的接送。
（2）会议交通工具的安排。
（3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买。
（4）与会人员宿舍服务人员的配备和教育。
（5）会议文娱活动的安排和组织。
（6）其他属于招待方面的工作。
（五）会议的选举工作
只有按法规程序要求进行的领导机关换届的会议才有该项任务。会务人员主要负责选票的印刷，票箱的制作和设置，选举服务人员的配备以及与选举活动相关的事项。
二、办会有何特点
一般来说，会议越大，规格越高，内容越重要，会务工作也就越多，反之则少。有些小会，会务工作极为简单，仅仅发个通知，确定时间、地点，做好会议记录就行了。
从会务工作的内容来看，会务工作具有以下特点。
（一）具有较强的政策性
会议活动的政策性决定会务工作（这里主要指会议文秘工作）也具有较强的政策性。比如领导的报告、讲话一般都要涉及政策，若对有关政策不熟悉、不了解，就无法去撰写领导的报告和讲话稿。
（二）具有较强的服务性
会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动都是为了给会议提供方便条件，做好各项服务工作，保证开好会议。这就是服务性。在工作中必须始终摆正主从关系，避免喧宾夺主。
（三）具有被动性
会务工作的辅助地位决定了它具有被动性。这是因为单位和领导是会议的主体，秘书部门和会务人员是受体。会议秘书部门和会务人员必须随时按照领导的指示、意图办事，决不能自行其是。
（四）具有保密性
各单位、各部门许多重要的事情都要通过会议讨论后作出决定。因而，许多会议特别是涉及重大决策的会议内容就有很强的机密性。保守会议秘密，理所当然的是会务人员的职责之一，需要慎之又慎。
（五）具有较强的时间性
从形式上看，会议秘书工作的内容几乎包含了日常秘书工作的全部内容，而且会议时间短，任务重，要求急，人员集中，因此，会议的秘书工作必须高效率、高质量地完成于限定的时间之内。否则就会影响会议的正常进行，甚至会造成会议的中断和失败。为了保证会议议程和日程以及会议秘书工作各个环节的衔接，会议文秘人员往往要打破日常的作息时间，使自己的作息时间服从于会务工作的需要。
三、如何组织办公会议
（一）会前准备阶段
会前准备阶段的会务工作主要有以下内容。
1.拟定会议工作方案
拟定会议工作方案一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。
2.选定、安排议题
会议讨论的问题、决策的对象就是议题。大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。对于需要提请办公会议讨论决定的事项，一般应交秘书长（办公室主任）汇总，集中同有关部门领导研究后作出安排。日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导同志提出，有的由下级机关或者根据领导同志指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改、讨论、充实，报请有关领导审查后，按周、月或季度统筹安排。会议议题除特殊情况外，应提前两天（重大议题提前十天）通知与会人员，有关材料尽可能随通知印发。
会务人员应做好议题的准备工作。一是平时做好议题的调查、敦促工作，使有关方面早做准备；二是议题（多表现为文件）提出后，做好阅审协调工作，对不成熟的和需要与有关方面协商的议题提出意见；三是做好安排方案。这样才不至于开例会时还无议题，也不至于议题成堆，会议议不了。同时，还可避免把不成熟的议题拿到会议上久议不定，浪费时间。
安排会议议题应注意以下几个问题：一是下一级会议可以解决的或者个别领导同志可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论；二是党的会议同政府的会议讨论的议题要有所区别；三是提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导同志审批后，发给有关同志阅读，准备意见；四是临时提出的一般议题不宜仓促安排，保证会议质量；五是一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致需要的时间，合理分配，一般安排一个主要议题和一两个小议题为宜；六是尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论；七是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。
3.拟定会议议程、日程和程序
