议程，是会议所要通过文件、解决问题的概略安排。议程用简练文字逐项写出即可。日程，是在一般时间内会议进行的具体安排，一般采用简短文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可，如有说明，附于表后。程序，是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。程序可繁可简，可粗可细。议程、日程应当事先发给与会人员，有的代表大会还应提交大会主席团通过后才能生效。程序只供领导同志主持会议时参考，不发给其他同志。
4.准备会议文件、报告
日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。
会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。
5.提出与会人员名单
提名与会人员，是一项重要的、政治性很强的工作，应当掌握以下原则：一是周到全面。日常工作会议请与会议讨论议题密切相关的部门领导列席；临时性会议，属于征求意见性质的，应请有关方面的主要领导和代表参加；属于专业性质的会议，应请各有关方面主管该项工作的领导、专家和在该方面有实际经验的工作者参加；属于纪念、庆祝性质的会议，应请一些有名望、影响与所纪念、庆祝事项有关的人士及各民主党派人士、各界代表参加。二是宽严适度，准确无误。从有利工作和便于保密的角度出发，做到提名合情合理，不宽不严，不错提，不漏提。三是会议秘书工作人员提出的与会人员名单，需要报请上级领导审核后方能最后确定。
6.编排分组
多次性的大中型会议在参加会议人员名单确定之后，要对与会人员进行编组，即按照一定的规律将全体与会人员划分为若干小组，以方便讨论问题。编组的基本方法有：根据地域编组，根据系统或行业编组，完全按人数编组。在进行编组时，要注意组的数量、规模适中。编组要全面周到，尽可能将召集会议单位的领导分散到各个组中。
7.选定、布置会场
（1）选定会场。会场的选择，要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下，主要考虑下列因素：第一，会场大小适中，以每人平均2~3平方米为宜。太大显得松散，过小则拥挤。
第二，会场地点适中。第三，会场附属设施齐全，包括照明、通信、卫生、服务、电话、扩音、录音等。
（2）布置会场。不同的会议，要求有不同的布置形式。党的代表会议会场要求朴素大方，人民代表大会会场要求庄严隆重，庆祝大会会场要求喜庆热烈，追悼会会场要求庄重肃穆，座谈会会场要求和谐融洽，纪念性会议会场要求隆重典雅，日常工作会议会场要求简单实用。这里主要讲一下会场形式和排列座次问题。
①会场形式。日常工作会议的会场布置形式多为圆形、椭圆形、长方形、正方形、一字形、T形、马蹄形，这些布置形式可体现民主与团结的气氛；座谈会、讨论会的会场布置多为半圆形、马蹄形、六角形、八角形、回字形，可使人有轻松、亲切之感；中型会议的会场布置多为“而”字形、M字形、扇面形，可使人有正规、严肃之感；大型茶话会、团拜会的会场布置以星点式、众星拱月式为好。大型会议一般在礼堂召开，形式是固定的。
②排列座次。排列座次是指按照一定的规律和比较科学的原则给与会人员安排座位。
排列座次的几种规则：第一种，凡要正式公布名单的，按照名单先后顺序排列座次。第二种，按照选举得票多少排列座次，得票数一样的，以姓氏笔画为序排列先后。第三种，按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列先后。第四种，按照姓氏笔画为序排列座次。
排列座次的几种方法：第一种，横排法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序从左到右依次排列座次，先排出席会议的正式委员（代表），后排候补委员（代表）。第二种，竖排法。即按照各代表团成员的既定次序或姓氏笔画沿一条直线从前至后依次排列座次，正式代表在前，候补代表在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列，或以会场中心座位为基点，向两边交错扩展。第三种，左右排列法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序，以会场或主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。中国传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余的以居中者的左手方为第一顺序，一左一右，依次排列。
8.制发会议证件
会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。
会议证件可分为两类：一类是会议正式证件，包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等；另一类是工作证件，包括工作证、记者证、出入证、汽车证等。各种证件的内容栏目，大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片，加盖钢印，以防伪造。
9.发送会议通知
各项会议准备工作基本就绪后，要尽早发出开会通知，以便与会人员提前做好准备。一般分书面通知和口头通知两种。书面通知庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。口头通知，特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。
10.制订会议须知
会议须知的内容主要包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。
11.负责会议报到
会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达开会地点并通知会议秘书部门。报到是会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环。对于应该报到而未及时报到的，应注意催促。报到完毕后，应汇总情况，向会议领导报告。
12.会议秘书工作机构的设置和工作人员的调配
日常工作性会议、小型会议，一般由常设会议秘书部门或固定的专职、兼职会议秘书工作人员负责会议工作。规模较大且又较重要的会议，需组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处，下设若干工作小组，如秘书组、文件组、业务选举组、简报组、宣传报道组、翻译组、总务组、警卫组、交通组等。明确分工，各负其责，保证会议顺利进行。
（二）会议进行阶段
（1）会议开始后，首先要检查、核对与会人员。立法性质的会议，还要进行代表资格审查，发现问题要采取措施，妥善安排。
（2）汇总情况，编写简报。汇总情况包括分组讨论情况，整理提案，送给大会主席团或提案审查委员会。编写会议简报要少而精，供领导掌握会议进程和存在的问题，以便及时部署工作，使会议顺利进行。
（3）做好会议记录，包括大会报告、小组发言等。
（三）会议的结束阶段
（1）回收有关文件。根据保密原则，文件该收回的要收回，该汇总的要及时汇总。
（2）整理会议记录。及时整理会议记录，然后根据需要形成决议或会议纪要。
（3）立卷归档。把会议前前后后产生的有关文字、声像材料进行分类归档。
四、如何做好会后工作
（一）整理会议记录
1.文字记录整理的方法与技巧
具有丰富经验的记录人员，可以做出漂亮的会议记录，有时甚至无须做多少整理就可送审、存档。但有些需要作为文件下发，作为新闻报道用的报告、讲话，仍需要进行整理。就一般情况来讲，会议现场记录下来的文字，由于记录时间紧迫，来不及选择、推敲，且字迹潦草，以及讲话人讲话的随意性造成的逻辑不清或“意到而言未到”，或者方言、生僻字多等原因，如果直接存档，则不便于将来查阅，也不能直接使用，因而通常需要根据会议和领导的要求，把会议记录整理成记录稿、会议纪要、会议简报，等等。
会议记录的整理，尤其是领导讲话记录的整理，虽然不像写其他文章那样要自己提炼观点、找论据、搜集材料、展开论证，但是也需要用准确的文字来表达讲话人的观点和论证过程。所以，从某种意义上讲，整理记录，尤其是整理领导的讲话记录，也体现了一种能动的创造性劳动的特征。
整理文字记录应注意三个方面：
（1）熟悉有关方针政策，提高思想理论水平，增强分析和理解能力。整理过程中对记录内容的取舍、鉴别同整理人的政策、理论水平和文化、生活素养是息息相关的。整理出来的会议记录（讲话稿等）不仅是讲话人的思想表达，也是整理者对讲话人思想的理解和感受。为什么有的记录整理稿能较好地反映讲话人的思想，而有的却不能呢？究其原因是整理者的政策、思想、理解水平和文字表达能力与讲话者有一定差距。
（2）善于对讲话中的不足之处进行补正。口头表达有明显的随意性，对某些观点的表述，难免有过之或不及之处，若是即兴讲话，这种情况更加明显。做记录整理，或将讲话整理成文章，有的甚至作为指导性或指定性文件下发，就要求整理人能鉴别出过之、不及和疏忽之处，加以补正，这也体现一种能动性。
（3）秘书（整理者）应加强写作训练，提高写作水平。要把口头语言转换成书面语言，做到既保留讲话人的风格，又要观点鲜明、条理清晰、文从字顺，也需要有较高的写作水平。由上述几点可见，记录整理也是一门学问，会议记录人员应重视会议记录的整理工作，提高记录整理的水平。
2.录音整理的方法与技巧
整理录音的工作就是根据所录语言的中心思想，删除不必要的语言，补充和修改不足、不恰当以及没有录进去的内容，使整理稿成为中心明确、条理清楚、文从字顺、内容连贯的书面材料。
录音整理是针对讲话、发言没有文稿或讲话、发言与文稿差距较大的情况而开展的活动。对于照本宣科所作的录音，就没有整理的必要了，只要把录音磁带存档即可。
整理录音既要借鉴整理文字记录的方法和技巧，也要结合录音的特点，掌握一些方法和技巧。
（1）删除。在整理过程中，要删除不必要的、重复的语言，例如与中心意思无关的口头语、笑声，与讲话内容无关的开场白、结尾，讲话人、发言人的自我否定、自相矛盾的内容和语句，因插话而引起的题外语，为消除歧义、误解而加以解释、说明的内容。此外，还要根据讲话稿的用途，删除不宜公开的材料，对明显的错误说法给予删除或代为改正，删除过多的举例，只留下最能说明问题的一个。
（2）增加。在整理过程中，应该增加一些作为书面文章必不可少的内容，如补充语句、标点、标题等。
①加必要的话或句子成分。一般来说，对讲话人、发言人的话，整理时不应该添加，但是口语表达中常会出现省略或不完整、指代不明确的话，这些话出现在书面文章中，就影响表达了，整理时就应根据语言环境作出恰当的补充；有时因磁带脱漏，或翻转、换带造成录音不完整，整理人也应根据前后语义补上一些话，以使文句连贯、内容完整。
②加标点。整理时，要仔细琢磨讲话人的语言，给每句话加上合适的标点符号。标点符号加得不当，会曲解讲话人的原意。
③加标题。除非讲话人拟有讲话题目并说出来，否则，整理录音材料时就应该拟定一个题目作为录音整理材料的标题加上去。简便的方法是在题目中提示讲话人和会议名称，例如《××在×××会议上的讲话》，也可拟定一个正标题，然后将“××在×××会议上的讲话”作为副标题。
（3）修改。这里讲修改主要是指语法、写作上的修改。如果讲话人表达不规范、不严谨、不确切，引文不准、层次混乱、衔接不好，就要对录音进行修改。整理、修改时，要耐心仔细地理清讲话人、发言人的思路，弄清材料之间的逻辑关系，作适当地归并调整，整理时还要注意文章分段。
需要重申的是，整理录音时，删改、标点、分段均要忠实于讲话人的原意。否则，整理出来的材料就成了整理者的文章了。
另外，在整理录音时，要特别注意辨别讲话人的声音，不可张冠李戴。
（4）送审。录音整理好后，要送讲话人、发言人审阅。讨论性的发言除了给发言人审阅外，还要送会议领导、主持人审阅。这样，一方面，讲话人、发言人、会议领导、主持人可以对自己的讲话作些修改；另一方面，也可避免因整理者水平所限而造成的整理错误。送审既是对讲话人的尊重，更重要的是这是一种工作程序，必须按工作程序办。不送审阅的整理稿，讲话人不承担责任，这一点，记录人一定要明白。
（5）整理录音在技术上要注意的几件事。
一是在整理时，千万不要按错键。如果按下录音键，那就会把原录音抹掉，从而造成无法补救的错误。为了避免按错键而把录上的内容抹去，保险的办法是在整理录音前先复录一盘磁带放好，这样就万无一失了。二是为避免过多地按键，在整理录音时，可使用录音机的暂停功能，放一句录音，记一句。如果用的是变速的录音机，可慢速放音，这样，整理者能够慢慢记录下来。三是重要的会议录音不要在家中整理，以免泄密。
（二）印发会议简报和快报
会议简报是用简练的文字及时向上级领导反映情况、向与会人员通报情况的一种文件形式。会议快报是简报的进一步精练。重要的大中型会议一般均出简报，有的出快报。重要的会议，要利用新闻媒介进行宣传，以扩大影响。邀请新闻记者参加的会议，可由记者写稿。没有记者参加并采访的，秘书要及时向新闻单位投稿，宣传报道。见报的文稿，要由领导审阅，同意后方可发表。
（三）印发会议纪要和会议决定事项通知
会议结束后，要运用会议纪要的形式，将会议的情况及议定事项记载下来，并要传达给与会单位的有关人员，使他们对某个会议有共同的认识与行动方向，以利于贯彻执行，这就需要编发会议纪要。会议纪要是在会议记录的基础上加工整理而成的一种公文形式，是传达贯彻党和国家的方针政策、指导工作、解决问题、交流经验等的重要工具。党政机关召开的日常工作会议一般均产生会议纪要，并需印发会议决定事项通知。有些专业性工作会议也产生纪要，如农村工作会议纪要。会议决定事项通知是将会议内容、决议等传达给有关单位的一种公文形式。
（四）收退会议文件
会议文件多属草稿性质或参考性质，并带有秘书性，所以党政机关的会议文件在会后多数应收回，不宜长期存放在个人手里，以免遗失泄密。
大中型会议在会议结束前应开具清退文件目录，发给与会人员，一俟会议结束，即按清单全部将文件收回。
日常工作会议，可以在会议结束后将文件当场收回。
（五）会议文件立卷
会议文件立卷是指将处理完毕并具有查找保存价值的零散文件依其内在联系，分组专门地组成案卷。
（六）汇编会议文件
