介绍信应写明下列几点：对方单位的名称；被介绍人的姓名、身份、人数；要接洽的事务；发介绍信的单位名称、发信日期和有效期限。最后必须加盖公章。
单位介绍信一般都是专门印好的，备有存根的两联介绍信。存根应包括介绍信的内容，并有批准人签字，以备查考。
开介绍信的注意事项：
（1）出具介绍信应按制度办理手续，不符合手续的不得出具介绍信，并应说明原因，做好解释工作。
（2）不许开空白介绍信。所谓空白介绍信，就是指已盖好单位公章，但把对方单位名称和联系接洽事项等空着未填写的介绍信。
这样的介绍信很容易出现这样或那样的问题，因此不应开具。
（3）保密的工作内容应写特殊的介绍信。
（4）介绍信要编号，存根和开出的介绍信内容应一致。
六、管理好档案
档案管理工作是秘书工作机构（办公室、办公厅）的重要工作内容之一。档案是机关、团体、企业、事业单位在工作中直接产生和现实使用的文件材料，经过收集整理，集中保存起来的历史产物。它不仅真实地记录了机关活动的面貌，而且对今后工作具有巨大的借鉴作用，所以做好档案管理工作是秘书机构的重要内容。
我国的档案管理机关，既是党的机关，又是国家机关。
因为党和国家的档案工作是统一管理的。具体的组织机构，在中央设国家档案局，是中共中央和国务院的直属机关，负责对全国范围内档案工作的指导和监督。各省（市、自治区）、地区（市、自治州）、县（市）设档案管理局（处、科），是地方党委和人民政府的工作部门，在业务上受上级档案管理机关的指导，对所辖地区内档案工作负责指导和监督。各机关、部队、团体、企业、事业单位建立档案室，统一保存和管理本机关的档案，它是属于机关秘书部门的一个辅助机构，又是整个国家档案工作组织的基层业务机构。
（一）档案的收集工作
档案收集工作是档案工作的起点。通过档案收集工作，把机关在活动中不断产生的文件，整理组合成案卷，归到档案室集中统一保管。档案收集中必须注意保持“全宗”的不可分散性。“全宗”，就是一个机关的全部档案，就是说在收集档案时，必须把一个机关的全部档案收集完整，集中到档案室保管，各业务部门或个人不得分散保存档案。
机关档案是为了做好机关内部文件的归档工作，要建立健全归档制度，它的主要内容有以下几点。
1.归档范围
确定各业务部门在活动中形成的文件，哪些要归档，哪些可以不归档。档案室要经过调查研究，由各业务部门充分商讨，拟出归档范围，经机关领导批准后执行。
2.归档时间
根据机关形成文件的特点，确定何时归档。归档时间根据各机关的具体情况而定，原则是既要便于工作，又要保证文件不丢失。
3.归档要求
对归档文件提出系统性、完整性等质量要求。
在归档工作中，档案是要发挥积极主动精神，既要与业务部门加强联系，互相协作，又要对文件形成中存在的问题向领导提出建议，以保证机关档案的完整性。
（二）档案的整理工作
档案是对收集来的大量档案进行系统的、科学的整理。整理主要注意解决好以下三个问题。
1.须按全宗整理
一个档案单位形成的全部档案构成一个全宗。一个机关、团体或厂矿企业是不是一个立档单位，要看是否具备下列条件：可以独立行使职权，能否以自己单位的名义对外行文；是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。具备了这些条件，就是一个立档单位。立档单位在活动中形成的文件，才能归入本单位的全宗之内；外单位发来的文件，不得归入本单位的全宗；几个单位联合办理的文件，可以归入各自的全宗之内。
2.档案的分类
要按照全宗内档案的来源、产生的时间以及内容和形式上的异同，分门别类，构成有机的体系，以条理地反映立档单位的历史面貌，同时也便于查找和利用档案。档案的分类方法常用的有三种，即组织机构分类法、问题分类法和年度分类法。
（1）组织机构分类法，是按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成各个类别。在一个机关里，档案是各个机构在业务活动中形成的，按形成文件的各个组织结构进行分类，能保持文件之间在内容上的联系，也便于查找和利用。按组织机构分类时，各类之间的排列顺序应将领导机构、中心机构（如常委会、办公室等）排在前面。
（2）问题分类法，即按照档案内容所说明和反映的问题来分类。按这个方法分类，能使相同性质的文件比较集中，可以避免同类问题的文件分散的现象，也能突出反映一个机关的中心工作和主要活动，便于查找和利用。但就整个全宗来说，档案内容所反映的问题是复杂的，类目如何设置，文件怎样归类，常常难以掌握，分类不易准确。
（3）年度分类法，即根据产生、形成文件的所属年度进行分类。
从各个单位管理档案的实际情况来看，单纯采用一种分类法是很少见的，一般是两种方法联合使用。对一般机关来说，年度—组织机构分类法最为适宜，就是首先把全宗内的案卷按年度分开，然后再在年度的下面按组织机构分类。
3.文卷的排列和建立案卷目录
立卷工作由文书部门和各业务部门分头进行。案卷归档后，要按照分类进行系统地排列，每一类案卷排列的次序可依以下原则排列：按照案卷所反映的工作上的联系和重要程度来排列，按照案卷内容所反映的问题来排列。
档案按照一定顺序排列好之后，即可着手登记案卷目录表，目录表的格式如下所述。
顺序号：即案卷的编号，又称“卷号”，用来固定案卷在目录中的位置和统计案卷的数量。顺序号便于迅速查找所需要的档案和监督保护档案的完整。
案卷标题目：录上的标题，必须与案卷封面上的标题一致，如遇有相同的案卷标题，登记时写“同上”字样即可。
目录表登记以后，按分类变成若干本案卷目录，每一年每一类编制一本案卷目录，这是档案室工作中的基本建设之一，是不可缺少的查找和利用档案的参考工具。案卷目录除有目录表外，还要装订封面，封面应标明：全宗号、案卷目录号、全宗名称、案卷目录中全部档案的起止日期。
案卷目录的后面要装订上备考表，用以记载案卷目录的基本情况，标明本目录所登记的案卷数量、案卷目录的张数、编成日期等，最后编制者签名盖章。以后如有案卷移出、销毁、损坏等情况，也必须记载在备考表上，并由记载者签名盖章。案卷目录一式两份，一份保存，一份供日常使用。编制好案卷目录，档案整理工作基本完成。
（三）档案的保管
档案保管工作的任务就是克服与限制销毁档案的各种因素，以维护档案的完整和安全。
档案销毁的原因主要有两个方面：一是人为的原因，这里既有敌人的破坏，也有由于工作人员的失误而造成的损毁；二是自然原因，有内因和外因两种原因。内因是指档案制成材料的质量有问题，例如纸张、墨水、复写纸、油墨等质量不好，这些都影响档案的寿命。外因是指保管档案的条件有问题及周围环境中各种有害因素对档案的损毁，例如不适宜的温度、湿度和光线，灰尘、有害气体（二氧化硫、氧化氮、硫化氢、氯气等），有害生物（如害虫、霉菌、细菌、老鼠等），机械作用（如摩擦、揉折、撕裂等），水、火、污染等，都对档案起各种不同的破坏作用。
为防止人为的原因对档案的破坏，机关档案室必须建立安全保卫制度和档案保管人员的岗位责任制度。同时，档案库房的建设必须牢固、安全。
（四）档案利用工作
档案管理工作的最终目的，是为了充分发挥档案的作用，为党和国家的各项工作服务。档案利用工作的基本内容，就是向党和国家及其工作人员介绍和报道档案室所保存档案的内容、成分，根据各项工作的需要，及时、准确地查找出有关的档案，供查找使用。
因此，档案工作者必须有明确的服务方向，树立坚定的服务思想和良好的服务态度。为了开展好档案利用工作，档案工作者还必须“熟悉档案，了解需要”，做到“知己知彼”，这样才能积极主动地做好这项工作。
开展档案利用工作必须注意保密。档案是党和国家的机密，在开展档案利用工作时，既要积极提供档案为各项工作服务，又要坚持保密原则。但必须注意，在注意档案保密的同时又不能影响服务，或者给利用者增加许多困难和不便。因此，保密制度不宜规定得过严、过死，手续也不要过于烦琐。
七、如何做好文件的立卷归档工作
文件立卷的具体实施工作，一部分是在平时日积月累完成的，但主要工作是在岁末年初进行的。其大致工作有以下五个方面。
（一）提前准备，平时归卷
由于公文处理是流水式的，随时都有办理完毕的文件。因此，一部分文书在平时就可做好归卷工作；另一部分则可通过平时的整理，为年末工作打下基础。平时归卷工作主要有以下三点。
1.编制归卷类目
归卷类目是归卷类别和归卷条目的总称。它是在每年年初根据机关性质、职权范围，内部组织机构特点，当年工作计划和一年中可能产生的文件情况以及参考往年编制类目的得失而拟订出来的。
拟订条目应力求确切、具体，贴近实际，文字简明扼要，使条目成为年终立卷时案卷标题的雏形。
2.收集文件和材料
归卷文件材料的收集工作应从平时做起，采用随时收集和定期收集（每周、每月或每季进行一次）相结合的办法。从以下四个方面抓好此项工作：
（1）外发文件的收集。可依据发文登记簿向发文人员及时索取原稿和印成件。
（2）收文的收集。可依据收文登记簿掌握来文线索，在办毕退回时收集。
（3）内部文件的收集。如会议记录、领导讲话等，这部分一般属“账外”文件，容易被人忽视。立卷入应随时了解信息，及时主动去索要。
（4）参加会议带回来的文件的收集。立卷人员应密切注意上级召开会议的信息，在会后主动向参加会议的领导及有关同志索取会议材料或提前打招呼，以便在会议精神传达贯彻后将会议文件收集到手。
3.鉴别与归卷
收集到的文件材料，有把握定下来的，就可随手归卷。一时难定的，放入“待归”文件，定后再归卷。同时，对收集到的文件要随时进行认真细致的检查和鉴别，如检查文书处理程序是否完成，文件页数是否完全，附件是否齐全；鉴别文件的性质、特征、保存价值如何，以便正确判定归卷类目，对号入座。
（二）调整顺序，组合案卷
这方面大致有以下一些工作。
1.对平时归入卷内的文件进行一次检查调整检查调整的范围是：
（1）检查归卷文件是否齐全、完整，调整查出的重份文件和不需立卷另作处理的文件。
（2）检查卷内文件与案卷类目是否一致，调整归卷不妥贴的那部分文件。
（3）检查卷内文件的保存价值是否一致，调整保存价值悬殊的文件。
（4）检查每个卷内文件页码数量是否相差悬殊，并将其调整为每个卷内文件页码大致相同。
2.妥善排列卷内文件顺序
按调整后的案卷，可考虑分别采取以下方法排列顺序：
（1）按时间顺序排列。一个作者、一个文种的文件，均可按此顺序排列。这也是最常见、最基本的排列方法。
（2）按文件重要程度排列。如某一具体案件的处理案卷，先排处理结论，接下去依次排当事人交代材料，调查材料，旁证材料。
（3）按工作顺序排列。如一次会议的立卷材料可按召开会议通知、报到人员名单、开幕词、工作报告、会议讨论及发言材料，会议总结报告及闭幕词、会议简报等顺序排列。
（4）按姓氏笔画排列。主要用于某些案卷和人民来信案卷的排列。
3.选择和创造最佳组卷方法
如何具体用活、用好“六个特征”的立卷方法，是一个需要研究和完善的问题。目前用得最多的是按作者、问题、名称三个特征分别立卷。因为这是文件结构中最基本的组成部分。不同机关、地区有一些适用于自己的立卷方法，有的方法是具有普遍借鉴意义的。如“四分四注意”组卷方法，即分年度，注意文件内容针对的时间；分级别，注意上下级文件之间的紧密联系；分问题，注意问题之间的联系并结合作者、通讯者、名称等特征；分保管期限，注意文件材料的完整性、系统性。还有如“一事一卷”、“先分级后按问题”等方法，都在一定范围内有借鉴和参考作用。
（三）编排页码，填写目录
在对案卷进行组合、排列顺序以后，下一步工作则为编排页码和填写目录。这部分工作极为繁杂，必须认真、细致、专心致志，不厌其烦地把它做好。
1.编排页码
这是以每个案卷为单位，将卷内文件已排列好的顺序用阿拉伯数字编写页码的张号。
标注张号应统一规定位置。一般可编在文件材料的右上角。为提高准确程度并使卷面美观，标注张号以用号码机为佳。要注意，标注张号不分单面印刷或双面印刷，每张只编1个号，都编在文件的正面。卷内有印刷的小册子，则每册只编1个号，在张号下用括号加注。例如，编号为P6[1—15]表示张号排列为第6的这本小册子共有15页。或者在卷内参考表中注明：“本卷第6张为小册子，共15页。”编号时可先用铅笔标出，核对无误后再用号码机打印，也可用钢笔或毛笔填写。
需要指出的是，案卷编号采取一张编一号的做法是一种习惯方法，虽然方便，也有其弊病。它对反面有文字及两个文件之间的间隔，都无法显示出来。是否可按有效页面编号，空白页面不编号，是一项值得探讨和改进的工作。
2.填写卷内文件目录
每一个案卷均须填写卷内文件目录，以便于对文件查阅。卷内目录包括顺序号、作者、文号、成文日期、文件标题、文件张号、备注等项目。卷内目录的填写方法是：每份文件或材料填一个顺序号；没有标题的文件应拟出标题；文件所在张号一般可只填该文件首页张号，但最后一个文件应把起始和结束页的张号都填上。填好内目录除将一份放于卷首。还可复制一至两份，在填上卷号和案卷标题后装钉成册，作为查找文件的索引工具。
3.填写备考表
为了记叙卷内文件的有关情况，每一卷内均须放置一份“备考表”。填写的卷内文件是否完整，有无损坏，缺张缺页或重张重页等情况，均须在“备考表”上显示出来，并由立卷人签名并注上填写日期，以示负责。即使暂时没有情况可填，也仍须放置备考表，以供日后档案部门记载案卷之用。
4.妥善做好卷内文件的技术处理工作
在对文件顺序进行编号和编写卷内目录时，对下列情况需要及时进行技术处理：
（1）文件材料上的金属装钉物，如钉书钉、回形针、大头针之类的一律拆除掉，以防日久氧化锈蚀，损坏文件。
（2）凡在装钉线左侧有字的文件材料，要在左边加边取齐，右边折叠。
（3）凡文件材料不足规定尺寸（一般为16开）的，如小纸条、照片之类，按规定尺寸加纸裱糊衬托。
