（4）凡有破损的张页要裱饰或修补。
（5）凡原页大于规定尺寸的，要折选取齐，使全卷文件大小一致。
（四）拟定标题，装订成册
案卷的标题是对卷内文件总的概括。在组合案卷和排列卷内文件的过程中，已经了解了卷内文件的内容，这就为拟写案卷标题提供了依据。因此，拟写案卷标题必须对卷内文件的主要内容事先“心中有数”，使写出来的标题能揭示卷内文件的内容和成分，为今后查找提供真实可信的线索。
拟写案卷标题和封面的具体要求如下。
1.标题的结构要完整
标题一般应具备作者、问题、名称三个因素。
（1）作者是文件的制发机关或个人，要写在标题的开头，应用全称或规范化的简称，不可滥用省略词。如果卷内文件较多，难以把所有作者名称都列出来，可作恰当地概括，如“市直属机关”、“省级财贸系统各机关”等比较明确的概念。
（2）问题，即卷内文件的内容，一般应写在中间，这是标题的核心部分，需要反复推敲，把卷内几个文件具有共性的内容进行提炼，使标题与卷内文件内容贴近，人们看了标题基本上能够判断出有没有自己要找的文件。表述标题可用规范的简称，如“四项基本原则”、“×届人大×次会议”等。
（3）名称，即卷内文件的种类，常写在标题的末尾，一般应将卷内文件全部标示出来，至少也应按其重要程度例举两至三个。如“××××关于加强思想政治工作的决定、指示、通知”。也可以将名称相近的予以概括。如“计划”、“规划”、“意见”、“工作要点”统称计划；“报告”、“简报”、“汇报材料”只标“报告”。有些标题在标名称时常使用一些专门名词，如“来往文书”、“材料”等。我们要熟悉这些名词的含义，不可乱用。“来往文书”则专指按照通讯者持证于机关之间商洽工作形成的一般问文和复文；而如请示与批复，工作报告与批示，下达收集材料的通知与报送的材料，都不宜称为“往来文书”。“材料”则主要是指文件以外的辅助性或补充性材料（或资料）。
2.填写封皮要规范
案卷标题拟定以后，一般先用纸条写出别在封皮上或夹子卷内，待作核查推敲以后，再用毛笔写在封皮上。封皮需填写的项目和写法如下：
（1）机关名称和组织机构名称。前者为本单位归属的机关名称，后者为本单位名称。均需以全称填写。案卷形成年度机关或组织机构名称有变更的，应填写新名称并用括号注明原名称。
（2）案卷标题。书写时应排列匀称，笔画工整，整齐美观。
（3）秘密等级。要填写卷内密级最高的文件的密级。
（4）起止日期。分别填写卷内最早和最晚两个文件的成文日期。
（5）卷内文件张数。以最后一张号填写。
（6）保管期限。根据初步鉴定的期限填写。
（7）案卷号。在案卷排列编号后再填。
（8）全宗号、目录号由机关档案室填写。
有的案卷封皮还有一栏“文书处理号”，即文书处理部门向档案室归档移交时所编的案卷顺序号。
上述有关内容填好并检查无误以后即用线绳装订成册。装订时要把书口和底边镦齐。要防止掉页和把文字钉入线内。
（五）编目定卷，办理移交
将案卷拟好标题、书写封皮、装订成册以后，每一个单卷案卷的立卷工作即告完成。但在移交档案室以前，尚须做好下列工作。
1.排列案卷
这是对案卷进行分类，尔后编制顺序卷号。一般有两种排列方法：
（1）以保管期限为主的排列法。这种排法是先按保管期限（一般分永久、长期、短期三个期限）对案卷作第一次分类；再将每一保管期限的案卷按问题或组织机构作第二次分类；最后逐个排列案卷。排列方法与条目排列方法相似，既要保持各卷之间的联系，又要按照重要程度、作者、问题、名称、时间、地区等特征体现其条理性和规律性。
（2）以问题或组织机构为主的排列法。这种排列法即先按问题或组织机构进行第一次分类，再按永久、长期、短期等保管期限进行第二次分类。
2.编制案卷目录
案卷经过排列编号固定其顺序后，逐一登记造册形成案卷目录。它是案卷的登记簿，也是向档案部门移交的目录和依据。
案卷目录的项目包括：案卷号、文书处理号、案卷名称（标题）、卷内文件起止日期，卷内文件件数、张数、保管期限、库橱（格）号等。编制目录应一式三份。一份自留，两份交档案室。其中库橱（格）号由档案室填写。
案卷目录登记完毕以后，应加上封面，应写明机关及组织机构名称、案卷所属年度、保管期限、编制目录日期并加盖公章。封底应附“备考表”写明案卷总数、案卷目录编制情况、移交及接收签名、交接日期等。
3.归档移交
文书部门做好一切移交前的准备工作以后，将其中有保存价值的文书材料按照档案管理制度向档案室移交。归档的范围，即立卷范围。换言之，凡属立卷的文书，一律归档。归档的时间，一般应将上年的文书在第二年上半年向档案室移交。一些专门性文件或个别驻地分散的业务单位的文件，为便于日常查用，可另定归档时间。归档的具体要求应按照国家档案局制定的《机关档案工作条例》的规定。接收档案必须符合的要求是：应归档的文件材料齐全、完整；文、电合并整理立卷；文件材料应保持它们的历史联系；区分保存价值，分类整理立卷；案卷标题简明确切。
档案部门应根据这些规定，对接收的文书进行认真检查核对，妥善办好交接手续。
§§§第二节如何做好机要事务
一、机要秘书做什么
（一）机要秘书特点
机要秘书工作在整个秘书工作中，有一定的专门性质。从广义上讲，所有接触机要文件和重要会议的工作人员都是做机要秘书工作的。从狭义上说，机要秘书是指为领导同志或部门配备的管理机要事务的秘书。他们的工作特点是：
（1）机要秘书一般是专门为某一位或几位领导的工作服务，或者只管某个部门的机要事务，不管其他工作。他们多半是单独、分散地进行工作。
（2）经常接近领导。
（3）要根据领导的工作状况安排工作，有时要延长工作时间或者加班加点，不可能像一般工作人员那样按时上下班。
（4）还要协助领导处理一些日常事务，起上传下达的作用。
（5）有时还要管一些领导的生活事务。
（二）机要秘书的工作内容
（1）管理领导（或部门）的一切文件、内容资料。
（2）承办领导（或部门）的电话联系。
（3）处理领导的信访问题或其他交办事项。
（4）对领导要办的文件或事务，提出参考意见，起参谋作用。
（5）有时起草文稿。
（6）保守国家机密。
（三）机要秘书工作注意事项
（1）凡经手（收进、送阅、清退、销毁）的一切文件都要按规定登记、办理签收手续。内部刊物、资料可按顺序号整理存放，只登记号（期）数，不登记内容；对于按户头编顺序号发来的文件、电报，也可以酌情只登记号数，不登记内容。如领导身兼几职，应把收到的文件按职务来源分别登记、存放。
（2）根据负责同志的作息习惯和工作情况，分轻重缓急，即使传阅文件，如有特急件，应迅速处理。送领导看的一切收发文件，均应尽可能先看一遍，如有错、漏、缺误或模糊不清的情况，应核正后再送阅。在需要和可能的情况下，对较长的文件、电报，先做摘要，然后再送阅。需要领导批办的文件，应尽可能弄清有关情况，找全参考资料，并提出参考意见，供领导决断和参考。
（3）领导已经阅办完的文件、电报要及时处理，该退的退，该发的发，不要积压、拖延。
从领导处收回的文件、电报、资料，应逐份逐页检查，如有批示要按批示速做处理，如有缺漏，应及时查询、补救。
二、保密工作十分重要
（一）保密工作内容
保密工作，概括的说，就是从单位的安全和利益出发，经单位秘密控制在一定的范围和时间内，防止被非法泄漏和利用，使其自身的价值得到充分有效地实现而采取的一切必要手段和措施。其内容包括机密立法，保密宣传教育，建立健全规章制度，研制和开发使用防窃密、防泄密的技术设备，依法进行保密检查监督，追查处理泄密事件以及开展保密工作的理论研究。
保密工作的职能一般说来包括两个方面：一是思想上、组织上、制度上、设施上预先采取切实可行的措施，防止内部泄密事件的发生，做到未雨绸缪，防患于未然；二是当公司泄密之后，及时采取补救措施，制止泄密行为继续发生，尽量减少损失。同时，严肃查处泄密事件，并针对所暴露的问题，分析原因，堵塞漏洞。这两方面的职能相辅相成，缺一不可。
（二）基层保密的范围和措施
1.范围
（1）上级下发和本级形成的具有保密内容的文件、电报、资料、图纸、图片、内部刊物、录音带、录像带等。
（2）具有秘密内容的各种会议、会议文件和会议记录。
（3）组织人事部门对干部的考核材料、干部任免、奖惩的意见及有关材料。
（4）不宜公开的科研项目、传统工艺、技术诀窍、发明创造和试制成果。
（5）外事、外贸活动中内部掌握的原则和政策。
（6）银行邮电定码、通信。
（7）人事档案、文书档案和科技档案。
（8）尚未公开的商品调价方案及经济贸易预算、决策盈亏情况。
（9）各种公章（印模）、印信、证件。
（10）其他方面的秘密事项。
2.措施
（1）各部门、各公司的领导要依法治密，加强执法情况的监督检查。
（2）坚持开展保密宣传教育、强化员工保密意识及法制观念。
（3）建立健全有效的保密组织，经常开展活动，搞好培训工作。
（4）明确保密范围，完善保密制度，加强保密措施。
（5）定期进行保密检查，堵塞泄密漏洞。
（6）严肃保密纪律，认真查处泄密现象。
（7）完善必要的保密设施和装备，加强保密手段。
（8）加强调查研究，总结经验教训，提高保密工作水平。
（三）保密工作的具体要求
在扩大开放的形势下，我们接触外部的人越来越多，在加速经济建设和实行社会主义市场经济条件下，形势变化非常快，因此，对保密工作的要求也就更多，保密工作的具体要求主要有以下几个方面：
（1）加强文件的管理，做好借阅工作，在借阅过程中对绝密文电实行专夹送阅，阅后及时收回。
（2）印秘密文电时，严格改造审批手续，辅音的文件每一件都加盖标记印章，按件进行登记和清退。
（3）机密文件每半年进行一次清理，凡属保密性的文件均应由机要室或工作部门指定专人保管，不得散落在个人手里。
（4）凡属机密文件、资料，均应按年度清理上缴或销毁，各工作部门销毁的机密文件应经检查和部门负责人监督，然后交指定纸厂，不得随意散售。
（5）凡属机要文件，未经领导同意不得外传外借，更不能复印给其他单位和个人。
（6）接待等外事工作要做到坚持原则，友好接待，防止失密、泄密。
（7）传达室要建立会客登记制度，严防坏人混进单位办公室窃取文件。
（8）下班要对桌面上的文件进行清查，下班时对为分发传阅的文件要装箱入柜，妥善保管，杜绝文件资料乱丢乱放的现象。
（9）打印、传真、复印机密文件要履行部门负责人或领导签注手续，不得利用上述手段私自印制或传真。
（四）秘书与保密工作
秘书人员作为领导的参谋和助手，经常接触一些重要的文件，参加一些重要会议，了解一些重要机密，因此秘书人员对一些重要、机密文件往往知悉时间早、内容多、程度深，所以对保守单位的秘密，秘书人员负有比一般工作人员更为重大的责任。如不注意，一旦泄密，会危害单位的安全，造成很大的损害。
秘书人员要在工作中保证单位的机密安全，这就要求：
（1）保密工作要落实到业务工作中去，将其作为搞好本职工作的一项重要内容来对待，为此，秘书人员就必须熟知并严格执行保密规章制度，因为这些规章制度都是在长期的保密工作中总结出来的，是前人经验的总结，具有一定的科学性。
（2）工作中要采取措施保证文件、资料的安全。如恰当定性，并在传阅、登记、装封、运转、知密范围和传达中指定安全措施，做到层层把关。
（3）掌握一定的保密知识。搞好保密工作只凭个人愿望和遵纪守法是不够的，还应当掌握一定的保密知识，如随着办公自动化的发展，计算机在单位的应用逐渐广泛，计算机内存储着大量的秘密信息，这就要了解掌握计算机的技术特征，做要既要能应用又要能保密。
（4）秘书人员要保证自己做到守口如瓶，把从严治密、依法治密贯穿到工作中去。
保密并不是秘书工作的目的，它只是做好工作的一个手段。因此，要注意保密与应用的关系，并在实践活动中妥善地加以处理。
§§§第三节了解必备的会计知识
一、了解银行相关事务
银行服务包括开支票账户、代收票据、贷款、开汇票等。当今的经营活动与银行之间关系密切，这就要求秘书必须了解如何利用银行服务。秘书经常要做以下工作：开支票、存款、支付账单以及安排旅行资金等。
（一）开支票账户
在商业银行开支票账户首先要存入资金作为存款。其次，要填写列有银行规章制度的表格。最后，必须填具签字卡，包括任何被单位授权在支票上签名人的签字。存户是出票人，银行是受票人，而接受支票的单位或个人是收款人。签出一张支取现金的支票可以由任何持有者向银行兑现。
1.存款单和支票簿
款项存入银行时，要附有一联复写的存款单，载明存入款项的种类和金额。存入的款项包括硬币票据、支票、汇票以及息票。存款单的副联由存款人留存。支票簿通常是一页三联的支票，预先编号的支票附在有打孔接缝并预先编号的存根上。支票上的所有内容如日期、收款人、金额和付款的原因等，在开出支票前就写在存根上，以便保存一份永久的支付记录。
2.填写支票和凭单支票
支票可以打字、印刷或用墨水书写。签名应该手写或逼真印刷，不许擦抹和删除。如果出现错误，应在存根和支票上注明“作废”字样。支票下面的“复核”应当用磁墨水印制，这样，电子计算机可以通过磁墨水字符识别系统迅速处理大量的支票。此外，支票可以和附加的载有支票资料的存根一起印刷。这种存根即付款凭单，可供收款人记录和参考用。
3.透支和支付
单位开出的支票上的总额有时会大于存款数。银行可以支付这种透支支票，同时要求该单位存入足够的款项以抵补支付的支票。
此外，银行也可以拒绝支付这种支票。由于银行的拒付会使该单位陷于困境，因此，应当与银行建立良好的信誉关系。拒绝支付的支票会由银行退还给存款人，同时附上一张指出退还原因的银行通知书。通知书通常注明“存款不足”。另外，存款人常通在支票被窃、遗失或者发现有错的情况下会要求止付。一旦存款人想停止支付已开出的支票，必须立即通知银行，但是如果银行已经付出，存款人就无权止付。
4.支票书写机和支票背书
