支票书写机书写支票的金额，可以防止涂改。同时它也能减少人工书写的时间。为了转让一张支票，收款人必须在支票背面签名。如果是空白背书，背书则只有收款人的姓名。当收款人是个人时，可以采取这种做法。不过，这是一种危险的做法，因为任何一个持票人都可以兑现或再次转让。“记名背书”或“特别背书”则要写明受让支票的单位或个人的名字，然后由收款人签名。这样，只有新的收款人才能再次转让支票。限制性背书要写明背书的条件及限制支票的转让，如在“仅用于存款”后面签上收款人姓名，表明该支票将被存入收款人的银行存款，而不能被转让。
（二）银行对账单和存款调节表
存款人每月收到的银行对账单上往往列明上月的期初余额、存款数和支票支付数、其他支付或增加项目以及上月期末余额。由于某些业务可能到月底尚未记入银行和存款人的账本，于是各自的月末余额会不一致。为此，必须编制一张银行调节表，指明不一致的原因。
1.注销支票和未兑付支票
那些银行已经支付并装在信封里和银行对账单一起寄回的支票称为注销支票。如果某存户开出的支票到上月月底尚未经银行付清，这种支票称为未兑付支票。
2.在途存款
到上月最末一天为止，那些存户已经存入、但银行尚未入账，因而银行对账单中没有包含的款项，称为迟到或在途存款。
3.银行通知单和银行服务费
有时银行对账单上的增减项目是用借贷通知单加以说明的，这些借贷通知单和对账单是一起送给存户的。另外，银行可向存户代收票据和办理支付等服务费。这些费用列在银行对账单上。
（三）银行的其他服务
秘书应该熟悉银行所提供的各种服务，并使用这些资料来协助上司。
1.银行本票和银行汇票
没有支票账户的银行顾客可以向银行购买银行本票，同时要付给银行支票的金额和服务费，它是以银行对它自己的资金开出的支票，和普通支票的使用是一样的。银行汇票用途和前者相同，但它是由一家银行对存在另一家银行的资金开出的支票。顾客购买汇票时，要付给银行汇票的金额和服务费。
2.即期或定期汇票
在卖方对买方的信用程度没有把握的情况下，可以使用这种票据。卖方把汇票和提货单一并交给银行（提货单是由运输公司开出的，具体表明销售商品的品名和数量），买方在支付汇票后，就可以从银行取得提货单，然后，买方凭提单向运输公司提取货物，银行则把买方支付的款项汇给卖方。如果汇票在一定时期终了时到期，称为“定期汇票”，如果汇票是见票即付，称为“即期汇票”。
3.个人银行汇票和保付支票
个人银行汇票是银行对那些只需要少量数额的顾客出售的一种汇票。它与邮政局售出的汇票相类似，可以转让。其用途和单位或个人的支票相同。倘若收款人需要保证付款，银行将证明存户的存款账户中有足够的存款来支付支票。该支票的金额即由银行在存户的存款余额中减去，并在支票上加盖“保付”字样的戳记。
4.存单和短期支票账户
银行要对那些不愿让现金搁置的顾客所存的短期存款支付利息，银行为此要发出一种期票（即存单）给存户。这种存单可以转让给他人或者到期兑现。短期支票账户是存户为某个特定目的开立的临时支票账户。当目的已经达到时，就结清这一账户。
5.银行贴现
如果一个单位想从持有的汇票或期票取得现金，可以向银行办理票据贴现。银行在扣除利息之后，就将余款付给该单位，并在规定的时间收回票据的金额。
6.保险箱和运费账单处理
单位或个人可以支付一定的租费，向银行租用一个保险箱，用以存储重要文件和其他东西。租费按照箱子的体积计算。单位可作出安排，使运输公司把运费账单直接送交银行，由银行代它支付运费。单位可从银行发出的月份报表了解已支付的金额。
除了上述各项服务之外，银行还提供多种多样的其他服务。例如，银行还提供特殊的工资处理帮助、代收股息、信件服务以及各种各样的投资服务。
二、如何开展现金业务
（一）现金的收入和支出
一般情况下，具体的现金收支程序要根据每个单位业务的性质来制订，但是，仍有一些共同的基本规则。
1.现金的种类
大多数人认为现金仅指硬币和钞票。然而，从会计的观点来看，现金还包括支票、汇票、银行汇票和银行存款。
2.现金收入和支出的会计
如今，收银机已普遍使用。有些收银机用纸带记录销售和销售税金的资料。有些收银机和电子计算机连在一起，自动地提供现金总额和销货类别。为此，应当训练出纳人员正确使用收银机和正确地找零钱，以及设计每天从收银机收取现金的程序。通过信件收取的现金通常采用支票或汇票的方式，偶尔也包括现钞和硬币。负责启封这些信件的人员要编制收款清单，用作存入银行存款和登记会计分录的依据。不管现金是放进收银机还是通过信件收到，所有经管现金的人员都不应在单位的账本里登记会计分录。现金收入的记录反映在现金收入日记账上，这种收入日记账可以是手写的账本，也可以是用于会计计算机的表格，或者是电子计算机上的磁带。
除了很小的金额外，支出都使用支票。和现金收入一样，那些有权批准支出业务的人不应在支票上签字。任何支票都应当具有说明支付原因的发票或其他凭证。现金支出的记录反映在现金支出日记账上。这种日记账还可以称为“现金支出分录簿”或“支票登记簿”。
3.现金缺超
收银机的繁忙工作经常会使出纳员在找零时出错。如果每天终了时，经过与收银机纸带上的款项相比发生了现金短缺数，就将此部分短缺数作为费用处理。如果发生超出，则列作收益。
4.现金制和应计制
许多小单位采用现金制来作会计记录，也就是说，只有支付现金或收到现金时，才作为费用和收益入账。大中型单位则采用应计制，也就是说，凡是在某一时期内发生的款项，都应作为该期的费用和收益，而不管现金何时支付或收到。
5.零用现金
由于用支票来支付小额费用难于实行，单位设立了零用现金来支付这种小额费用，诸如车费、邮资和少量的办公用品费。为了设立零用现金，要开出一张支票并取得现金。这笔现金应当存放在上锁的办公室抽屉或保险箱中，由指定的人员（如秘书）保管和支出。
零用现金的金额根据单位的规模和小额支出发生的次数多少来确定。零用现金的支出要在注明日期、收据编号、金额和支出用途的零用现金收据上登记。它还包括收款人的签字。收据要保存在零用现金保险箱内，这样就使现金的总额加上收据的金额总是与最初的款项相当。当收到一张账单（发票）时，就要把它附在零用现金收据的后面。此外，如果零用现金金额不足时，可以开出一张支票取得现金，使零用现金保持最初的数额。零用现金收据应当交给会计部门，据以登入会计记录。
（二）旅行资金
秘书必须明确，他们要使上司们有足够的资金用于国内外旅行。因此秘书事先要做好准备工作，访问银行和办事机关，取得代替现金的票据（如果去国外旅行，有各种面额的外币）和各种文件。
1.信用卡和旅行支票
信用卡可以从银行取得，上面开列支款人的姓名和最高支款金额数。这笔金额要从单位存在银行的存款账户中扣除。当旅行者在国外需要现金时，可以持信用卡去指定的银行支取，所支金额要记在信用卡上。一张信用卡通常包括一笔很大的金额。此外，旅行者可以在各家银行和一些旅行社购买金额较小的旅行支票。支票使用者必须在购买时在支票上签字，支取旅行支票时，必须由使用者在支票上再次签字。
2.快汇和外币
快汇汇票由秘书购入，可以交给或寄给指定的旅行者。与持有普通支票一样，旅行者可凭这种汇票收取现金，或者转让给他人。
此外，银行还出售外币，供旅行者作为到达国外时的最初现款。
3.费用记录和付款凭单制
为了计算所得税，单位要从营业收入中减去营业费用，因此，旅行者应当保存好费用记录。会计部门备有合适的费用记录表格，要求旅行者仔细填写，至返回时交给会计部门据以在账本中做成适当的记录。尽管所有单位都需要现金会计制度，但在大单位中，舞弊的机会还很多。付款凭单制就是用来消灭未经批准擅自支出的可能性的。按照付款凭单，只要负债一发生，就要编制付款凭单。所有支票都要有编号的付款凭单作为依据，这种编号的付款凭单上列有负债的详细情况和以后的支出情况。
三、了解财务报表
为了评价财务经营状况，各单位都要编制和分析不同时期的各种报表。报表由会计人员编制，但它们可以用于各种目的。
（一）办公室预算
作为一名重要的雇员，秘书必须能够提供办公成本的数据，并协助编制办公室预算。
1.编制
办公成本的要素包括人员、设备和办公用品。只要保存了适当的记录和了解了前几年的费用情况，就可编制出预算，以便反映下一年的计划。尽管会发生一些意料之外的费用项目，但可以设法预计未来的需要。预算中应当包括一些应急基金，以备意外开支之用。
2.执行
