南院门街道办事处
2009年1月14日
（二）请示
“请示”是向上级机关请求指示、批准的上行公文。
“请示”属请求性公文，凡属本单位无权、无力、无法解决的事项，都需用请示行文，请求上级机关给予指示或批准。
1.分类
从行文目的看，“请示”主要有请求指示和请求批准两类。
（1）请求指示。下级机关在执行政策时遇到困难或出现新的情况，需要变通，或执行政策时尚有不太清楚明了的地方；或对上级机关某个决定有看法，可以向上级机关请求指示。
（2）请求批准。下级机关就某项工作、某个问题请求上级机关给予审定、核准、认可；或在人、财、物方面有困难，需要上级给予帮助解决的，都必须请示。比如，机构设置、人事变动、项目安排、经费增拨和设施改善等，都属请求批准的请示。
2.写法
请示的结构包括标题、主送机关、正文、落款和成文时间等部分。
（1）标题。请示的标题大致有两种写法：一是由请示事项和文种组成，二是由请示机关、请示事项和文种组成。请示事项即请示的具体内容，一般不使用“申请”、“请求”一类词语，避免与文种“请示”在语意上重复。文种“请示”也不能写成“请示报告”。
（2）主送机关。“请示”的主送机关一般只写一个。受双重领导的机关向上请示，应根据请示的内容，确定负责答复的上级机关为主送机关，另一个则用抄送形式。
（3）正文。“请示”正文通常包括三部分内容。
①请示原由。“请示”开头要写明原因和理由，有的请示事项较重大，较复杂，往往会用稍长的篇幅，分几个层次或从不同角度加以说明。不论篇幅长短，都必须把原因说清楚，为请示事项提出充足的事实依据。
②请示事项。把需要上级审批的问题，作出具体明确的说明，提出切实可行的意见。如在请示中提出两种不同方案供上级抉择，应说明本机关认为哪一方案较好，否则就是矛盾上交。
③请求批复。请示的结尾一般用“以上请示，当否，请批复”，或“以上请示，请批复”结束。请求批复要写得谦和得体，不宜用“即请从速批复”，“请尽快解决”之类的请求语。
在书写请示时要注意以下几点：
第一，遵守请示规则。写作请示应当一文一事，一般不越级请示；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式；不得同时抄送下级机关；除领导直接交办的事项外，不得直接送领导者个人；受双重领导的机关，应当主送一个上级机关，抄送另一上级机关。
第二，讲清事项和理由。请示事项要明确，理由要充分。可以提出分析意见，设计方案，以供上级批复时参考。由于请示事项和理由在一定程度上是上级机关批复的依据，所以把请示事项与理由讲得明确、具体、充分就显得尤为重要。
另外，请示与报告不同，它们的区别有：“请示”与“报告”都是上行文，但两者不能混用。但在实际工作中，仍有不少人把“请示”写成“报告”或“请示报告”，给公文处理工作带来不便，容易误时误事。“报告”与“请示”的明显区别主要有三点：其一，行文目的不同。“报告”是汇报工作，反映情况，提出建议，答复询问时使用的，其行文的目的是让上级机关了解情况，掌握动态，为部署决策提供依据，报告并不要求上级机关批复。建议报告较为特殊，但也不是请求上级批复本单位，而是要求“批转”其他单位遵照执行。“请示”是请求上级机关指示、批准时使用的，其行文目的是要求审核、批准事项，解决困难，答复问题，请求上级机关批复。可见“报告”和“请示”的行文目的是完全不同的。
其二，行文时间有别。“报告”的行文时间大多在事后，也有在事前或在进行中报告的，所报告内容是已出现的情况，已完成了的某一阶段或某项工作。“请示”要求事前行文，请示的是尚未进行和尚待指示的事项。
其三，格式写法各异。报告标题文种明确为“报告”，正文部分汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问，不得夹带请示事项；结尾部分用“以上报告，请审阅”、“特此报告”、“专此报告”等结束全文。请示标题文种明确为“请示”，不能写成“报告”或“请示报告”，正文部分提出请示事项，要求上级机关给予指示、批准；结尾部分用“当否，请指示”、“以上请示，请批复”等收束全文。
写作范例：
关于增设秘书专业的请示××省高等教育厅：
为适应社会主义现代化建设的需要，我校拟增设秘书专业（本科），200×年秋季开始招生。秘书是各级领导的参谋和助手。随着建设事业的发展，社会对秘书的要求越来越多，据了解，仅本省县以上党政机关和企业事业单位现在所需秘书人员，就在千人以上。
目前各级机关的秘书，基本上是用师傅带徒弟的传统方式带出来的，没有受过系统的、严格的秘书专业教育和训练，专业素质不能适应新形势的要求，开设秘书专业，培养高层次的秘书人才，刻不容缓，具有战略意义。
为筹建文秘专业，我校已成立了筹备小组，成立了秘书学教研室。现有秘书专业教师18人，其中教授3人、副教授6人、讲师9人。近两年，我校自编了一部分教材，分别与××、××等机构联合举办过多期秘书人员培训班，积累了一定的经验。依靠现有的师资力量，有把握办好秘书专业。
我们设想，秘书专业本科，学制四年，以培养县以上党政机关和企业事业单位秘书工作人员为目标。明年开始招生，每年招40~50人，到200×年，本专业在校学生160~200人。
以上请示，当否，请批复。
附件：
1.《普通高等学校增设本科专业申请表》一份
2.《大学秘书专业（本科）教学计划》一份
3.《大学秘书专业现有教师情况表》一份
××大学（公章）
二○○×年×月×日
八、议案
（一）概述
《国家行政机关公文处理办法》对议案的功能给予下列定义：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
这个定义是比较狭窄的，制作主体限于各级政府。在公文的实际运作中，议案的使用范围要大于上述限定。政府向人大提出的议案、非政府机关向人大提出的议案、人大代表联名向人大提出的议案，这是议案的三种不同类型。
（二）写法
1.标题与发送机关议案的标题采用常规公文标题模式，有两种写法，一种是发文机关、案由和文种，另一种是省略发文机关，由案由和文种组成。
议案的主送机关，只能是同级人民代表大会及其常务委员会，不能有其他并列机关。要采用全称或规范化简称，不得随意简化。
2.议案的正文
（1）案据部分。议案的第一部分称为案据，顾名思义，这部分要提供提出议案的根据。由于内容不同，这部分的篇幅长短在不同议案中会有很大差异。
（2）方案部分。方案就是对提请审议的事项或问题提出解决的途径、方法的部分。如果是提请审议已制定的法律法规的，解决问题的方案就在法律法规之中，这部分只需写明提请审议的法律法规的名称即可，但要把法律或法规的文本作为附件。如果是任免性议案，要将被任免人的姓名和拟担任的职务写明。如果是提请审议重大决策事项的，要把决策的内容一一列出，供大会审阅。如果是建议采取行政手段解决某方面问题的，要把实施这一行政手段的方案详细列出，以便于审议，不能只指出问题，而没有解决问题的方案。
（3）结语部分。结语是议案的结尾部分，主要用于提出审议请求。一般都采用模式化写法，要求言简意赅。
（4）签署和日期部分。一般行政公文，最后签署的都是发文机关的名称，而议案却有所不同，要由政府领导签署才行。
九、函
（一）概述
函，俗称信件。函作为一种公文，与私人信件有所不同。公文函，亦称公函，谈的是公务，主要内容常用标题揭示。而一般私函，谈的是个人私事，无标题。这是公函与一般私函的本质区别。
1.函的性质
就使用范围而言，函“适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准”等。就行文关系而言，函是平行文。虽然上级向下级询问工作情况或某一具体问题，下级向上级及业务指导机关询问有关方针政策和界限不明确的问题等，也可用函行文，但多数用于不相隶属机关之间。
2.函的种类
依据行文内容，函可分为四种：
（1）便函。一般采用书信格式，不拟文件标题，只有上下款和日期，不编文件号，发出时可盖公章，也可签个人姓名。
（2）商洽函。主要用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题，如联系参观、学习，商洽干部调动，请求帮助支持等。
（3）问答函。主要用于向对方询问或答复某一事项。问答函包括询问函和复函两种类型。复函与批复和答复性报告都属答复性公文。但三者又有所区别。复函的对象，一般是不相隶属机关，属平行；批复的对象是下级机关，属下行文；答复性报告的对象是上级机关，属上行文。
（4）请批函。用于向有关主管部门请求批准某一事项。请批函与请示都有“请求批准”的意愿，但两者适用对象不同。请示的对象是有隶属关系的直接上级，属上行文；请批函的对象是无隶属关系的主管部门，属平行文。所谓有关主管部门，指对请批的事项有决定权和批准权的部门。主管部门多是职能部门。
（二）写法
函一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。
（1）标题。函的标题通常有两种结构形式：一种是由事由和文种构成。另一种是由发文机关、事由和文种构成。
（2）正文。函的正文主要由原由和事项两部分构成，有的附加结尾。
①原由。写明发函的原因、依据。原由的写法，除问答函（指复函）有一定模式可循，商洽函、请批函均无模式可循。不同内容有不同写法。复函的原由常见的写法是“日来函收悉”，或“（关于……的函）收悉。”商洽函、请批函的原由写明商洽、请批某事的原因即可。
②事项。写明商洽、请批、答复的具体内容。常见写法有两种：第一种写法是一段到底，把事项跟原由融合起来。第二种写法是事项与原由分开，事项部分依据内容分条来写。
③结尾。有的意完即止，无特殊的结尾标志；有的在结尾处写上“特此函告”或“盼复”、“请函复”。若是复函，则写上“特此函复”。
（3）发函单位。发函单位须加盖单位公章。
（4）发函日期。位于印章下方，全称写明年、月、日。
写作范例：
商务洽谈邀请函
经与贵公司就项目合作事宜进行初步洽谈后，我公司对合作事宜进行了研究，认为：
1．该项目符合国家的产业政策，具有较好的市场前景和发展空间；
2．该项目不仅将极大地促进双方发展，而且还将极大地促进两地合作，具有较大的经济效益和社会效益；
3．该项目在我地区有很好的资源优势，具备合作的基本条件。
我公司认为，本项目符合合作的基本条件，具备进行商务合作洽谈的基础。具体的合作事宜必须经双方更进一步详细洽谈。
请贵公司法人代表收到本邀请函后，派代表赴我公司作商务考察,并就实质性框架合作进行洽谈，我公司将承担本次商务考察的全部费用。
敬请告知准确时间，以利安排，我公司法人将亲自与贵公司面议合作事宜。
致敬！
商祺！
××有限公司
二○○九年七月三日
十、会议纪要
（一）概述
1.含义
会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项使用的一种行政公文。会议议定事项是本单位、本地区、本系统开展工作的依据。有的会议纪要的精神也可供别的单位、别的系统参考。
2.特点
（1）内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为地拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。
（2）表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水账。
（3）称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。
会议纪要有别于会议记录。两者的主要区别是：第一，性质不同。会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同。会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
（二）写法
会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同。就总体而言，一般由标题、正文、落款、日期构成。下面主要讲标题和正文的写法。
1.标题
会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。
（1）单标题：由会议名称和文种构成。
（2）双标题：由“正标题+副标题”构成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。
2.正文
会议纪要的正文大多由导言和主体构成。具体写法依会议内容和类型而定。
（1）导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括会议名称、会期、会址、参加人员、主持人和会议议程等。具体写法常见的有两种：
①平列式。将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会议纪要。
②鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解。
（2）主体。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。常见的写法有三种：
①条文式写法。就是把会议议定的事项分点写出来。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。
②综述式写法。就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。
③摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。一些重要的座谈会纪要，常用这种写法。
写作范例：
××公司改制会议纪要
时间：二○○九年六月二十六日
地点：××公司办公楼二楼会议室
主持：×××
参加人员：改制小组成员
记录人：×××
会议内容：
本次会议是公司领导班子调整后召开的第一次改制工作会议。
会议对公司改制调研情况进行通报，对下一步工作进行安排。
一、会议首先通报原集团公司直属单位——××勘察设计院改制情况。
会议认为，××勘察设计院从2006年开始进行改制，历时2年时间，于2008年9月正式挂牌，其中与我公司有很多共性。目前，退休退养人员待遇问题是公司改制的最大制约因素，我们要借鉴××勘察设计院对这类人员的安置办法，积极争取集团公司支持和建设公司政策优惠，妥善解决这一问题。
二、会议决定加强公司内部管理。
以改制为契机，进行自身锤炼，不断提高企业市场生存能力。
三、会议决定进一步加大资产清理力度。
要在以前清产核资的基础上，进行深层次的细化清理，列出明细。对于处理较困难的要取得合法依据，有理有据进行处理。会议就有关事项对相关部室做出具体工作要求：
