任何一项工作都有特定的职责范围，秘书工作也不例外，而且有其更大程度上的复杂性。秘书工作的职责是与秘书工作的任务和作用相辅相成、密切相关的。因而，秘书工作的任务与作用的复杂性决定了其职责也具有复杂性。
尤其在比较大的机关内，秘书工作不是一两个人所能承担的，一般都设立专门的秘书部门来承担。秘书部门是协助领导协调各职能部门进行工作的枢纽性的综合部门，它是机关领导赖以指挥全局、推动各种职能机构正常运转的组成部分，是联系上下左右和前后内外的纽带。
秘书部门一般称为办公厅（室），下设秘书、机要、档案、信访等处（科）或专职人员。
秘书工作机构的职责范围和主要任务可分为以下七大块。
（一）收集资料，综合情况
秘书和秘书机构的首要职责就是收集资料、综合情况，向领导提供决策的依据。对秘书长和办公室主任来说，应该经常收集、掌握以下三方面的最新信息：
（1）党和政府以及本单位的上级主管机关所发的与本单位业务有关的方针、政策、法令、计划、决定和指示等。
（2）本单位所领导的下级单位的工作进展情况，包括成绩、经验、缺点、问题以及基本情况的统计。
（3）与本系统业务有关的外界情况。以经济部门来说，就是原料来源、能源动力供应、市场动态、科技发展等信息。
综合情况，就是综合分析以上三方面的信息，提出本系统当前工作中总的形势和应注意的问题以及应采取的对策，向领导班子汇报。这项工作可以是按季度、年度作全面的综合，也可以就某项工作随时作单项工作的综合。综合情况一般是由秘书长和办公室主任负责，为了协助秘书长和办公室主任，可以指定办公室的秘书科或调查研究科责成专人收集资料，随时提供给秘书长和办公室主任，以便进行综合分析。
（二）调查研究，制订决策
调查研究的目的就是收集资料。它的特点是领导部门派人深入基层组织，就某个问题或某个单位的全面情况进行系统地调查，在掌握第一手资料的基础上，做科学的分析，得出应有的结论，作为制订政策、法令、计划、指示的依据。在中央、省、市、自治区等国家机关的办公厅里，调查研究工作由政策研究室负责；在一般机关办公室里，调查研究工作由调研科负责。其他职能部门仍要经常就自己主管的业务问题进行调查研究。
领导机关作出的政策、法令、计划、规划、决定、指示等，都属于决策。在制订这些决策之前，一般都由政研室（科）或秘书处（科）先提出草案，还可以同时提几个不同的草案，供领导班子研究时进行选择。
（三）起草文件工作
秘书或秘书机构负责整个机关、企业、事业单位的文件起草和文件把关工作。在办公室里，主要由秘书和调研科负责文件起草工作，调研科是把调查研究的结果写成文件，或把领导指定的专门问题写成文件。除此之外，凡是以机关的名义发出的文件，全部由秘书科起草。有些业务性文件，可以由有关的业务科室先拟草稿，但在正式发出之前，秘书科对文件的质量要进行“把关”。“把关”的要求是：检查文件在政治和政策上有无错误；文件的内容在事实上有无出入；文字是否通顺，遣词造句以及标点符号是否准确；文件种类的选择、文件格式和行文关系是否正确。文件拟好后，经过领导审查批准，由文印室（组）负责打印或印刷。
（四）文书处理工作
秘书或秘书机构还负责整个机关、企业、事业单位的文书处理工作。
（1）凡是外单位发来的文件，都由办公室文书科（组）办理收文、拆封、登记、批办、送办、催办、回复等工作，保证文件及时得到处理。
（2）凡是本机关发出的文件，文书科（组）负责办理编号、登记、发放、询办等工作。
（3）处理完毕的文件，文书科（组）负责按年进行立卷工作。
（4）机关、企业、事业单位的印章、介绍信、证明信都由文书科（组）负责管理。
（5）保密工作由文书科（组）会同人事保卫部门共同负责。
机密文件函电较多的单位，在办公室内专设机要室，负责机密文件的学习、传阅和保管。机密文件较少的单位，可由文书科（组）指定专人保管，不得与一般文件混在一起，以免泄密。
（五）会务工作
在会务工作中，秘书或秘书机构的职责是：
（1）根据领导确定的会议内容，起草会议文件。
（2）确定出席会议的人员名单。
（3）发出会议通知。
（4）会议期间作记录。
（5）起草会议的决议以及会议总结。
（6）督促检查，安排好会场、吃饭、住宿、交通等工作。
（六）人民群众来信来访工作和接待工作
在一般机关的办公厅（室）里都设有信访处（科），较小的单位在办公室里可以指定专人负责处理群众的来信来访。工作中应做到：
（1）对于群众来访，要热情接待，对群众提出的合理要求，认真协助解决；对不合理的要求，要进行耐心的解释。
（2）对于群众的来信，必须件件登记，针对单位的信件可直接处理，需要转到其他部门处理的，要认真督促解决，保证来信件件有着落。
（3）定期综合分析群众来信来访中提出的问题，从中发现政策、法令执行的情况、基层工作和干部作风方面存在的问题，以及群众的思想动态和建议，反映给领导，作为决策的参考。
外单位来联系工作，办公室要负责接待，根据对方提出的问题，作不同的处理。凡是重大问题，要向领导汇报，根据领导指示进行处理；凡是业务性质的问题，转有关业务部门（科室）处理；属于一般询问、联系问题，由办公室直接处理。
（七）档案管理工作
档案是国家的宝贵财富。为了管理好档案，从党中央、国务院到县委、县政府都成立了档案管理局，其他机关、团体、企业、事业单位，都由办公室指定专人管理档案。较大的单位单独成立档案室，其业务由办公室负责管理。档案管理部门的职责是：
（1）指导、协助文书处理部门开展文书立卷工作。
（2）负责档案卷宗的归档工作。
（3）保管好档案，保证档案的安全。
（4）开展档案利用工作（包括其他资料的阅览）。
（5）负责档案价值的鉴定和过期档案的销毁工作。
§§§第三节秘书工作的角色要求
各行各业需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，但秘书心理素质都需增强，性格都需不断完善。拥有良好的心态和性格，秘书的作用才能得到最佳发挥，秘书工作才会高效运转。
一、秘书的性格要求
秘书工作的特殊性决定了对秘书人员的性格要求也不同，秘书人员的性格应具备以下几方面。
（一）豁达开朗
由于秘书人员的特殊位置，常常会在工作中遇到内部或外部的一些干扰。如在工作中会处于复杂的人际关系之中，难免与领导、同事及群众之间发生矛盾、利害冲突；在处理事务中，可能会引起误解和不满。因此，秘书人员的性格要求中很重要的一点就是对人对事要豁达、开朗，即在坚持原则的前提下采取宽容、忍耐的态度。对于所服务的领导者要多加体谅，主动热情，细致周到；对同事热情、关心。豁达、开朗还能给人以欢乐，给人以勇气，团结同事共同工作。
（二）意志坚强
秘书工作是一项十分繁重而复杂的劳动，秘书必须具有坚韧不拔、百折不挠的毅力，克服各种困难，实现自己的职能。秘书要有较强的心理承受能力，对来自领导、基层和外界的种种压力能够从容应对，任劳任怨。秘书在辅助领导的过程中，要能够坚持原则，实事求是，自觉抵制不正之风，做领导忠实的参谋和助手。秘书还要严于自律，自制力强，努力克服自身的缺点和不足，成为一个意志坚强的人。
（三）敏捷应变
秘书不仅要有坚强不屈的性格，还要有机敏灵活的性格。秘书工作涉及面广、变化性强，秘书要有敏锐的观察力和迅速的判断力，善于沟通，善于协调，既不丧失原则，又不激化矛盾。特别是在遇到突发事件和复杂情况时，要能够机警灵活、随机应变，使问题得到及时而恰当的解决。可以说，现代秘书工作对秘书的适应能力和应变能力提出了很高的要求，那种墨守成规、反应迟钝、不讲求效率的秘书已不能适应现时代的需要。
（四）幽默风趣
幽默风趣是人类宝贵的心灵财富，是情感优裕和自由的展现。
在生活和工作的诸多困惑面前，幽默风趣能帮助你化被动为主动，变尴尬为愉悦，以轻松的微笑代替沉重的叹息。秘书工作内容繁杂，压力很大，有时不免产生烦躁、厌倦之情。具有幽默感的秘书，则能以出众的机智和精美的语言化解困境，超越挫折，获得良好的心境，保证工作的顺利进行。秘书在日常工作、活动中运用幽默，可以使人感到轻松，易于沟通情感，取得理解，消除陌生和紧张，营造和睦的交际氛围。因此，秘书应该具有幽默的性格。
（五）友爱合作
秘书应有友爱合作的性格，宽容待人，助人为乐，不与别人斤斤计较，不因小怨小隙而存嫌。对于所服务的领导要多加体谅，主动热情，细致周到。对于秘书部门的其他工作人员，要开诚布公，谦逊虚心，严格要求自己，维护集体的团结。
二、秘书的心理状态
秘书处于各管理系统的中枢，地位的特殊，事务的繁重，角色的复杂，都常使其心理处于紧张状态，若不注意加以调整，就会造成心理失调甚至引起心理疾病。心理障碍是指影响个体正常行为和活动效能的心理因素或心理状态。秘书人员必须提高自身修养，不断优化心理素质，重点克服嫉妒、焦虑、厌烦等心理障碍。以下简单介绍这几种心理的觉察和调节。
（一）嫉妒
秘书的嫉妒具有指向性和对等性，大都是对同事发生的。引发嫉妒的条件有：各方面条件与自己相似或不如自己的人居于比自己好的职位上；自己所厌恶或轻视的人居于比自己好的职位上；与自己同性别或年龄的人居于比自己好的职位上；比自己高明并有意无意去炫耀的人居于比自己好的职位上。嫉妒的中心往往是对方的地位、荣誉、权利和业绩。嫉妒往往使人变得偏激，带有心理紧张和攻击性意欲，甚至做出违反道德规范的事情。
嫉妒既然是一种不健康的心理，就应该注意防范和加以消除。
为了摆脱嫉妒这种恶劣情绪，可以首先停止自己和别人的较量，正视自己的差距，然后扬长避短，去发现和开拓自己的潜能，不断充实和提高自己，改变现状。要有“你强，我就要通过努力比你更强”的积极心态，切忌“我不强也不能让你强”的消极情感。以冷静、达观对待事态的发展，从病态的自尊或自卑中解放出来，认识到每个人都会“自得其所”、各有归宿，甚至承认对方确有比自己高明之处。这样就能达到一个新的思想境界，不当情感的俘虏，从嫉妒的泥沼中自拔出来。
（二）焦虑
焦虑是个体对环境即将出现的变故或需要做出的努力，在主观上引起紧张和一种不愉快的期待情绪，包括自尊心的损伤、自信心的丧失、失败感、愧疚感以及相互交织的不安、忧虑甚至惊慌的情绪状态。
正常的焦虑是一种心理紧张状态，它能引起自身对某件事情足够的注意，增强觉醒的强度，因而在生活和工作中是必要的。如果不能及时恢复到正常状态，则可能导致心理和行为上的失常，甚至引起精神上的疾病。秘书人员——尤其是青年秘书往往由于工作压力过重，遇到挫折，或自己的成就动机得不到及时满足而产生焦虑。其表现为：经常疑惑忧虑，惶然有如大难将至；经常怨天尤人，无缘由地自忧自叹；微不足道的小事都足以引起自己的不安；遇到紧张的心理压力时，便会慌张不知所措，丧失应变的能力。在生理上则表现为常常长吁短叹，甚至有胸闷、心悸、头昏、呼吸困难等异常感觉。
（三）厌烦
厌烦是心理疲劳的一种情绪表现。心理健康学认为：厌烦是腐蚀心灵的蛀虫，一个人如果长期地恹恹无生气，没完没了地感到精神疲倦、兴味索然、精疲力竭，最终会导致生命活力的丧失，严重者甚至会轻生。秘书若为厌烦所困，就会缺乏工作热情，注意力分散，工作效率降低。虽无全力劳动之负担，却总是感到疲惫不堪；虽悉心休息补养，却总不见身体健康状况有好转。
要消除厌烦，最重要的是树立正确的理想和信念，确立工作目标，充实生活内容，在丰富多彩的心灵世界里，不给厌烦留下存在的空间角落。还要有正确的思维方法，懂得厌烦本身是无济于事的。法国作家大仲马说得好：“人生是一串无数的小烦恼组成的念珠，达观的人总是笑着数完这串念珠。”秘书就是要做这种达观的人。
