社会的每一个个体都在社会舞台上自觉或不自觉地扮演着一定的角色，通常又在不同的场合、不同的社会时代背景和不同的社会成员面前扮演着不同的角色。一般说来，社会的个体在社会中扮演多重角色是一种普遍的现象。秘书工作是一种社会职业，秘书作为社会的一员，所扮演的角色也是具有多重性的。
每一种社会角色都是与其他角色相对而存在的，比如有主人就有仆人，有主角就有配角，有领导便有被领导，有母亲必有父亲和孩子。每一种社会角色又必然与其他角色接触、交往，提出一定的要求，产生一定的影响。社会（包括社会的某些个体）总是期望着某一角色的言行符合其社会地位及其权利和义务；而社会的某一角色也会经常努力按照社会的某些个体的期待选择其行为方式。凡合乎角色期待的行为，必然受到欢迎和赞赏，角色间的关系就一定融洽、和谐；凡背离角色期待的行为必然遭受挫折，角色间的关系就一定紧张、对立。因此可以说，人际关系与社会角色有着相当密切的关系。要想处理好人际关系，就不能不考虑如何来扮演好社会角色这个重要的问题。
§§§第一节秘书有自己的管理角色
我们从秘书的含义可以知道，秘书主要是相对领导而存在的，主要为领导提供直接服务是秘书活动内容的实质。一旦秘书活动离开了领导活动的轨道，其就将失去自身的基本价值，导致失去继续存在三种角色：
管理角色、内部角色、社会角色的可能。由此看来，秘书为领导实施管理提供服务，秘书在管理层扮演着辅助领导来进行管理、完成组织目标的角色。
在秘书的“管理角色”这一定位中，秘书扮演了三种重要的角色，即：领导的下属、领导的参谋和领导间的“桥梁”。
一、做领导的下属
在一个组织中，领导是上级，秘书是下级，领导者可以支配秘书，秘书执行领导者的指令。秘书应该尊重领导、服从领导的调遣，围绕领导的决策、指挥来办文、办会、办事。这是由秘书和领导的角色关系所决定的。秘书活动的目的要服从领导活动的既定目的，秘书必须按照领导的要求和意图确立、调节自己的行为。以服从领导、受领导支配为自己的本分，秘书的角色内涵绝没有本质意义上的主角的内容。
社会对于秘书的行为模式的要求是：自觉服从领导施加的影响，不可无视领导的影响，别出心裁地自搞一套，更不许同领导对着干。秘书与领导在工作过程中像其他社会成员之间一样，会发生相互的影响，领导主要是充当影响的主体，而秘书显然主要是影响的客体。服从便是影响客体接受影响主体发生影响的一种形式，如果秘书以为贴近领导、地位特殊就可具有领导的某些职权，对领导的影响不愿服从，其行为与角色规范形成了差距，两者间就不会出现密切的角色关系，则秘书对领导工作不能起到应有的辅助作用，甚至反而形成干扰，秘书就可能被调离岗位。
服从有“表面服从，内心也接受”，即心服口服；有“表面服从，内心不理解、不接受”，即口是心非，这是一种假服从；有“内心愿接受，表面却不服从”，即心服口不服等不同的表现形式。
为了对领导进行切实有效的服务，秘书应该从内心态度到外部行为都自觉地接受领导的影响，也就是取心服口服的态度，而另两种服从的表现形式都是不足取的。在影响主体（领导）施加影响的内容没有变更之前，秘书应该设法改变内心的态度，或者改变外部的行为。
不过，服从并不意味着盲从，服从的形式和实质是被动的，服从的内容和过程则可以是主动的。比如，秘书受领导委派到下属单位传达指示，形式上是被动的，但不能只是机械地照本宣科，当个传声筒或办事机器，而是可以在忠实于领导意图的前提下，根据自己的理解和体会，力求把领导的指示精神传达得更明确、更全面、更具体，与客观实际情况结合得更好，便于贯彻执行。
每个称职的秘书必须要有正确、清醒的角色意识，使自己的行为模式符合角色规范。由于每个人的个性存在差异，导致每个秘书的角色行为不会一模一样，但超限度的、无节制的个性表现，会偏离角色规范，势必产生角色差距乃至角色的错位。譬如有一种表现是不负责任地把本来应由秘书完成的事情统统推给领导去做，将收到的文件不作筛选，不提任何阅办意见，全部塞给领导去处理，弄得领导整天疲于案牍，而桌面上文件还是越堆越高。另一种表现是过于自卑，不敢办事，处处被动，依附性极强，领导拨一拨，秘书动一动，缺乏主观能动性而影响自身办事的质量。还有一种表现是“行动”过当，反客为主，把本来应由领导做的事全揽到自己身上，俨然以领导化身自居，颐指气使，出现“秘书擅权”、“秘书当家”的现象，或者过分强调秘书要参与决策，硬要领导采纳自己的意见，否则便不甘罢休，影响了领导的正常活动。这些表现都让人觉得秘书不像秘书，也不会受到领导的欢迎和好评。
在我国，秘书和领导又是政治上的同志和战友，有的还都是共产党员，都在为同一个伟大的事业工作。在这个意义上，两者是平等的，没有高低之分。一般来说，领导总比秘书政策水平高，了解情况多，办事经验丰富，见解谋略高明，但智者千虑，难免一失，工作中也难免会有疏忽、遗忘的时候，轻则贻误某项工作，重则铸成重大差错。特别是有的领导违背了党和国家的方针政策，甚至犯罪乱纪时，秘书就不必无原则地一味讲服从，应该尽量在事前对领导诤谏。知而不言，旁观领导犯错误是一种失职的行为。秘书要站在维护党和国家利益的立场上，真诚耐心地规劝领导纠正错误，甚至进行必要的斗争。绝不可睁一只眼，闭一只眼，听之任之。或者帮着掩盖事实真相，为之开脱罪责，更不能同流合污，沆瀣一气。
秘书人员不能因为秘书工作的从属地位和被动性而失去心态平衡，要在头脑中牢固树立服务观念，并以此指导自己的言行。无论是参与政务，还是办理事务，都需意识到自己是在为党和国家、为人民服务。地位的高低，工作上的服从，是事业的需要。有了这样的认识，就能摆正自己的位置，对秘书工作既有了高度的责任感，又有了强烈的荣誉感、自豪感，愉快地做好本职工作，自身价值也就能得以充分体现。
二、做领导的参谋
秘书对于领导来说，无论什么时候都是配角，起辅助性的作用，绝不能占主角的位置。秘书的主要职责就是热情地为领导工作，提供高效、优质的服务。在这一服务过程中，秘书要扮演好参谋、助手的角色，这是领导工作的需要，是现代化科学管理对秘书提出的高标准要求。检验秘书工作质量高低的主要标准是其能否当好参谋和助手，使领导感到在决策、指挥时不可或缺。就像是红花需要绿叶扶持、衬托一样，领导在繁忙的公务活动中需要好的秘书的辅佐。
秘书虽然是配角，肩负服务的职能，但并不等于没有工作的主动性，因为没有工作主动性的秘书是不称职的，是不能为领导所喜欢和器重的。开明的领导都会要求秘书充分发挥主观能动性，积极地、富有创造性地完成任务。也就是说，秘书在充当配角时，要具有较强烈的“主角意识”。事实证明，“主角意识”发挥得越充分，就越可能成为“最佳配角”，成为符合角色要求的好秘书，为领导提供最佳服务。
“脑筋要多动，嘴巴要少用”，这是当好领导秘书的第一要诀。
“脑筋要多动”就是要为领导决策收集信息，提供情况，当好参谋，出好主意。养成勤于思考的习惯，把有用的、急需的信息情况和深思熟虑的想法、建议提供给领导，超前、有效地为领导当好参谋。
“嘴巴要少用”，就是说领导秘书说话必须要保持谨慎，克服随意性，同样的话别人可以说，而秘书不能说，同样的事别人议得，而秘书议不得。因为秘书在领导身边，别人很容易把秘书说的话与领导联系在一起，加以议论、猜测和传播，造成一些不良影响。
如何才能成为领导的得力参谋、助手，扮演好最佳配角呢？大体上需要做好以下几点：首先，要善于把握住每个时期的中心工作，把握住领导在每个阶段、每个方面的工作重点。
一个好的领导，不管他是负责全面工作的，还是负责一个或几个方面工作的，都必须“胸有全局”，把握住每一时期的中心工作和每一阶段以及每个方面的工作重点。与此同时，领导总希望身边的秘书也要有这个“谱”，能想自己所想，急自己所急，忧自己所忧，使自己感到合意、顺手、中用。有些秘书人员，工作不可谓不勤奋，服务不可谓不主动，但是不能忙到点子上，即没有用主要精力去抓领导所特别关心和重视的中心工作和工作重点，难为领导“解渴”。这样的秘书人员，只能起到杂差的作用，难以成为参谋和助手的角色。
其次，要把握住领导的思维方式，准确地理解领导的意图，了解领导的心思。
每个领导都有他一定的思维习惯、思维特点和思维方法。在实际的管理工作中会形成自己的意图。对此，一个好的秘书要善于了解、认真对待。当一个领导对某项工作、某件事情有了某种思想火花、思维萌芽时，若此时秘书人员的想法也能不谋而合，并充分调动自己的学识、才能，去收集有关情况，进行分析研究，提出参谋意见；当一个领导作出某项决策、部署某项工作时，秘书人员要能心领神会，全力以赴地协助领导选择满意的决策方案，编制出实施计划；当一个领导追求某项目标、期待某种效果时，秘书人员若能及时、如实地反馈信息，通过实际工作的经验，及时发现问题，提出改进的建议……这样的秘书人员，每一个领导都会觉得满意、称心。
作为一个领导，他也总希望秘书人员不仅知其然，而且能知其所以然。当领导需要什么信息时秘书就能提供什么信息，需要什么材料时秘书就能提供什么材料，领导更希望他的秘书能想在前、做在前，搞好超前服务，起到领导的“外脑”作用，使领导感到决策过程中秘书的作用是积极的、明显的、有效的、不可忽视的。
踏踏实实干好工作，完成好领导交给的各项任务，这是当好领导秘书的基础。身为秘书，就不能像其他工作人员一样按点来、到点走。不怕艰苦的同时，还要做到不怕批评，对待批评必须要保持“有则改之，无则加勉”的态度，否则就会觉得委屈，导致心理不平衡。有时九件工作干好了，一件工作没干好，如果你以为这就差不多了，那就大错特错了，有时十减一并不等于九，而是等于零。
因此秘书必须要认识到领导身边无小事，事事都要精心、仔细，千万不可马虎大意，不能把60分当及格。作为领导秘书只有把事情做得十全十美，做到圆满才算合格。
第三，要善于对领导观察分析，了解领导的工作规律，把握领导的个性特点。
每个人都有各自的个性，有他的兴趣、爱好、特长、弱点，有自己的工作方式、生活规律、处事习惯、待人接物的态度等。领导也不例外，都有不同的个性，于是就形成了不同的领导风格，一位合格的秘书要尽快地了解、熟悉领导的个性。从某种意义上说，领导与其身边的秘书相处的时间比自己的亲属还长，互相接触的次数也比别人多，因此，领导总希望秘书能熟悉自己的个性特点。只有这样，才容易领会领导意图，适应领导的工作作风和习惯，有助于根据领导特点来当好参谋、助手。比如有的领导重视调查研究，秘书就必须主动收集、准备好有关材料，供领导随时参阅；有的领导交办事情后，常常督促检查，秘书就要留心事情细微之处，做好随时汇报的准备；有的领导只规定任务何时完成，其间不闻不问，秘书就应该大事清楚，掌握办事进程，及时催办落实。秘书与领导相互适应、配合默契，工作起来方能得心应手。
此外，秘书了解了领导的短处、弱点，就会拾遗补缺，防止疏忽和纠正差错，起到一定的制约作用，有助于领导扬长避短。这样的秘书，领导不仅会喜欢，而且还会将其视为工作生活中的挚友和贴心人。
第四，要努力提高自己的参谋意见的“命中率”，恰到好处地发挥助手作用。
一个秘书的参谋意见，如果有1/3左右被领导采纳，有1/3左右虽未被采纳，但能对领导有所启发，这样的“命中率”就应该说相当高了。参谋意见“命中率”越高，领导对秘书就越加予以信任，于是很多工作都会交给秘书去做，这样，秘书能发挥的作用就越大，从某种意义上讲，秘书的“职权”也因此而显得大一些。在这样的情况下，秘书充分发挥了主官能动意识，通过自己的主动性、积极性、创造性，对领导产生了一定程度的影响，使领导的指挥、决策、管理活动渗入了秘书的心血和智慧。领导也由于秘书能恰如其分地发挥良好的作用而给予秘书工作更多的关心、支持和引导，创造更好的条件来调动秘书的工作积极性。秘书和领导也由此而彼此适应，形成融洽、和谐的角色关系。
当然，要提高“命中率”也并非易事，需要有一个过程。除了应该做到上述三点外。还应熟悉和掌握中央的路线、方针、政策和上级的精神、要求以及基层群众和干部的意见、想法、愿望。再就是学会科学的思维方法，善于思考问题，具有自己的独立见解，所谓“人云亦云不云，老生常谈不谈”，在要事、大事上头脑清楚不糊涂，适时地向领导献计献策，真诚地帮助领导解决问题。只要所提意见建议是有道理的、令人信服的，领导就会乐意地采纳。
最后，有效地处理各种日常事务，使领导能够集中精力专注于处理、解决重大问题。
在领导进行决策、指挥、管理的过程中，有大量的、经常的、具体的事务性工作，如信息的收集、整理，咨询的组织、开展，来客的接洽、迎送，公文的撰写、递送，会议的准备、安排，办公设备的管理、使用，等等。没有秘书帮助领导处理好这些事务性工作，领导职能的实现是难以想象的。领导有了得力的秘书帮其有效地办理日常例行工作，便可摆脱事务缠身的局面，放心地腾出更多的时间和精力考虑事关全局的大事。这类事务性工作烦琐、重复、单调、枯燥，但秘书必须一丝不苟、兢兢业业地做好。这就要求秘书能默默无闻地作出无私的奉献，要求秘书具备比别人更高尚的思想境界，因为虽比别人付出更多的心血和汗水，却只能是幕后的无名英雄。
领导秘书本身任务繁重，完成好职责范围内的工作已属不易；尽管如此，对于一些与领导密切相关，领导又顾及不到的事情，也要主动承揽，不能一推了事，或是一躲了之。即使是非常严重的问题，非需领导出面不可，也要先由秘书做一下“缓冲”工作。“揽事”与“揽权”不同，“揽事”体现了工作的责任心，“揽权”则体现了一个人的虚荣心，这是做领导秘书的大忌。
