“首要任务是一直重视首要任务。”
——派特里沙·威尔逊《杰出生存》
“我会尽力把它做完的。”
“要是有机会，我会把它列入我要做的事情中。”
这些话听起来是不是很熟悉？不要再说尽力了，要么全力把它做好要么干脆抛开。丢掉中庸路线。那只会削弱你的效率，也使你无法专注于手头真正重要的事情。
早在20世纪初，维克多·帕累托就解释过为什么主次体系的建立对于确保效率会如此重要。你可以回想一下，把他提出的法则应用于设立主次目标，就是一堆项目80%的价值大体上来源于所有项目的20%。也就是说：
假如你的每日必做清单上有10项任务，那么你只要成功完成其中最重要的两项就可能达到80%的成效了。要让自己的工作有成效，你就必须专注于最重要的项目。你必须真正做到专注于首要项目。
李·艾维是一位管理咨询师，他曾经在1904年帮助过伯利恒钢铁公司。李先生事先没通知就突然去拜访了伯利恒的董事长查尔斯·施瓦布，然后对他说：“施瓦布先生，我有个主意想告诉您，我相信它可以提高伯利恒钢铁公司的生产效率。因为我今天是不请自来的，所以我不指望你能付给我任何费用。我的条件是：你自己先去试试这个方法。如果它对你产生了价值，你就把它分享给你的员工。如果你觉得这个想法有价值，并且你想付我费用，那么你觉得它值多少钱就付多少钱。”
施瓦布说：“反正听起来我是不会吃亏的。你有什么想法？”
“很简单。在每天开始的时候，按主次顺序列出六件你要做的最重要的事。然后开始去做第一件事，做完第一件事再去做别的，直到把所有事情都做完。
你做完第一件事后，重新再审视一遍剩下的五件事，看看它们的重要性排序有没有改变。然后再做第二件事，做完第二件事后再去审视剩下的，然后再去做第三件事。
如果一天结束你没有做完这六件事，不要着急。你用别的任何办法也不会完成的。但是。事实上，你已经把清单上最重要的事情做完了。
甚至就算一天过去，你连第一件事也没做完，没关系，记住，你可是一直都在做最重要的那件事啊。”
施瓦布对他表示感谢，李就走了。几个月后，李收到一张查尔斯·施瓦布寄来的25，000美元的支票，还有一张字条，上面写着：“非常感谢，这是我一年来得到的最为重要的想法。”
后来，他们这次会面的故事逐渐在商界流传开来，人们经常跑去问施瓦布：“您为什么要为这么一个简单的想法付那么多钱？”
施瓦布总是这样回答他们：“我付那么多钱是因为那个简单的想法给我的公司带来了极大的变化——现在我的公司已经成为了全美国盈利最多的私人企业！”
选出对你最重要的事，先去做这件事。就这么简单。难就难在决定什么是最重要的。
测评：你会遵守自己的承诺吗？
你的自我测评中有几个回答是“总是”？如果你和大多数人一样，那可能你还需要提高很多。重要的是你会坚持怎么去做以让自己明天取得更好的结果。
下面的工具可以引导你去认识自己总体的承诺和所做的活动。事实上，你把这个表填完后，就会得到充分的数据，引导你进行数小时的思考、反省，帮助你确定自己的主次任务，还会有助于你回答后面自我测评的问题。
主要职能表：
第一步：主要职能。在最左侧那一列填上你工作最重要的五项职能，也就是你赚取薪水的五项职责。不用按照任何特定的顺序列举——等这五项内容都填好后你需要把它们按照好几种方式进行排序。
第二步：所需时间。想想这五大职能，在a列里按照每项职能所需时间的多少排个序。所花时间最多的职能放在1。所花时间第二多的放在2，这样一直填下去，一直到5——也就是所花时间最少的那项。
第三步：所需技巧。这五大工作职责中哪个最需要你的技术专长？把它放在b列的1。把其他的依次填下去，直到5——最不需要技术专长的。
第四步：个人满足感。你最喜欢做哪一项工作？也就是说，哪种职责能给你带来最大的个人满足感，把那一项放在c列的1。把其他的依次填下去，直到5——你最不喜欢的。
第五步：结果。结果应该分两种方法计算。首先，哪项工作给你个人带来最大的好处？然后是，哪项工作给你的单位带来最大的好处？按这两种方法把这些项目从1排到5.这两种可能会一样，但也不一定。
主要职能分析
如果我们的世界是个理想世界，那么你的主要职能表上的每一列都会和其他一模一样，整个表上所有项目也会排在同样的位置上。但是你既不活在理想世界里也不工作在理想世界里，所以需要研究你的排序所反映出来的信息。
如果要从这些项目中选两列来做配对，那我们会选a和d或a和e。按逻辑推理，一个人似乎应该把时间花在产生最大效益的活动上，不管是对个人还是对单位产生效益。如果不是这样，你就应该分析一下自己的时间投入。
把a列和b列做个对比。如果这两列中有三四项都不一致，那么请你想想那些职能是不是必要的。如果你把最多的时间花在所需技巧排5的项目上，问问自己：为什么要你去做这项呢？这项或许该交给别人去做，你应该把腾出的时间用来做你擅长的事。
看看b和c，如果这两列成正比，那么祝贺你！你正好成功地把自己的嗜好变成了自己的工作。另一方面，如果你喜欢做的事和你擅长做的事不太吻合，可能你就会想重新审视一下自己是否找对了工作。
如果c和d或c和e不吻合，那么你很可能会走向崩溃。如果能带来最大成果和效益的活动确实是你不喜欢做的，那么你永远也不可能会满意。最终肯定要做些改变，这可能就是一个早期的信号。研究一再表明，你一天必须有20%以上的时间是在做自己真正喜欢的事，否则效率就会大打折扣。
时间管理和要务管理的系统办法
你对这些问题的原始回答给了自己一个现实的整体印象。现在，你需要一个系统。开始之前，有两个问题用于测试你对时间的使用及要务的安排。你的答案可以让你按照个人情况建立自己的组织体系。
这样能最好地利用我的时间吗？
现在是做这件事的合适时间吗？
要测试你对时间的使用及要务安排，并评估自己对以上两个问题的回答，这里有五个你可以马上给自己设立的具体目标。
测试你对时间的使用及要务安排
你会愿意让自己投入到这些短期而又重要的活动中去吗？如果愿意，在合适的方框内为上面所列的五个目标各确定一个计划完成的日期。你实现了这五个目标后，就可以实际、现实地安排你的主次任务，同时又能把你目前的生活方式考虑进去。
如果，事情经常都不是像你想象的那样，这里有一些其他工具帮助你制定平衡而现实的行动计划。
安排主次任务的计划
自测：有效生活表
说明：
1.看看所列项目中你有可能涉及到的生活领域。但并不是所有领域都符合你的个人情况。
2.如果你已经投入到了所列的某一项，那么在“目前投入项目”那一列划上×。
3.如果你已经涉足了某事但不是很投入地做，那么在“在做但没投入的项目”那一列划上×。
4.决定你应该在哪些领域设立目标，在“目标”那一列划上×。
注意：你可能会把这个表填完后和其他共同参与某些活动的人一起交流。在这些活动上标明大家同意或者反对的意见，或者注明有设立目标的需要。
自测：目前投入项目表：
说明：
列出你目前投入的项目，包括个人的、家庭的、工作上的项目。这些可能包括你的家庭活动，工作职责，财务，个人嗜好，和朋友一起参加的活动，参加培训的课程——任何你投入了的东西。确定一下哪些是你个人的项目，哪些是你和其他家庭成员或同事一起合作的。这里有一个例子：
自测：你的时间投入
说明：
要决定现在是否是完成某项任务的合适时间，请填好以下表格。列出任何你能想到的相关项目，关于房子、工作、家庭等等，包括工作上的活动，个人活动，家庭活动，以及休闲活动。
这里是一张时间投入表的范例：
当然，这张表只是一个例子。
填完这张表后，分析并评价一下每一项。你对自己投入到每项活动中的时间有什么看法？足够吗？还是不够？还是太多？
做一个每周时间总结
为了验证你自己在上表所填的活动，用一整个星期记录你所做的活动，30分钟为一个时段。从你起床那一刻开始一直记录到你睡觉。认真去填这里的每一个方框，每天如此，填完一个星期。
为什么要这样做呢？很少会有人这么认真地去考虑时间，也很少会有人这么仔细地跟踪自己的时间。我们习惯于让时间一小时一小时地不断流逝，从一个约会转向另一个，从一项活动转向另一项，完全让环境操纵着自己的空间转换和时间安排。这种时间总结可以帮助你最好地了解自己到底是怎么支配时间的，并且可以帮助你选择最有效利用时间的方法。你可能会因最后所得的结果而惊讶！你可能会发现你花在某些活动上的时间远远超过自己的想象，而花在另外一些活动上的时间则远远少于自己的想象。这就是我们要坚持一个星期亲自验证的原因所在。你要复印下面的空白表格至少7份来完成一个星期的记录。
回顾你的预约和例行会议
以下是从约见记录本里摘选的一页范例：
自测：对预约和已定会议的回顾
说明：
参照你本周的日历完成下表，如果本周比较特殊，那就参照最近比较一般的一周。在表里填上你在过去一周所参加的所有工作之外的活动。另外，标注上你在工作时间里所做的正常工作范围之外的活动。
总结应用——短期
说明：
如果你把本章到此为止出现的所有表格都填完了，就把这些表格和第4章你写下的目标相对比。从你的7天活动总结里找出和自己具体目标一致或相关的项目。在那些明显和你目标无关的项目旁边划上×。
然后，问问你自己：
1.我是否做了和目标无关的事？
2.哪些活动是浪费时间的，应该取消？
3.有没有注意到什么“隐藏”的目标，并且需要加到清单里？
4.哪些活动可以减少、取消或者委托别人去做？
5.这些活动是我自己想做的，还是别人要我做的？
总结应用——长期
说明：
每年腾出一个星期，重新做这样的总结。如果可以的话，每年最好是同一个星期，或者至少是大概的时段。你可能会选一个年年出现的星期来提醒自己去做这项总结，比如选择你们单位财务年度的最后一星期，或者公历年份第一个7天全满的星期。你的目标可能每年都会变。这确实是一个自然而然的过程。要让自己高效地生活，你就必须不停设立目标，反思自己的首要任务，做好计划，然后把自己的所有承诺付诸行动。
如果你有意识地为自己排好主次任务，那么你就会发现自己的效率有了提高。坏习惯很快就会露出马脚，这样你就可以在坏习惯根深蒂固前把它们消灭。把这些计划工具用于实践——它们会让你养成很多有益习惯。
其他一些重要的问题有：
有没有办法让我：
把这个标准化？
把这个交给别人去做？
把这个和其他任务合并？
这个问题代表了一种实在的组织工具。
在做一项任务时，问问你自己以下问题：
这是我以前做过的吗？以后还可能要做吗？
如果我现在花点时间去建立一个模式，以后还可以用的话，是不是会很好？
我能不能建立一个模式，让其他人也能用？
如果这是个书面的文件，我现在是不是应该一劳永逸地创建一个模板，以后可以反复使用？
你在开始前就应该决定这项任务是否可以交给别人去做。或许现在是把这个过程教给别人的最佳时间。越多的人会做这些工作，你就越有可能不用亲自动手了。在决定这项工作能不能和其他工作“打包”时，问问自己有没有与此相关的项目用以合并。你在做一件事时，有没有其他项目正好有同样的要求？比如，你要去收发室寄信时，还可以一并做些什么事，因为你寄一封信毕竟要跑上跑下。
重要任务的A—B—C和1—2—3
