第一节企业行政办公室事务管理工作要点
一、办公室事务管理基本原则
企业办公室应当根据企业的实际需要和自身工作的客观要求，制定出一系列合理有效的规章制度，使企业办公室工作不断科学化、制度化和规范化。企业办公室必须采取以下管理原则：
1.责任管理。
在明确办公室总任务的前提下，把责任分解到每个成员，克服工作的随意性和盲目性。
2.规范化管理。
办公室的每项工作都要严格遵循规章制度，并不断总结经验，使制度更加完善。如事务处理要按照制定的程序进行。
3.常规化管理。
要明确规定周、月、季、年的常规工作，如每周的厂务会议安排，月度的工作总结，年度的生产计划以及固定假日的常规工作等。
4.自动化管理。
要提高办公室的工作效率，必须随着现代科学技术的发展，不断引进现代化的办公设备和技术，如计算机、复印机、传真机、传呼机以及缩微技术等。
办公室工作涉及面广，大到辅助决策，小到打水扫地，面对如此繁杂的工作，要想管理有序，提高效能，就必须采取有效的管理方法。
二、办公室事务管理基本要求
办公室的规模是按照企业的具体情况而定的，包括企业的规模、行业情况等，但无论是办公室的规模如何，是什么名称，办公室是协助高层领导办理专门事项，起辅助和协调整个工作部门的作用，所以要做好办公室的工作，必须注意以下三方面的要求：
1.要有全局思想。
企业的各个部门和全体成员只有经过统一指挥和整体规划，才能充分发挥各自的独立功能，产生整体效益，实现企业总体经济目标。企业办公室是企业行政机构的有机组成部分，它所从事的管理活动同样是服务于企业的总体目标，服务于企业整体利益的。这就要求企业办公室人员在工作时必须培养全局观念，从企业的整体需要出发，以企业的最高效益为自己的工作宗旨。
2.要有高度的参与意识。
办公室作为企业领导的参谋和助手，经常直接参与或间接服务于企业的经营决策，处于不可替代的地位。办公室的工作人员必须具有强烈的参谋意识，在企业的行政决策、经营管理、公共关系、信息沟通等各个方面当好领导的助手，充分发挥企业办公室在企业行政管理活动中的作用。
3.要有强烈的效率观念。
只有讲究效率、讲究质量的企业，才能在激烈的市场竞争中获得成功。因此，企业办公室每个成员都必须树立效率观念和时间观念，把工作效率和工作质量作为自己的最高目标，力求处理事情迅速准确，达到事半功倍的效果。
三、办公室物品管理工作内容
办公物品一般是指本企业办公所需的各种物品。它的种类繁多，大致可分为以下三类：办公用具，包括办公桌、坐椅、沙发、档案柜、书架、杂志架、衣架、台灯和卡片架等；办公设备，属于文书方面的有计算机、印刷机、复印机、照相机、收录机、扩音机等，属于计算方面的有计算尺、计算器等，属于通信方面的有电报机、电话机、传真机、电视机和对讲机等，另外，还有办公室的钟、装订机等；办公书籍，即办公必备的图书资料，如地图、字典、图表、法规、工作手册等。搞好办公物品的管理，要注意抓好采购、保管、发放使用三个环节，具体可参见第10章相关内容。
第二节企业行政办公室事务管理规范化制度
一、办公室布置规范
办公布局
第一条办公布局应合理、美观，便于内部公务沟通和信息有效流转，便于外来人员办事。
第二条办公布局应注意与外界接触较多部门，如收发室、传达室等，应设置在公司办公区域入口处。
第三条办公布局应注意行政、综合协调部门，应设置在办公区域的中心位置。
第四条办公布局应注意财务、计算机网络中心、机要、档案等部门，应设在办公区域的最里处。
第五条办公布局应注意联系密切的部门，如党、团、工会，应就近安排在一起。
办公空间设置
第六条办公空间设置应符合公司经营风格，最大限度地发挥办公空间效能。
第七条办公空间设置应营造人性化的办公氛围，有利于卫生清扫和消防安全。
第八条在办公空间设置时，根据公司形象识别系统（CIS）方案，为办公场所选用相应的标志颜色和主、辅助色。
第九条在办公空间设置时，办公桌的排列应按直线对称的原则和工作流程的顺序，其流径以最接近直线为宜，防止逆流与交叉现象。
第十条在办公空间设置时，各座位间的通道要适当。
第十一条在办公空间设置时，光线应来自左前方，以保护视力。
第十二条在办公空间设置时，常用的设备应放在使用者的近处。
第十三条在办公空间设置时，各部门铭牌在合适位置钉挂。
第十四条在办公空间设置时，办公桌、柜、箱、橱顶上不得乱堆文件、杂物。
第十五条在办公空间设置时，总经理等高级人员办公间应设于办公室一端，用落地玻璃隔间。
第十六条在办公空间设置时，各部门座位采用同一方向（列），前排为职工、中排为主管、后排为部门经理。
第十七条在办公空间设置时，接待外来访客频繁的员工，座位靠近总台或入门处。
第十八条在办公空间设置时，总台附近设长沙发和茶几接待来宾，在总经理套间内或旁边设会议室或洽谈室。
第十九条在办公空间设置时，办公桌单独排列，如确因场地需要，两桌可并排。
第二十条在办公空间设置时，办公室中央办公区每一办公桌可用隔板隔成半封闭个人工作间。
第二十一条在办公空间设置时，财会和行政秘书（打字、档案）应设独立的小办公间。
办公设备
第二十二条办公设备的置购应把握有助于提高工作效率和效益的原则，符合人机工程原理，减少人员疲劳，不损害健康。
第二十三条办公设备包括：办公桌、沙发、茶几、计算机（主机、打印机、扫描仪）、网络系统、复印机、装帧（订）机、塑封机、文件破碎机、传真机、电话设备、电话总机、单机、手机、投影仪、音响、扩声系统、录音机、照相机、摄像机、工作台灯、文件柜、保险箱、冷热饮水器、空气清新机、加湿器、抽湿机、吸尘器、干衣机、衣架、更衣柜等。
办公环境
第二十四条确保办公室的光照条件，使之有适量的光度和光质。
第二十五条确保办公室的通风条件，使之空气流通，不浑浊。
第二十六条办公区域不应有较大噪声，禁止用高音喇叭广播，保持相对安静。
第二十七条办公场所谢绝以员工个人为目标的各类商品的上门推销。
第二十八条办公区域在工间和午休时，可播放以轻音乐为主的背景音乐。
第二十九条搞好办公场所的卫生保洁工作。
第三十条在办公室外广植花草，插绿、种绿，美化环境。
第三十一条与毗邻企事业单位和睦相处、团结互助，建立良好社区关系。
二、办公室用品管理制度模板
第一条本公司办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的采购、保管与发放，由公司行政部全权负责。
第二条办公物品的申请及购置遵循以下程序：各部门将所需办公用品提前10个工作日报至行政部，行政部根据实际用量和库存情况制订购置计划，经总裁批准后购置。
第三条通信设备、特需办公用品和低值易耗品，须经主管总裁批准，由行政部负责购置，然后记入备用品保管账目。
第四条备用品发放采取定期发放制度，每月的5日和20日办理，其他时间不予办理。
第五条本公司的备用品保管实行“三清、两齐、三一致”，即材料清、账目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，账、卡、物一致，做到日清月结。
第六条本公司的备用品仓库由行政部负责，备用品入库需根据《入库单》严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与进货相符，按手续验收入库，登记入账。
第七条在日清月结的条件下，月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。
第八条各部门设立耐用办公用品档案卡，由行政部定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。
第九条行政部负责收回公司调离人员的办公用品和物品。
第十条行政部建立公司固定资产总账，对每件物品要进行编号，每年进行一次普查。
三、办公室用品发放规定
第一条为规范本公司办公用品的发放，减少办公用品损耗量，特制定本规定。
第二条公司各部门在领取、使用办公用品时，应严格遵守节约、高效利用的原则。
第三条各部门办公用品应指定专人管理。
第四条各部门应于每月25日前将下月所需办公用品计划报行政部。行政部于每月5日前一次性发放各部门所需办公用品。
第五条采购人员须根据计划需要采购，保证供应。
第六条办公用品入库和发放应及时记账，做到账物相符。
第七条任何人未经允许不得进入办公用品库房，不得挪用办公用品及其他物资。库房要做到类别清楚、码放整齐。
第八条加强库房管理和消防工作，防止失盗、失火。
四、办公室文具管理制度模板
第一条为使本公司办公文具用品管理规范化，特制定本制度。
第二条本制度所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种，具体定义如下：
1.消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮、夹子等。
2.管理消耗品：签字笔、荧光笔、修正液、电池、直线纸等。
3.管理品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、姓名章、日期章、计算器、印泥等。
第三条本公司的文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用指个人使用保管的用品，如圆珠笔、橡皮、直尺等。部门领用指本部门共同使用的用品，如打孔机、订书机、打码机等。
第四条本公司的消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如圆珠笔每月每人发放一支），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。
第五条本公司的消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但纯消耗品（如直线纸）不在此限。
第六条本公司的管理品移交时如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。
第七条本公司文具的申请应于每月25日由各部门提出《文具用品申请单》，交行政部统一采购，并于次月一日发放，但管理性文具的申请不受上述时间限制。
第八条本公司各部门设立“文具用品领用记录卡”，由管理部统一保管，在文具领用时作登记使用，并控制文具领用状况。
第九条文具用品一般由管理部向文具批发商采购，其中必需品、采购不易或耗用量大的物品，应酌量库存，管理部无法采购的特殊文具，可以经管理部同意并授权各部门自行采购。
第十条新进人员到职时由该部门提出文具申请单向管理部领取文具，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余文具一并交还管理部。
五、工作服管理制度模板
第一条根据公司内部的实际需求，行政部负责联系工作服的选料制作、发放与保管。
第二条发放工作服时，要手续齐全，填制领存卡，以防止冒领和丢失。
第三条公司工作服由员工个人自行保管，要保持其整洁、完好。
第四条任何人不得对工作服私自改制式样、装饰。
第五条员工工作服统一由企业按规定时间清洗。办公室人员每季洗一次；一线员工每两月洗一次。
第六条员工内部调动，经人事部审批后，领用新岗位工作服。
第七条因个人原因损坏工作服，在照价赔偿后，补领新工作服。
第八条员工调出本企业，按一定标准折价收款，不再收回工作服。
第三节企业行政办公室事务管理实用表单
一、文具用品一览表
二、办公用品需求计划表
三、办公用品请购单
四、办公用品登记卡
五、办公用品领用卡
六、办公用品耗用统计表
七、办公用品盘存报告表
第四节企业行政办公室事务管理规范化
细节执行标准
一、办公室事务管理方法——调查研究法
调查研究既是企业行政工作的一项基础工作，又是办公室管理的重要方法。
办公室管理要想坚持理论与实际的结合，要想为领导提供对决策有用的信息，起草的法规、计划等文件符合客观实际，正确地处理人民群众的来信来访，无一不需要进行调查研究。具备调查研究的正确方法和有关技巧，是办公室领导及全体工作人员必须掌握的基本工作方法。
办公室进行调查研究的具体步骤是：
1.确定调研题目。调查研究是一种有目的的活动，题目的选定至关重要，因为它对调查研究起着方向性作用。题目要选择对全面工作有指导意义的，要选取领导和群众普遍关心和急需解决的；要选取那些工作中遇到困难，一时拿不准主意的；要选取对于中心工作具有关键意义的。
2.组织力量。领导要身体力行，率先调查研究，办公室的秘书部门、研究部门更应该积极行动。要与有关部门配合开展调查研究，建立调查研究协作网，聘任特约调研员。
3.选用科学的调研方法。如专题调查法、普遍调查法、抽样调查法、民意测验法等。调查的形式也应多样化，如召开座谈会、现场观摩、问卷答题、个别谈话等。
4.调查必须研究。只有经过办公室人员运用对立统一的观点，采取科学的手段对材料进行归纳、分析、综合等深入细致的研究处理后，才能得出符合客观实际的结果。
二、办公室事务管理方法——弹钢琴法
办公室管理也和弹钢琴一样，在总任务已定的前提下，要学会把握管理的主旋律，通过全体成员的密切配合，才能弹奏办公室管理这部钢琴。
1.要学会统筹全局，把握本质。管理者要有系统观念，统掌全部琴键，无论哪项工作，无论处于什么职位的人，都要以办公室管理的整体目标为出发点和归宿，在服务上狠下工夫，把个人目标自觉地与组织目标统一起来，把局部利益和全局利益统一起来，围绕办公室协力工作。办公室应通过自己的有效协调，使其他部门的工作都为实现组织的整体目标而开展。
2.抓准、抓紧中心。办公室工作有主有次，有急有缓，有时主要工作不一定是急需要办的，急办的工作也不一定是主要工作。所以办公室的各种工作交叉在一起，这就要求管理者能够抓住一定时期内的中心工作。为了集中重点力量保证中心任务的完成，办公室管理不能平均、分散地使用力量。如办公室要筹备一个大型会议，那么在这段时间里，就要围绕这个中心工作部署力量，全力以赴地保证会议顺利进行。
3.坚持抓住中心工作带动一般工作。办公室管理中，要反对“单打一”的思想和工作倾向，坚持抓中心工作带动一般工作的原则，既要全力以赴抓中心工作，又要分出适当力量兼顾一般正常工作。中心工作和一般工作也不是一成不变的，在不同的条件下它们可以相互转化，当一个中心工作告一段落时，必须按照已经发展变化了的客观情况，及时转换工作中心。
