第一节会议管理工作要点
一、会议管理应该把握的原则
会议是企业议事、决策的主要方式，是保证企业正常运行的必要手段。会议的目的在于集思广益，促进沟通，统一思想，提高行动能力，进而解决问题。因此，会议必须遵循以下原则进行：
1.高效原则。
会议的首要目标是解决问题，这就要求会议要少而精，组织效率高。企业无论召开什么样的会议，都要坚持少而精的原则。可开可不开的会议坚决不开，必须召开的会议，要精而简，讲求效率。
2.充分原则。
会议不论大小，都应充分准备。会前应围绕会议的议题和目的进行调查研究，了解整个企业、有关部门和员工的意见及看法，准备好有关文件和材料。开会不搞突然袭击，不打无准备之仗。
3.节约原则。
企业召开会议要厉行节约，不讲排场，不追求形式，紧密围绕会议相关内容进行安排，切忌把会议作为休闲娱乐的活动。同时，会议的准备、组织安排也不能铺张浪费，与会议召开无关的内容和物品一律不在考虑范围内。
二、会议数量控制的工作要点
会议数量控制的工作要点如下：
1.优化工作方式，根据实际工作需求来选择适当的工作方式，如会议、面谈、现场指导、电话沟通、制发文件等。
2.明确责权范围，使各级领导者能在自己的职责范围内独立工作，不必事事集体研究讨论，处处协调商量。
3.无明确议题的会不准开。
4.可开可不开的会议一律不准开。
5.议题能用个别打电话、面谈或发文发电方式有效解决的会议不准开。
6.无实质性内容的会议一律不准开。
7.纯礼节性的会尽量少开。
8.准备不充分的会议不准开。
9.已有明确决议的会议不重复开。
10.能合并的会议（性质相近、内容重复、相互包含、工作量较小）不准单独开。
11.照搬照抄上级会议而无明确任务，不解决实际问题的会议不准开。
12.伙食、住宿及其他费用超标的会议不准开，公费旅游性质的会议一律不许开。
13.建立会议协调安排机制，由综合部门统一协调安排各部门召开的会议。
14.合并召开有关会议，避免会出多门，重复浪费。
15.全面控制会议质量，提高会议效果，避免或减少连锁会议。
16.对例行会议作定期检查分析，取消已无存在价值的例会，合并功能不高的例会。
三、会议质量控制的工作要点
会议质量控制的工作要点如下：
（一）建立会议质量评判标准。
一个会议质量的优劣可以由以下标准来进行评判：
1.会议召开的必要性。
2.会议目的的正确性。
3.会议召开的时间是否合适。
4.会议规模是否适度。
5.会议节奏是否紧凑。
6.会议准备是否充分。
7.会议进程是否有序。
8.会议掌控是否有科学的方法与技巧。
9.会议是否能够实现最初目标。
（二）采取有针对性的措施。
1.贯彻会议审批程序，控制会议的性质、规格及时间。
2.进行充分的会议准备，明确会议目的、宗旨、议题，掌握有关文件材料并做好发言准备，不开无准备的会。
3.控制会议人数，不允许无关人员参加会议，尽量将人数控制在能有效交流信息、形成法定有效决议即可的最低限度内。
4.保证会场秩序，尽最大可能为会议创造各种有利的物质条件、环境条件、卫生条件。
5.充分运用现代化技术手段，灵活运用图板、实物、模型、照片、广播、电话、录音、录像等用具和设备，提高信息传递的效率与质量，（节）约时间，缩短会议，提高会议效果。
6.主持人和参会者应具有足够的权利和明确的责任，以保证议而有决，决而有行。
7.提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，使其掌握有效主持会议的规则与技巧。
8.议题应集中，不宜太多，日程务必高度紧凑，尽量缩短时间，保证参会者能集中精力。
9.以切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程，避免只开会而不管不问效果的情况，以保证会议有效。
四、会议进程控制的工作要点
会议进程控制的工作要点如下：
1.会议召开者在会前须认真研读会议材料，熟悉议题和议程，并对参会者的构成情况及基本意见倾向有大概的认识。
2.会议主持人必须明确会议开始和结束的时间，做到准时开会和散会，如有必要更改时间应进行提前说明。
3.采取适当的方式鼓励与会者积极发言表达自己的观点，创建畅所欲言的会议环境。
4.与会者需要把握不能强迫他人接受自己看法的会议精神，尽量避免发生争论。
5.会议中，上级的批评要有建议性，避免伤害发言者的积极性。
6.在组织讨论时，应规定讨论与不讨论的界限，给每位参会者以平等的发言机会和权利。
7.会议组织者应及时对会议中的各种发言进行比较、鉴别、综合、分析和总结。
8.会议组织者应声音洪亮，举止得体，有一定感染力，忌多余的动作，如揉眼睛、玩文具、搔头抖腿等。
9.当会场出现混乱时，应保持镇静，及时采取措施结束混乱状态，切不可自由放任。
10.会议较长时，应安排短暂的休息并掌握好时机，不要安排在发言高潮，特别是某一问题或其中某一方面的讨论尚未结束时。
11.应以各种方法和措施，避免或减少参会者中途退席，其中的核心人物应力争不出现中途退席的情况。
12.除非必要，一般不宜变更议程。
13.当时机成熟时，应适时终止讨论或辩论，及时确认结论，形成决议，一个议题结束后应立即转换议题，以免延误时间或（节）外生枝。
14.多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋，集中献计献策的议题应放在会议前半部分进行。
15.注意创造与会议性质相适应的会议气氛，科学安排会议中的高潮与低潮，及时分发会议文件材料，监督工作人员及时认真地做好会议记录。
五、明确参会人员的工作要点
明确参会人员的工作要点如下：
1.与会者是否对会议的目标负有直接或间接责任。
2.与会者在中心议题方面是否具备专门的知识与经验，是否能有助于议题的深化。
3.与会者是否与会后的行动直接相关。
4.与会者是否有能力或有权力达成决议。
5.与会者是否多余或可有可无。
6.与会者是否会妨碍会议总体成效，是否会对他人造成心理压力，影响他人发言的质量。
7.与会者是否能全身心投入会议。
六、选择开会地点工作要点
选择开会地点工作要点如下：
1.为了便于参会者能按时到会，会址必须考虑距离上的远近及方便。
2.为了参会者能够长时间保持清醒头脑，集中精力参与会议，会场内外必须保持安静，要有良好的通风和照明设施，以及室温调控装置。
3.会场的空间必须适宜，平均每个与会者拥有2平方米为宜。空间过大，冷冷清清，会议气势会受影响。空间过小，容易产生拥挤沉闷感，会议效果也会受到影响。
七、选择会议时间工作要点
选择会议时间工作要点如下：
1.会议的时间应选在全体参会者方便开会的时间段。
2.选择参会者中关键人物的最佳时间开会，确保关键人物集中精力开好会议。
3.恰当安排会议时间，避免与企业最重要的经营活动冲突，避免会议打乱企业工作的正常运行程序。
4.保证生产经营活动中的关键人物，能有充足的时间做出安排，不至于因出席会议而影响企业效益或工作效率。
5.把握好会议的时间，力求开短会，在很短的时间内能集中精力，达到最大效果。
6.议程如果太长，连续开会时间超过半天，就应设法分两个时间段开会。
7.应该注意把握开会的时机，时效性很强的会议，要尽早安排。
8.需要酝酿和深思熟虑的会议，可以延后召开。
八、拟定议事日程工作要点
拟定议事日程工作要点如下：
1.重要的、紧急的议案或事项，必须优先列在整个议事日程的前项。反之，靠后讨论。
2.必须合理分配各项议案或事项的时间。特别重要的事项，留出足够的时间，必要时标出各议案的时间分配，以便会议主席及参会者控制时间。
3.每次会议议程不必太杂，内容不必太多，以提高会议的效率。必要时可以考虑分两次会议，或分阶段讨论同一议案。
4.议程的目的是为了提醒参会者注意，为开好会议早做准备。所以，议程应提前几天交予每位参会者，也可把会议通知与议程同时通知参会者。
5.如果会议很重要或很复杂，在时间充足的情况下，可以事先要求参会者做相关准备，并指定时间提交参会者建议。归纳汇总的意见可以附在成文的议事日程上，送发给全体参会者。
6.提前送发与议程有关的会议资料，以减少会议讨论的时间。
7.会议持续两个小时以上者，应考虑在会议中间安排休息时间。并注意在会议结束后，留出一定的社交时间。
九、会场布置工作要点
会场布置工作要点如下：
1.会场空间安排以便于参会者进出和流动为前提，并使整个会场格局紧凑和谐。
2.会议座位的安排应考虑到会议的目的。会议的目的，有单向传递信息的，包括发布新闻、下达指标、作报告、传达精神等；有多向讨论问题，包括审议、决议与联谊等；有双向沟通交流，包括传授知识、教育教训、解释某事、提问题与答疑等。
第二节会议管理规范化制度
一、企业会议管理制度模板
总则
为改进作风，减少会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。
会议分类及组织
第一条全厂会议归纳为四类：
（一）厂级会议：主要包括党政领导（扩大）会、全厂干部会、全厂班组长会、全厂党员大会、全厂团员大会、全厂员工大会、全厂技术人员会以及各种代表大会。应分别报请党委或厂部批准后，由党、政、工、团等办事部门分别负责组织召开。
（二）专业会议：系全厂性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管厂领导批准，主管业务科室负责组织。
（三）系统和部门工作会：各车间、科室、党支部召开的工作会，如车间办工会、科务会、党支部会、车间（科室）职工大会等由各车间科室、党支部领导决定召开并负责组织。
（四）班组（小组）会：由各党、工、团小组长或行政班组长决定并主持召开。
第二条上级或外单位在我厂召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或厂际业务会（如联营洽谈会，用户座谈会等）一律由厂办受理安排，有关业务对口科室协助做好会务工作。
会议安排
第三条例会的安排。为避免会议过多或重复，全厂正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：
（一）行政技术会议。
1.厂长办公会：研究、部署行政工作，讨论决定全厂行政工作重大问题。
2.厂务会：总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务。
3.班组长以上干部大会（或全厂员工大会）：总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、新年）工作任务，表彰奖励先进集体、个人。
4.经营活动分析会：汇报、分析工厂计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出矛盾，提出改进措施，不断提高工厂经济效益。
5.质量分析会：汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题）、研究决定质量改进措施。
6.安全工作会（含治安、消防工作）：汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。
7.技术工作会（含生产技术准备会）：汇报、总结当月技术改造，新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务、研究确定解决有关技术问题的措施方案。
8.生产调度会：调度、平衡生产进度、研究解决各车间科室不能自行解决的重大问题。
9.科务会：检查、总结、布置工作。
10.车间办公会：检查、总结、布置工作。
11.班组会：检查、总结、布置工作。
12.班组（科室）班前会：对昨天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。
（二）各类代表大会。
1.员工代表大会。
2.车间（部门）员工大会（或员工代表小组会）。
3.党员代表大会。
4.团员代表大会。
5.科协会员代表大会。
6.企协会员代表大会。
（三）民主管理会议。
1.工厂管理委员会。
2.厂长、党委书记、工会主席联席会。
3.生产管理委员会。
4.生活福利委员会。
（四）论文、成果发布会。
1.科协年会。
2.企协年会。
3.思想政治工作研究会年会。
4.厂QC（质量控制）成果发布会。
5.科技成果发布会。
6.信息发布会。
7.企管成果发布会。
第四条其他会议的安排。
凡涉及多个车间（科室）负责人参加的各种会议，均须于会议召开前，经部门或分管厂领导批准后，报厂长办公室（以下简称厂办）汇总，并由厂办统一安排，方可召开。
第五条厂办每周六应将全厂例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并打印发到厂领导和各车间、科室及有关服务人员。
第六条凡厂办已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其他会议时，召集单位应提前2天报请厂办调整会议计划。未经厂办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。
第七条对于准备不充分、重复性、作用不大的会议，厂办有权拒绝安排。
第八条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，厂办有权安排合并召开。
第九条各部门会期必须服从全厂统一安排，各部门小会不应安排在全厂例会同期召开，与会人员不发生时间上的冲突除外，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。
会议的准备
第十条所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作。（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点，工作计划草案，决议决定草案，落实会场，备好座位、茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会人等）。
二、开会准备事务细则
（一）拟定会议工作方案。
一般应包括会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。
（二）选定、安排议题。
（三）拟定会议议程、日程和程序。
（四）准备会议文件、报告。
日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。
（五）提出与会人员名单。
（六）编排分组。
参加会议人员名单确定之后，要对与会人员进行编组，即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组，以方便讨论问题。
（七）选定、布置会场。
1.选定会场。会场的选择，要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下，主要考虑下列因素：第一，会场大小适中，以每人平均2~3平方米为宜。太大显得松散，过小则拥挤。第二，会场地点适中。第三，会场附属设施齐全，包括照明、通信、卫生、服务、电话、扩音、录音等。
2.布置会场。不同的会议，要求有不同的布置形式。座谈会会场要求和谐融洽，纪念性会议会场要求隆重典雅，日常工作会议会场要求简单实用。
（八）制发会议证件。
会议证件是表明与会议相关人员身份权利和义务的证明。
（九）发布会议通知。
各项会议准备工作基本就绪后，要尽早发出开会通知，以便与会人员提前做好准备。
（十）制定会议须知。
会议须知的内容主要包括请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。
（十一）负责会议报到。
