十、会议纪要表
十一、会议准备表
十二、会议决定确认表
十三、会议未决事项检讨表
十四、会议活动审核表
十五、年度会议计划表
十六、会议功能分析表
十七、会议成效分析表
十八、例行会议一览表
十九、会议用品及设备申请表
第四节会议管理规范化细节执行标准
一、会议通知工作执行标准
会议通知工作执行标准：
1.会议通知的书写要求文字简练、清楚、没有歧义。
2.会议通知的书写要求全面、周到，没有漏项。
3.在电话通知的同时要求留下书面通知的底稿。
4.会议通知的内容要求明确范围、出席对象、职务。
5.在正式通知前，可先向会议关键人员发预备通知。
6.通知的正文下面，要注明联系人姓名、联系电话。
7.会议通知的信封应注明是“会议通知”，并要注明送到日期，这样可以作为急件及时递送和通知，避免误时误事。
8.重要会议的会议通知发出后，还应跟踪落实，与参加会议人员联系，确认通知是否已收到，了解对方能否出席会议。特别是对会议中的关键人物，务必落实。
二、会议签到工作执行标准
会议签到工作执行标准如下：
1.簿式签到。
签到人员要求签署自己的姓名、职务、所代表的单位等。
2.会议工作人员代为签到。
会议工作人员事先制定好参加本次会议的名单，会前在到会人名单后画上记号，表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示。如用“√”表示到会，用“×”表示缺席，用“○”表示请假等。
3.证卡签到。
签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，会议工作人员将印好的签到证事先发给每位参会人员，参会人员在签证卡上签字，进入会场时，将签证卡交给会议工作人员，表示到会。
4.座次表签到方法。
会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，并在座次表上按要求填上参会人员姓名和座位号码。
5.计算机签到。
计算机签到快速、准确、简便，参加会议的人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内即可。
三、会场服务工作执行标准
会场服务工作执行标准如下：
1.引导座位。
大多数会议，参会者的座位都是事先安排好的，参会者应对号入座，或者将会场划分为若干区域，以部门为单位集中就座。
2.分发会议文件材料。
会议中所需要的文件材料，会议工作人员应及时、准确地分发到每位参会者手中。
3.内外联系、传递信息。
会议进行中，并不是与外界隔绝，而是需要会议工作人员进行内外联系，传递信息。
4.维持会场秩序。
如制止与会议无关的人员进入会场，保证会议地点安全。会议进行时如发生混乱局面，会议工作人员要及时制止和调停。
5.处理临时交办事项。
会议进程中，可能发生一些意想不到的临时变动，会议工作人员应及时向领导请示，并对领导的指示采取应急措施，妥善处理。
6.其他服务工作。
及时准备好会议期间所需的物品，如笔和纸张等。保证会场光线充足，保持会场清洁卫生，会场摄影留念等。时间较长的会议还要准备好茶水。
四、会议记录工作执行标准
会议记录一般有两种方法：一种是摘要记录，一种是详细记录。通常日常性的工作会议多采用摘要记录。摘要记录是抓住重点，摘录要义，如发言要点、结论、会议通过的决议、决定等。摘要记录对记录人员素质要求较高，记录人员在记录时必须迅速做出分析概括，抓住重点，领会要义，明白取舍，既要准确地表达发言者的中心意思，又要做到简明扼要。会议的重点一般都是领导的发言、会议的决定、决议。
详细记录要求有言必录，不但要记录要点，而且要按照原话的方式记录论述要点的材料和证据。做详细记录要求速度快，记录者精力集中，思想不能分散，否则就不能全面、准确、详细地记录会议内容。为了快速准确和全面详细记录，可采用速记符号或借助录音笔，会后再进行整理，原始记录和录音片段作原始资料保存。
会议记录要求真实、准确、完整。做好会议记录，不仅要求记录人员有认真、负责的态度，而且要求记录人员有一定秘书工作的专业知识和实践经验。会议记录人员必须熟悉会议的情况，明确会议的宗旨和基本精神，否则会影响记录人员迅速地对会议内容做出完整准确的记录。
五、会议简报编写工作执行标准
会议记录是会议的第一手材料，是会议内容的真实反映。现场记录者必须记录速度快，精力集中，特别是详细记录，有话必录。有些即兴发言的记录口头语较多，这就需要对会议记录做及时整理，会议记录人员不可能书写工整，整理时要对会议记录做全面检查，对错字、别字、漏字、字迹不清的地方和其他遗漏进行改正和补写，把速记符号变为文字，简写的专门术语也要补充完整，还应将发言人的口头语改为书面语言。语句不通顺、条理不清楚和表达不清的地方，要及时找到有关人员核对。
在整理会议记录的基础上，认真撰写后就形成会议简报。会议简报是为了交流情况、提高会议的质量。会议简报要真实地反映会议情况，文字要简练，篇幅要短小，选择会议中的一些重要问题。会议简报的写作方法主要有两种：
1.指导式写法，即采用新闻报道的形式，反映会议情况，这种写法要求简报编写者对会议情况进行综合分析，摘取有价值的内容。
2.转发式写法，即直接登载某些代表的发言，在其前面加上一定的“按语”或“评论”，以强调转发内容的意义。
简报印制数量和发送范围应视简报内容而定。简报发送前，一些重要的发言，要送发言者检阅，避免曲解原意。会议简报编排时，应编上整个会议的总顺序期号，以便为以后的分类归档工作带来方便。
六、会务总结工作执行标准
会议能否开得好，是否达到应有的目的，同会议组织和服务工作的水平有着直接的关系。一些重要会议或大型会议结束后，负责会务工作的办公室领导，应该及时召集全体会议工作人员，对整个会议的组织与服务工作进行全面总结，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的关键。
会务总结一般是以开总结会形式进行，全体会务工作人员都要参加。一些重要会议，如果领导有具体要求，还需要在开好总结会的基础上，写出书面的会务工作总结，并交有关领导审阅后，作为大会的文件资料，连同会议记录、会议简报、会议文件等，一并作为完整的案卷归入档案。
在进行会务总结的过程中，主持会议组织与服务工作的工作人员，应对会议组织服务过程中的有功人员和有关部门进行表彰和奖励，慰问那些为搞好会务工作日夜辛劳的工作人员。同时，在进行会务工作总结时，也要对会议组织与服务工作整个过程中出现的漏洞与差错，做出总结和检查，使全体人员吸取教训，避免今后再次发生类似的情况。必要时，还可写出总结报告，上报领导或入卷归档存查。
七、会议纪要撰写工作执行标准
会议纪要的内容可分为两部分。第一部分是会议的情况简述，用精练语言介绍会议的时间、地点、参加会议的人员，开会的原因和目的，会议讨论的问题以及会议结果，以便人们对会议有整体了解，会议情况简述要简明扼要，篇幅不要过多；第二部分阐述会议主要精神，是将来对会议精神贯彻执行的依据，这部分是会议纪要的主体，具体阐述会议讨论的问题、基本结论、会议所做出的正式决定等。
会议纪要的写作要求为纪实、扼要：纪实就是忠于会议实际。扼要，就是对会议基本精神的提炼和概括，既要反映会议讨论的情况和企业领导的指示精神，又要做到综合全面，条理清楚，有主有次，不能写成会议记录。
会议纪要是为宣传、贯彻会议主旨服务的，因此撰写好会议纪要的前提和关键在于了解、理解会议宗旨，必须选择（无缺席）参加会议并对会议有充分了解的秘书人员撰写会议纪要，也可事先确定好撰写会议纪要的人，使负责撰写会议纪要的人有意识地坚持参加会议、积极地从发言和简报中搜集素材，并在会议进行到一定阶段就拟出纪要的轮廓，进一步收集资料，广泛征求意见。
根据会议的性质和情况，纪要的写法和详略也不尽相同，有的纪要需交代一些情况，写得较详细，有的只需直接写出决定的事项即可。
会议纪要写好后经领导和有关人员审阅通过后，应及时发给参会人员以及和涉及会议内容的有关部门。印发会议纪要也有两种方式：一是将会议纪要全文印发给参会人员和有关部门；二是只摘录有关部分印发给参会人员和有关部门。具体采用哪种方式，视情况而定：如果会议纪要的内容具有较强的机密性，为保密起见，可以不印发会议纪要全文，只摘录有关部分印发给参会人员和有关部门，以防泄密。如果只摘录会议纪要的部分内容，一般需要加上引言和上、下款，以便使意思更清楚，才能分发给各部门和参会人员。印发会议纪要和通知可编顺序号，并视会议内容注明密级。
八、会议文件资料收退工作执行标准
通常重要会议的参会人员，在会议结束时，根据规定将会议上发的文件清理并退回会议秘书处。此项工作主要在机密程度较高的会议结束时或会议结束后做。重要会议文件清退原因是：
1.文件内容是高度机密的，长久存放在个人手中，可能会遗失和泄密。
2.会议文件，特别是领导在会议上的即席讲话、参会人员的即席发言不宜扩散。
3.有些属草稿或参考性的，甚至某些与会议的精神、决议不完全相符的文件，泄露出去将影响会议精神的传达贯彻。
收退会议文件可采取多种方法。在召开较大型会议的时候，开具目录清单是一种行之有效的收退文件办法。就是说，在会议将结束前，会议工作人员把应退文件的目录清单，发给参会人员，请他们在会后按照目录清单把应退文件退回。会议一结束，工作人员要利用一切办法马上催退，如打电话催退、亲自催收等，直到退完退清为止。
九、会议决议检查催办工作执行标准
对会议议定事项检查催办，是为了使会议精神落到实处，同时也是信息反馈的一条重要渠道，以便主管领导及时掌握会议决定的各事项的办理情况，了解办理过程中出现的新问题、新情况，并有针对性地采取措施、加以解决，保证会议议定事项办理工作的顺利进行。因此检查催办工作是会后工作中不可缺少的关键环节。
做好检查催办工作必须依靠科学的方法和制度的保障：
1.加强催办人员的责任感，健全各项责任制，明确分工，责任到人，一人负责一项或几项催办工作，并设专人负责催办工作，及时了解催办的事项，及时解决出现的问题。
2.健全登记制度，建立催办登记簿，列出检查催办的事项，由催办人员根据情况，定期记载催办事项的进展状况。
3.要建立反映汇报制度。催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式，定期或不定期向领导汇报催办事项的进行情况，遇到紧急情况应立即反映，不能耽误。对于一些重大问题要向领导请示，要听从领导的指示。
检查催办的具体办法多种多样，常用的有下发催办通知单、打电话催办、直接派人检查催办等。
做好催办工作，要突出重点，着力抓好重点事项和重点环节，兼顾其他事项和环节。催办人员进行催办工作，不仅要发挥自己的主观能动性、积极性，还要注意取得领导的支持和帮助。
