（十二）会议秘书工作机构的设置和工作人员的调配。
日常工作性会议、小型会议，一般由办公室或业务处室工作人员负责会议工作。规模较大且又较重要的会议，需组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处，下设若干工作小组，如秘书组、文件组、宣传报道组、交通组等，明确分工，各负其责，保证会议顺利进行。
三、会中事务细则
（一）会议签到。各参加会议人员在签到处签到，在会议报到表或特设的签到簿上签名。
（二）引导座次，由会议服务人员引导到相应座位上就座。
（三）安排发言，由会议主持宣布会议议程，安排发言。
（四）会议记录，由会议文书人员将会议发言状况及相关事项记入会议记录簿。
（五）会议服务，由会议服务人员主管安排会议的服务工作，具体包括茶水准备、更换，紧急事项处理。
四、会后事务细则
（一）资料整理归档。会议结束后及时整理相关资料，需要处理的事项，填写会议事务处理表经主管领导批示后转发有关部门处理。其他资料分类存档。
（二）会议总结，制作简报。会议形成的决议，尽快制定成文，发放到相关单位。可以制成单位简报或写海报。
（三）会议秘书部门应于会后撰写该会议的会议备忘录和会议纪要。
五、会议管理细则
（一）提高会议成效的要领。
1.要严格遵守会议的开始时间。
2.要在会议开始就议题的要旨做一番简洁的说明。
3.要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。
4.在会议进行中要注意如下事项：
（1）发言内容是否偏离了议题。
（2）发言内容是否出于个人的利害。
（3）是否全体人员都专心聆听发言。
（4）是否发言者过于集中于某些人。
（5）是否有从头到尾都没有发过言的人。
（6）是否某个人的发言过于冗长。
（7）发言的内容是否朝着结论推进。
5.应当引导在预定时间内做出结论。
6.在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。
7.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。
8.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。
（二）会议禁忌事项。
1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以3分钟为限）。
2.不能从头到尾沉默到底，一言不发。
3.不可取用不正确的资料。
4.不要仅谈期待性的预测。
5.不可做人身攻击。
6.不可打断他人的发言。
7.不可不懂装懂，胡言乱语。
8.不要谈到抽象论或观念论。
9.不可对发言者吹毛求疵。
10.不要中途离席。
六、会议制定程序
会议是公司讨论决定重要事宜、沟通信息的重要手段之一，是任何公司不可缺少的活动。要使各类会议顺利进行，收到较好的效果，就要规范地进行会议准备、召开、会后事务处理等项工作。
制定会议程序，首先对本公司的会议体系进行分析，确定公司日常需要召开的各种会议名称、要求，制成例行会议一览表，然后按会议的层次或性质分类，分别确定各类会议的程序和具体时间安排。
各项会议通知应在开会3天以前发出，固定日期的例会，如遇法定（节）假日，应顺延。会议的时间地点如不固定，则由主持人事先决定通知。各类例行会议的记录人应由专人负责。特殊情况或其他非例行会议的记录，由主持人负责制定。规定例会除遇重大事件，均须依照时间进行。
七、企业例会管理制度模板
总则
第一条为配合会议制度的实施，规范例会的组织召开，特制订本规定。
第二条本规定所指例会分为总经理办公例会、系统例会、部门例会、班前讲、班后评例会及月度预算分析与平衡例会。
例会管理
第三条结合实际情况各主管副处长每月召开一次所辖员工大会。
第四条各部门员工及主管人员在例会上要汇报近期的工作进展情况，包括在工作中遇到的困难以及进一步开展工作计划。
第五条例会中予以讨论、协商解决问题的办法，明确下阶段工作计划和目标，对取得的成果给予肯定。
第六条与会人员必须认真严肃对待会议，禁止无故缺席、早退或无理取闹；关闭携带的通信工具。
第七条如无特殊情况，全体人员必须准时出席例会，因故不能到会者，须事先向主管副处长请假，连续两次缺席视为旷会一次，累计两次旷会取消参会资格。
第八条参加会议时每个人都要端正态度，认真听取他人意见并有权进行发言，提出合理化建议。
第九条处长或副处长可根据工作具体情况召开紧急会议，时间另行安排。
总经理办公例会
第十条总经理办公例会由总经理负责召集和主持，如总经理因特殊原因不能履行本职时，由总经理指定一名总监召集和主持。
第十一条总经理办公例会于每周第一个工作日上午9：30~10：30召开，如有变动，由办公室主任提前通知。
第十二条例会会议地点为总经理室。
第十三条与会人员总监级别（含）以上管理人员，办公室主任列席参加。
第十四条会议议程：主持人宣布开会，与会人员按财务、营销、售后、行政、其他部门（如有）的顺序汇报上周工作情况及本周工作计划，提出工作中的具体问题，主持人解答问题，做出总结，通报有关精神，做出具体工作安排，宣布散会。
第十五条会议考勤和记录由总经理秘书负责，中午前整理出会议纪要由主持人签发，下午2：00前将纪要发送到每位与会人员处。
第十六条办公室主任负责对会议纪要执行督办。
系统例会
第十七条系统例会由系统总监召集和主持，如总监因特殊原因不能履行本职时，由总监授权人员召集和主持。
第十八条系统例会于每周第一个工作日下午2：30~3：30召开，如有变动，由系统总监提前通知。
第十九条例会地点在总监办公室。
第二十条与会人员为各部门主管级别（含）以上管理人员。
第二十一条会议议程为主持人宣布开会，传达总经理办公例会精神及其他上级指示。
第二十二条各部门经理依次汇报上周工作情况和本周工作计划，提出工作中的具体问题，主管补充发言，主持人解答问题，做出总结，做具体工作安排，宣布散会。
第二十三条会议记录与考勤由系统总监指定人员（固定）进行，会后整理出会议纪要由主持人签发，当日下班前发送到每位与会人员及行政管理部办公室处。
第二十四条会议主持人负责对会议纪要进行督办。
部门例会
第二十五条部门例会由部门经理召集和主持，如部门经理因特殊原因不能履行本职时，由部门经理授权人员召集和主持。
第二十六条部门例会每月初不定期召开，具体时间由部门经理确定后，提前通知与会人员。
第二十七条例会地点在各部门办公室。
第二十八条与会人员为本部门全体人员。
第二十九条会议议程为主持人宣布开会，传达上级指示，总结本月工作计划完成情况，布置下月工作计划，相关人员补充发言，主持人解答问题，做出总结，做具体工作安排，宣布散会。
第三十条会议记录与考勤由部门经理指定专人进行，会后整理出会议纪要，由主持人签发，当日下班前发送到每位与会人员及本系统总监、行政管理部办公室处。
第三十一条会议主持人负责对会议纪要进行督办。
班前讲、班后评例会
第三十二条班前讲、班后评例会主要针对于各营业部。
第三十三条班前讲、班后评例会由各营业部主管负责召集主持和考勤。
第三十四条每班次开始前（完成后）十分钟，列队站立进行。
第三十五条会议地点为现场（营业厅内）。
第三十六条与会人员为营业厅全体员工。
第三十七条会议议程：营业部主管宣布开会，传达上级有关精神（如有），安排当天工作，强调劳动纪律等项工作，员工提问，营业部主管解答，宣布散会。
月度预算分析与平衡例会
第三十八条月度预算分析与平衡例会由财务总监负责召集和主持。
第三十九条月度预算分析与平衡例会每月28日上午9：00~11：00定期召开，由办公室下达会议通知。
第四十条与会人员为各系统总监、管理会计部经理、财务会计部经理、办公室主任和有关人员。
第四十一条会议议程：主持人宣布开会，管理会计部经理总结当月预算执行情况，说明下月预算安排。
第四十二条与会人员提问，财务总监平衡，并最终确定各部门下月预算费用。
第四十三条月度预算分析与平衡例会的考勤和记录由秘书室主管负责，在会议后四小时内整理出会议纪要，由主持人签发，发至全体与会人员并上报总经理。
第四十四条办公室主任负责对会议纪要进行督办。
附则
第四十五条例会要按规定定期召开，不得连续三次中断。
第四十六条本制度由办公室制订，报总经理批准后施行，修改时亦同。
第四十七条本制度由办公室负责检查督办。
第四十八条本制度施行后，既有的类似规章制度自行终止，其他与本制度相抵触的规定以本制度为准。
第四十九条本制度自颁布之日起施行。
八、会场纪律规定
第一条凡属各职权范围内能够协调解决的问题，一律不得提交上一级会议研究审定。
第二条提交会议研究的议题，由主办科室或牵头科室协调并提出具体意见。
第三条准时参加会议，不得无故迟到或中途离会，有事必须在会前向有关领导请假。
第四条参会时一律关闭通信工具。
第五条注意保密，不向会议无关人员谈论会议讨论情况。
九、会议事务处理规定
第一条会议计划检查要点。
第二条会议筹备审核要点。
第三条会议活动细节审核要点：
1.活动的主旨。
2.活动的规范。
3.预算。
4.招待对象的层次。
5.总人数（查邀请回函）。
6.活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动冲突）。
7.活动天数。
8.筹备单位。
9.活动负责人。
10.活动作业明细分工表。
11.会场的预订（主会场、分会场、洽谈室、展示室、来宾休息室、演艺人员休息室）。
12.制作来宾名册（姓名、地址、公司名称、电话、职务等的核对）。
13.邀请函（信封、邀请卡、回函明信片的定制张数、投递日期）。
14.纪念品（纪念品的选定、包装、定制数量）。
15.交通工具（飞机、火车、汽车）。
16.酬谢费（给司机、演艺人员等）。
17.会场布置（主席台、会标、灯光、音响效果、录音、座次、台下座位、应急疏散方案、茶水饮料供应）。
18.宴会的形式（餐桌入座式、自助餐入座式、半入座式自助餐）。
19.看板、标示板类（欢迎看板、大门看板、方向标示、应急疏散方案、茶水饮料供应）。
20.拍照摄影（纪念照片、快照、纪录摄影）。
21.选择桌子（圆桌或方桌）。
22.座位顺序（桌面标示卡、桌面标示卡的书写）。
23.胸章、名牌（颜色、大小、种类的选定）。
24.新闻（新闻稿、文字记者、摄影记者、摄像记者及电源准备）。
25.资料的收发。
26.住宿安排（安排来宾的住宿、领导人的住宿、工作人员的住宿、预订房间、妥善分配房间）。
27.特设专用柜台。
28.支付的负担范围（住宿、餐费、取用冰箱内的食物费用等）。
29.安排用餐（住宿者的用餐事宜、来宾的用餐、服务人员的用餐、演艺人员的用餐）。
30.活动行程（司仪开场白、主持人致辞、来宾致辞、宣读贺电、致谢词、活动行程说明、播放背景音乐）。
31.服务柜台的工作（来宾出缺席确认、发放胸章、发放活动行程表、引导来宾到休息室、发放纪念品、设置临时电话）。
32.支付旅馆费用（支付的日期，汇款、前来收款、当天支付现金，出纳员）。
第三节会议管理实用表单
一、会议程序范例表1
二、会议程序范例表2
三、会议程序范例表3
四、会议室使用申请表
五、会议通知
六、会议报到表
七、会议记录簿
八、会议事务处理表
九、会议备忘录
