因而，对于餐饮业来说，为了能够使得存储的原料在发挥其最大的作用，为经营者带来最大的效益，这就需要根据原料的用途、使用要求及加工程序不同，在最佳的保质期内将原材料进行分门别类储藏。 当然，分门别类地存放商品不仅是在餐饮业中具有重要的作用。它同时适用于其他的任何商业。再以服装业为例，不同的服装根据不同的需要可按照制衣原料、用途、衣服的尺码或者是衣服的颜色等进行分类。以顾客的角度来看，很容易依据不同的分类选择自己想要的服饰，而对于终端的经营者来说，在现有存货的基础上，很容易知道哪些是畅销的商品，哪些是滞销商品，哪些商品容易提升店铺的形象。因此，只有把商品管理好，才能有效地对经营商品的市场做出准确的判断，才能在竞争日益激烈地今天立于不败之地，并获得最大的利润。
65.建立商品的保管账
虽然我们经营的是小店，货架上有畅销的商品，源源不断的新货还在采购途中，储藏室里的存货如何打理，这却是一个常常被经营者忽略的问题。因为我们都知道：在不发生脱销的前提下，库存越少，资金周转越快，周转效益也就越高。也就是说合理的库存直接影响您的资金运用，关系到您在采购过程中需要追加哪种商品，减少某种商品。在销售时，您需要对哪些商品采取促销手段，哪些商品可以搭配销售，这些都需要将现有库存商品考虑进去。小店生意小本经营，也正具有货物流通快，出售商品季节性强等特点。经营者就更该注意利用库存调节采购与销售的问题呢。也就是我们通常所说的“以淡养旺”，淡季时有意增加储备，保证在时令季节满足销售的要求。而销售旺季达到高峰时，就要逐步减少库存，以防止淡季到来之时的积压现象。这种情况下，库存就成了调节采购与销售的润滑剂。
那么怎样才能做到较好的掌控库存商品情况，从而做出正确的采购、销售计划呢？这就需要经营者们就有一本明白的商品保管账。
一般市面上能够买到的保管账单是数量金额式三栏账，也有其他格式。保管账主要包括，增加栏，减少栏。入库就记在增加栏，出库就记在减少栏。其实记录保管账很简单，就跟流水账一样，来了货，按品种清点好数量，记载增加栏；提货时，再次清点提走货物数量，查看商品名称型号，以避免误提；及时清点存货数量，检查是否与账目剩余量相符。如果账目上只有型号和数量没有金额，这也不要紧，您可以根据单价和数量算出总量，也可以根据总金额和数量，还原出单价。掌握了金额，就可以做到零散商品出售时的及时清算。如果您有多类货物，在填写账目时，可以把他们按照堆放的位置分成几大类型，一个类型的账目记在一起，估计哪种类型的多，就多留几页账单。但这种人工记录的方式还是较为原始的记账方式。
立商品保管账，都是因为业务出于上升阶段，存储商品种类达到一定规模，单品数量也较大。从前那种光凭老板自己头脑记忆的方法制约了商品的迅速销售。有条件的商家可以采取电脑软件管理商品保管账目。商品有了保管账目，也就需要专人对账目进行管理，做好存储商品的出货、储存、保管、核对账目了。以京城某家畅销书书店为例，夫妻俩从贩书干起，现在已经有了三家不大的分店，分别位于海淀区几大高校附近。分店有三，而仓库却也只有一个。如果只是凭借简单的人工记录库存情况，三家分店无法及时了解到刚刚到库却来没来得及上架的图书的具体情况。在现如今网络图书折扣大、上书快的竞争压力之下，该店及时采用电脑记账方式，新书一到就分送各分店，部分图书暂时进入库房，但如果某家分店某书一时出现断档，店主也可以通过电脑查询是否还有存货，及时从库房调货，补充不足。这一做法，使库存商品也活了起来，不只是闲置在库房的待销售物，而是相当于扩大了经营者的店面，从而挽留了很多客源。
负责账目的专人需要特别注意复核货物入库单和各项资料凭证，复核入库货物与上架、上垛货物是否相符，编号是否正确，件数是否准确，计量测试记录与实物批号是否符合，货物应挂上的货牌是否准确到位，在输入电脑的建账数据是否已准确录入，最终做到电脑账目、牌、物三者相符。
任何一位商家，无论用计算机或手工生成货物保管明细账，都应该尽可能详细的反映商品的准确情况，物品编号，入库日期，品名规格，数量，单价，收入，支出等应做到尽量的详尽。账目负责人在登录或消除保管账时，必须以正式收发凭证为依据，账目不得任意涂改。账目应做到“实时记录、账物相符、笔笔结算、日清月结、账页清楚、数据准确”。
商品保管账目要尽量交由负责可信的专人负责，但也要建立监督制约机制，健全存储制度。在未经经营者同意情况下，仓库不准代私人保管物品；，任何人员不准将仓库物资试用试看；，除仓管人员和因业务工作需要的有关人员外，任何人员不得进入仓库，严禁库内会客；仓管人员对物品进出，应当立即办理手续，不得事后补办，保证账物相符，经常核对、抽点。每月仓库应盘点一次，检查货的实存，每年年终，仓储人员会同会计审查，仓库物资如有损失、贬值、报废等都应及时上报。
66.盘点商品需及时
盘点就是盘查一下实际拥有的商品与账单上的数目之间是否吻合。对于一个经营者来说，库存商品的多少，就代表着他拥有多少的流动资产。若账单上记载有50万元的商品，而在实际的盘查之后，可能会是40万元，其原因可能是商品的失窃，还有可能是传票上的笔误，而真正的原因只有在做了清点之后才可能清楚。只有在盘点过程当中，才能够及时地发现问题，了解问题出现的原因，并能够切实有效的总结工作中的失误和漏洞。因此，为了能够使得存货得到安全的保障，并使经济效益最大化，做好商品的及时盘点是非常必要的。
首先，我们先了解一下盘点的好处。在上面的论述中提到的对账目的核查是盘点最为直接的目的，而及时的盘点商品不仅能够将进出商品的数量，更能反映不同种类商品的市场，还可以带来以下几点好处。第一，可以查明超过保管期限的商品有哪些，对此应采取何种有效地措施。第二，可以清楚地了解，就目前的经营状况而言，可以清楚地将畅销商品和可能是潜在的滞留商品区别开来。同时对于长期积压货物同样可以做到了如指掌，例如，这种商品的规格和数量。第三，对于库存中的商品可以对检查其是否发生了质量上的变化，有无残损等情况。
其次，介绍一下盘点的方式。通常情况下，以时间为标准，可将盘点分为定期盘点和临时盘点两种。第一，定期盘点，它包括年、季、月、日的商品盘点。对仓库的进行全面的盘点，多是每季度进行一次。第二，是临时盘点。它是指当价格发生变动、供应办法有所改变、人员调动或是发生其他变故时，由货主派人会同仓库保管员、商品会计一起对全部商品或是一部分商品进行盘点，依此来确定库存的实际数额。
再次，为了能够使货物的盘点工作顺利进行，并确保在盘点时数量准确无误，应做到以下几个方面。第一，入库前的准备工作。即在商品即将入库时货物，怎样堆码才能既对货物的质量有所保障，又能使得货物在数量上清晰可见，以便以后的盘点工作。现在因消费者的需求不断地提高，多数商家的存货品种也随之不断增加。无论是哪种商品，整齐、有条不紊的堆垛方式是最基本的原则。同时，还要考虑到商品的性质以及包装的特点。就以日常生活中使用最多的洗衣粉来说，只是将口袋简单地将堆放在一起，而不考虑堆高以及每袋的摆放方式，就很容易堆垛失败。若是在一定的高度范围内，并且遵循横三竖四的原则，一层一层的进行交错堆码，不仅堆码的商品不易倒塌，日后，对数量进行清点时还很方便。第二，严格记录进出库的账单。一个准确无误的结存数量被认为是日后对实物数量进行检查的一个标准。因此，这就要求库存管理员对每一笔进出库的数据进行仔细认真的登记，以便掌握库中的商品的种类及数量，来确保仓库中商品账准确无误。第三，及时进行货物的清点。在对入库及出库做了严格的账单之后，还要对库中的实物进行有效地清点。对于不同品种以及不同批次的货物在堆放时要做好分类，最好是在每垛之前放有清晰易懂的实物标牌。并在标牌上注明进出日期及确切的数量。
最后，要想做到及时有效盘点，那么还需要了解盘点的内容以及盘点的原则。
第一，盘点商品的数量。这主要是针对需要计件的商品来说，以服装店为例，经过每日的营业，在商品的大量进货及销售过程中，不时会出现账目上的存货数量与实际的存货数量产生出入，当发现问题之后，最好进行全部清点，找出造成问题的原因，及时的解决问题。
第二，货账核对以及账与账核对。在货账核对时，以盘点出的每一种商品的实际数量为依据，参照商品保管账上对各种商品所记录的结存数字进行逐一的核查，以达到货与账的统一。而账与账核对主要是对商品出售时的账目与商品在仓库中取出的账目进行核对，以实现对商品的有效管理。第三，在盘点时要做好记录填写商品出售、破损、污损的情况，不仅要将破损品及污损品或损坏的商品区分开、注明数量还需要及时与负责人联系，商议有效地解决办法。
另外，在执行盘点工作前，需要控制入货的数量，千万不要使库存量无限的增大。同时还要对商品进行事先的确认，例如，不同来源的商品、顾客预定的商品、客户的订货等等。而对于委托商品、消化性购入的商品等，因它们与普通的商品不同，应做特别的处理。如果在特殊情况下，可以组织临时性的盘点，只有盘点工作做好了，才能便于自己做到心中有数，同时还可以很好的掌握店铺的情况，即便是发现问题，也能通过盘点找出原因，并找到解决问题的办法。
