如果是总机转错了单位，你则应该说：“喔，你要找总务科，是吗？请稍等一下，我替您转一下，我们的总机给您接错了。”这样可使对方觉得很舒服。
如果是自己打出去的电话打错了，就该向对方道歉：“对不起，我打错了。再见。”
最后，有关接电话时的礼貌，还有几个要注意的小地方：第一，对方还没有放下电话时，不可咔嚓一声地挂断电话，这样有失礼貌。即使是你先打过去的，话讲完了，也要隔一个呼吸的时间再挂断，才合乎礼节。
第二，考虑到对方的状况，应先问一声：“您现在说话方便吗？”因为也许对方正忙着，或正有人来访。
第三，打电话给地位较高的人，应先说：“请接××董事长的秘书。”然后把自己要说的事告诉对方的秘书。替上司代打电话时，则在接通后，对方来听电话前就将听筒交给上司，请上司亲自与对方进行交谈，这样才有礼貌。
第四，上司出差，在外面打电话到公司，请你打电话给其事先约好的一位客户，向其通知会面时间的变更，要求延期一天再来会见。在这种情况下，你应该向客户这样说：“我是××公司×经理的秘书，因为×经理出差，临时赶不回来，所以让我打电话给您，向您道歉，明天无法在约定时间与您会面，不知道您是否方便，再延迟一天，后天同一时间与×经理见面？”此时应务必说得客气、详细，并探问对方是否愿意在方便的时候改时会见。
（二）日常交往礼仪
1.赴会、拜访的礼仪
（1）事前准备工作。为了做个有礼貌且受欢迎的客人，首先要有详细的计划。例如，你必须先清楚地知道以下方面：
①拜访性质是属于商业活动的拜访，还是业务推广的拜访。
②拜访之前，关于你个人形象的准备。衣着方面，除了注意因地制宜及清洁、舒适之外，还须了解自己及你所拜访对象的身份。
注意到这些方面，就能帮助你展现出专业风采了。因为你的形象代表了公司形象，代表了产品品质。如果客户对你产生了美好的第一印象，这次拜访就等于成功了一半。
依据美国人文科学的调查，人与人第一次见面时，有73%的人会将重点设定在外观上，也就是说，外观会传达给别人的信息包括关于你是个什么样的人，你代表的公司又具有怎么样的企业文化以及产品的形象。
③拜访之前要先了解对方的情况，例如，对方的经营状况等基本资料，这有助于编排谈话内容的顺序。因为一旦你有了充分的准备，在拜访的时候，就会驾轻就熟，成功地达到预期的拜访目的。
④适当的称谓亦是商业礼仪中重要的一点。欲达到目的，就须将“正确无误的称谓”一项列入事前对对方背景资料的搜集信息之中。如果你要与商业客户会面，却不知道其正确的联系称呼，便可先打电话请教其秘书，对方必然会很乐意告诉你。即使这是长途电话，仍很有必要。因为当你们见面时，合适的称呼将能为你赢得良好的第一印象。
拜访的地点如果是饭店、公寓等，最好先在大厅或前台打个电话，看对方是愿意在客厅还是在房间接待。除在迫不得已的情况下，一般不要直奔房间。拜访的地点如是办公室，按通常的礼节行事就可以。在进入他人办公室时应首先敲门，待对方允许后方可进入。如果对方正在开会、接待客人、研究问题或正在发言，不要打断别人的谈话、破坏气氛，应立即退出办公室，并说一声：“对不起”以表示歉意。特别是在进入领导的办公室时，一定要注意到上司是否在开会、研究问题或接待客人等。如遇到上述情况，应改在另一个时间再来请示工作。如果事情确实紧急，也应该先说一声：“对不起，打断一下你们的谈话”。然后进入室内，若话不长可不必坐下；若时间较长，则要在主人的邀请下方可入座。若谈的事情很少也不要站在门口谈，而应走到室内，不要挡住通道。
（2）等待会见时的礼仪。当你准时到达访问地时，应注意以下几点：
①首先告知前台人员，你代表哪一家公司、你的姓名以及你要拜访的对象是谁，然后要耐心地等候对方的通报。
②若被拜访者的前一个约会还没有结束，前台人员会请你在贵宾室或会客室稍候，这时千万不要显出一副不耐烦的样子，而要安静耐心地等待。
③当你等待时，千万不要携带小说或者在纸上乱写一通。因为这样会给人留下非常不专业的形象。
④拜访时，如果提前到达，千万不要在被拜访的公司内乱走，甚至乱翻别人的资料档案，这是非常失礼的行为。
⑤想在拜访地借用电话时，记住要尊重主人，先打声招呼，才可使用电话。
⑥当要拜访的对象始终没有和你见面，而你又无法再继续等候下去时，可以留下名片，但切记要将名片左上角往内折！这个动作就是告诉对方你已经来过了。而且一定要请前台人员转送，并向前台人员致谢，表示你实在是因为接下来还有其他事情，所以没有办法继续等待。也可要求前台人员约定下次时间，但是千万别与前台人员抬杠，或批评对方领导，这是商务拜访时需特别注意的细节。
这里再补充一点，与客户相约，若你准时赴约，却在接待室中等了很久，还是没有人来与你会面，不管能否继续等待，只要已超过20分钟，就可以请问秘书或前台服务人员：“您是否能告诉我，×先生何时有空呢？”
记住，对秘书要有礼貌，就算你对其上司非常生气，也不能把气出在对方秘书身上。
2.对预约客人应注意的礼仪事项
如今，时间就是金钱。因此，我们要注重办事效率。为此，要去他处拜访，最好事先约定，说明拜访的目的，尽量避免临时拜访，不做不速之客，也不要不确定约会时间。有些人缺乏严格的时间观念，比如说：“我最近几天到你单位去”，或说：“我有时间时到你单位去”，等等。临时拜访会使对方没有准备或无法接待，使双方都感到难堪。拜访时间一般安排在上午10点至下午4点，过早、过晚均不合适，更不能安排在临近用餐的时间。
客人依约前来，你若说：“啊，我知道，我现在立刻就联络×经理，请稍等一下。”这其实是很不礼貌的说法。因为，既然已经知道有客人来，这样说却反而告诉对方，事先全无准备，会令对方感到他的来访不被重视。所以，你该对客人说：“是×先生吗？我们经理正在等您呢，请这边走。”
倘若依约前来的客人，恰巧遇到上司仍在与前一位客人会谈，你该怎么办呢？
这时，你首先应当请来客稍等，或安排合适的位置请客人坐下，然后用一张便条纸，写下来客姓名、来意以及“可能要等多久”，将这张便条送到会客室给上司。去会客室的时候，一定要先敲门，然后向来客及上司打招呼，并说：“抱歉，打扰了！”再将便条交给上司，在一旁等待答复，上司若说：“再过五分钟左右。”
你便可退出会客室，去向在外等待的来客回复。这种处理方式，常可给上司一个机会，使正在会见的客人也能察觉事情的变化，从而自动起身告辞。
领客人到会客室时应注意哪些礼貌呢？在走道上，你要走在客人的右方稍前处。如果来客手提皮箱时，可问道：“我帮您提好吗？”如果客人说：“没关系，我自己提就好了。”你也不必勉强替他提。遇有拐角或楼梯处时，应先说明方向，并注意别在前面走得太快。走到会客室门前时，说声：“就在这里，请进！”同时开门带客人进入。门的开法，要事先熟悉，如果门是向外面开的，就要将门拉至近处，让客人先进去。如果门是推向里面开的且开向右方，便要右手握着门柄，推门进入，侧身改用左手握门柄，再请客人进入。反之，若是开向左方的，要先以左手握门柄，再换到右手。
在会客室内，先请客人坐下，将客人的随身衣、帽、伞等放在衣帽架上，再对客人说：“经理很快就来，请稍等一会儿！”然后再离开。
若预约的客人提早到了，也不要露出不知所措的表情，或抱怨对方来得太早，应做到以下几点：首先，请客宾至接待室休息，可向客人表示将请示上司可否提前会面，以使客人感觉愉快；其次，准备茶水及书报杂志，让客人打发时间；最后，若上司无法提前与客人见面或有事耽搁，秘书接待人员应不时地与客人讲两句客套话，如“经理马上就来了，请稍候”，不要让客人呆坐在接待室而无人招呼。
若预约的客人迟到了，千万不可和对方对峙且表现出埋怨、指责的神情，因为迟到的人已很心慌。此时应做到以下两点：第一，亲切地表示问候及关心，也可适时为对方找个借口，表示体贴与谅解之意。第二，最好先请客人稍作休息，以缓和匆忙的情绪或整理散乱的仪容，不要在客人上气不接下气的时候立刻带去与上司会面。
3.对未事先预约的客人应注意的事项
这种情况对秘书来讲，就与未约定时间来访的客人是一样的。
应先得体地向客人问道：“事先约好时间了吗？”客人如说：“约好两点钟见面。”便可知道这是已约好的客人。这时，一定要赶紧道歉：“啊，真对不起，失礼了。”因为站在客人的立场来说，既是约好时间才来的，却被问有没有约好，内心一定感到不大舒服；而且也显现出公司内部管理的不到位，或是上司忘记了交待。所以，一定要向对方道歉。但如果客人说未约好时间，在接待时则应注意以下方面。
首先，你要保持从容的态度，询问客人的来意，再依当时情况，判断适当的应对方法。假如上司正在开会，你便可以告诉对方：“×经理正在开会，请您在会客室中稍等一会。”若是上司正在会见另一位客人，你便可以说：“抱歉，×经理现在正好有客人，您可能要等一阵子了，不知您是否介意在这里稍坐一会儿，我去通知经理一声。”
其次，应按先来后到的规则安排会见。一般来讲，较熟的客人常会要求提早安排会见的时间，而希望推迟初次见面客人的会见时间。面临这种要求，你一定要把握住“谁先来就先见谁”的原则，依照先后次序安排。否则若因此而得罪了初次见面的客人，很可能会影响公司的业务，或上司的人际关系。
另外，还应该注意，无论是熟客还是生客，都要以同样的热情及礼仪去接待，而不可对熟客表示亲切，对生客则表现出冷淡的样子。这一点属人之常情，所以，一定得随时记在心中，在接待客人时控制好自己的态度与感情。
还有一种情况：客人没有预先约定会谈时间，却突然来访，你向上司禀告后，上司却说不能会见，并请你找借口回绝来客。这时你的应对方式可有两种情形：第一种，请示上司可否派人代理接见来客。如果上司同意派人代理会客，你可以告诉来客：“很不巧，经理正在会客（或开会），我请×主管来与您谈，好吗？”如果上司交待要另择他日亲自会见，你则需婉转地告诉来客：“我们经理很想见您，可是，现在他正在会客，会客以后，又另与人约好了要出去。所以，麻烦您留下电话，我请经理与您另外约个时间见面，好吗？”因为，通常上司要亲自接见的客人都是较有分量的客人，所以，这样的说法最恰当。
第二种，若来客坚持要见上司不可，你就只好遵照上司的指示，对客人说：“非常抱歉，因为经理与人约好了，等一下要出去，所以今天实在没法见您。如果您有紧急要事，我请×主管与您谈，好吗？”不过，当身份地位特殊的客人有此要求时，你得另当别论，应将客人的要求再次禀告上司，请上司决定才行。
有些秘书一见到来客是外国人，便什么也不问，就将其带进会客室，再请负责专门接待外国客人的同事来应对，甚至带去会见上司。然而，实际上那位客人很可能只是一位推销商品的推销员。所以，即使来访者是位外国客人，也要从容地按适当礼仪来招待。通常依照外国人的习惯，都会事先约定见面时间，再来拜访，因此，你可以请问他的姓名及所要见的人，再带他进入会客室。
下面介绍一些接待外国客人的简单应对词，供你参考：
?Goodmorning，Sir.
先生，早上好！
?Yourname，please？/CouldIhaveyourname，please？
请问您尊姓大名？
?AmIcorrect？
我写对了吗？
?Ibegyourpardon.请再说一次。
?Thisway,please.
请这边走。
?Mr.Zhangiswaitingforyou.
张先生正在等您。
?I’llshowyoutohisoffice.
我将带您去他的办公室。
?Wouldyouliketositdown？
请坐！
?Justamomentplease，Mr.Brown？
布朗先生，请稍等一会儿，好吗？
?ShallItakeamessage？
有什么吩咐吗？
?I’llgetthemaninchargerightnow.
我立刻与负责人联络。
?Heisengagedwithanothervisitor.
他正在与另一位客人交谈。
?Mr.Brown，unfortunatelyheisnotathisdesknow.
真不巧，布朗先生，他不在。
?Maybe，itwilltakeaboutafewhours.
也许要花费几个小时呢。
?Hewillbehererightnow.
他马上就来。
?Takecareonthewayhome.
请慢走。
二、接待应对礼仪
（一）如何介绍
介绍是社交场合中相互了解的基本方式，无论是自我介绍还是为他人介绍，正确地运用介绍的礼节，会使对方对你产生良好的第一印象。
1.自我介绍
自我介绍是在没有中介人的情况下树立自己的形象和价值的一种重要方法与手段，也是社会交往的一把钥匙，运用得好，可在社交场合中事事如意，形成良好的社交“首因效应”。在自我介绍时，通常要镇定，充满信心，还要注意微笑，要亲切自然，眼神要友善可掬，先向对方点头致意，得到回应后，再向对方介绍自己的姓名、身份、单位，并可随之递上名片。自我介绍要根据交往目的来决定介绍内容的繁简以及介绍的语言和方法。在聚会、宴请等社交活动中，如果你想多结识些周围的朋友，最好的办法是作自我介绍。这样的介绍内容可以简单些，找到合适的机会，向对方点头致意，并介绍自己说：“我叫××，认识您很高兴。”需要的话还可以补充一句供职单位，效果也很好。有时，不了解对方是否愿意认识你时，你不妨先请问对方的尊姓大名，如对方立即回答了，说明愿意与你交往。此时，你便可以马上介绍自己，以使交往顺利进行下去。如果去陌生的地方联系公务，自我介绍的内容就要丰富些，以使对方对你此行有较清楚的了解。面对不同的交往对象，自我介绍的语气和方式也有所不同。在长者和尊者面前，语气应谦恭；在平辈和同事面前，语气应明快，直截了当。总之，自我介绍是跨入社交圈、扩大工作面、结交更多朋友的好方法。在公务活动中，自我介绍也可以介绍信、工作证为辅助材料，以增强对方对自己的信任程度。
要掌握好自我介绍的艺术，在一般情况下，必须注意以下几方面的问题：
